Podłączanie skrzynki pocztowej

Co Twój dostawca musi obsługiwać

Znajdź poniżej swojego dostawcę. Dwa z trzech przypadków nie wymagają żadnej dodatkowej pracy.

Dlaczego Microsoft 365 nie łączy się bezpośrednio

Microsoft wyłączył „uwierzytelnianie podstawowe” dla IMAP w Exchange Online. Dotyczy to każdego programu, który czyta skrzynkę Microsoft 365 bezpośrednio, nie tylko naszego. Następcą jest OAuth2, który wymaga zarejestrowania własnej aplikacji w Twoim katalogu Azure i nadania jej dostępu. Nie obsługujemy jeszcze OAuth2. Jest to planowane, ale celowo nie podajemy daty. Dla wielu klientów droga opisana niżej jest i tak lepsza: nie wymaga administratora katalogu ani nadań dostępu, które wygasają.

Logowania to nie dotyczy: Microsoft Entra ID można podłączyć jako dostawcę SSO, tak jak każdego innego dostawcę mówiącego w OIDC albo SAML 2.0. Tylko czytanie poczty przez IMAP wymaga u Microsoftu OAuth2, a tego jeszcze nie oferujemy.

Rozwiązanie: osobna skrzynka helpdesku z przekierowaniem

Zakładasz osobną skrzynkę u dostawcy, który przyjmuje nazwę użytkownika i hasło. Twój pakiet hostingowy zwykle taką zawiera. Adres, który znają Twoi klienci, jest na nią przekierowany. System zgłoszeń czyta tylko tę jedną skrzynkę.

Co Ci to daje

• System zgłoszeń nigdy nie dostaje dostępu do Twojej firmowej skrzynki, tylko do wiadomości, które zostały do niej przekierowane.
• Bez rejestracji aplikacji, bez zgody administratora katalogu i bez nadań dostępu, które wygasają po 90 dniach.
• Działa tak samo u każdego dostawcy, także po zmianie dostawcy poczty.
• Helpdeski w chmurze działają domyślnie dokładnie tak. Różnica: tutaj skrzynka jest Twoja, a dane zostają na Twoim serwerze.

Krok po kroku

1. 1

   Załóż skrzynkę helpdesku

   U swojego hostingodawcy albo u dowolnego dostawcy, który pozwala na IMAP z nazwą użytkownika i hasłem. ⚠️ Adres nie może być w Twojej domenie głównej, jeśli pocztą tej domeny zajmuje się już Microsoft 365. Użyj subdomeny albo domeny hostingodawcy. Zanotuj serwer i port IMAP (zwykle 993 z SSL) oraz serwer i port SMTP (zwykle 465 z SSL albo 587 ze STARTTLS).

2. 2

   Ustaw przekierowanie w Microsoft 365

   W centrum administracyjnym Microsoft 365 przekieruj adres, na który piszą Twoi klienci, na nową skrzynkę. ⚠️ Microsoft domyślnie blokuje automatyczne przekierowania na adresy zewnętrzne. Twój administrator musi to wyraźnie dopuścić w zasadach filtra spamu dla poczty wychodzącej. Inaczej nic nie dociera, a skrzynka też nie pokazuje żadnego błędu.

3. 3

   Wpisz to w systemie zgłoszeń

   Settings → E-mail: podaj serwer IMAP, port i SSL, a potem dla każdego zespołu skrzynkę z jej nazwą użytkownika i hasłem. Folderu docelowego dla przetworzonej poczty nie musisz wpisywać. „Read from server” pobiera prawdziwą listę folderów, bo nazwy folderów u każdego dostawcy wyglądają inaczej.

4. 4

   Ustaw adres nadawcy

   Pod SMTP decydujesz, jaki adres Twoi klienci widzą jako nadawcę Twoich odpowiedzi. Zwykle właściwy jest ten adres, który już znają. Wysyłka musi iść przez serwer, który dopuszcza ten adres nadawcy. Normalnie jest to ten sam dostawca co skrzynka helpdesku.

5. 5

   Przetestuj

   Wyślij wiadomość na swój adres dla klientów. W ciągu minuty zgłoszenie jest w systemie, a potwierdzenie dotarło do nadawcy. Jeśli nic nie przychodzi, sprawdź najpierw folder spamu w skrzynce helpdesku.

Na co uważać

Krótka instrukcja dla Google Workspace i Gmaila

Tutaj przekierowanie nie jest potrzebne. Skrzynka łączy się bezpośrednio, gdy masz hasło do aplikacji.

1. 1.Włącz logowanie dwuskładnikowe dla konta Google. Bez niego Google nie udostępnia haseł do aplikacji.
2. 2.Utwórz hasło do aplikacji w ustawieniach bezpieczeństwa konta i zapisz je. Pokazuje się tylko raz.
3. 3.Wpisz je w systemie zgłoszeń: IMAP imap.gmail.com, port 993 z SSL; SMTP smtp.gmail.com, port 465 z SSL. Użyj hasła do aplikacji, a nie hasła do konta.
4. 4.Nie wpisuj nazw folderów: Gmail trzyma swoje foldery systemowe pod nazwami w rodzaju „[Gmail]/…”. Użyj w systemie zgłoszeń „Read from server” i wybierz folder z listy.