Ligar uma caixa de correio

O que o teu fornecedor tem de suportar

Encontra o teu fornecedor na lista abaixo. Em dois de três casos não é preciso trabalho nenhum.

Porque é que o Microsoft 365 não liga diretamente

A Microsoft desativou a «autenticação básica» para IMAP no Exchange Online. Isto afeta todos os programas que leem diretamente uma caixa de correio do Microsoft 365, não só o nosso. O sucessor é o OAuth2, que obriga a registar uma aplicação própria no teu diretório Azure e a dar-lhe acesso. Ainda não suportamos OAuth2 – está previsto, mas não indicamos data de propósito. Para muitos clientes, o caminho abaixo é de qualquer forma o melhor: não precisa de um administrador do diretório nem de autorizações de acesso que caducam.

O início de sessão não é afetado: o Microsoft Entra ID pode ser ligado como fornecedor de SSO, tal como qualquer outro fornecedor que fale OIDC ou SAML 2.0. Só a leitura de correio por IMAP exige OAuth2 na Microsoft, e é isso que ainda não oferecemos.

A solução: uma caixa de correio dedicada ao helpdesk com reencaminhamento

Crias uma caixa de correio separada num fornecedor que aceite nome de utilizador e palavra-passe – o teu pacote de alojamento web costuma incluir uma. O endereço que os teus clientes conhecem é reencaminhado para ela. O sistema de tickets lê apenas essa caixa de correio.

O que ganhas com isto

• O sistema de tickets nunca tem acesso à caixa de correio da empresa, apenas às mensagens que lhe foram reencaminhadas.
• Sem registo de aplicação, sem consentimento do administrador do diretório, sem autorizações de acesso que caducam ao fim de 90 dias.
• Funciona da mesma maneira com todos os fornecedores – também depois de mudares de fornecedor de correio.
• Os helpdesks alojados por terceiros funcionam exatamente assim de origem. A diferença: aqui a caixa de correio é tua e os dados ficam no teu servidor.

Passo a passo

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   Criar a caixa de correio do helpdesk

   No teu alojamento web ou em qualquer fornecedor que permita IMAP com nome de utilizador e palavra-passe. ⚠️ O endereço não pode ficar no teu domínio principal se o correio desse domínio já for tratado pelo Microsoft 365 – usa um subdomínio ou o domínio do teu alojamento. Anota o servidor e a porta de IMAP (normalmente 993 com SSL) e o servidor e a porta de SMTP (normalmente 465 com SSL ou 587 com STARTTLS).

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   Configurar o reencaminhamento no Microsoft 365

   No centro de administração do Microsoft 365, reencaminha o endereço para onde os teus clientes escrevem para a nova caixa de correio. ⚠️ A Microsoft bloqueia de origem o reencaminhamento automático para endereços externos – o teu administrador tem de o permitir explicitamente na política do filtro de spam de saída. Caso contrário não chega nada, e a caixa de correio também não mostra qualquer erro.

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   Introduzir no sistema de tickets

   Settings → E-mail: introduz o servidor de IMAP, a porta e o SSL e, para cada equipa, a caixa de correio com o seu nome de utilizador e palavra-passe. Não tens de escrever a pasta de destino do correio já tratado – «Read from server» vai buscar a lista real de pastas, porque os nomes das pastas são diferentes em cada fornecedor.

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   Definir o endereço do remetente

   Em SMTP decides que endereço os teus clientes veem como remetente das tuas respostas. O endereço que já conhecem costuma ser o certo. O envio tem de passar por um servidor que permita esse endereço de remetente, normalmente o mesmo fornecedor da caixa de correio do helpdesk.

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   Testar

   Envia uma mensagem para o teu endereço público. Em menos de um minuto o ticket está no sistema e a confirmação chegou a quem enviou. Se não chegar nada, verifica primeiro a pasta de spam da caixa de correio do helpdesk.

Pontos a ter em atenção

Guia rápido para o Google Workspace e o Gmail

Aqui não é preciso reencaminhamento. A caixa de correio liga diretamente assim que tiveres uma palavra-passe de aplicação.

1. 1.Liga o início de sessão em dois passos na conta Google. Sem ele, a Google não oferece palavras-passe de aplicação.
2. 2.Cria uma palavra-passe de aplicação nas definições de segurança da conta e anota-a – só é mostrada uma vez.
3. 3.Introduz os dados no sistema de tickets: IMAP imap.gmail.com, porta 993 com SSL; SMTP smtp.gmail.com, porta 465 com SSL. Usa a palavra-passe de aplicação, não a palavra-passe da conta.
4. 4.Não escrevas nomes de pastas: o Gmail guarda as suas pastas de sistema com nomes como «[Gmail]/…». Usa «Read from server» no sistema de tickets e escolhe a pasta na lista.