Kết nối một hộp thư

Nhà cung cấp của bạn cần hỗ trợ những gì

Hãy tìm nhà cung cấp của bạn ở bên dưới. Hai trong ba trường hợp không cần làm thêm gì cả.

Vì sao Microsoft 365 không kết nối trực tiếp được

Microsoft đã tắt “xác thực cơ bản” cho IMAP trong Exchange Online. Điều này ảnh hưởng tới mọi chương trình đọc trực tiếp một hộp thư Microsoft 365, không riêng chương trình của chúng tôi. Thứ thay thế nó là OAuth2, đòi bạn phải đăng ký một ứng dụng riêng trong thư mục Azure của mình rồi cấp quyền truy cập cho nó. Chúng tôi chưa hỗ trợ OAuth2 – việc đó nằm trong kế hoạch, nhưng chúng tôi có chủ ý không nêu thời điểm. Với nhiều khách hàng thì đường phía dưới dù sao cũng tốt hơn: nó không cần quản trị viên thư mục và không có quyền truy cập nào hết hạn.

Việc đăng nhập thì không bị ảnh hưởng: Microsoft Entra ID có thể được kết nối làm nhà cung cấp Single sign-on – như mọi nhà cung cấp khác nói được OIDC hoặc SAML 2.0. Chỉ việc đọc thư qua IMAP mới đòi OAuth2 ở phía Microsoft, và đó là thứ chúng tôi chưa có.

Cách giải quyết: một hộp thư riêng cho bộ phận hỗ trợ kèm chuyển tiếp

Bạn tạo một hộp thư riêng ở một nhà cung cấp chấp nhận tên người dùng và mật khẩu – gói lưu trữ web của bạn thường có sẵn một hộp như vậy. Địa chỉ mà khách hàng của bạn biết sẽ được chuyển tiếp tới đó. Hệ thống ticket chỉ đọc đúng hộp thư đó.

Điều này mang lại cho bạn những gì

• Hệ thống ticket không bao giờ có quyền truy cập hộp thư công ty của bạn, chỉ truy cập những thư đã được chuyển tiếp tới nó.
• Không phải đăng ký ứng dụng, không cần quản trị viên thư mục chấp thuận, không có quyền truy cập nào hết hạn sau 90 ngày.
• Cách này chạy giống nhau với mọi nhà cung cấp – kể cả sau khi bạn đổi nhà cung cấp thư.
• Các bộ phận hỗ trợ chạy trên đám mây mặc định cũng làm đúng như vậy. Khác biệt: ở đây hộp thư là của bạn, và dữ liệu ở lại trên máy chủ của bạn.

Từng bước một

1. 1

   Tạo hộp thư cho bộ phận hỗ trợ

   Ở nhà cung cấp lưu trữ web của bạn hoặc ở bất kỳ nhà cung cấp nào cho phép IMAP với tên người dùng và mật khẩu. ⚠️ Địa chỉ này không thể nằm trên tên miền chính của bạn nếu thư của tên miền đó đã do Microsoft 365 đảm nhận – hãy dùng một tên miền phụ hoặc tên miền của nhà cung cấp. Hãy ghi lại máy chủ và cổng IMAP (thường là 993 với SSL) cùng máy chủ và cổng SMTP (thường là 465 với SSL hoặc 587 với STARTTLS).

2. 2

   Thiết lập chuyển tiếp trong Microsoft 365

   Trong trung tâm quản trị Microsoft 365, hãy chuyển tiếp địa chỉ mà khách hàng viết tới sang hộp thư mới. ⚠️ Microsoft mặc định chặn việc tự động chuyển tiếp tới địa chỉ bên ngoài – quản trị viên của bạn phải cho phép rõ ràng trong chính sách lọc thư rác gửi đi. Nếu không thì chẳng có gì tới nơi, mà hộp thư cũng không báo lỗi.

3. 3

   Nhập vào hệ thống ticket

   Settings → E-mail: hãy nhập máy chủ IMAP, cổng và SSL, rồi nhập hộp thư kèm tên người dùng và mật khẩu cho từng nhóm. Bạn không phải gõ tay thư mục đích cho thư đã xử lý – “Read from server” sẽ lấy về danh sách thư mục thật, vì tên thư mục ở mỗi nhà cung cấp một khác.

4. 4

   Đặt địa chỉ người gửi

   Ở phần SMTP, bạn quyết định khách hàng thấy địa chỉ nào là người gửi thư trả lời của bạn. Địa chỉ họ đã biết thường là địa chỉ đúng. Việc gửi phải đi qua một máy chủ cho phép dùng địa chỉ người gửi đó – thường là cùng nhà cung cấp với hộp thư của bộ phận hỗ trợ.

5. 5

   Thử xem

   Hãy gửi một bức thư tới địa chỉ dành cho khách hàng của bạn. Trong vòng một phút, ticket đã nằm trong hệ thống và thư xác nhận đã tới người gửi. Nếu không có gì tới nơi, trước tiên hãy xem thư mục thư rác của hộp thư bộ phận hỗ trợ.

Những điều cần để ý

Hướng dẫn nhanh cho Google Workspace và Gmail

Ở đây không cần chuyển tiếp. Hộp thư kết nối trực tiếp được ngay khi bạn có một mật khẩu ứng dụng.

1. 1.Hãy bật đăng nhập hai yếu tố cho tài khoản Google. Nếu không, Google không cấp mật khẩu ứng dụng.
2. 2.Hãy tạo một mật khẩu ứng dụng trong phần cài đặt bảo mật của tài khoản và ghi lại – nó chỉ hiện đúng một lần.
3. 3.Hãy nhập nó vào hệ thống ticket: IMAP imap.gmail.com, cổng 993 với SSL; SMTP smtp.gmail.com, cổng 465 với SSL. Hãy dùng mật khẩu ứng dụng, không dùng mật khẩu tài khoản.
4. 4.Đừng gõ tên thư mục: Gmail giữ các thư mục hệ thống dưới những tên như “[Gmail]/…”. Hãy dùng “Read from server” trong hệ thống ticket rồi chọn thư mục từ danh sách.