Tilslut en postkasse

Hvad din udbyder skal understøtte

Find din udbyder nedenfor. To ud af tre tilfælde kræver slet ikke ekstra arbejde.

Hvorfor Microsoft 365 ikke forbinder direkte

Microsoft har slået »basic authentication« fra for IMAP i Exchange Online. Det rammer hvert program, der læser en Microsoft 365-postkasse direkte, ikke kun vores. Efterfølgeren er OAuth2, og den kræver, at du registrerer dit eget program i jeres Azure-katalog og giver det adgang. Vi understøtter ikke OAuth2 endnu – det er planlagt, men vi nævner bevidst ingen dato. For mange kunder er vejen nedenfor alligevel den bedre: den kræver hverken en katalogadministrator eller adgange, der udløber.

Selve login er ikke berørt: Microsoft Entra ID kan tilsluttes som SSO-udbyder – som enhver anden udbyder, der taler OIDC eller SAML 2.0. Kun det at læse post over IMAP kræver OAuth2 hos Microsoft, og det er det, vi ikke tilbyder endnu.

Løsningen: en dedikeret helpdesk-postkasse med videresendelse

Du opretter en separat postkasse hos en udbyder, der accepterer brugernavn og adgangskode – din webhotelpakke indeholder som regel en. Den adresse, dine kunder kender, bliver videresendt til den. Ticketsystemet læser kun den ene postkasse.

Det får du ud af det

• Ticketsystemet får aldrig adgang til jeres firmapostkasse, kun til de beskeder, der blev videresendt til det.
• Ingen registrering af et program, intet samtykke fra en katalogadministrator, ingen adgange der udløber efter 90 dage.
• Virker på samme måde hos hver udbyder – også efter et skift af mailudbyder.
• Hostede helpdeske fungerer præcis sådan som udgangspunkt. Forskellen: her er postkassen din, og dataene bliver på din server.

Trin for trin

1. 1

   Opret helpdesk-postkassen

   Hos dit webhotel eller enhver udbyder, der tillader IMAP med brugernavn og adgangskode. ⚠️ Adressen kan ikke ligge på jeres hoveddomæne, hvis posten for det domæne allerede håndteres af Microsoft 365 – brug et underdomæne eller din udbyders domæne. Notér IMAP-server og port (som regel 993 med SSL) og SMTP-server og port (som regel 465 med SSL eller 587 med STARTTLS).

2. 2

   Sæt videresendelsen op i Microsoft 365

   Videresend i Microsoft 365-administrationscentret den adresse, dine kunder skriver til, til den nye postkasse. ⚠️ Microsoft blokerer automatisk videresendelse til eksterne adresser som udgangspunkt – jeres administrator skal tillade det udtrykkeligt i reglen for udgående spamfilter. Ellers kommer der intet frem, og postkassen viser heller ingen fejl.

3. 3

   Indtast det i ticketsystemet

   Settings → E-mail: indtast IMAP-server, port og SSL, og derefter postkassen med brugernavn og adgangskode for hvert team. Du behøver ikke at taste målmappen til behandlet post – »Read from server« henter den rigtige mappeliste, for mappenavne ser forskellige ud hos hver udbyder.

4. 4

   Sæt afsenderadressen

   Under SMTP bestemmer du, hvilken adresse dine kunder ser som afsender af jeres svar. Den adresse, de allerede kender, er som regel den rigtige. Afsendelsen skal gå gennem en server, der tillader den afsenderadresse – normalt den samme udbyder som helpdesk-postkassen.

5. 5

   Test det

   Send en mail til jeres kundevendte adresse. Inden for et minut ligger sagen i systemet, og kvitteringen er nået frem til afsenderen. Kommer der intet, så se først i helpdesk-postkassens spammappe.

Det skal du holde øje med

Hurtig vejledning til Google Workspace og Gmail

Her er der ikke brug for videresendelse. Postkassen forbinder direkte, når du har en app-adgangskode.

1. 1.Slå tofaktorlogin til for Google-kontoen. Uden det tilbyder Google ikke app-adgangskoder.
2. 2.Opret en app-adgangskode i kontoens sikkerhedsindstillinger, og skriv den ned – den bliver kun vist én gang.
3. 3.Indtast den i ticketsystemet: IMAP imap.gmail.com, port 993 med SSL; SMTP smtp.gmail.com, port 465 med SSL. Brug app-adgangskoden, ikke kontoadgangskoden.
4. 4.Lad være med at taste mappenavne: Gmail holder sine systemmapper under navne som »[Gmail]/…«. Brug »Read from server« i ticketsystemet, og vælg mappen fra listen.