Postilaatikon yhdistäminen

Tikettijärjestelmä noutaa saapuvan postin IMAPilla ja lähettää vastaukset SMTP:llä. Useimmilla palveluntarjoajilla riittää käyttäjätunnus ja salasana. Microsoft 365 on poikkeus – tässä syy ja se, miten asia ratkeaa noin kymmenessä minuutissa.

Mitä palveluntarjoajasi on tuettava

Etsi palveluntarjoajasi alta. Kaksi kolmesta tapauksesta ei vaadi lainkaan lisätyötä.

Palveluntarjoaja	Mitä tarvitset	Yhdistyy suoraan
Oma postipalvelin, verkkohotellit (all-inkl, Strato, IONOS, Mailbox.org …), paikallinen Exchange	Postilaatikon käyttäjätunnus ja salasana.	kyllä
Google Workspace / Gmail	Sovellussalasana. Google hylkää tavallisen tilin salasanan. Kaksivaiheisen kirjautumisen on oltava käytössä tilillä – ilman sitä Google ei tarjoa sovellussalasanoja.	kyllä
Microsoft 365 / Outlook.com	Ei onnistu suoraan. Microsoft on kytkenyt käyttäjätunnuksella ja salasanalla kirjautumisen pois IMAPista, eivätkä sovellussalasanat auta, koska ne käyttävät samaa mekanismia. Kiertotie on oma helpdesk-postilaatikko edelleenlähetyksellä (ohje alla).	ei

Miksi Microsoft 365 ei yhdisty suoraan

Microsoft on kytkenyt ”perustunnistautumisen” pois IMAPista Exchange Onlinessa. Tämä koskee jokaista ohjelmaa, joka lukee Microsoft 365 -postilaatikkoa suoraan, ei vain meidän ohjelmaamme. Sen seuraaja on OAuth2, joka edellyttää oman sovelluksen rekisteröintiä Azure-hakemistoosi ja käyttöoikeuden myöntämistä sille. Emme tue OAuth2:ta vielä – se on suunnitelmissa, mutta emme tarkoituksella lupaa päivämäärää. Monelle asiakkaalle alla oleva reitti on muutenkin parempi: se ei vaadi hakemiston ylläpitäjää eikä vanhenevia käyttöoikeuksia.

Kirjautuminen ei kuulu tämän piiriin: Microsoft Entra ID:n voi liittää SSO-palveluntarjoajaksi – kuten minkä tahansa muun, joka puhuu OIDC:tä tai SAML 2.0:aa. Vain postin lukeminen IMAPilla vaatii Microsoftilla OAuth2:n, emmekä sitä vielä tarjoa.

Ratkaisu: oma helpdesk-postilaatikko edelleenlähetyksellä

Luot erillisen postilaatikon palveluntarjoajalle, joka hyväksyy käyttäjätunnuksen ja salasanan – verkkohotellipakettiisi sisältyy yleensä sellainen. Asiakkaidesi tuntema osoite lähetetään edelleen siihen. Tikettijärjestelmä lukee vain tuota yhtä postilaatikkoa.

Mitä tämä tuo sinulle

Tikettijärjestelmä ei koskaan pääse yrityksen postilaatikkoon, vaan vain niihin viesteihin, jotka on lähetetty siihen edelleen.
Ei sovelluksen rekisteröintiä, ei hakemiston ylläpitäjän suostumusta, ei 90 päivässä vanhenevia käyttöoikeuksia.
Toimii samalla tavalla jokaisella palveluntarjoajalla – myös sen jälkeen, kun vaihdat postipalvelua.
Pilvipalveluna toimivat helpdeskit toimivat oletuksena juuri näin. Ero: täällä postilaatikko on sinun, ja tiedot pysyvät palvelimellasi.

Vaihe vaiheelta

Luo helpdesk-postilaatikko
Verkkohotellissasi tai millä tahansa palveluntarjoajalla, joka sallii IMAPin käyttäjätunnuksella ja salasanalla. ⚠️ Osoite ei voi olla pääverkkotunnuksessasi, jos sen posti on jo Microsoft 365:n hoidossa – käytä aliverkkotunnusta tai palveluntarjoajasi verkkotunnusta. Kirjaa ylös IMAP-palvelin ja portti (yleensä 993 ja SSL) sekä SMTP-palvelin ja portti (yleensä 465 ja SSL tai 587 ja STARTTLS).
Määritä edelleenlähetys Microsoft 365:ssä
Lähetä Microsoft 365:n hallintakeskuksessa asiakkaidesi käyttämä osoite edelleen uuteen postilaatikkoon. ⚠️ Microsoft estää oletuksena automaattisen edelleenlähetyksen ulkoisiin osoitteisiin – ylläpitäjäsi on sallittava se erikseen lähtevän roskapostisuodatuksen käytännössä. Muuten mitään ei saavu, eikä postilaatikko näytä virhettäkään.
Syötä tiedot tikettijärjestelmään
Settings → E-mail: syötä IMAP-palvelin, portti ja SSL, sitten postilaatikko käyttäjätunnuksineen ja salasanoineen kullekin tiimille. Käsiteltyjen viestien kohdekansiota ei tarvitse kirjoittaa käsin – ”Read from server” hakee todellisen kansiolistan, koska kansioiden nimet näyttävät erilaisilta jokaisella palveluntarjoajalla.
Aseta lähettäjän osoite
SMTP-kohdassa päätät, minkä osoitteen asiakkaasi näkevät vastaustesi lähettäjänä. Se osoite, jonka he jo tuntevat, on yleensä oikea. Lähetyksen on kuljettava palvelimen kautta, joka sallii kyseisen lähettäjäosoitteen – yleensä saman palveluntarjoajan kuin helpdesk-postilaatikko.
Testaa
Lähetä viesti asiakkaille näkyvään osoitteeseesi. Minuutin sisällä tiketti on järjestelmässä ja vahvistus on tavoittanut lähettäjän. Jos mitään ei saavu, tarkista ensin helpdesk-postilaatikon roskapostikansio.

Mitä kannattaa varoa

Edelleenlähetetty posti voi päätyä roskapostiin

Vastaanottavassa postilaatikossa edelleenlähettävä palvelin ei enää vastaa viestin lähettäjää. Tarkista roskapostikansio ensimmäisinä päivinä ja lisää edelleenlähetyksen lähde sallittujen listalle.

Lähetys on toinen puoli

Microsoft rajoittaa myös SMTP-lähetystä käyttäjätunnuksella ja salasanalla ja aikoo kytkeä sen pois. Suunnittele alusta alkaen lähettäväsi saman palveluntarjoajan kautta kuin helpdesk-postilaatikkosi.

Ei poissaoloviestiä helpdesk-postilaatikkoon

Automaattiset vastaukset molemmin puolin voivat kimmota edestakaisin. Tikettijärjestelmä lähettää vahvistuksen asiakkaillesi itse – postilaatikko ei tarvitse omaansa.

Yksi postilaatikko tiimiä kohden

Tikettijärjestelmä lukee täsmälleen yhtä postilaatikkoa tiimiä kohden. Useampaa aluetta varten – vaikkapa IT ja taloushallinto – luo kummallekin oma postilaatikko ja oma edelleenlähetyssääntö.

Pikaohje Google Workspacelle ja Gmailille

Tässä ei tarvita edelleenlähetystä. Postilaatikko yhdistyy suoraan, kunhan sinulla on sovellussalasana.

1.Ota kaksivaiheinen kirjautuminen käyttöön Google-tilillä. Ilman sitä Google ei tarjoa sovellussalasanoja.
2.Luo sovellussalasana tilin suojausasetuksissa ja kirjoita se ylös – se näytetään vain kerran.
3.Syötä se tikettijärjestelmään: IMAP imap.gmail.com, portti 993 ja SSL; SMTP smtp.gmail.com, portti 465 ja SSL. Käytä sovellussalasanaa, älä tilin salasanaa.
4.Älä kirjoita kansioiden nimiä: Gmail pitää järjestelmäkansionsa nimillä kuten ”[Gmail]/…”. Käytä tikettijärjestelmässä ”Read from server” ja valitse kansio listalta.

Etkö ole varma, mikä pätee palveluntarjoajaasi? Kerro, mitä käytät, niin kerromme lyhimmän reitin.

Kysy meiltä