Povezivanje poštanskog sandučića

Sustav za tikete dolaznu poštu prikuplja putem IMAP-a, a odgovore šalje putem SMTP-a. Kod većine pružatelja dovoljni su korisničko ime i lozinka. Microsoft 365 je iznimka – evo zašto i kako se to rješava u otprilike deset minuta.

Što vaš pružatelj usluge mora podržavati

Pronađite svojeg pružatelja usluge u nastavku. Dva od tri slučaja ne traže nikakav dodatan posao.

Pružatelj usluge	Što vam treba	Povezuje se izravno
Vlastiti poslužitelj e-pošte, web hosting (all-inkl, Strato, IONOS, Mailbox.org …), Exchange u vlastitoj kući	Korisničko ime i lozinka poštanskog sandučića.	da
Google Workspace / Gmail	Lozinka za aplikaciju. Google odbija običnu lozinku računa. Za račun mora biti uključena dvofaktorska prijava – bez nje Google ne nudi lozinke za aplikacije.	da
Microsoft 365 / Outlook.com	Izravno nije moguće. Microsoft je isključio prijavu korisničkim imenom i lozinkom za IMAP, a lozinke za aplikacije ne pomažu jer koriste isti mehanizam. Zaobilazni put je zaseban helpdesk sandučić s prosljeđivanjem (upute u nastavku).	ne

Zašto se Microsoft 365 ne povezuje izravno

Microsoft je u Exchangeu Online isključio „osnovnu autentifikaciju“ za IMAP. To pogađa svaki program koji izravno čita sandučić na Microsoftu 365, ne samo naš. Nasljednik je OAuth2, koji traži da u svojem Azure imeniku registrirate vlastitu aplikaciju i date joj pristup. OAuth2 još ne podržavamo – planiran je, ali datum namjerno ne navodimo. Za mnoge je klijente put u nastavku ionako bolji: ne treba mu ni administrator imenika ni odobrenja pristupa koja istječu.

Prijava time nije zahvaćena: Microsoft Entra ID može se povezati kao SSO pružatelj – kao i svaki drugi pružatelj koji govori OIDC ili SAML 2.0. Samo čitanje pošte putem IMAP-a kod Microsofta traži OAuth2, a to je ono što još ne nudimo.

Rješenje: zaseban helpdesk sandučić s prosljeđivanjem

Stvarate zaseban poštanski sandučić kod pružatelja usluge koji prihvaća korisničko ime i lozinku – vaš web hosting paket obično ga već sadrži. Adresa koju vaši klijenti poznaju prosljeđuje se na njega. Sustav za tikete čita samo taj jedan sandučić.

Što time dobivate

Sustav za tikete nikada ne dobiva pristup vašem poslovnom sandučiću, nego samo porukama koje su na njega proslijeđene.
Bez registracije aplikacije, bez pristanka administratora imenika, bez odobrenja pristupa koja istječu nakon 90 dana.
Radi jednako kod svakog pružatelja usluge – i nakon što promijenite pružatelja usluge e-pošte.
Helpdeskovi u oblaku kao zadanu postavku rade upravo ovako. Razlika: ovdje je sandučić vaš, a podaci ostaju na vašem poslužitelju.

Korak po korak

Stvorite helpdesk sandučić
Kod svojeg web hostinga ili bilo kojeg pružatelja usluge koji dopušta IMAP s korisničkim imenom i lozinkom. ⚠️ Adresa ne može stajati na vašoj glavnoj domeni ako poštu te domene već vodi Microsoft 365 – upotrijebite poddomenu ili domenu svojeg hostinga. Zabilježite IMAP poslužitelj i port (obično 993 sa SSL-om) te SMTP poslužitelj i port (obično 465 sa SSL-om ili 587 sa STARTTLS-om).
Postavite prosljeđivanje u Microsoftu 365
U administracijskom središtu Microsofta 365 proslijedite adresu na koju vam klijenti pišu na novi sandučić. ⚠️ Microsoft kao zadanu postavku blokira automatsko prosljeđivanje na vanjske adrese – vaš to administrator mora izričito dopustiti u pravilima filtra odlazne neželjene pošte. Inače ne stiže ništa, a ni sandučić ne pokazuje pogrešku.
Unesite u sustav za tikete
Settings → E-mail: unesite IMAP poslužitelj, port i SSL, zatim za svaki tim sandučić s njegovim korisničkim imenom i lozinkom. Ciljnu mapu za obrađenu poštu ne morate upisivati – „Read from server“ dohvaća stvarni popis mapa, jer nazivi mapa kod svakog pružatelja usluge izgledaju drukčije.
Postavite adresu pošiljatelja
Pod SMTP-om odlučujete koju adresu vaši klijenti vide kao pošiljatelja vaših odgovora. Obično je prava ona koju već poznaju. Slanje mora ići preko poslužitelja koji dopušta tu adresu pošiljatelja – u pravilu isti pružatelj usluge kao i za helpdesk sandučić.
Isprobajte
Pošaljite poruku na svoju adresu okrenutu klijentima. Unutar minute tiket je u sustavu, a potvrda je stigla pošiljatelju. Ako ništa ne stigne, prvo provjerite mapu neželjene pošte helpdesk sandučića.

Na što treba paziti

Proslijeđena pošta može završiti u neželjenoj

Na sandučiću primatelju poslužitelj koji prosljeđuje više ne odgovara pošiljatelju poruke. Prvih dana provjeravajte mapu neželjene pošte i izvor prosljeđivanja dodajte na popis dopuštenih.

Slanje je druga polovica

Microsoft ograničava i slanje putem SMTP-a s korisničkim imenom i lozinkom te ga planira isključiti. Od početka računajte na slanje preko istog pružatelja usluge kod kojeg je vaš helpdesk sandučić.

Bez odgovora o odsutnosti na helpdesk sandučiću

Automatski odgovori s obje strane mogu se međusobno odbijati u krug. Sustav za tikete potvrdu vašim klijentima šalje sam – sandučiću ona ne treba.

Jedan sandučić po timu

Sustav za tikete čita točno jedan sandučić po timu. Za više područja – recimo IT i računovodstvo – stvorite po jedan sandučić i po jedno pravilo prosljeđivanja.

Kratke upute za Google Workspace i Gmail

Ovdje prosljeđivanje ne treba. Sandučić se povezuje izravno čim imate lozinku za aplikaciju.

1.Uključite dvofaktorsku prijavu za Google račun. Bez nje Google ne nudi lozinke za aplikacije.
2.U sigurnosnim postavkama računa stvorite lozinku za aplikaciju i zapišite je – prikazuje se samo jednom.
3.Unesite je u sustav za tikete: IMAP imap.gmail.com, port 993 sa SSL-om; SMTP smtp.gmail.com, port 465 sa SSL-om. Upotrijebite lozinku za aplikaciju, a ne lozinku računa.
4.Nemojte upisivati nazive mapa: Gmail svoje sistemske mape drži pod nazivima poput „[Gmail]/…“. U sustavu za tikete upotrijebite „Read from server“ i odaberite mapu s popisa.

Niste sigurni što vrijedi za vašeg pružatelja usluge? Recite nam kojim se služite i reći ćemo vam najkraći put.

Pitajte nas