Collegare una casella di posta

Che cosa deve supportare il tuo provider

Trova il tuo provider qui sotto. In due casi su tre non serve alcun lavoro in più.

Perché Microsoft 365 non si collega direttamente

Microsoft ha disattivato l'«autenticazione di base» per IMAP in Exchange Online. Questo riguarda ogni programma che legge direttamente una casella Microsoft 365, non solo il nostro. Il suo successore è OAuth2, che richiede di registrare un'applicazione propria nella tua directory Azure e di darle accesso. OAuth2 non lo supportiamo ancora: è previsto, ma di proposito non indichiamo una data. Per molti clienti la strada qui sotto è comunque la migliore: non richiede un amministratore della directory né autorizzazioni che scadono.

L'accesso non è toccato: Microsoft Entra ID si può collegare come provider SSO, come qualsiasi altro provider che parli OIDC o SAML 2.0. Solo la lettura della posta via IMAP richiede OAuth2 in Microsoft, ed è quello che ancora non offriamo.

La soluzione: una casella dedicata all'helpdesk con inoltro

Crei una casella separata presso un provider che accetti nome utente e password: il tuo pacchetto di hosting web di solito ne comprende una. L'indirizzo che i tuoi clienti conoscono viene inoltrato lì. Il sistema di ticket legge soltanto quella casella.

Che cosa ci guadagni

• Il sistema di ticket non ha mai accesso alla casella aziendale, ma solo ai messaggi che le sono stati inoltrati.
• Nessuna registrazione di applicazioni, nessun consenso dell'amministratore della directory, nessuna autorizzazione che scade dopo 90 giorni.
• Funziona allo stesso modo con ogni provider, anche dopo un cambio di fornitore di posta.
• Gli helpdesk ospitati da terzi funzionano esattamente così di serie. La differenza: qui la casella è tua e i dati restano sul tuo server.

Passo per passo

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   Crea la casella dell'helpdesk

   Presso il tuo hosting web o presso qualsiasi provider che consenta IMAP con nome utente e password. ⚠️ L'indirizzo non può stare sul tuo dominio principale se la posta di quel dominio è già gestita da Microsoft 365: usa un sottodominio o il dominio del tuo hosting. Annota il server e la porta IMAP (di solito 993 con SSL) e il server e la porta SMTP (di solito 465 con SSL oppure 587 con STARTTLS).

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   Imposta l'inoltro in Microsoft 365

   Nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 inoltra alla nuova casella l'indirizzo a cui scrivono i tuoi clienti. ⚠️ Microsoft blocca di serie l'inoltro automatico verso indirizzi esterni: il tuo amministratore deve consentirlo esplicitamente nella politica del filtro antispam in uscita. Altrimenti non arriva niente, e la casella non mostra nemmeno un errore.

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   Inseriscilo nel sistema di ticket

   Settings → E-mail: inserisci il server IMAP, la porta e l'SSL e, per ogni team, la casella con il suo nome utente e la sua password. Non devi scrivere la cartella di destinazione della posta già trattata: «Read from server» recupera l'elenco reale delle cartelle, perché i nomi delle cartelle cambiano da provider a provider.

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   Imposta l'indirizzo del mittente

   In SMTP decidi quale indirizzo i tuoi clienti vedono come mittente delle tue risposte. Di solito quello giusto è l'indirizzo che già conoscono. L'invio deve passare da un server che consenta quell'indirizzo come mittente, normalmente lo stesso provider della casella dell'helpdesk.

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   Fai una prova

   Manda un messaggio al tuo indirizzo pubblico. Entro un minuto il ticket è nel sistema e la conferma è arrivata a chi ha scritto. Se non arriva niente, controlla prima la cartella spam della casella dell'helpdesk.

Punti a cui fare attenzione

Guida rapida per Google Workspace e Gmail

Qui non serve nessun inoltro. La casella si collega direttamente non appena hai una password per app.

1. 1.Attiva l'accesso a due fattori sull'account Google. Senza, Google non offre le password per app.
2. 2.Crea una password per app nelle impostazioni di sicurezza dell'account e annotala: viene mostrata una volta sola.
3. 3.Inseriscila nel sistema di ticket: IMAP imap.gmail.com, porta 993 con SSL; SMTP smtp.gmail.com, porta 465 con SSL. Usa la password per app, non quella dell'account.
4. 4.Non scrivere i nomi delle cartelle: Gmail tiene le cartelle di sistema con nomi come «[Gmail]/…». Usa «Read from server» nel sistema di ticket e scegli la cartella dall'elenco.