Een postvak koppelen

Het ticketsysteem haalt binnenkomende post op via IMAP en verstuurt antwoorden via SMTP. Bij de meeste aanbieders is een gebruikersnaam en wachtwoord genoeg. Microsoft 365 is de uitzondering – hieronder waarom, en hoe je het in ongeveer tien minuten oplost.

Wat je aanbieder moet ondersteunen

Zoek je aanbieder hieronder op. In twee van de drie gevallen is er helemaal geen extra werk.

Aanbieder	Wat je nodig hebt	Koppelt direct
Je eigen mailserver, webhosters (all-inkl, Strato, IONOS, Mailbox.org …), Exchange op locatie	De gebruikersnaam en het wachtwoord van het postvak.	ja
Google Workspace / Gmail	Een app-wachtwoord. Google weigert het gewone accountwachtwoord. Aanmelden met twee factoren moet voor het account aanstaan – zonder dat biedt Google geen app-wachtwoorden aan.	ja
Microsoft 365 / Outlook.com	Niet rechtstreeks mogelijk. Microsoft heeft aanmelden met gebruikersnaam en wachtwoord voor IMAP uitgeschakeld, en app-wachtwoorden helpen niet, omdat ze hetzelfde mechanisme gebruiken. De omweg is een apart helpdeskpostvak met doorsturen (handleiding hieronder).	nee

Waarom Microsoft 365 niet rechtstreeks koppelt

Microsoft heeft “basic authentication” voor IMAP in Exchange Online uitgeschakeld. Dat raakt elk programma dat een Microsoft 365-postvak rechtstreeks uitleest, niet alleen het onze. De opvolger is OAuth2, en daarvoor moet je een eigen toepassing in je Azure-directory registreren en die toegang geven. OAuth2 ondersteunen wij nog niet – het staat op de planning, maar we noemen bewust geen datum. Voor veel klanten is de weg hieronder toch de betere: hij heeft geen directorybeheerder nodig en geen toegangsrechten die verlopen.

Het aanmelden staat hierbuiten: Microsoft Entra ID kun je als SSO-aanbieder koppelen – net als elke andere aanbieder die OIDC of SAML 2.0 spreekt. Alleen het uitlezen van post via IMAP vraagt bij Microsoft om OAuth2, en dat is wat wij nog niet bieden.

De oplossing: een apart helpdeskpostvak met doorsturen

Je maakt een apart postvak aan bij een aanbieder die een gebruikersnaam en wachtwoord accepteert – in je webhostingpakket zit er meestal een. Het adres dat je klanten kennen, wordt daarnaartoe doorgestuurd. Het ticketsysteem leest alleen dat ene postvak.

Wat je daarmee wint

Het ticketsysteem krijgt nooit toegang tot je bedrijfspostvak, alleen tot de berichten die ernaartoe zijn doorgestuurd.
Geen registratie van een toepassing, geen toestemming van een directorybeheerder, geen toegangsrechten die na 90 dagen verlopen.
Werkt bij elke aanbieder op dezelfde manier – ook nadat je van mailaanbieder wisselt.
Gehoste helpdesks werken standaard precies zo. Het verschil: hier is het postvak van jou, en de gegevens blijven op je eigen server.

Stap voor stap

Maak het helpdeskpostvak aan
Bij je webhoster of bij elke aanbieder die IMAP met een gebruikersnaam en wachtwoord toelaat. ⚠️ Het adres kan niet op je hoofddomein staan als de post van dat domein al door Microsoft 365 wordt afgehandeld – gebruik een subdomein of het domein van je hoster. Noteer de IMAP-server en de poort (meestal 993 met SSL) en de SMTP-server en de poort (meestal 465 met SSL of 587 met STARTTLS).
Richt het doorsturen in Microsoft 365 in
Stuur in het Microsoft 365-beheercentrum het adres waar je klanten naartoe schrijven door naar het nieuwe postvak. ⚠️ Microsoft blokkeert automatisch doorsturen naar externe adressen standaard – je beheerder moet dat uitdrukkelijk toestaan in het beleid voor het uitgaande spamfilter. Anders komt er niets aan, en het postvak toont ook geen foutmelding.
Vul het in het ticketsysteem in
Settings → E-mail: vul de IMAP-server, de poort en SSL in, daarna per team het postvak met zijn gebruikersnaam en wachtwoord. De doelmap voor verwerkte post hoef je niet in te typen – “Read from server” haalt de echte mappenlijst op, want mapnamen zien er bij elke aanbieder anders uit.
Stel het afzenderadres in
Onder SMTP bepaal je welk adres je klanten als afzender van je antwoorden zien. Meestal is het adres dat ze al kennen het juiste. Het versturen moet via een server lopen die dat afzenderadres toestaat – normaal gesproken dezelfde aanbieder als die van het helpdeskpostvak.
Test het
Stuur een mail naar je adres voor klanten. Binnen een minuut staat het ticket in het systeem en heeft de bevestiging de afzender bereikt. Komt er niets aan, kijk dan eerst in de spammap van het helpdeskpostvak.

Waar je op moet letten

Doorgestuurde post kan in de spam belanden

Bij het ontvangende postvak past de doorsturende server niet meer bij de afzender van het bericht. Controleer de spammap in de eerste dagen en zet de bron van het doorsturen op de lijst met toegestane afzenders.

Versturen is de andere helft

Microsoft beperkt ook het versturen via SMTP met een gebruikersnaam en wachtwoord, en is van plan het uit te schakelen. Ga er vanaf het begin van uit dat je verstuurt via dezelfde aanbieder als die van je helpdeskpostvak.

Geen afwezigheidsbericht op het helpdeskpostvak

Automatische antwoorden aan beide kanten kunnen heen en weer blijven kaatsen. Het ticketsysteem stuurt de bevestiging zelf naar je klanten – het postvak hoeft er geen te hebben.

Één postvak per team

Het ticketsysteem leest precies één postvak per team. Voor meerdere gebieden – bijvoorbeeld IT en de boekhouding – maak je per gebied één postvak en één doorstuurregel aan.

Snelle handleiding voor Google Workspace en Gmail

Hier is geen doorsturen nodig. Het postvak koppelt rechtstreeks zodra je een app-wachtwoord hebt.

1.Zet aanmelden met twee factoren aan voor het Google-account. Zonder dat biedt Google geen app-wachtwoorden aan.
2.Maak in de beveiligingsinstellingen van het account een app-wachtwoord aan en schrijf het op – het wordt maar één keer getoond.
3.Vul het in het ticketsysteem in: IMAP imap.gmail.com, poort 993 met SSL; SMTP smtp.gmail.com, poort 465 met SSL. Gebruik het app-wachtwoord, niet het accountwachtwoord.
4.Typ geen mapnamen: Gmail bewaart zijn systeemmappen onder namen als “[Gmail]/…”. Gebruik in het ticketsysteem “Read from server” en kies de map uit de lijst.

Weet je niet zeker wat voor jouw aanbieder geldt? Laat ons weten welke je gebruikt, dan noemen wij de kortste weg.

Vraag het ons