AVG

Art. 15 en 20 AVG

Een beheerder downloadt alles wat over een persoon is opgeslagen als ZIP-bestand. Daarin zitten de gegevens, de bijlagen en een leesbaar overzicht. Elke export wordt vastgelegd.

Art. 17 AVG

Het systeem vervangt de naam en het e-mailadres van een persoon door plaatshouders. Tickets en cijfers blijven bewaard. Dat kan met één klik of, als je wilt, automatisch nadat een account is verwijderd.

Art. 17 AVG

Zet je een oudere back-up terug, dan past het systeem de anonimiseringen opnieuw toe. Een geanonimiseerde persoon blijft anoniem.

Art. 5 lid 1 onder e AVG

Als je wilt, anonimiseert het systeem externe contactpersonen die 36 maanden geen contact hebben gehad. Aanmeldgebeurtenissen verwijdert het na 90 dagen en beheeracties na 12 maanden. Ook archieven worden opgeschoond.

Art. 5 lid 1 onder c AVG

De tickethistorie legt alleen vast dat een opmerking is toegevoegd, bewerkt of verwijderd. De tekst zelf slaat ze niet op. Een verwijderde opmerking leeft daarom niet voort in de historie.

Art. 5 lid 1 onder c AVG

Het serverlogboek noemt het ticket of het account in plaats van het e-mailadres. Waarschuwingen noemen hooguit het domein.

Art. 32 AVG

Een nieuwe installatie vereist aanmelden met twee factoren voor beheerders. Je kunt het ook verplicht maken voor agenten of voor alle gebruikers. Iedereen kan het zelf inschakelen in het eigen profiel.

Art. 32 AVG

Het installatieprogramma richt HTTPS in: via Let’s Encrypt, met een eigen certificaat of met een certificaat dat SMITEY aanmaakt. Draait het systeem via HTTP, dan zien beheerders een melding.

Art. 32 AVG

Elke nieuwe back-up wordt versleuteld met AES-256. Je hoeft niets in te schakelen. Bewaar de herstelsleutel ergens anders dan op de server.

Art. 5 lid 2 en art. 32 AVG

Mislukte aanmeldingen, blokkeringen en wijzigingen die beheerders aan accounts, rollen en instellingen maken, worden vastgelegd in een logboek. Je kunt het filteren en exporteren als CSV of PDF.

Art. 32 AVG

Op de server kan alleen een beheerder de configuratie, de toegangsgegevens en de back-ups lezen. Het installatieprogramma en de updates stellen deze rechten zelf in.

Art. 7 en 21 AVG

Mensen buiten je bedrijf ontvangen het tevredenheidsonderzoek pas nadat ze toestemming hebben gegeven. Klanten geven zelf toestemming in het klantportaal. Het vinkje staat nooit vooraf aan. Stemmen ze telefonisch, persoonlijk of schriftelijk in, dan legt een agent dat vast op het ticket. Elke onderzoeksmail bevat een afmeldlink. Toestemmingen en afmeldingen worden als bewijs bewaard.