Σύνδεση γραμματοκιβωτίου

Τι πρέπει να υποστηρίζει ο πάροχός σας

Βρείτε τον πάροχό σας παρακάτω. Δύο στις τρεις περιπτώσεις δεν χρειάζονται καμία επιπλέον εργασία.

Γιατί το Microsoft 365 δεν συνδέεται απευθείας

Η Microsoft έχει απενεργοποιήσει τον «βασικό έλεγχο ταυτότητας» για το IMAP στο Exchange Online. Αυτό αφορά κάθε πρόγραμμα που διαβάζει απευθείας ένα γραμματοκιβώτιο Microsoft 365, όχι μόνο το δικό μας. Διάδοχός του είναι το OAuth2, το οποίο απαιτεί να καταχωρίσετε δική σας εφαρμογή στον κατάλογο Azure σας και να της δώσετε πρόσβαση. Δεν υποστηρίζουμε ακόμη το OAuth2 – είναι στα σχέδια, αλλά σκόπιμα δεν ονομάζουμε ημερομηνία. Για πολλούς πελάτες ο παρακάτω δρόμος είναι ούτως ή άλλως ο καλύτερος: δεν χρειάζεται διαχειριστή καταλόγου ούτε δικαιώματα πρόσβασης που λήγουν.

Η σύνδεση δεν επηρεάζεται: το Microsoft Entra ID μπορεί να συνδεθεί ως πάροχος SSO – όπως κάθε άλλος πάροχος που μιλά OIDC ή SAML 2.0. Μόνο η ανάγνωση της αλληλογραφίας μέσω IMAP απαιτεί OAuth2 στη Microsoft, και αυτό είναι που δεν προσφέρουμε ακόμη.

Η λύση: ένα ξεχωριστό γραμματοκιβώτιο helpdesk με προώθηση

Δημιουργείτε ένα ξεχωριστό γραμματοκιβώτιο σε πάροχο που δέχεται όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης – το πακέτο φιλοξενίας ιστού σας συνήθως περιλαμβάνει ένα. Η διεύθυνση που γνωρίζουν οι πελάτες σας προωθείται σε αυτό. Το σύστημα αιτημάτων διαβάζει μόνο αυτό το ένα γραμματοκιβώτιο.

Τι σας δίνει αυτό

• Το σύστημα αιτημάτων δεν αποκτά ποτέ πρόσβαση στο εταιρικό σας γραμματοκιβώτιο, μόνο στα μηνύματα που προωθήθηκαν σε αυτό.
• Καμία καταχώριση εφαρμογής, καμία συγκατάθεση διαχειριστή καταλόγου, κανένα δικαίωμα πρόσβασης που λήγει μετά από 90 ημέρες.
• Λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο σε κάθε πάροχο – ακόμη και αφού αλλάξετε πάροχο email.
• Τα φιλοξενούμενα helpdesk λειτουργούν ακριβώς έτσι από προεπιλογή. Η διαφορά: εδώ το γραμματοκιβώτιο είναι δικό σας και τα δεδομένα μένουν στον διακομιστή σας.

Βήμα βήμα

1. 1

   Δημιουργήστε το γραμματοκιβώτιο helpdesk

   Στον πάροχο φιλοξενίας σας ή σε οποιονδήποτε πάροχο επιτρέπει IMAP με όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης. ⚠️ Η διεύθυνση δεν μπορεί να βρίσκεται στον κύριο τομέα σας, αν η αλληλογραφία εκείνου του τομέα διεκπεραιώνεται ήδη από το Microsoft 365 – χρησιμοποιήστε υποτομέα ή τον τομέα του παρόχου σας. Σημειώστε τον διακομιστή IMAP και τη θύρα (συνήθως 993 με SSL) και τον διακομιστή SMTP και τη θύρα (συνήθως 465 με SSL ή 587 με STARTTLS).

2. 2

   Ρυθμίστε την προώθηση στο Microsoft 365

   Στο κέντρο διαχείρισης του Microsoft 365, προωθήστε τη διεύθυνση στην οποία γράφουν οι πελάτες σας προς το νέο γραμματοκιβώτιο. ⚠️ Η Microsoft αποκλείει από προεπιλογή την αυτόματη προώθηση σε εξωτερικές διευθύνσεις – ο διαχειριστής σας πρέπει να την επιτρέψει ρητά στην πολιτική φίλτρου ανεπιθύμητης εξερχόμενης αλληλογραφίας. Αλλιώς δεν φτάνει τίποτα, και το γραμματοκιβώτιο δεν δείχνει ούτε σφάλμα.

3. 3

   Καταχωρίστε το στο σύστημα αιτημάτων

   Settings → E-mail: καταχωρίστε τον διακομιστή IMAP, τη θύρα και το SSL, και μετά για κάθε ομάδα το γραμματοκιβώτιο με το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασής του. Δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε τον φάκελο προορισμού για την επεξεργασμένη αλληλογραφία – το «Read from server» φέρνει την πραγματική λίστα φακέλων, επειδή τα ονόματα φακέλων φαίνονται διαφορετικά σε κάθε πάροχο.

4. 4

   Ορίστε τη διεύθυνση αποστολέα

   Κάτω από το SMTP αποφασίζετε ποια διεύθυνση βλέπουν οι πελάτες σας ως αποστολέα των απαντήσεών σας. Συνήθως η σωστή είναι η διεύθυνση που ήδη γνωρίζουν. Η αποστολή πρέπει να γίνεται μέσω διακομιστή που επιτρέπει αυτή τη διεύθυνση αποστολέα – κανονικά ο ίδιος πάροχος με το γραμματοκιβώτιο helpdesk.

5. 5

   Δοκιμάστε το

   Στείλτε ένα μήνυμα στη διεύθυνση που βλέπουν οι πελάτες σας. Μέσα σε ένα λεπτό το αίτημα βρίσκεται στο σύστημα και η επιβεβαίωση έχει φτάσει στον αποστολέα. Αν δεν φτάσει τίποτα, ελέγξτε πρώτα τον φάκελο ανεπιθύμητων του γραμματοκιβωτίου helpdesk.

Σε τι να προσέξετε

Σύντομος οδηγός για Google Workspace και Gmail

Εδώ δεν χρειάζεται προώθηση. Το γραμματοκιβώτιο συνδέεται απευθείας μόλις έχετε κωδικό εφαρμογής.

1. 1.Ενεργοποιήστε τη σύνδεση δύο παραγόντων για τον λογαριασμό Google. Χωρίς αυτήν η Google δεν προσφέρει κωδικούς εφαρμογής.
2. 2.Δημιουργήστε κωδικό εφαρμογής στις ρυθμίσεις ασφαλείας του λογαριασμού και σημειώστε τον – εμφανίζεται μόνο μία φορά.
3. 3.Καταχωρίστε τον στο σύστημα αιτημάτων: IMAP imap.gmail.com, θύρα 993 με SSL· SMTP smtp.gmail.com, θύρα 465 με SSL. Χρησιμοποιήστε τον κωδικό εφαρμογής, όχι τον κωδικό του λογαριασμού.
4. 4.Μην πληκτρολογείτε ονόματα φακέλων: το Gmail κρατά τους φακέλους συστήματός του με ονόματα όπως «[Gmail]/…». Χρησιμοποιήστε το «Read from server» στο σύστημα αιτημάτων και επιλέξτε τον φάκελο από τη λίστα.