Menghubungkan kotak surat
Sistem tiket mengumpulkan surat masuk melalui IMAP dan mengirim balasan melalui SMTP. Pada sebagian besar penyedia, nama pengguna dan kata sandi sudah cukup. Microsoft 365 adalah pengecualiannya – berikut alasannya, dan cara menyelesaikannya dalam sekitar sepuluh menit.
Apa yang harus didukung penyedia Anda
Temukan penyedia Anda di bawah ini. Dua dari tiga kasus sama sekali tidak memerlukan pekerjaan tambahan.
| Penyedia | Apa yang Anda perlukan | Terhubung langsung |
|---|---|---|
| Server surat Anda sendiri, web host (all-inkl, Strato, IONOS, Mailbox.org …), Exchange lokal | Nama pengguna dan kata sandi kotak suratnya. | ya |
| Google Workspace / Gmail | Sebuah kata sandi aplikasi. Google menolak kata sandi akun biasa. Masuk dua faktor harus diaktifkan untuk akun itu – tanpa itu Google tidak menawarkan kata sandi aplikasi. | ya |
| Microsoft 365 / Outlook.com | Tidak mungkin secara langsung. Microsoft telah mematikan masuk dengan nama pengguna dan kata sandi untuk IMAP, dan kata sandi aplikasi tidak menolong karena memakai mekanisme yang sama. Jalan memutarnya adalah kotak surat helpdesk tersendiri dengan penerusan (panduan di bawah). | tidak |
Mengapa Microsoft 365 tidak terhubung langsung
Microsoft telah mematikan “basic authentication” untuk IMAP di Exchange Online. Hal ini mengenai setiap program yang membaca kotak surat Microsoft 365 secara langsung, bukan hanya program kami. Penerusnya adalah OAuth2, yang mengharuskan Anda mendaftarkan aplikasi Anda sendiri di direktori Azure Anda dan memberinya akses. Kami belum mendukung OAuth2 – hal itu direncanakan, tetapi kami sengaja tidak menyebut tanggal. Bagi banyak pelanggan, jalan di bawah ini justru lebih baik: ia tidak memerlukan administrator direktori dan tidak memerlukan pemberian akses yang kedaluwarsa.
Masuk tidak terpengaruh: Microsoft Entra ID dapat dihubungkan sebagai penyedia SSO – seperti penyedia lain mana pun yang berbicara OIDC atau SAML 2.0. Hanya membaca surat melalui IMAP yang memerlukan OAuth2 di Microsoft, dan itulah yang belum kami tawarkan.
Solusinya: kotak surat helpdesk tersendiri dengan penerusan
Anda membuat kotak surat terpisah pada penyedia yang menerima nama pengguna dan kata sandi – paket web hosting Anda biasanya sudah menyertakannya. Alamat yang dikenal pelanggan Anda diteruskan ke sana. Sistem tiket hanya membaca satu kotak surat itu.
Apa yang Anda dapatkan dari cara ini
- Sistem tiket tidak pernah mendapat akses ke kotak surat perusahaan Anda, hanya ke pesan yang diteruskan kepadanya.
- Tanpa pendaftaran aplikasi, tanpa persetujuan administrator direktori, tanpa pemberian akses yang kedaluwarsa setelah 90 hari.
- Berjalan dengan cara yang sama pada setiap penyedia – termasuk setelah Anda berganti penyedia surat.
- Helpdesk yang di-hosting pihak lain bekerja persis seperti ini secara bawaan. Bedanya: di sini kotak suratnya milik Anda, dan datanya tetap di server Anda.
Langkah demi langkah
Buat kotak surat helpdesk
Pada web host Anda atau penyedia mana pun yang mengizinkan IMAP dengan nama pengguna dan kata sandi. ⚠️ Alamatnya tidak dapat berada di domain utama Anda bila surat domain itu sudah ditangani Microsoft 365 – pakailah subdomain atau domain milik host Anda. Catat server dan porta IMAP (biasanya 993 dengan SSL) serta server dan porta SMTP (biasanya 465 dengan SSL atau 587 dengan STARTTLS).
Siapkan penerusan di Microsoft 365
Di pusat admin Microsoft 365, teruskan alamat yang ditulisi pelanggan Anda ke kotak surat yang baru. ⚠️ Microsoft memblokir penerusan otomatis ke alamat luar secara bawaan – administrator Anda harus mengizinkannya secara tegas di kebijakan saringan spam keluar. Jika tidak, tidak ada yang tiba, dan kotak suratnya pun tidak menampilkan galat.
Masukkan di sistem tiket
Settings → E-mail: masukkan server, porta, dan SSL untuk IMAP, lalu kotak surat beserta nama pengguna dan kata sandinya untuk setiap tim. Anda tidak perlu mengetik folder tujuan untuk surat yang sudah diproses – “Read from server” mengambil daftar folder yang sebenarnya, karena nama folder tampak berbeda pada setiap penyedia.
Setel alamat pengirim
Di bawah SMTP, Anda menentukan alamat mana yang dilihat pelanggan Anda sebagai pengirim balasan Anda. Alamat yang sudah mereka kenal biasanya yang paling tepat. Pengiriman harus melalui server yang mengizinkan alamat pengirim itu – biasanya penyedia yang sama dengan kotak surat helpdesknya.
Ujilah
Kirim surat ke alamat Anda yang menghadap pelanggan. Dalam satu menit tiketnya sudah ada di sistem dan konfirmasinya sudah sampai kepada pengirim. Bila tidak ada yang tiba, periksa dulu folder spam kotak surat helpdesknya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
Surat yang diteruskan dapat berakhir di spam
Pada kotak surat penerima, server penerusnya tidak lagi cocok dengan pengirim pesannya. Periksa folder spam pada hari-hari pertama dan tambahkan sumber penerusannya ke daftar yang diizinkan.
Pengiriman adalah setengahnya yang lain
Microsoft juga membatasi pengiriman SMTP dengan nama pengguna dan kata sandi, dan berencana mematikannya. Rencanakan sejak awal untuk mengirim melalui penyedia yang sama dengan kotak surat helpdesk Anda.
Tanpa balasan di luar kantor pada kotak surat helpdesk
Balasan otomatis di kedua sisi dapat memantul bolak-balik. Sistem tiket sendiri yang mengirim konfirmasi kepada pelanggan Anda – kotak suratnya tidak memerlukannya.
Satu kotak surat per tim
Sistem tiket membaca tepat satu kotak surat per tim. Untuk beberapa bidang – misalnya TI dan keuangan – buat masing-masing satu kotak surat dan satu aturan penerusan.
Panduan singkat untuk Google Workspace dan Gmail
Di sini tidak diperlukan penerusan. Kotak suratnya terhubung langsung begitu Anda punya kata sandi aplikasi.
- 1.Aktifkan masuk dua faktor untuk akun Google itu. Tanpa itu Google tidak menawarkan kata sandi aplikasi.
- 2.Buat kata sandi aplikasi di pengaturan keamanan akun itu lalu catat – kata sandi itu hanya ditampilkan sekali.
- 3.Masukkan di sistem tiket: IMAP imap.gmail.com, porta 993 dengan SSL; SMTP smtp.gmail.com, porta 465 dengan SSL. Pakai kata sandi aplikasi, bukan kata sandi akun.
- 4.Jangan mengetik nama folder: Gmail menyimpan folder sistemnya dengan nama seperti “[Gmail]/…”. Pakai “Read from server” di sistem tiket lalu pilih foldernya dari daftar.
Tidak yakin apa yang berlaku untuk penyedia Anda? Beri tahu kami penyedia mana yang Anda pakai dan kami akan menyebutkan jalan terpendeknya.
Tanya kami