Pripojenie schránky

Čo musí váš poskytovateľ podporovať

Nájdite si nižšie svojho poskytovateľa. Dva z troch prípadov nevyžadujú žiadnu prácu navyše.

Prečo sa Microsoft 365 nepripojí priamo

Microsoft vypol v Exchange Online pre IMAP „základné overovanie“. Týka sa to každého programu, ktorý číta schránku Microsoft 365 priamo, nielen toho nášho. Jeho nástupcom je OAuth2, ktorý vyžaduje, aby ste si vo svojom adresári Azure zaregistrovali vlastnú aplikáciu a udelili jej prístup. OAuth2 zatiaľ nepodporujeme – je v pláne, ale zámerne neuvádzame dátum. Pre mnohých zákazníkov je cesta nižšie aj tak lepšia: nepotrebuje správcu adresára ani povolenia, ktorým vyprší platnosť.

Prihlasovania sa to netýka: Microsoft Entra ID sa dá pripojiť ako poskytovateľ SSO – rovnako ako každý iný, ktorý hovorí OIDC alebo SAML 2.0. OAuth2 vyžaduje Microsoft iba pri čítaní pošty cez IMAP, a práve to zatiaľ neponúkame.

Riešenie: vyhradená helpdesková schránka s presmerovaním

Vytvoríte si samostatnú schránku u poskytovateľa, ktorý prijíma používateľské meno a heslo – vo vašom balíku webhostingu zvyčajne jedna je. Adresa, ktorú poznajú vaši zákazníci, sa na ňu presmeruje. Ticketovací systém číta iba tú jednu schránku.

Čo tým získate

• Ticketovací systém nikdy nedostane prístup do vašej firemnej schránky, iba k správam, ktoré sa do nej presmerovali.
• Žiadna registrácia aplikácie, žiadny súhlas správcu adresára, žiadne povolenia, ktorým po 90 dňoch vyprší platnosť.
• Funguje rovnako u každého poskytovateľa – aj po zmene poskytovateľa e-mailu.
• Hostované helpdesky fungujú štandardne presne takto. Rozdiel: tu je schránka vaša a údaje zostávajú na vašom serveri.

Krok za krokom

1. 1

   Vytvorte helpdeskovú schránku

   U svojho webhostingu alebo u ktoréhokoľvek poskytovateľa, ktorý dovoľuje IMAP s používateľským menom a heslom. ⚠️ Adresa nemôže byť na vašej hlavnej doméne, ak poštu tejto domény už obsluhuje Microsoft 365 – použite subdoménu alebo doménu svojho hostingu. Poznačte si server a port pre IMAP (zvyčajne 993 cez SSL) a server a port pre SMTP (zvyčajne 465 cez SSL alebo 587 cez STARTTLS).

2. 2

   Nastavte presmerovanie v Microsoft 365

   V centre spravovania Microsoft 365 presmerujte adresu, na ktorú píšu vaši zákazníci, na novú schránku. ⚠️ Microsoft automatické presmerovanie na externé adresy štandardne blokuje – váš správca ho musí výslovne povoliť v pravidlách filtra odchádzajúceho spamu. Inak nedorazí nič a schránka ani neukáže chybu.

3. 3

   Zadajte to v ticketovacom systéme

   Settings → E-mail: zadajte server, port a SSL pre IMAP a potom pri každom tíme schránku s používateľským menom a heslom. Cieľový priečinok pre spracovanú poštu písať nemusíte – „Read from server“ načíta skutočný zoznam priečinkov, pretože názvy priečinkov vyzerajú u každého poskytovateľa inak.

4. 4

   Nastavte adresu odosielateľa

   Pod SMTP rozhodnete, ktorú adresu vidia vaši zákazníci ako odosielateľa vašich odpovedí. Tá, ktorú už poznajú, býva tá správna. Odosielať sa musí cez server, ktorý túto adresu odosielateľa dovoľuje – zvyčajne cez toho istého poskytovateľa ako helpdeskovú schránku.

5. 5

   Vyskúšajte to

   Pošlite e-mail na svoju zákaznícku adresu. Do minúty je tiket v systéme a potvrdenie dorazilo odosielateľovi. Ak nič nepríde, pozrite sa najprv do priečinka so spamom helpdeskovej schránky.

Na čo si dať pozor

Rýchly návod pre Google Workspace a Gmail

Tu netreba presmerovanie. Schránka sa pripojí priamo, len čo máte heslo aplikácie.

1. 1.Zapnite pre účet Google dvojfaktorové prihlásenie. Bez neho Google heslá aplikácií neponúka.
2. 2.V bezpečnostných nastaveniach účtu vytvorte heslo aplikácie a poznačte si ho – zobrazí sa len raz.
3. 3.Zadajte ho v ticketovacom systéme: IMAP imap.gmail.com, port 993 cez SSL; SMTP smtp.gmail.com, port 465 cez SSL. Použite heslo aplikácie, nie heslo účtu.
4. 4.Nepíšte názvy priečinkov: Gmail vedie svoje systémové priečinky pod názvami ako „[Gmail]/…“. Použite v ticketovacom systéme „Read from server“ a priečinok vyberte zo zoznamu.