Koppla en brevlåda

Vad din leverantör måste stödja

Hitta din leverantör nedan. Två fall av tre kräver inget extra arbete alls.

Varför Microsoft 365 inte ansluter direkt

Microsoft har stängt av ”basic authentication” för IMAP i Exchange Online. Det drabbar varje program som läser en Microsoft 365-brevlåda direkt, inte bara vårt. Efterföljaren heter OAuth2 och kräver att du registrerar en egen applikation i din Azure-katalog och ger den åtkomst. Vi stöder inte OAuth2 än – det är planerat, men vi nämner medvetet inget datum. För många kunder är vägen nedan ändå den bättre: den kräver ingen katalogadministratör och inga åtkomsttillstånd som går ut.

Inloggningen berörs inte: Microsoft Entra ID kan kopplas in som SSO-leverantör – som varje annan leverantör som talar OIDC eller SAML 2.0. Bara att läsa post över IMAP kräver OAuth2 hos Microsoft, och det är det vi inte erbjuder än.

Lösningen: en särskild helpdesk-brevlåda med vidarebefordran

Du skapar en egen brevlåda hos en leverantör som godtar användarnamn och lösenord – ditt webbhotellspaket innehåller oftast en. Adressen dina kunder känner till vidarebefordras dit. Ärendehanteringssystemet läser bara den enda brevlådan.

Vad du får ut av det

• Ärendehanteringssystemet får aldrig åtkomst till företagets brevlåda, bara till meddelandena som vidarebefordrats dit.
• Ingen appregistrering, inget samtycke från katalogadministratören, inga åtkomsttillstånd som går ut efter 90 dagar.
• Fungerar likadant hos varje leverantör – även efter att du har bytt e-postleverantör.
• Molnbaserade helpdeskar fungerar precis så här som standard. Skillnaden: här är brevlådan din, och data stannar på din server.

Steg för steg

1. 1

   Skapa helpdesk-brevlådan

   Hos ditt webbhotell eller vilken leverantör som helst som tillåter IMAP med användarnamn och lösenord. ⚠️ Adressen kan inte ligga på din huvuddomän om den domänens post redan hanteras av Microsoft 365 – använd en underdomän eller din leverantörs domän. Anteckna IMAP-servern och porten (oftast 993 med SSL) samt SMTP-servern och porten (oftast 465 med SSL eller 587 med STARTTLS).

2. 2

   Sätt upp vidarebefordran i Microsoft 365

   Vidarebefordra i Microsoft 365 admin center adressen dina kunder skriver till vidare till den nya brevlådan. ⚠️ Microsoft blockerar automatisk vidarebefordran till externa adresser som standard – din administratör måste tillåta det uttryckligen i policyn för utgående skräppostfilter. Annars kommer ingenting fram, och brevlådan visar inget felmeddelande heller.

3. 3

   Ange det i ärendehanteringssystemet

   Settings → E-mail: ange IMAP-servern, porten och SSL, sedan brevlådan med användarnamn och lösenord för varje team. Du behöver inte skriva målmappen för behandlad post – ”Read from server” hämtar den verkliga mapplistan, eftersom mappnamn ser olika ut hos varje leverantör.

4. 4

   Ställ in avsändaradressen

   Under SMTP bestämmer du vilken adress dina kunder ser som avsändare av dina svar. Adressen de redan känner till är oftast den rätta. Utskicket måste gå genom en server som tillåter den avsändaradressen – normalt samma leverantör som helpdesk-brevlådan.

5. 5

   Testa det

   Skicka ett meddelande till din kundvända adress. Inom en minut ligger ärendet i systemet och bekräftelsen har nått avsändaren. Kommer ingenting fram, titta först i helpdesk-brevlådans skräppostmapp.

Sådant att se upp med

Snabbguide för Google Workspace och Gmail

Här behövs ingen vidarebefordran. Brevlådan ansluter direkt när du har ett app-lösenord.

1. 1.Slå på tvåfaktorsinloggning för Google-kontot. Utan den erbjuder Google inga app-lösenord.
2. 2.Skapa ett app-lösenord i kontots säkerhetsinställningar och skriv upp det – det visas bara en gång.
3. 3.Ange det i ärendehanteringssystemet: IMAP imap.gmail.com, port 993 med SSL; SMTP smtp.gmail.com, port 465 med SSL. Använd app-lösenordet, inte kontolösenordet.
4. 4.Skriv inte mappnamn: Gmail håller sina systemmappar under namn som ”[Gmail]/…”. Använd ”Read from server” i ärendehanteringssystemet och välj mappen ur listan.