接入邮箱

您的服务商需要支持什么

在下面找到您的服务商。三种情况里有两种完全不需要额外工作。

为什么 Microsoft 365 不能直接连接

微软在 Exchange Online 里关闭了 IMAP 的“基本身份验证”。这影响的是所有直接读取 Microsoft 365 邮箱的程序，不只是我们这一套。它的后继方案是 OAuth2，需要您在自己的 Azure 目录里注册一个应用并授予它访问权限。我们目前还不支持 OAuth2，这在计划中，但我们刻意不给日期。对很多客户来说，下面这条路本来就更好：它不需要目录管理员，也没有会过期的授权。

登录不受影响：Microsoft Entra ID 可以作为 SSO 提供方接入，和其他任何支持 OIDC 或 SAML 2.0 的提供方一样。只有通过 IMAP 读取邮件这一项在微软那里需要 OAuth2，而这正是我们还没有提供的。

解决办法：一个专用的帮助台邮箱加转发

您在一个接受用户名和密码的服务商那里建一个单独的邮箱，通常您的虚拟主机套餐里就带一个。把客户熟悉的那个地址转发到它。工单系统只读这一个邮箱。

这样做的好处

• 工单系统始终拿不到您公司邮箱的访问权，只能看到转发过来的邮件。
• 不用注册应用，不用目录管理员同意，也没有 90 天就过期的授权。
• 在每个服务商那里做法都一样，换邮件服务商之后也是。
• 托管型帮助台默认就是这么工作的。区别在于：这里的邮箱是您自己的，数据也留在您的服务器上。

一步一步来

1. 1

   建立帮助台邮箱

   在您的虚拟主机商那里，或者任何允许用用户名和密码走 IMAP 的服务商那里建。⚠️ 如果您主域名的邮件已经由 Microsoft 365 接管，这个地址就不能放在主域名下，请用一个子域名或者主机商的域名。记下 IMAP 服务器和端口（通常是 993 加 SSL），以及 SMTP 服务器和端口（通常是 465 加 SSL，或者 587 加 STARTTLS）。

2. 2

   在 Microsoft 365 里设置转发

   在 Microsoft 365 管理中心里，把客户写信用的那个地址转发到新邮箱。⚠️ 微软默认拦截自动转发到外部地址，您的管理员必须在出站垃圾邮件策略里明确放行。否则什么都收不到，邮箱那边也不会报错。

3. 3

   填进工单系统

   Settings → E-mail：填入 IMAP 服务器、端口和 SSL，然后为每个团队填上邮箱及其用户名和密码。已处理邮件的目标文件夹不用手打，用“Read from server”会取回真实的文件夹列表，因为每个服务商的文件夹名字都长得不一样。

4. 4

   设置发件地址

   在 SMTP 下您决定客户看到的回复发件地址是哪一个。通常就是他们已经知道的那个地址。发信必须走一台允许该发件地址的服务器，一般就是帮助台邮箱所在的那个服务商。

5. 5

   测试一下

   往您对外的地址发一封邮件。一分钟之内，工单就会出现在系统里，确认信也会送到发件人手里。如果什么都没到，先看帮助台邮箱的垃圾邮件文件夹。

需要注意的地方

Google Workspace 和 Gmail 速查

这里不需要转发。只要有应用专用密码，邮箱就能直接接上。

1. 1.为这个 Google 账号打开双因素登录。否则 Google 不提供应用专用密码。
2. 2.在账号的安全设置里创建一个应用专用密码并记下来，它只显示一次。
3. 3.填进工单系统：IMAP 用 imap.gmail.com，端口 993 加 SSL；SMTP 用 smtp.gmail.com，端口 465 加 SSL。用应用专用密码，不是账号密码。
4. 4.不要手打文件夹名：Gmail 的系统文件夹叫“[Gmail]/…”这样的名字。请在工单系统里用“Read from server”，从列表里挑文件夹。