GDPR
Система заявок работает на вашем собственном сервере или VPS. Данные ваших клиентов остаются у вас. Для GDPR она даёт нужные инструменты.
Кто несёт ответственность
По GDPR контролёром являетесь вы как эксплуатирующая организация. Система заявок не снимает с вас эту роль. Но она даёт вам для неё инструменты. На этой странице показано, какие это инструменты и где их объясняет руководство.
Права субъектов данных
Когда человек просит копию своих данных или хочет, чтобы его удалили, вы решаете это в интерфейсе.
Выгрузка данных
ст. 15 и 20 GDPR
Администратор скачивает всё, что хранится о человеке, в виде ZIP-файла. В нём есть данные, вложения и удобный для чтения обзор. Каждая выгрузка записывается в журнал.
Смотреть в руководствеАнонимизация
ст. 17 GDPR
Система заменяет имя и адрес электронной почты человека заполнителями. Заявки и показатели сохраняются. Это можно сделать одним нажатием кнопки или, если хотите, автоматически после удаления учётной записи.
Смотреть в руководствеАнонимизация сохраняется после восстановления
ст. 17 GDPR
Если вы восстанавливаете более старую резервную копию, система снова применяет анонимизации. Анонимизированный человек остаётся анонимным.
Смотреть в руководствеСроки хранения
п. (e) ч. 1 ст. 5 GDPR
Если хотите, система анонимизирует внешние контакты, которые не выходили на связь 36 месяцев. События входа она удаляет через 90 дней, а действия администраторов через 12 месяцев. Архивы тоже очищаются.
Смотреть в руководствеХранить только необходимое
То, что системе не нужно, она изначально не записывает.
История без текста комментариев
п. (c) ч. 1 ст. 5 GDPR
История заявки фиксирует только то, что комментарий добавлен, изменён или удалён. Формулировку она не хранит. Поэтому удалённый комментарий не продолжает жить в истории.
Смотреть в руководствеЖурнал сервера без адресов электронной почты
п. (c) ч. 1 ст. 5 GDPR
Журнал сервера называет заявку или учётную запись вместо адреса электронной почты. Предупреждения называют самое большее домен.
Безопасность обработки
Двухфакторный вход для администраторов и зашифрованные резервные копии включены по умолчанию.
Двухфакторный вход
ст. 32 GDPR
Новая установка требует двухфакторный вход для администраторов. Его можно сделать обязательным и для операторов или для всех пользователей. Каждый может включить его в собственном профиле.
Смотреть в руководствеHTTPS
ст. 32 GDPR
Установщик настраивает HTTPS: через Let’s Encrypt, с вашим собственным сертификатом или с сертификатом, который создаёт SMITEY. Если система работает по HTTP, администраторы видят предупреждение.
Смотреть в руководствеЗашифрованные резервные копии
ст. 32 GDPR
Каждая новая резервная копия шифруется по AES-256. Ничего включать не нужно. Храните ключ восстановления не на сервере, а в другом месте.
Смотреть в руководствеЖурнал безопасности
ч. 2 ст. 5 и ст. 32 GDPR
Неудачные входы, блокировки и изменения, которые администраторы вносят в учётные записи, роли и настройки, записываются в журнал. Его можно фильтровать и выгружать в CSV или PDF.
Смотреть в руководствеЗащищённые файлы
ст. 32 GDPR
На сервере конфигурацию, учётные данные и резервные копии может читать только администратор. Установщик и обновления сами выставляют эти права.
Смотреть в руководствеСогласие
Перед опросом удовлетворённости система сначала спрашивает согласие.
Опрос только с согласия
Professionalст. 7 и 21 GDPR
Люди вне вашей компании получают опрос удовлетворённости только после того, как дали согласие. Клиенты дают согласие сами в клиентском портале. Галочка никогда не стоит заранее. Если человек соглашается по телефону, лично или письменно, оператор отмечает это в заявке. В каждом письме с опросом есть ссылка для отписки. Согласия и отписки сохраняются как доказательство.
Смотреть в руководствеЧто видим мы как производитель
- Купленные лицензии активируются онлайн и проверяются ежедневно. На наш сервер лицензий уходят идентификатор лицензии, случайный идентификатор установки, версия продукта, операционная система и число администраторов, операторов и команд.
- Заявки, имена, письма и вложения никогда не покидают вашу установку. Мы не обрабатываем никаких данных по вашему поручению. Поэтому вам не нужен договор об обработке данных с нами.
- IP-адрес, регион и город мы удаляем через 12 месяцев после последнего контакта. Сохраняется только страна.
Пособие по защите данных для эксплуатирующих организаций
Часть обязанностей лежит на вас как на контролёре. Пособие помогает вам с ними. В нём есть шаблоны реестра операций по обработке, технических и организационных мер и концепции хранения и удаления. Оно также описывает, как поступать с запросами субъектов данных и с утечками данных.
- Пособие в PDF
- Шаблон: реестр операций по обработке (Word)
- Шаблон: технические и организационные меры (Word)
- Шаблон: концепция хранения и удаления (Word)