E-Mail-Postfach anbinden

Das Ticket-System holt eingehende Mails per IMAP ab und verschickt Antworten per SMTP. Bei den meisten Anbietern reichen Benutzername und Passwort. Microsoft 365 ist der Sonderfall – hier steht, woran das liegt und wie du es in etwa zehn Minuten löst.

Was dein Anbieter können muss

Suche deinen Anbieter in dieser Übersicht. Zwei von drei Fällen sind ohne Zusatzaufwand erledigt.

Anbieter	Was du brauchst	Direkt anbindbar
Eigener Mailserver, Webhoster (all-inkl, Strato, IONOS, Mailbox.org …), Exchange im eigenen Haus	Benutzername und Passwort des Postfachs.	ja
Google Workspace / Gmail	Ein App-Passwort. Das normale Kontopasswort weist Google ab. Voraussetzung ist die Zwei-Faktor-Anmeldung am Konto – ohne sie bietet Google keine App-Passwörter an.	ja
Microsoft 365 / Outlook.com	Nicht direkt möglich. Microsoft hat die Anmeldung mit Benutzername und Passwort für IMAP abgeschaltet; App-Passwörter helfen hier nicht, weil sie dasselbe Verfahren nutzen. Der Weg führt über ein eigenes Helpdesk-Postfach mit Weiterleitung (Anleitung unten).	nein

Warum Microsoft 365 nicht direkt geht

Microsoft hat „Basic Authentication“ für IMAP in Exchange Online abgeschaltet. Das betrifft nicht nur uns, sondern jedes Programm, das ein Microsoft-365-Postfach direkt abruft. Der Nachfolger heißt OAuth2 und verlangt, dass du in deinem Azure-Verzeichnis eine eigene Anwendung registrierst und ihr Zugriff erteilst. Wir unterstützen OAuth2 derzeit nicht – es ist geplant, wir nennen dafür aber bewusst keinen Termin. Für viele Kunden ist der Weg unten ohnehin der bessere, weil er ohne Verzeichnis-Administrator und ohne ablaufende Zugriffsrechte auskommt.

Die Anmeldung ist davon nicht betroffen: Microsoft Entra ID lässt sich – wie andere Anbieter, die OIDC oder SAML 2.0 sprechen – als SSO-Anbieter einbinden. Nur der Mail-Abruf per IMAP verlangt bei Microsoft OAuth2, und das bieten wir derzeit nicht an.

Die Lösung: eigenes Helpdesk-Postfach mit Weiterleitung

Du legst ein separates Postfach bei einem Anbieter an, der Benutzername und Passwort erlaubt – meist ist eines in deinem Webhosting-Paket schon enthalten. Die Adresse, die deine Kunden kennen, leitest du dorthin weiter. Das Ticket-System liest ausschließlich dieses eine Postfach.

Was dir das bringt

Das Ticket-System bekommt nie Zugriff auf euer Firmenpostfach, sondern nur auf die weitergeleiteten Nachrichten.
Keine App-Registrierung, keine Zustimmung eines Verzeichnis-Administrators, keine Zugriffsrechte, die nach 90 Tagen ablaufen.
Funktioniert bei jedem Anbieter gleich – auch wenn ihr später den Mailanbieter wechselt.
Gehostete Helpdesks arbeiten standardmäßig genauso. Der Unterschied: hier gehört das Postfach euch, und die Daten bleiben auf eurem Server.

Schritt für Schritt

Helpdesk-Postfach anlegen
Bei deinem Webhoster oder einem beliebigen Anbieter, der IMAP mit Benutzername und Passwort erlaubt. ⚠️ Die Adresse kann nicht auf deiner Hauptdomain liegen, wenn deren Mail bereits von Microsoft 365 verwaltet wird – nimm eine Subdomain oder die Domain deines Hosters. Notiere IMAP-Server und Port (meist 993, SSL) sowie SMTP-Server und Port (meist 465 mit SSL oder 587 mit STARTTLS).
Weiterleitung in Microsoft 365 einrichten
Im Microsoft-365-Adminbereich für die Adresse, die deine Kunden anschreiben, eine Weiterleitung auf das neue Postfach setzen. ⚠️ Microsoft blockiert automatische Weiterleitungen an externe Adressen standardmäßig – dein Administrator muss sie in der Richtlinie für ausgehenden Spamschutz ausdrücklich erlauben, sonst kommt nichts an und es gibt keine Fehlermeldung im Postfach.
Im Ticket-System eintragen
Einstellungen → E-Mail: IMAP-Server, Port und SSL eintragen, danach je Team das Postfach mit Benutzername und Passwort. Den Zielordner für verarbeitete Mails musst du nicht tippen – „Read from server“ holt die echte Ordnerliste vom Server, denn Ordnernamen sehen bei jedem Anbieter anders aus.
Absenderadresse festlegen
Unter SMTP trägst du ein, welche Adresse deine Kunden als Absender der Antworten sehen. Sinnvoll ist die Adresse, die sie ohnehin kennen. Der Versand muss über einen Server laufen, der diese Absenderadresse erlaubt – in der Regel derselbe Anbieter wie beim Helpdesk-Postfach.
Testen
Eine Mail an die Kundenadresse schicken. Spätestens nach einer Minute steht das Ticket im System, und die Bestätigung ist beim Absender. Kommt nichts an, sieh zuerst im Spam-Ordner des Helpdesk-Postfachs nach.

Worauf du achten solltest

Weitergeleitete Mails können im Spam landen

Beim Zielpostfach passt der weiterleitende Server nicht mehr zum Absender der Nachricht. Prüfe in den ersten Tagen den Spam-Ordner und setze die Weiterleitungsquelle auf die Positivliste.

Der Versand ist die zweite Hälfte

Microsoft schränkt auch den Versand per SMTP mit Benutzername und Passwort ein und plant dessen Abschaltung. Plane den Versand deshalb von vornherein über denselben Anbieter wie das Helpdesk-Postfach.

Keine Abwesenheitsnotiz auf dem Helpdesk-Postfach

Automatische Antworten auf beiden Seiten können sich gegenseitig hochschaukeln. Die Empfangsbestätigung an deine Kunden verschickt das Ticket-System selbst – am Postfach brauchst du keine.

Ein Postfach je Team

Das Ticket-System liest pro Team genau ein Postfach. Für mehrere Bereiche – etwa IT und Buchhaltung – legst du entsprechend mehrere Postfächer und Weiterleitungen an.

Kurzanleitung für Google Workspace und Gmail

Hier brauchst du keine Weiterleitung. Das Postfach lässt sich direkt anbinden, sobald ein App-Passwort vorliegt.

1.Zwei-Faktor-Anmeldung am Google-Konto aktivieren. Ohne sie bietet Google keine App-Passwörter an.
2.In den Sicherheitseinstellungen des Kontos ein App-Passwort erzeugen und notieren – es wird nur einmal angezeigt.
3.Im Ticket-System eintragen: IMAP imap.gmail.com, Port 993 mit SSL; SMTP smtp.gmail.com, Port 465 mit SSL. Als Passwort das App-Passwort, nicht das Kontopasswort.
4.Ordner nicht abtippen: Gmail führt seine Systemordner unter Namen wie „[Gmail]/…“. Nimm im Ticket-System „Read from server“ und wähle den Ordner aus der Liste.

Unsicher, was zu deinem Anbieter passt? Schreib uns kurz, welchen du nutzt – wir sagen dir, welcher Weg der kürzeste ist.

Frage stellen