Datenschutzerklärung

1) Einleitung und Kontaktdaten des Verantwortlichen

1.1 Wir freuen uns, dass Sie unsere Website besuchen, und bedanken uns für Ihr Interesse. Im Folgenden informieren wir Sie über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Website. Personenbezogene Daten sind hierbei alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

1.2 Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist Thorsten Nierfeld, Smitey Inh. Thorsten Nierfeld, Einigkeitstraße 46, 45133 Essen, Deutschland, Tel.: +49 201 36803441, E-Mail: business@smitey.eu. Der für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten Verantwortliche ist diejenige natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

2) Datenerfassung beim Besuch unserer Website

2.1 Bei der bloß informatorischen Nutzung unserer Website, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur solche Daten, die Ihr Browser an den Seitenserver übermittelt (sog. „Server-Logfiles“). Wenn Sie unsere Website aufrufen, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen die Website anzuzeigen:

• Unsere besuchte Website
• Datum und Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffes
• Menge der gesendeten Daten in Byte
• Quelle/Verweis, von welchem Sie auf die Seite gelangten
• Verwendeter Browser
• Verwendetes Betriebssystem
• Verwendete IP-Adresse (ggf.: in anonymisierter Form)

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Website. Eine Weitergabe oder anderweitige Verwendung der Daten findet nicht statt. Wir behalten uns allerdings vor, die Server-Logfiles nachträglich zu überprüfen, sollten konkrete Anhaltspunkte auf eine rechtswidrige Nutzung hinweisen.

2.2 Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung personenbezogener Daten und anderer vertraulicher Inhalte (z.B. Bestellungen oder Anfragen an den Verantwortlichen) eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Sie können eine verschlüsselte Verbindung an der Zeichenfolge „https://“ und dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile erkennen.

3) Hosting & Content-Delivery-Network

3.1 Für das Hosting unserer Website und die Darstellung der Seiteninhalte nutzen wir einen Server des folgenden Anbieters: netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, Deutschland. Der Anbieter erbringt seine Leistungen selbst oder durch ausgewählte Sub-Unternehmer ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union.

Sämtliche auf unserer Website erhobenen Daten werden auf diesen Servern verarbeitet.

Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Schutz der Daten unserer Seitenbesucher sicherstellt und eine unberechtigte Weitergabe an Dritte untersagt.

3.2 Bunny

Wir nutzen ein Content Delivery Network des folgenden Anbieters: BUNNYWAY d.o.o., Dunajska c. 165, 1000 Ljubljana, Slowenien

Über dieses Netz regional verteilter Server wird unsere gesamte Website ausgeliefert, also Seiteninhalte, Grafiken, Skripte und Videos, ebenso unsere Installationsdateien und Updates. Dabei verarbeitet der Server, der Ihre Anfrage beantwortet, Ihre IP-Adresse und die in Ziffer 2.1 genannten Angaben. Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an einer schnellen, stabilen und ausfallsicheren Auslieferung unserer Website gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wir haben das Netz so eingestellt, dass ausschließlich Server innerhalb der Europäischen Union ausliefern. Auch Anfragen aus anderen Ländern beantwortet ein Server in der EU. Eine Übermittlung Ihrer Daten in Länder außerhalb der EU findet dabei nicht statt.

Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Schutz der Daten unserer Seitenbesucher sicherstellt und eine unberechtigte Weitergabe an Dritte untersagt.

4) Cookies

Um den Besuch unserer Website attraktiv zu gestalten und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen, verwenden wir Cookies, also kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Teilweise werden diese Cookies nach Schließen des Browsers automatisch wieder gelöscht (sog. „Session-Cookies“), teilweise verbleiben diese Cookies länger auf Ihrem Endgerät und ermöglichen das Speichern von Seiteneinstellungen (sog. „persistente Cookies“). Im letzteren Fall können Sie die Speicherdauer der Übersicht zu den Cookie-Einstellungen Ihres Webbrowsers entnehmen.

Auf unserer Website werden nur die folgenden Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert:

Diese Speicherungen sind für die von Ihnen gewünschte Darstellung unserer Website unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und erfolgen ohne Einwilligung. Unsere Reichweitenmessung (Ziffer 7) setzt keine Cookies. Starten Sie einen Kauf, öffnet sich der Bezahlvorgang von Paddle (Ziffer 6.2), der eigene Cookies setzt.

Sofern durch einzelne von uns eingesetzte Cookies auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO entweder zur Durchführung des Vertrages, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO im Falle einer erteilten Einwilligung oder gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der bestmöglichen Funktionalität der Website sowie einer kundenfreundlichen und effektiven Ausgestaltung des Seitenbesuchs.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und einzeln über deren Annahme entscheiden oder die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen können.

Bitte beachten Sie, dass bei Nichtannahme von Cookies die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein kann.

5) Kontaktaufnahme

5.1 Smitey's Ticket-System

Zur Bearbeitung von Kundenanfragen verwenden wir unser E-Mail-Ticketingsystem Smitey's Ticket-System.

Senden Sie uns Anfragen per E-Mail, werden diese im Ticketsystem gespeichert und organisiert, um eine chronologische Beantwortung zu ermöglichen und das Serviceerlebnis zu verbessern. Jeder Anfrage wird hierbei eine individuelle Ticketnummer zugewiesen, welche die interne Zuordnung erleichtert und eine lückenlose Bearbeitung sicherstellt.

Für die Organisation und Bearbeitung von Anfragen werden personenbezogene Daten nach dem Umfang ihrer Bereitstellung, jedenfalls aber Name, Vorname und E-Mail-Adresse erhoben.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist unser berechtigtes Interesse an der effizienten Ausgestaltung unseres Kundenservice, an der schnellstmöglichen Beantwortung Ihres Anliegens und der Optimierung unseres Service-Angebots gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Das Smitey's Ticket-System wird auf einem Cloud Server des folgenden Anbieters gehostet: netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, Deutschland

Wir haben mit der netcup GmbH einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Schutz der Daten unserer Seitenbesucher sicherstellt und eine unberechtigte Weitergabe an Dritte untersagt.

5.2 Im Rahmen der Kontaktaufnahme mit uns (per E-Mail) werden – ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung und Beantwortung Ihres Anliegens und nur im dafür erforderlichen Umfang – personenbezogene Daten verarbeitet.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihres Anliegens gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt Ihre Kontaktierung auf einen Vertrag ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ihre Daten werden gelöscht, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist und sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6) Datenverarbeitung zur Bestellabwicklung

6.1 Soweit für die Vertragsabwicklung zu Liefer- und Zahlungszwecken erforderlich, werden die von uns erhobenen personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO an das beauftragte Kreditinstitut weitergegeben.

Sofern wir Ihnen auf Grundlage eines entsprechenden Vertrages Aktualisierungen für Waren mit digitalen Elementen oder für digitale Produkte schulden, verarbeiten wir die von Ihnen bei der Bestellung übermittelten Kontaktdaten, um Sie im Rahmen unserer gesetzlichen Informationspflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO persönlich zu informieren. Ihre Kontaktdaten werden hierbei streng zweckgebunden für Mitteilungen über von uns geschuldete Aktualisierungen verwendet und zu diesem Zweck durch uns nur insoweit verarbeitet, wie dies für die jeweilige Information erforderlich ist.

Zur Abwicklung Ihrer Bestellung arbeiten wir ferner mit dem / den nachstehenden Dienstleister(n) zusammen, die uns ganz oder teilweise bei der Durchführung geschlossener Verträge unterstützen. An diese Dienstleister werden nach Maßgabe der folgenden Informationen gewisse personenbezogene Daten übermittelt.

6.2 Verwendung von Paymentdienstleistern (Zahlungsdiensten)

• Paddle

Auf dieser Website steht ein Checkout-System des folgenden Anbieters zur Verfügung: Paddle.com Market Ltd., Judd House, 18-29 Mora Street, London, EC1V 8BT, Vereinigtes Königreich

Bei Einleitung des Bestellprozesses werden Sie auf eine vom Anbieter betriebene Web-Oberfläche weitergeleitet, auf welcher Sie durch Eingabe Ihrer Rechnungs- und Lieferadresse und Ihrer Zahlungsdaten die Bestellung ausführen und bezahlen können. Der Anbieter ist für die Erhebung dieser Daten originär selbst verantwortlich und wickelt die Zahlung im eigenen Namen ab.

Nach Aufgabe und Bezahlung der Bestellung übermittelt der Anbieter die Bestelldaten und Transaktionsdetails gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO soweit, wie für die Vertragsabwicklung erforderlich, an uns, damit wir die Bestellung ausführen können.

Für die im Bestellvorgang erhobenen Zahlungs-, Rechnungs- und Steuerdaten ist der Anbieter eigenständig Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Beim Start des Bezahlvorgangs übermitteln wir dem Anbieter das gewählte Produkt, Fassung und Zeitpunkt Ihrer Zustimmung zu AGB und Lizenzbedingungen sowie, falls Sie sie angegeben haben, die Kennung Ihrer Installation (Instance ID). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters: https://www.paddle.com/legal/privacy

Am Anbieterstandort ist ein angemessenes Datenschutzniveau durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gewährleistet.

7) Webanalysedienste

Umami

Diese Website nutzt die Webanalyse-Software Umami des folgenden Herstellers: Umami Software, Inc., 1362 42nd Ave., San Francisco, CA 94122, USA. Wir betreiben die Software selbst auf einem von uns angemieteten Server des folgenden Anbieters: Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos str., 6023 Larnaca, Zypern. Der Server steht in einem Rechenzentrum in Deutschland (Frankfurt am Main); ein Dienst des Herstellers der Software wird nicht in Anspruch genommen. Mit dem Anbieter des Servers haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Schutz der Daten unserer Seitenbesucher sicherstellt und eine unberechtigte Weitergabe an Dritte untersagt.

Beim Aufruf einer Seite übermittelt Ihr Browser an unseren Analyse-Server die aufgerufene Adresse, den Seitentitel, die verweisende Seite, die Bildschirmgröße und die Spracheinstellung Ihres Browsers. Aus Ihrer IP-Adresse und der Kennung Ihres Browsers (User-Agent) bildet der Server einen Prüfwert, mit dem sich Aufrufe desselben Besuchers zusammenfassen lassen. Der Prüfwert wird täglich mit einem neuen Zufallswert gebildet. Die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert. Cookies setzt Umami nicht.

Die Reichweitenmessung findet nur statt, wenn Sie im Einwilligungsdialog der Kategorie „Anonyme Reichweitenmessung“ zugestimmt haben. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Link „Cookie/Datenschutz-Einstellungen“ im Fuß jeder Seite.

Unabhängig davon zählen wir Downloads unserer Installationsdateien. Klicken Sie auf unserer Website auf einen Download, meldet unser Server den Download mit Ihrer IP-Adresse und der Kennung Ihres Browsers an unseren Analyse-Server. Downloads, die nicht über unsere Website gestartet werden, erfassen wir aus den Protokollen unseres Download-Servers (Ziffer 3.2). Diese werten wir einmal täglich aus und übertragen je Download die Datei und die gekürzte IP-Adresse an unseren Analyse-Server. Dort werden daraus das Land und der Prüfwert gebildet; die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert. Haben Sie der Reichweitenmessung zugestimmt, lässt sich ein Download Ihren Seitenaufrufen desselben Tages zuordnen. Rechtsgrundlage für die Zählung der Downloads ist unser berechtigtes Interesse an der Kenntnis, wie oft unsere Software heruntergeladen wird (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Auf Ihr Endgerät wird dabei nicht zugegriffen.

Eine Übermittlung der über die Software erhobenen Informationen an den Hersteller findet nicht statt. Die Daten verbleiben auf unserem Server.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Hersteller ist mangels Datenübermittlung nicht erforderlich.

Eine Übermittlung von Daten in die USA findet im Rahmen der Reichweitenmessung nicht statt.

8) Tools und Sonstiges

8.1 Lexware Office

Für die Erledigung der Buchhaltung nutzen wir den Service der cloudbasierten Buchhaltungssoftware des folgenden Anbieters: Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Deutschland

Der Anbieter verarbeitet Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie ggf. auch die Bankbewegungen unseres Unternehmens, um Rechnungen automatisch zu erfassen, zu den Transaktionen zu matchen und hieraus in einem teilautomatisierten Prozess die Finanzbuchhaltung zu erstellen.

Sofern hierbei auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Organisation und Dokumentation unserer Geschäftsvorgänge gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8.2 Einwilligungsdialog

Beim ersten Besuch fragt unsere Website in einem Dialog, ob Sie der Reichweitenmessung (Ziffer 7) zustimmen. Der Dialog ist Teil unserer Website und kein Dienst eines Drittanbieters. Einwilligungspflichtige Dienste werden erst geladen, nachdem Sie zugestimmt haben.

Ihre Entscheidung speichern wir im Speicher Ihres Browsers (Local Storage, Schlüssel „smitey-consent“), damit der Dialog nicht bei jedem Aufruf erneut erscheint. An uns übermittelt wird sie nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG: Wir sind verpflichtet, einwilligungspflichtige Dienste nur mit Ihrer Einwilligung zu nutzen, und müssen Ihre Entscheidung dafür speichern.

Ihre Entscheidung können Sie jederzeit über den Link „Cookie/Datenschutz-Einstellungen“ im Fuß jeder Seite ändern.

8.3 Live-Demo

Unter demo.smitey.eu betreiben wir eine öffentliche Live-Demo unseres Ticketsystems. Sie erreichen sie über die Seite „Live-Demo“ unserer Website, nachdem Sie die dortigen Hinweise bestätigt haben. Die Demo läuft auf demselben Server wie unsere Website (Ziffer 3.1).

Bitte geben Sie in der Demo keine echten personenbezogenen Daten ein. Alle Besucher nutzen dieselben Konten. Was Sie eingeben, können andere Besucher bis zum nächsten Zurücksetzen sehen. Zu jeder vollen Stunde wird die Demo auf ihren Ausgangszustand zurückgesetzt. Dabei werden alle Eingaben gelöscht.

Nach Ihrer Bestätigung setzt die Demo das Cookie „smitey_live_demo“ für acht Stunden. Es enthält nur einen Ablaufzeitpunkt und eine Prüfsumme und gibt die Demo für Ihren Browser frei. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Senden Sie eine E-Mail an demo@smitey.eu, entsteht daraus ein Ticket in der Demo. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Absendernamen sowie Betreff und Inhalt der E-Mail. An Ihre Absenderadresse senden wir eine Eingangsbestätigung und, wenn das Ticket gelöst wird, eine Abschlussmeldung. Das Postfach demo@smitey.eu wird bei folgendem Anbieter betrieben: ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland. Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Die E-Mail selbst bewahren wir im Postfach der Demo höchstens 30 Tage auf. Um Missbrauch zu erkennen, protokollieren wir jede versendete E-Mail mit Empfängeradresse und Zeitpunkt, ebenfalls höchstens 30 Tage.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil Sie unsere Software vor einem Kauf ausprobieren möchten. Für die Protokolle ist es Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an der Abwehr von Missbrauch.

9) Rechte des Betroffenen

Zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte und für alle sonstigen Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns formlos unter privacy-protection@smitey.eu. Diese Adresse ist ausschließlich für Datenschutzanliegen bestimmt; allgemeine Geschäftsanfragen richten Sie bitte an die unter Ziffer 1.2 genannte Adresse.

9.1 Das geltende Datenschutzrecht gewährt Ihnen gegenüber dem Verantwortlichen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die nachstehenden Betroffenenrechte (Auskunfts- und Interventionsrechte), wobei für die jeweiligen Ausübungsvoraussetzungen auf die angeführte Rechtsgrundlage verwiesen wird:

• Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO;
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO;
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
• Recht auf Unterrichtung gemäß Art. 19 DSGVO;
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
• Recht auf Beschwerde gemäß Art. 77 DSGVO.

Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe. Sie können sich an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden. Für uns als Verantwortlichen zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Telefon: 0211 38424-0, www.ldi.nrw.de

9.2 WIDERSPRUCHSRECHT

WENN WIR IM RAHMEN EINER INTERESSENABWÄGUNG IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN AUFGRUND UNSERES ÜBERWIEGENDEN BERECHTIGTEN INTERESSES VERARBEITEN, HABEN SIE DAS JEDERZEITIGE RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIESE VERARBEITUNG WIDERSPRUCH MIT WIRKUNG FÜR DIE ZUKUNFT EINZULEGEN.

MACHEN SIE VON IHREM WIDERSPRUCHSRECHT GEBRAUCH, BEENDEN WIR DIE VERARBEITUNG DER BETROFFENEN DATEN. EINE WEITERVERARBEITUNG BLEIBT ABER VORBEHALTEN, WENN WIR ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN KÖNNEN, DIE IHRE INTERESSEN, GRUNDRECHTE UND GRUNDFREIHEITEN ÜBERWIEGEN, ODER WENN DIE VERARBEITUNG DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN DIENT.

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VON UNS VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN. SIE KÖNNEN DEN WIDERSPRUCH WIE OBEN BESCHRIEBEN AUSÜBEN.

MACHEN SIE VON IHREM WIDERSPRUCHSRECHT GEBRAUCH, BEENDEN WIR DIE VERARBEITUNG DER BETROFFENEN DATEN ZU DIREKTWERBEZWECKEN.

10) Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten bemisst sich anhand der jeweiligen Rechtsgrundlage, am Verarbeitungszweck und – sofern einschlägig – zusätzlich anhand der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen).

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO werden die betroffenen Daten so lange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

Existieren gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Daten, die im Rahmen rechtsgeschäftlicher bzw. rechtsgeschäftsähnlicher Verpflichtungen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet werden, werden diese Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind und/oder unsererseits kein berechtigtes Interesse an der Weiterspeicherung fortbesteht.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden diese Daten so lange gespeichert, bis Sie Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO ausüben, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden diese Daten so lange gespeichert, bis Sie Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO ausüben.

Sofern sich aus den sonstigen Informationen dieser Erklärung über spezifische Verarbeitungssituationen nichts anderes ergibt, werden gespeicherte personenbezogene Daten im Übrigen dann gelöscht, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind.

11) Gültigkeit und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Es gilt die jeweils aktuelle, auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Entwickeln wir unsere Website weiter oder setzen wir neue Dienste ein, kann eine Anpassung dieser Erklärung erforderlich werden; solche Änderungen behalten wir uns mit Wirkung für die Zukunft vor. Den Stand der jeweiligen Fassung finden Sie am Ende dieser Seite.

12) Lizenz- und Aktivierungsserver (Nutzung der Software)

Die Ziffern 1 bis 11 beschreiben diese Website. Die beiden folgenden Ziffern betreffen die Software: den Lizenz- und Aktivierungsserver, den wir betreiben, und die Daten, die in einer bei Ihnen betriebenen Installation anfallen. Dabei sind zwei Rollen zu unterscheiden – für Ziffer 12 sind wir der Verantwortliche, für Ziffer 13 sind Sie es als Betreiber.

12.1 Verantwortlicher

Verantwortlicher ist der unter Ziffer 1.2 genannte Anbieter. Für Datenschutzanliegen erreichen Sie uns unter privacy-protection@smitey.eu (siehe Ziffer 9). Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; eine Bestellpflicht besteht nicht.

12.2 Zwecke und Datenarten

Bei der Aktivierung und der regelmäßigen Prüfung einer gekauften Lizenz verarbeiten wir über den Lizenzserver folgende Daten:

Die GeoIP-Auflösung erfolgt offline über eine lokale Datenbank; es findet kein Abruf bei Dritt-Diensten statt.

12.3 Rechtsgrundlage

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung: Lizenzverwaltung/Aktivierung).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Schutz vor Lizenzmissbrauch und unbefugter Mehrfachnutzung). Das berechtigte Interesse besteht in der Durchsetzung der Lizenzbedingungen und der Produktsicherheit.

Bei gekauften Lizenzen ist die Online-Prüfung Teil des Lizenzvertrags. Sie lässt sich deshalb nicht abschalten. Die Einzelheiten regelt die EULA, Ziffer 3.4 und 9.2. Der Datenschutz-Leitfaden für Betreiber beschreibt die Übermittlung in Kapitel E. Er liegt der Installation als Datei OPERATOR-GUIDE.txt bei.

12.4 Speicherdauer

• Aktive Aktivierungen: für die Dauer der Installation/Lizenz.
• IP-Adressen und Standort: 12 Monate nach dem letzten Kontakt der Installation löschen wir die IP-Adressen samt IP-Historie sowie Region und Ort. Erhalten bleibt nur das Land, ohne Bezug zu einer IP-Adresse.
• Protokoll der Lizenzvorgänge (etwa Ausstellung, Bindung, Upgrade, Erstattung): Es enthält keine IP-Adressen. Wir bewahren es so lange auf wie die E-Mails nach Ziffer 12.8.
• Inaktive Aktivierungen werden nach 14 Tagen ohne Heartbeat automatisch freigegeben (Slot-Reclaim).

12.5 Empfänger / Auftragsverarbeiter

Hosting des Lizenzservers: Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos str., 6023 Larnaca, Zypern; der Server steht in einem Rechenzentrum in Deutschland (Frankfurt am Main). Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

12.6 Offline-Betrieb

Lizenzen im Offline-Modus stellen wir auf Anfrage aus. Sie werden nicht online aktiviert und nicht online geprüft. Die Installation prüft sie rein lokal über die kryptografische Signatur. Auch eine Installation mit Offline-Lizenz sendet aber einmal am Tag eine Meldung an unseren Lizenzserver. Die Meldung enthält die Installations-Kennung, die Lizenz-ID, die Produktversion, das Betriebssystem des Servers und die Zahl der Administratoren, Agenten und Teams. Diese Daten und die IP-Adresse verarbeiten wir wie in Ziffer 12.2 bis 12.4 beschrieben. Erreicht die Installation den Lizenzserver nicht, kommt bei uns nichts an. Das ist zum Beispiel in einem Netz ohne Internetzugang der Fall. Die Installation arbeitet dann trotzdem normal. Hiervon zu unterscheiden ist die unverbindliche Demo-/Testversion, die eine tägliche Meldung an uns sendet (siehe Ziffer 12.7).

12.7 Demo-/Testversion

Die zeitlich befristete Demo-/Testversion (30 Tage, ohne erworbene Lizenz) sendet einmal täglich eine kurze Meldung an unseren Lizenzserver. Sie können die Meldung jederzeit abschalten. Ihre E-Mail-Adresse geht nur mit, wenn Sie das bei der Installation ausdrücklich wählen. Beides hat keinen Einfluss auf Laufzeit oder Funktion der Demo.

a) Tägliche Meldung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Zahl der Testinstallationen zu kennen und Missbrauch der kostenlosen Testphase zu erkennen. Die Meldung enthält keine Inhalte aus Ihrer Installation und keinen Namen.

Abschalten (Widerspruch): Sie können der Meldung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO, siehe Ziffer 9.2), indem Sie sie abschalten. Unter Windows führen Sie dazu das Setup erneut aus und entfernen den Haken „Tägliche Demo-Meldung senden“. Unter Linux führen Sie install.sh erneut aus und beantworten die Frage zum Abschalten mit Ja, oder Sie rufen sudo bash install.sh --demo-report off auf. Die Schaltfläche auf der Lizenzseite, mit der Sie den Lizenzserver sofort kontaktieren, sendet auf Ihren Klick eine einzelne Meldung, auch wenn die tägliche Meldung abgeschaltet ist. Das ist für einen Lizenzkauf nötig, weil wir die Installation dafür kennen müssen.

b) E-Mail-Adresse (freiwillig)

Wenn Sie bei der Installation den Haken „Auch meine Admin-E-Mail-Adresse senden“ setzen (unter Linux: die Frage dazu mit Ja beantworten), geht mit jeder Meldung zusätzlich mit:

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, also Ihre Einwilligung. Ohne diesen Haken senden wir keine E-Mail-Adresse, und die Demo funktioniert genauso.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Führen Sie dazu das Setup bzw. install.sh erneut aus und nehmen Sie die Auswahl zurück (unter Linux auch sudo bash install.sh --share-email no), oder schreiben Sie an privacy-protection@smitey.eu. Sobald eine Meldung ohne E-Mail-Adresse eintrifft, löschen wir die gespeicherte E-Mail-Adresse und den Einwilligungsnachweis zu dieser Installation. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Für a) und b): Die Übermittlung ist best-effort. Ein nicht erreichbarer Server wird nur lokal protokolliert und hat keinen Einfluss auf Laufzeit oder Funktion. Die GeoIP-Auflösung erfolgt offline über eine lokale Datenbank; ein Abruf bei Dritt-Diensten findet nicht statt.

Speicherdauer: 12 Monate nach dem letzten Kontakt löschen wir IP-Adressen, Region und Ort sowie E-Mail-Adresse und Einwilligungsnachweis. Erhalten bleibt nur das Land, ohne Bezug zu einer IP-Adresse. Auf Wunsch löschen wir alle zu Ihrer Testinstallation gespeicherten Daten.

12.8 Kauf- und Lizenz-E-Mails (Aufbewahrung)

Beim Kauf über unseren Vertriebspartner Paddle erhalten wir von Paddle die für die Lizenzausstellung erforderlichen Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Land). Bei Lizenzvorgängen (Kauf, Aktivierungscode, Upgrade, Herabstufung, Wiederausstellung) senden wir Ihnen E-Mails mit Ihrer Lizenz und den zugehörigen Vertragsdokumenten. Diese E-Mails bewahren wir mitsamt Anhängen unverändert auf.

Zwecke: Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten für Geschäftsbriefe (§ 257 HGB, § 147 AO), Nachweis der übermittelten Vertrags- und Lizenzunterlagen sowie Unterstützung im Supportfall.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Lizenzausstellung), lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten) und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Nachweis und Support).

Speicherdauer: für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, in der Regel sechs Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres des Versands. Nach Ablauf der Fristen löschen wir die E-Mails, soweit keine weiteren Rechtsgründe für die Aufbewahrung bestehen.

13) Verarbeitung in Ihrer eigenen Installation

13.1 Verantwortlicher

Verantwortlicher für die in der Anwendung verarbeiteten personenbezogenen Daten ist der Betreiber (Lizenznehmer), der die Software selbst hostet – nicht wir. Wer das im Einzelfall ist und wie er erreichbar ist, ergibt sich aus dem Impressum bzw. der Datenschutzerklärung der jeweiligen Installation.

13.2 Verarbeitete Daten (typisch)

• Konten/Benutzer: Name, E-Mail-Adresse, Benutzername, Rolle, Passwort-Hash, ggf. 2FA-Daten, SSO-/LDAP-Kennungen.
• Tickets/Kommunikation: Inhalte, Betreff, Anhänge, Kategorien, Status, Zuweisungen, Zeitstempel; bei E-Mail-Eingang auch Absender-/Header-Daten.
• Protokolle: Sicherheitsprotokoll (Anmeldeereignisse mit IP-Adresse und Browser, Aktionen von Administratoren), Aktivitätsprotokolle, technische Logs.

13.3 Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung des Ticket-/Support-Betriebs (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO).
• Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), z. B. Aufbewahrungspflichten.
• Bei Beschäftigtendaten ggf. § 26 BDSG / Art. 88 DSGVO.

13.4 Pflichten des Betreibers

Der Betreiber legt Speicherdauern, Löschkonzepte, Zugriffsrechte und technische/organisatorische Maßnahmen (TOM) selbst fest und erfüllt Betroffenenrechte. Die Software unterstützt dies u. a. durch rollenbasierte Berechtigungen, Audit-Logs und Verschlüsselung von Zugangsdaten (Passwort-Hashing, DataProtection-Keys). Für Auskunftsanfragen kann ein Administrator alle Daten, die die Software zu einer Person speichert, in einer Datei exportieren. Nach dem Ausscheiden einer Person kann die Software ihre Daten nach einer vom Betreiber eingestellten Frist automatisch anonymisieren. Ein Administrator kann eine Person auch sofort anonymisieren. Zusätzlich kann die Software Daten externer Kontakte nach einer vom Betreiber eingestellten Zeit ohne Kontakt anonymisieren.

Sicherheitsprotokoll: Die Software führt ein Sicherheitsprotokoll. Es dient der Sicherheit der Installation und dem Nachweis, wer Konten und Rechte geändert hat (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es erfasst fehlgeschlagene Anmeldungen, Kontosperren, falsche Codes der Zwei-Faktor-Anmeldung und Passwortänderungen. Erfolgreiche Anmeldungen erfasst es nur bei Administratoren und nach vorherigen Fehlversuchen. Das gilt für lokale Konten, LDAP und Single Sign-On. Zu diesen Anmeldeereignissen speichert es die IP-Adresse und den Browser. Außerdem erfasst es Aktionen von Administratoren an Konten, Berechtigungen, Sicherheitseinstellungen und Archiven. Diese Einträge enthalten keine IP-Adresse. Passwörter, Codes und Inhalte von Tickets oder E-Mails speichert das Protokoll nicht. Das Protokoll ist keine Anwesenheits- oder Arbeitszeitübersicht. Die Speicherdauer legt der Betreiber fest. Ab Werk löscht die Software Anmeldeereignisse nach 90 Tagen und Aktionen von Administratoren nach 12 Monaten. Die Löschung läuft jede Nacht.

13.5 An wen Sie sich mit Ihren Rechten wenden

Die unter Ziffer 9 genannten Betroffenenrechte gelten auch für die Verarbeitungen nach den Ziffern 12 und 13. Adressat ist jeweils der Verantwortliche: für Ziffer 12 wir (privacy-protection@smitey.eu), für Ziffer 13 der Betreiber der jeweiligen Installation.

Stand: 11.08.2026, 08:17:44 · zuletzt angepasst: 06.10.2026