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GDPR

工单系统运行在您自己的服务器或 VPS 上。您客户的数据留在您这里。在 GDPR 方面，它提供您所需的工具。

谁来负责

根据 GDPR，作为运营方的您就是控制者。工单系统不会替您承担这个角色。但它为此提供工具。本页列出这些工具，并说明使用手册在哪里讲解它们。

数据主体的权利

有人索取自己数据的副本或要求删除时，您在界面中就能处理。

数据导出

GDPR 第15条和第20条

管理员把关于某个人保存的全部内容下载为一个 ZIP 文件。其中包含数据、附件和一份便于阅读的概览。每次导出都有记录。

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匿名化

GDPR 第17条

系统用占位名替换一个人的姓名和电子邮件地址。工单和统计数字都会保留。您可以一键执行。如果愿意，也可以在账号删除后自动执行。

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还原后匿名化依然有效

GDPR 第17条

如果您还原一份较早的备份，系统会再次执行匿名化。被匿名化的人始终保持匿名。

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保留期限

GDPR 第5条第1款(e)项

如果您愿意，系统会把 36 个月没有联系的外部联系人匿名化。它在 90 天后删除登录事件，在 12 个月后删除管理操作。归档也会一并清理。

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只保存需要的内容

系统不需要的东西，从一开始就不记录。

不含评论内容的历史

GDPR 第5条第1款(c)项

工单历史只记录评论被添加、编辑或删除。它不保存评论的文字。因此，已删除的评论不会继续留在历史中。

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不含电子邮件地址的服务器日志

GDPR 第5条第1款(c)项

服务器日志记下的是工单或账号，而不是电子邮件地址。警告中最多只出现域名。

处理的安全性

管理员的双因素登录和加密备份默认开启。

双因素登录

GDPR 第32条

新安装的系统要求管理员使用双因素登录。您也可以要求客服人员或所有用户使用。每个人都可以在自己的个人资料中开启。

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HTTPS

GDPR 第32条

安装程序会设置 HTTPS：通过 Let’s Encrypt、使用您自己的证书，或使用 SMITEY 生成的证书。如果系统通过 HTTP 运行，管理员会看到提示。

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加密备份

GDPR 第32条

每个新备份都用 AES-256 加密。您无需开启任何设置。请把恢复密钥保存在服务器以外的地方。

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安全日志

GDPR 第5条第2款和第32条

登录失败、账号锁定，以及管理员对账号、角色和设置所做的更改，都会记录在日志中。您可以筛选日志，并导出为 CSV 或 PDF。

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受保护的文件

GDPR 第32条

在服务器上，只有管理员才能读取配置、凭据和备份。安装程序和更新会自行设置这些权限。

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我们作为供应商能看到什么

  • 购买的许可证在线激活，并每天检查一次。发送到我们许可证服务器的有：许可证 ID、随机生成的安装 ID、产品版本、操作系统，以及管理员、客服人员和团队的数量。
  • 工单、姓名、电子邮件和附件从不离开您的安装。我们不代您处理任何数据。正因如此，您不需要与我们签订数据处理协议。
  • IP 地址、地区和城市会在最后一次联系 12 个月后删除。只保留国家。
全部细节见指南第 E 章

面向运营方的数据保护指南

有些义务由作为控制者的您承担。本指南帮助您履行这些义务。它包含处理活动记录、技术和组织措施以及保留与删除方案的模板。它还说明如何处理数据主体的请求和数据泄露。

在线阅读指南
GDPR：工单系统为数据保护提供了什么 | Smitey