Personalización y administración

En «Settings → Language Settings» eliges qué idiomas ofrece tu empresa. Hay 30 para elegir.

El inglés está siempre activo y no puede desactivarse. Es el idioma al que recurre el sistema cuando un texto todavía no tiene traducción.

Después, cada persona elige en su propio menú el idioma en el que trabaja, de entre los que has activado.

Las traducciones no llegan con una actualización. Una actualización trae textos nuevos en inglés; la traducción la aportas tú.

Eso funciona en dos pasos. Con «Export JSON» descargas un archivo que contiene cada texto inglés junto a tu traducción existente.

Rellenas ese archivo a tu ritmo y lo vuelves a cargar con «Import JSON». Los campos vacíos se omiten y las traducciones existentes se sobrescriben.

Los marcadores como {count} tienen que sobrevivir en la traducción. Una entrada cuyos marcadores difieran del texto en inglés se rechaza, y eso incluye un marcador de más. Entonces sigue activa la traducción anterior. El inglés solo aparece si no había ninguna. El sistema te dice qué entrada era.

La tarjeta «State of your language packs» te dice, por idioma, cómo estás. Ahí aparece cada idioma que hayas activado, incluso sin traducción. La tarjeta muestra cuántos textos están traducidos y distingue cuatro casos: desactualizado, sin traducir, desconocido y completo. «Unknown» significa que los textos se importaron antes de que existiera esta comprobación. La próxima importación lo aclara.

«Desactualizado» es el caso que importa. El texto inglés cambió, tu traducción sigue ahí y ahora dice otra cosa.

Los paquetes de idioma listos para usar de todos los idiomas están gratis en nuestra página «Descargas». Los cargas con «Import JSON», igual que tu propio archivo. También puedes editar antes el archivo para mejorar una traducción.

En la aplicación, el enlace «Download language packs» de la tarjeta «Import translations» te lleva directamente a esa página.

En «Settings → CI Settings» defines tu logotipo, tu favicon y tres colores.

El logotipo aparece en la barra lateral, debajo del logotipo del sistema. Se recomiendan 400 por 160 píxeles en PNG o SVG con fondo transparente y un máximo de 2 MB. Un archivo SVG que contenga un script se rechaza al subirlo. Si una subida falla, el mensaje indica el motivo.

El favicon es la imagen pequeña de la pestaña del navegador. Se recomienda SVG o 64 por 64 píxeles.

Los tres colores son «Primary color», «Accent color» y «Background color». El primero pinta los botones importantes, el segundo los iconos y los realces, y el tercero el fondo.

El sistema calcula por sí mismo los colores del texto y del estado activo para que el texto siga siendo legible. Tú solo aportas los tres colores base.

Un campo vacío significa que se aplica el color de fábrica. El cuadrado que hay al lado se muestra entonces negro, porque no puede mostrar «ningún color». La nota de debajo lo indica.

La vista previa bajo los campos muestra tus colores antes de guardar. Solo «Save» hace que se apliquen para todo el mundo.

«Restore defaults» lo devuelve todo a su estado inicial. Eso elimina también el logotipo y el favicon subidos.

El sistema tiene un aspecto oscuro y otro claro. Cambias entre ellos en tu propio menú, al final de la barra lateral.

La elección pertenece a cada persona y se recuerda. Un agente puede trabajar en claro mientras una compañera trabaja en oscuro.

Ese mismo menú contiene tu disponibilidad, tu foto de perfil, tu contraseña y tu idioma.

En una pantalla estrecha, la interfaz se reordena. La tabla se convierte en tarjetas apiladas y la barra lateral se pliega detrás del icono de la esquina superior izquierda.

No hay una aplicación aparte. La dirección es la misma que en el ordenador y el inicio de sesión también.

En «Settings → General Settings» encuentras la tarjeta «Date and time format». Está justo detrás de la zona horaria.

Cuatro opciones componen la forma de escribir una fecha. «Date order» es el orden de día, mes y año.

«Date separator» es el carácter entre las cifras. Puedes elegir el punto, la barra o el guion.

«Clock» es el reloj: 24 horas, o 12 horas con AM y PM. «Time separator» es el carácter entre la hora y los minutos.

Bajo los cuatro campos ves «This is how it looks». Muestra el resultado antes de que pulses «Save».

El ajuste se aplica a toda la instalación. No depende del idioma ni de cada persona.

Es intencionado. Una empresa escribe las fechas de una manera, y todos los compañeros leen la misma forma de escribirlas.

El ajuste de fábrica es día, mes y año con un punto y el reloj de 24 horas. Si no cambias nada, nada cambia.

La forma de escritura elegida se aplica en todos los sitios donde el sistema muestra una fecha. Eso incluye el ticket, las listas, el seguimiento y el tiempo registrado.

Las exportaciones quedan al margen. Escriben la fecha como 2026-08-22, porque los programas de hojas de cálculo leen esa forma de manera fiable.

Los campos en los que introduces una fecha también siguen este ajuste. Un clic en el campo abre un calendario, y la fecha elegida aparece después en tu forma de escritura. Un campo vacío dice «Pick a date».

La página «Maintenance and incident notices» está en la barra lateral. Allí escribes un aviso que ve todo el mundo.

El aviso aparece en la página de inicio de sesión y en todo el sistema. Así la gente lo lee incluso antes de iniciar sesión.

El objetivo es evitar tickets innecesarios. Quien lee que la red está caída no vuelve a avisar de ello.

El texto lo compones a base de clics. Primero pulsa el campo que quieras rellenar. Recibe un borde rojo, y todo lo que marques después va a parar ahí. Si desmarcas un bloque, vuelve a salir del texto.

«Title / Subject» se muestra en la parte superior del aviso. «Body» se muestra debajo. Si envías el aviso como correo, uno se convierte en el asunto y el otro en el cuerpo.

Hay frases preparadas como bloques de construcción. Puedes añadir las tuyas en «Text Modules» y tus sistemas y servicios en «Systems / Services».

Con «Calendar (add date)» y «Time (add time)» insertas una fecha y una hora. Es la forma de anunciar un mantenimiento planificado.

El interruptor «Turn notification on/off» de arriba activa y desactiva el aviso. Al activarlo se guardan también el título y el texto. El aviso se mantiene hasta que lo desactivas. Si el aviso ya está activo, un cambio en el texto solo surte efecto con «Save».

Junto a este hay un segundo tipo de aviso. Si conviertes un ticket en una incidencia colectiva, también aparece en la página de inicio de sesión y desaparece por sí solo cuando el ticket se resuelve. Este interruptor no se le aplica.

Con «Send as E-Mail» envías además el mismo texto a una lista de direcciones. Esa es la parte que pertenece a Professional.

El aviso lo escribes en inglés. Su traducción entra por la página de idiomas, como cualquier otro texto. Si después cambias el texto en inglés, la traducción importada deja de valer. Hay que volver a importarla.

El sistema vigila el espacio en disco del servidor y habla antes de que se agote.

Hay dos niveles. A partir del 90 por ciento de uso recibes un aviso; a partir del 95, una advertencia.

Quien gestiona las actualizaciones ve las cifras y qué hacer. Normalmente, las imágenes antiguas de actualizaciones anteriores son lo que más ocupa.

El resto de personas con sesión iniciada recibe una frase breve y una indicación para avisar a su administrador. Solo la ven a partir del nivel de advertencia.

Nada de esto aparece en la página de inicio de sesión. Lo lleno que esté el disco de un servidor no es asunto de nadie antes de iniciar sesión.

Un disco lleno no afecta solo a la actualización. Los adjuntos, el correo entrante, la base de datos y la copia de seguridad viven en el mismo disco.

También recibes un aviso en cuanto quedan libres menos de 10 GB. Una actualización necesita ese espacio y no empieza con menos.

Tras cada actualización correcta, el sistema elimina las imágenes de las versiones anteriores. La versión previa se conserva para volver atrás.

En «Settings → Updates» ves qué versión está en marcha y si existe una más reciente.

Si hay una versión nueva, debajo se enumera lo que trae. La lista muestra todas las versiones que te saltas.

Antes de la actualización, el sistema comprueba que haya espacio libre suficiente. Una actualización necesita a la vez la imagen antigua y la nueva, por eso pide 10 GB. Si no hay bastante, el sistema rechaza la actualización y dice por qué. Es mejor noticia que rendirse a mitad de camino.

Después hace por sí mismo una copia de seguridad cifrada. Abarca la base de datos, los adjuntos, los archivos guardados y las claves. Si la base de datos funciona fuera de SMITEY, no forma parte de esta copia.

Si la copia de seguridad falla, la actualización se detiene antes de cambiar nada. Una base de datos fuera de SMITEY no retrasa la actualización. Haz su copia de seguridad con tus propias herramientas.

El sistema pregunta antes de empezar. Durante la actualización queda inaccesible unos minutos, así que elige un momento tranquilo.

Si algo sale mal, el sistema vuelve a la versión anterior y sigue funcionando.

Si tu servidor no puede alcanzar la fuente de actualizaciones, el sistema lo dice tal cual. No afirma entonces que estés al día.

Una actualización que lleva la base de datos a una versión nueva no se aplica con solo pulsar un botón. El sistema te avisa, y las notas de la versión indican qué hacer.

En «Settings → Archive» empaquetas en un archivo los tickets cerrados de un periodo. Así el conjunto de trabajo se mantiene pequeño.

Solo se mueven los tickets cerrados. Un ticket resuelto solo entra cuando está cerrado. Eso ocurre por sí solo 24 horas después de resolverse. Un ticket abierto del mismo periodo se queda donde está.

«Preview» te dice de antemano cuántos tickets abarca el periodo. No escribe nada ni cambia nada.

«Create archive» crea un archivo ZIP. Contiene los tickets con sus comentarios, su historial, sus campos personalizados y sus adjuntos.

El archivo queda después en la lista de abajo, con periodo, cantidad y tamaño. Puedes usar una subcarpeta si quieres ordenar por años.

Solo entonces decides si los tickets salen de la base de datos en marcha. Es un paso aparte: «Delete from live DB» en la lista «Existing archives». Crear el archivo por sí solo no cambia nada.

«Restore» devuelve los tickets desde el archivo. Los tickets cuyo número ya exista se omiten.

Una restauración necesita los equipos y los flujos a los que se refiere un ticket. Después, el sistema informa de cuántos tickets han vuelto y cuántos ha omitido porque ya existían. También nombra las participaciones de equipos omitidas y las tareas sin su subticket. Otros huecos no se notifican. Un equipo, una categoría, un usuario o un estado que falte se queda vacío en el ticket. Los comentarios sin su usuario y los valores de campos personalizados borrados se quedan fuera.

«Delete archive file» borra únicamente el archivo. Los tickets de la base de datos en marcha quedan intactos.

En «Settings → General Settings» encuentras las listas desplegables del sistema. Cada lista tiene su propia pestaña.

Para departamentos, puestos y sedes existe además el camino del archivo. Merece la pena cuando añades muchas entradas de una vez.

«Export JSON» descarga la lista. En una instalación nueva esto te da la estructura vacía en la que escribir tus entradas.

El archivo contiene un ejemplo que muestra el aspecto de una entrada. Se omite al volver a cargar el archivo.

«Import JSON» crea lo que falta. Las entradas existentes se dejan tal cual. Un nombre que aparece dos veces en el archivo se crea una sola vez.

Renombrar no funciona a través del archivo. Para eso están los campos de esta página, y la nota roja lo indica. El marcador de posición «None selected or available» no se puede renombrar. Solo lo traduces, en la página de idiomas.

Las entradas las traduces después en la página de idiomas. El archivo contiene el nombre en inglés.

Las categorías funcionan igual. Pertenecen a un equipo, así que viven en la página de categorías de ese equipo.