Персонализиране и администриране

Под „Settings → Language Settings“ избирате кои езици предлага вашата фирма. На избор са 30.

Английският е винаги включен и не може да се изключи. Той е езикът, към който системата се връща, когато един текст още няма превод.

След това всеки потребител избира в собственото си меню езика, на който работи, измежду включените от вас.

Преводите не идват с обновяване. Обновяването носи нови английски текстове; превода за тях осигурявате вие.

Това става на две стъпки. С „Export JSON“ изтегляте файл, който съдържа всеки английски текст до съществуващия ви превод.

Попълвате този файл със собствено темпо и го зареждате обратно с „Import JSON“. Празните полета се пропускат, съществуващите преводи се презаписват.

Запазени места като {count} трябва да оцелеят в превода. Запис, чиито запазени места се различават от английския текст, се отхвърля, и това важи и за едно допълнително запазено място. Тогава предишният превод остава активен. Английски се появява само ако не е имало превод. Системата ви казва кой запис е бил.

Картата „State of your language packs“ ви казва за всеки език докъде сте стигнали. Там се появява всеки език, който сте включили, дори без превод. Картата показва колко текста са преведени и назовава четири случая: остаряло, непреведено, неизвестно и завършено. „Unknown“ означава, че текстовете са били внесени, преди тази проверка да съществува. Следващото внасяне го изяснява.

„Остаряло“ е случаят, който има значение. Английският текст се е променил, вашият превод още стои и вече казва нещо друго.

Готови езикови пакети за всеки език има безплатно на нашата страница „Изтегляния“. Зареждате ги с „Import JSON“ също като собствения си файл. Можете и първо да редактирате файла, за да подобрите превод.

В приложението връзката „Download language packs“ в картата „Import translations“ води направо към тази страница.

Под „Settings → CI Settings“ задавате вашето лого, вашата иконка на сайта и три цвята.

Логото се появява в страничната лента под логото на системата. Препоръчват се 400 на 160 пиксела като PNG или SVG с прозрачен фон, най-много 2 MB. SVG файл, който съдържа скрипт, се отхвърля при качването. Ако качването не успее, съобщението назовава причината.

Иконката на сайта е малкото изображение в раздела на браузъра. Препоръчват се SVG или 64 на 64 пиксела.

Трите цвята са „Primary color“, „Accent color“ и „Background color“. Първият оцветява важните бутони, вторият иконките и акцентите, третият фона.

Системата сама изчислява цветовете на текста и на посочването, за да остане текстът четим. Вие подавате само трите основни цвята.

Празно поле означава, че важи вграденият цвят. Квадратчето до него тогава показва черно, защото не може да покаже „без цвят“. Бележката отдолу го казва.

Прегледът под полетата показва вашите цветове преди запазването. Само „Save“ ги прилага за всички.

„Restore defaults“ връща всичко обратно. Това премахва и каченото лого и иконката на сайта.

Системата идва в тъмен и в светъл вид. Превключвате в собственото си меню долу в страничната лента.

Изборът принадлежи на всеки потребител и се запомня. Един оператор може да работи в светло, докато колега работи в тъмно.

Същото меню съдържа вашата достъпност, снимката ви на профила, паролата ви и езика ви.

На тесен екран интерфейсът се пренарежда. Таблицата се превръща в подредени една под друга карти, а страничната лента се сгъва зад иконката горе вляво.

Няма отделно приложение. Адресът е същият както на компютъра и влизате по същия начин.

Под „Settings → General Settings“ намирате картата „Date and time format“. Тя стои непосредствено след часовата зона.

Четири избора съставят начина, по който се пише една дата. „Date order“ е редът на ден, месец и година.

„Date separator“ е знакът между числата. Можете да изберете точка, наклонена черта или тире.

„Clock“ е часовникът: 24 часа или 12 часа с AM и PM. „Time separator“ е знакът между час и минута.

Под четирите полета виждате „This is how it looks“. То показва резултата, преди да щракнете върху „Save“.

Настройката важи за цялата инсталация. Тя не зависи от езика, нито от отделния потребител.

Това е нарочно. Една фирма пише датите по един начин и всеки колега чете същия начин на писане.

Фабричната настройка е ден, месец, година с точка и 24-часов часовник. Ако не промените нищо, нищо не се променя.

Избраният начин на писане важи навсякъде, където системата показва дата. Това включва заявката, списъците, напомнянето и отчетеното време.

Експортите не са засегнати. Те записват датата като 2026-08-22, защото програмите за електронни таблици четат тази форма надеждно.

Полетата, в които въвеждате дата, също следват настройката. Щракване върху полето отваря календар и след това избраната дата се появява във вашия начин на писане. Празното поле гласи „Pick a date“.

Страницата „Maintenance and incident notices“ стои в страничната лента. Там пишете съобщение, което всички виждат.

Съобщението се появява на страницата за вход и навсякъде в системата. Така хората го четат, преди изобщо да влязат.

Целта е да се избегнат ненужни заявки. Който прочете, че мрежата не работи, не го съобщава повторно.

Съставяте текста чрез щракване. Първо щракнете върху полето, което искате да попълните. То получава червена рамка и всичко, което отметнете след това, влиза в него. Махнете отметката от градивен блок и той отново напуска текста.

„Title / Subject“ се показва най-горе в съобщението. „Body“ се показва под него. Ако изпратите съобщението като имейл, едното става тема, а другото — тяло.

Готови изречения са налице като градивни блокове. Собствени можете да добавите под „Text Modules“, а вашите системи и услуги под „Systems / Services“.

С „Calendar (add date)“ и „Time (add time)“ вмъквате дата и час. Така се обявява планирана поддръжка.

Превключвателят „Turn notification on/off“ най-горе включва и изключва съобщението отново. Включването му запазва заедно с това заглавието и текста. Съобщението остава, докато не го изключите. Ако съобщението вече е включено, промяна в текста влиза в сила едва със „Save“.

До него има втори вид съобщение. Ако превърнете заявка в групов инцидент, тя също се появява на страницата за вход и изчезва сама, щом заявката бъде решена. Този превключвател не важи за нея.

С „Send as E-Mail“ изпращате същия текст и до списък с адреси. Това е частта, която принадлежи на Professional.

Пишете съобщението на английски. Преводът му идва през страницата за езици като всеки друг текст. Ако по-късно промените английския текст, внесеният превод вече не важи. Той трябва да бъде внесен отново.

Системата следи дисковото пространство на сървъра и се обажда, преди то да свърши.

Има два етапа. От 90 процента използвано получавате съобщение, от 95 процента — предупреждение.

Който управлява обновяванията, вижда числата и какво да направи. Обикновено старите образи от предишни обновявания са най-голямото перо.

Всички останали влезли получават кратко изречение и насока към своя администратор. Те го виждат едва от етапа на предупреждението.

Нищо от това не се показва на страницата за вход. Колко пълен е дискът на сървъра, не е ничия работа преди влизането.

Пълният диск не засяга само обновяването. Прикачените файлове, входящата поща, базата данни и резервното копие живеят на един и същ диск.

Получавате съобщение и щом свободното място падне под 10 GB. Толкова място е нужно на едно обновяване и при по-малко то не започва.

След всяко успешно обновяване системата премахва образите на по-старите версии. Предишната версия остава за връщане назад.

Под „Settings → Updates“ виждате коя версия работи и дали има по-нова.

Ако има нова версия, отдолу е изброено какво носи тя. Списъкът показва всяка версия, която прескачате.

Преди обновяването системата проверява дали има достатъчно свободно място. Едно обновяване се нуждае едновременно от стария и от новия образ, затова изисква 10 GB. Ако няма достатъчно, системата отказва обновяването и казва защо. Това е по-добра новина от това да се откаже по средата.

След това тя сама прави шифровано резервно копие. То обхваща базата данни, прикачените файлове, архивите и ключовете. Ако базата данни работи извън SMITEY, тя не е част от това резервно копие.

Ако резервното копие не успее, обновяването спира, преди да бъде променено каквото и да е. Базата данни извън SMITEY не задържа обновяването. Запазете я със собствени инструменти.

Системата пита, преди да започне. По време на обновяването тя е недостъпна за няколко минути, затова изберете спокойно време.

Ако нещо се обърка, системата се връща към предишната версия и продължава да работи.

Ако вашият сървър не може да достигне източника на обновявания, системата казва точно това. Тогава тя не твърди, че сте с най-новата версия.

Обновяване, което премества базата данни към нова версия, не се прилага с натискане на бутон. Системата ви казва, а бележките към изданието казват какво да направите.

Под „Settings → Archive“ опаковате затворените заявки от даден период в един файл. Така работният набор остава малък.

Преместват се само затворените заявки. Решена заявка се присъединява едва когато бъде затворена. Това става само 24 часа след решаването ѝ. Отворена заявка от същия период остава там, където е.

„Preview“ ви казва предварително колко заявки обхваща периодът. То не записва нищо и не променя нищо.

„Create archive“ изгражда ZIP файл. Той съдържа заявките с техните коментари, историята им, собствените им полета и прикачените им файлове.

След това файлът стои в списъка отдолу, с период, брой и размер. Възможна е подпапка, ако искате да подреждате по година.

Едва тогава решавате дали заявките да напуснат работещата база данни. Това е отделна стъпка: „Delete from live DB“ в списъка „Existing archives“. Самото създаване на архива не променя нищо.

„Restore“ връща заявките от файла. Заявките, чийто номер вече съществува, се пропускат.

Възстановяването се нуждае от екипите и работните потоци, към които се отнася една заявка. След това системата съобщава колко заявки са се върнали и колко е пропуснала, защото вече са съществували. Тя назовава и пропуснатите участия на екипи и задачите без тяхната подзаявка. Други пропуски не се съобщават. Липсващ екип, категория, потребител или статус остава празен в заявката. Коментарите без техния потребител и стойностите на изтрити собствени полета се изпускат.

„Delete archive file“ изтрива само файла. Заявките в работещата база данни остават непокътнати.

Под „Settings → General Settings“ намирате падащите списъци на системата. Всеки списък има собствен раздел.

За отдели, длъжности и местоположения има и път през файл. Той се изплаща, когато добавяте много записи наведнъж.

„Export JSON“ изтегля списъка. При нова инсталация това ви дава празната структура, в която да впишете записите си.

Файлът съдържа пример, който показва как изглежда един запис. Той се пропуска, когато заредите файла обратно.

„Import JSON“ създава липсващото. Съществуващите записи остават непокътнати. Име, което се появява два пъти във файла, се създава веднъж.

Преименуването не става през файла. Полетата на тази страница са за това и червената бележка го казва. Запазеното място „None selected or available“ не може да бъде преименувано. Само го превеждате, на страницата за езици.

Записите превеждате след това на езиковата страница. Файлът съдържа английското име.

Категориите работят по същия начин. Те принадлежат на екип, затова живеят на страницата с категории на този екип.