Отчитане на времето за всяка заявка

Отчитането на времето е изключено по фабрична настройка. Докато е изключено, няма поле и няма колона. Картата „Time spent“ в отчета тогава се появява само ако в избрания период е отчетено време.

Мъртво поле би било по-лошо от никакво, затова функцията изчезва напълно, вместо да стои там в сиво.

Превключвателят стои под „Settings → General“ на картата „Time tracking per ticket“ и се казва „Enable time tracking“.

Тогава всеки екип участва. За да изключите някой, го изключвате на самия екип, под „Settings → Teams“ в кутията „Team details“.

Фирма с вътрешен ИТ екип и екип, обърнат към клиента, често има нужда от него само за втория.

Ако по-късно изключите отчитането на времето отново, съществуващите записи остават четими и могат да се изнасят — те са основа за фактуриране, а не удобство. Нови записи не могат да се правят. Съществуващите записи тогава също не могат да бъдат променяни или изтривани.

Заявката носи карта, наречена „Time spent“. „Log time“ отваря въвеждането.

До полето стоят бързи бутони: едно щракване върху „30m“ отчита тридесет минути. Кои бутони се появяват, се задава в настройките.

Полето „Duration“ приема и свободно въвеждане: „90“ са деветдесет минути, „1.5h“ е час и половина, също и „1h 30m“. Число без единица винаги са минути.

Въвеждане, което системата не разбира напълно, се отхвърля. „1h in the evening“ не става запис от един час — става съобщение за грешка.

В „What for (optional)“ пишете за какво е било времето. Текстът пътува в експорта и не се появява в историята на заявката.

Няколко оператори отчитат време по една и съща заявка. Всеки запис носи своя ден, своята бележка и името на човека, който е свършил работата.

Времето се отчита към ден, а не към час. За това въвеждането има поле за дата, което започва с днешния ден; за да попълните вчерашния ден, избирате там предишния ден. Ден в бъдещето не се приема. Часът би претендирал за точност, каквато въвеждането няма.

За дълги сесии в заявката има хронометър: „Start timer“ го стартира, „Pause“ го спира.

Хронометърът никога не създава запис сам. Той предлага изтеклото време и нищо не се запазва, докато не натиснете бутона „Log …“, който назовава времето. Отчита се времето, което действително е изтекло.

Той замества смятането наум, а не знанието. И без него функцията е пълна, защото въвеждането на стойността е същинският път.

Отварянето на друга заявка поставя течащия хронометър на пауза, а новата заявка ви казва към коя заявка е закачен той. Ако на друга заявка още чака неотчетено време и стартирате хронометъра тук, приложението първо пита. Въпросът „Start timer“ предлага „Log …“ за времето на другата заявка, „Discard“ и „Cancel“. Той се появява от една минута изтекло време нататък.

Скритият прозорец не е почивка. Хронометърът продължава да тече, ако само щракнете настрани.

Срещу хронометър, оставен да тече цяла нощ, има максимална продължителност. Стойността се ограничава, никога не се изхвърля, и операторът бива уведомен.

Хронометърът е изключен по фабрична настройка. Намирате го в настройките под „Stopwatch on the ticket“.

Всеки запис носи превключвател „Billable“. Времето се отчита веднъж, а превключвателят решава дали то влиза във фактурата.

Затова заявката може да показва две суми: отляво всичко отчетено, отдясно сумата за фактуриране. Втората сума се появява само когато се различава от първата.

Няма отделен вид за жест на добра воля. Жестът, гаранционната работа и вътрешната преработка се наричат различно във всяка фирма, а системата познава само едно разграничение, на което висят пари.

Ето как отчитате жест на добра воля: въведете времето както обикновено, изключете „Billable“ и напишете причината в бележката.

Тогава записът видимо носи „not billable“. Минутите остават в отчетената сума, защото работата наистина е свършена.

Който изобщо не отчете времето, губи точно онова число, което по-късно обяснява защо на клиента е взето толкова малко.

Ако по-голямата част от работата ви не се фактурира, обърнете настройката по подразбиране с превключвателя „New entries are billable by default“.

По фабрична настройка всичко се фактурира до минута. Който фактурира на четвърт часове, задава две стойности.

„Rounding increment (minutes)“ е стъпката. Всеки запис се закръгля нагоре до следващото кратно.

„Minimum per entry (minutes)“ е долната граница. Всеки запис се фактурира най-малко с тази стойност.

Двете действат едно след друго: първо долната граница, после стъпката. При долна граница 20 и стъпка 15 пет минути стават тридесет, защото резултатът трябва да удовлетвори и двете.

Под двете полета стои примерно изречение с вашите собствени стойности. То е изчислено, а не твърдяно.

Закръглява се само фактурираната стойност и само за всеки запис поотделно — никога общата сума. Затова два малки записа се закръглят нагоре два пъти.

Отчетеното време остава непокътнато. Промяната на закръглянето по-късно не изкривява стари данни, защото стойността се изчислява при показването.

В записа виждате и двете: където закръглянето променя стойността, резултатът стои до нея в скоби.

Доставчикът на услуги често не иска да се затваря заявка без отчетено време. За това има превключвател.

Той се казва „Require a time entry before resolving or closing“ и е изключен по фабрична настройка.

Той важи само когато човек променя статуса, и само за хората, които могат да отчитат време. Той важи и когато шаблон за отговор задава статуса на отделна заявка. Оператор без запис получава съобщение и заявката остава отворена.

Автоматичното затваряне, сливането и груповите действия никога не се блокират. Иначе биха съществували заявки, които никой вече не може да затвори.

Това е най-опасният превключвател на цялата функция. Включете го едва когато екипът ви наистина отчита време всеки път.

Списъкът със заявки получава колона „Time“, която показва колко вече е отчетено по един случай.

Не я включвате вие. Тя се появява веднага щом отчитането на времето е включено. Виждат я само операторите и администраторите. Можете да я премахнете от списъка си с „Columns“.

При тесни прозорци тя е една от първите, които отпадат отново. Тогава списъкът запазва колоните, без които заявка не може да бъде намерена.

Време, което стои само в отделна заявка, не е основа за фактура. Затова страницата с отчети носи карта „Time spent“. Картата виждат само хората с правото „Time tracking: see the report“.

Отгоре стоят четири числа: отчетено, фактурирано, броят записи и броят заявки, които изобщо носят време.

Последното число е най-важното след общата сума. Четиридесет часа по три от петстотин заявки не са оценка — това са трима оператори, които единствени отчитат.

Отдолу идват разбивките: по заявител, по екип, по категория и по ден.

Освен това идва по една таблица за всяко собствено поле. Това е пътят към фактуриране по фирма или разходен център: създавате собствено поле, попълвате го в заявката и отчетът групира по него.

Периодът най-горе на страницата важи за деня, в който е свършена работата. Затова юлска работа по юнска заявка стои в юлския отчет.

Бележка под бутоните за експорт заслужава да се вземе насериозно: числата идват от записи, направени от хора, и от вашите правила за закръгляне. Те са работна основа, а не одитирана фактура.

Под картата стоят три бутона. Те доставят отделните записи, а не сумите от страницата. Те съдържат точно записите, които отговарят на вашите филтри.

Това са двама получатели, а не три файлови формата. „Export entries (CSV)“ и „Export entries (Excel)“ отиват при счетоводството: и двата са пълни и никога не се съкращават.

„Export entries (PDF)“ е документът за човек. Той отива при клиента като прикачен файл към фактурата. PDF файлът няма колона за бележката.

PDF файлът е ограничен до 20 000 записа и документът сам го казва. Фактура с повече редове от това така или иначе никой не чете.

И трите файла се изграждат от един и същ източник: филтрите, закръглянето, колоните и числата съществуват веднъж, така че трите не могат да се разминат.

Запис, който не се фактурира, има празна клетка в колоната за фактуриране, а не нула. Нулата би била сумирана в обобщаваща таблица.

Ако „Per-agent evaluation“ на отчитането на времето е изключено, колоната „Agent“ липсва и в трите файла. Ако вашият лиценз се върне към Basic, съществуващите записи остават четими и могат да се изнасят.

Клиентът никога не вижда записите за време, дори в собствената си заявка.

Това не е настройка, а заключване в сървъра. Няма превключвател, който да го отваря.

Причината е в самите записи: бележките са написани за екипа. Те казват какво се е объркало и колко е отнело търсенето на причината.

Другите системи от този вид правят същото. Където времето стига до клиента, то стига до него като документ.

За това служи експортът в PDF: той излиза с фактурата, а не в заявката в клиентския портал.

Отчетът може допълнително да показва кой колко е отчел. По фабрична настройка не го прави.

Времето за отделен човек е данни за резултати, а в много фирми работническият съвет има думата по тях.

Превключвателят се казва „Per-agent evaluation“ и стои в настройките.

Докато е изключен, сървърът дори не доставя числата. Таблицата не е скрита — тя не съществува.

Тази разлика има значение. Заключване, за което знае само изгледът, не е заключване.