Personnalisation et administration

Sous « Settings → Language Settings », tu choisis les langues que ton entreprise propose. Il y en a 30 au choix.

L'anglais est toujours activé et ne peut pas être désactivé. C'est la langue vers laquelle le système se replie quand un texte n'a pas encore de traduction.

Ensuite, chaque utilisateur choisit dans son propre menu la langue dans laquelle il travaille, parmi celles que tu as activées.

Les traductions n'arrivent pas avec une mise à jour. Une mise à jour apporte de nouveaux textes anglais, et c'est toi qui en fournis la traduction.

Cela se fait en deux étapes. Avec « Export JSON », tu télécharges un fichier qui contient chaque texte anglais à côté de ta traduction existante.

Tu remplis ce fichier à ton rythme et tu le recharges avec « Import JSON ». Les champs vides sont ignorés, les traductions existantes sont remplacées.

Les variables comme {count} doivent survivre dans la traduction. Une entrée dont les variables diffèrent du texte anglais est refusée, et cela vaut aussi pour une variable en trop. La traduction précédente reste alors active. L'anglais n'apparaît que s'il n'y en avait aucune. Le système te dit de quelle entrée il s'agissait.

La carte « State of your language packs » te dit, pour chaque langue, où tu en es. Chaque langue que tu as activée y apparaît, même sans traduction. La carte montre combien de textes sont traduits et distingue quatre cas : obsolète, non traduit, inconnu et complet. « Unknown » signifie que les textes ont été importés avant que ce contrôle existe. La prochaine importation règle la question.

« Obsolète » est le cas qui compte. Le texte anglais a changé, ta traduction est toujours là et dit maintenant autre chose.

Des packs de langue prêts à l’emploi pour chaque langue sont disponibles gratuitement sur notre page « Téléchargements ». Tu les charges avec « Import JSON », comme ton propre fichier. Tu peux aussi modifier le fichier au préalable pour améliorer une traduction.

Dans l’application, le lien « Download language packs » de la carte « Import translations » t’amène directement sur cette page.

Sous « Settings → CI Settings », tu définis ton logo, ton favicon et trois couleurs.

Le logo apparaît dans la barre latérale, sous le logo du système. La taille recommandée est de 400 sur 160 pixels, en PNG ou en SVG avec un fond transparent, 2 Mo au maximum. Un fichier SVG qui contient un script est refusé à l'envoi. Si un envoi échoue, le message en donne la raison.

Le favicon est la petite image dans l'onglet du navigateur. Le format recommandé est le SVG ou 64 sur 64 pixels.

Les trois couleurs sont « Primary color », « Accent color » et « Background color ». La première peint les boutons importants, la deuxième les icônes et les mises en avant, la troisième l'arrière-plan.

Le système calcule lui-même les couleurs du texte et du survol pour que le texte reste lisible. Tu ne fournis que les trois couleurs de base.

Un champ vide signifie que la couleur intégrée s'applique. Le carré à côté apparaît alors en noir, parce qu'il ne peut pas montrer « aucune couleur ». La remarque en dessous le précise.

L'aperçu sous les champs montre tes couleurs avant l'enregistrement. Seul « Save » les applique pour tout le monde.

« Restore defaults » remet tout en place. Cela supprime aussi le logo et le favicon envoyés.

Le système existe en version sombre et en version claire. Tu changes dans ton propre menu, en bas de la barre latérale.

Le choix appartient à chaque utilisateur et est mémorisé. Un agent peut travailler en clair pendant qu'un collègue travaille en sombre.

Le même menu contient ta disponibilité, ta photo de profil, ton mot de passe et ta langue.

Sur un écran étroit, l'interface se réorganise. Le tableau devient une pile de cartes, et la barre latérale se replie derrière l'icône en haut à gauche.

Il n'y a pas d'application séparée. L'adresse est la même que sur l'ordinateur, et tu te connectes de la même façon.

Sous « Settings → General Settings », tu trouves la carte « Date and time format ». Elle se situe juste après le fuseau horaire.

Quatre choix composent la façon d'écrire une date. « Date order » est l'ordre du jour, du mois et de l'année.

« Date separator » est le caractère entre les nombres. Tu peux choisir le point, la barre oblique ou le trait d'union.

« Clock » est l'affichage de l'heure : 24 heures, ou 12 heures avec AM et PM. « Time separator » est le caractère entre l'heure et les minutes.

Sous les quatre champs, tu vois « This is how it looks ». Cela montre le résultat avant que tu cliques sur « Save ».

Le réglage s'applique à toute l'installation. Il ne dépend ni de la langue ni de chaque utilisateur.

C'est voulu. Une entreprise écrit les dates d'une seule façon, et chaque collègue lit la même écriture.

Le réglage d'usine est jour, mois, année avec un point et l'affichage sur 24 heures. Si tu ne changes rien, rien ne change.

L'écriture choisie s'applique partout où le système montre une date. Cela vaut pour le ticket, les listes, le suivi et le temps saisi.

Les exports ne sont pas concernés. Ils écrivent une date sous la forme 2026-08-22, parce que les tableurs lisent cette forme de façon fiable.

Les champs dans lesquels tu saisis une date suivent eux aussi ce réglage. Un clic sur le champ ouvre un calendrier, et la date choisie apparaît ensuite dans ta forme d'écriture. Un champ vide affiche « Pick a date ».

La page « Maintenance and incident notices » se trouve dans la barre latérale. Tu y écris une annonce que tout le monde voit.

L'annonce apparaît sur la page de connexion et dans tout le système. Les gens la lisent donc avant même de se connecter.

Le but est d'éviter des tickets inutiles. Celui qui lit que le réseau est en panne ne le signale pas une fois de plus.

Tu composes le texte en cliquant. Clique d'abord le champ que tu veux remplir. Il reçoit un cadre rouge, et tout ce que tu coches ensuite y est inséré. Décoche un bloc et il ressort du texte.

« Title / Subject » s'affiche en haut de l'annonce. « Body » s'affiche en dessous. Si tu envoies l'annonce par e-mail, l'un devient l'objet et l'autre le corps du message.

Des phrases toutes faites sont disponibles comme éléments de construction. Tu peux ajouter les tiennes sous « Text Modules » et tes systèmes et services sous « Systems / Services ».

Avec « Calendar (add date) » et « Time (add time) », tu insères une date et une heure. C'est ainsi qu'on annonce une maintenance planifiée.

L'interrupteur « Turn notification on/off » en haut active l'annonce et la désactive. L'activer enregistre en même temps le titre et le texte. L'annonce reste affichée jusqu'à ce que tu la désactives. Si l'annonce est déjà active, une modification du texte ne prend effet qu'avec « Save ».

Il existe un second type d'annonce à côté. Si tu transformes un ticket en incident collectif, elle apparaît aussi sur la page de connexion et disparaît d'elle-même dès que le ticket est résolu. Cet interrupteur ne s'y applique pas.

Avec « Send as E-Mail », tu envoies en plus le même texte à une liste d'adresses. C'est la partie qui appartient à Professional.

Tu écris l'annonce en anglais. Sa traduction arrive par la page des langues, comme tout autre texte. Si tu modifies ensuite le texte anglais, la traduction importée ne s'applique plus. Il faut la réimporter.

Le système surveille l'espace disque du serveur et se manifeste avant qu'il ne manque.

Il y a deux niveaux. À partir de 90 pour cent utilisés, tu reçois une information ; à partir de 95 pour cent, un avertissement.

Celui qui gère les mises à jour voit les chiffres et ce qu'il faut faire. Le plus gros poste est en général constitué des anciennes images des mises à jour précédentes.

Tous les autres utilisateurs connectés reçoivent une phrase courte et un renvoi vers leur administrateur. Ils ne la voient qu'à partir du niveau d'avertissement.

Rien de tout cela n'apparaît sur la page de connexion. Le taux de remplissage d'un disque serveur ne regarde personne avant la connexion.

Un disque plein ne touche pas que la mise à jour. Les pièces jointes, le courrier entrant, la base de données et la sauvegarde se trouvent tous sur le même disque.

Tu reçois aussi une information dès qu'il reste moins de 10 Go de libre. Une mise à jour a besoin de cet espace et ne démarre pas avec moins.

Après chaque mise à jour réussie, le système supprime les images des versions plus anciennes. La version précédente est conservée pour un retour en arrière.

Sous « Settings → Updates », tu vois quelle version tourne et s'il en existe une plus récente.

S'il y a une nouvelle version, ce qu'elle apporte est listé en dessous. La liste montre chaque version que tu sautes.

Avant la mise à jour, le système vérifie qu'il y a assez d'espace libre. Une mise à jour a besoin de l'ancienne et de la nouvelle image en même temps, elle demande donc 10 Go. S'il n'y en a pas assez, le système refuse la mise à jour et dit pourquoi. C'est une meilleure nouvelle que d'abandonner à mi-chemin.

Ensuite, il fait une sauvegarde chiffrée tout seul. Elle couvre la base de données, les pièces jointes, les archives et les clés. Si la base de données tourne en dehors de SMITEY, elle ne fait pas partie de cette sauvegarde.

Si la sauvegarde échoue, la mise à jour s'arrête avant que quoi que ce soit ne change. Une base de données en dehors de SMITEY ne retarde pas la mise à jour. Sauvegarde-la avec tes propres outils.

Le système demande avant de commencer. Pendant la mise à jour, il est injoignable pendant quelques minutes, choisis donc un moment calme.

Si quelque chose se passe mal, le système revient à la version précédente et continue de tourner.

Si ton serveur ne peut pas joindre la source de mise à jour, le système le dit exactement. Il ne prétend pas alors que tu es à jour.

Une mise à jour qui fait passer la base de données à une nouvelle version ne s'applique pas en appuyant sur un bouton. Le système te le dit, et les notes de version indiquent quoi faire.

Sous « Settings → Archive », tu empaquettes dans un fichier les tickets fermés d'une période. Cela garde l'ensemble de travail réduit.

Seuls les tickets fermés partent. Un ticket résolu n'en fait partie qu'une fois fermé. Cela se fait tout seul 24 heures après sa résolution. Un ticket ouvert dans la même période reste où il est.

« Preview » te dit à l'avance combien de tickets la période couvre. Cela n'écrit rien et ne change rien.

« Create archive » construit un fichier ZIP. Il contient les tickets avec leurs commentaires, leur historique, leurs champs personnalisés et leurs pièces jointes.

Le fichier figure ensuite dans la liste en dessous, avec la période, le nombre et la taille. Un sous-dossier est possible si tu veux classer par année.

C'est seulement alors que tu décides si les tickets quittent la base de données en fonctionnement. C'est une étape à part : « Delete from live DB » dans la liste « Existing archives ». Créer l'archive ne change rien en soi.

« Restore » ramène les tickets depuis le fichier. Les tickets dont le numéro existe déjà sont ignorés.

Une restauration a besoin des équipes et des workflows auxquels un ticket se rapporte. Ensuite, le système indique combien de tickets sont revenus et combien il en a ignoré parce qu'ils existaient déjà. Il nomme aussi les participations d'équipes ignorées et les tâches sans leur sous-ticket. Les autres manques ne sont pas signalés. Une équipe, une catégorie, un utilisateur ou un statut manquant reste vide sur le ticket. Les commentaires sans leur utilisateur et les valeurs de champs personnalisés supprimés sont laissés de côté.

« Delete archive file » ne supprime que le fichier. Les tickets de la base de données en fonctionnement ne sont pas touchés.

Sous « Settings → General Settings », tu trouves les listes déroulantes du système. Chaque liste a son propre onglet.

Pour les départements, les postes et les sites, il y a aussi la voie du fichier. Elle est payante quand tu ajoutes beaucoup d'entrées d'un coup.

« Export JSON » télécharge la liste. Sur une installation neuve, cela te donne la structure vide dans laquelle écrire tes entrées.

Le fichier contient un exemple qui montre à quoi ressemble une entrée. Il est ignoré quand tu recharges le fichier.

« Import JSON » crée ce qui manque. Les entrées existantes ne sont pas touchées. Un nom qui apparaît deux fois dans le fichier n'est créé qu'une fois.

Renommer ne passe pas par le fichier. Les champs de cette page sont là pour cela, et la remarque en rouge le précise. L'emplacement de remplacement « None selected or available » ne peut pas être renommé. Tu le traduis seulement, sur la page des langues.

Tu traduis les entrées ensuite sur la page des langues. Le fichier contient le nom anglais.

Les catégories fonctionnent de la même façon. Elles appartiennent à une équipe, elles se trouvent donc sur la page des catégories de cette équipe.