Personalizzazione e amministrazione

In «Settings → Language Settings» scegli quali lingue offre la tua azienda. Ce ne sono 30 tra cui scegliere.

L'inglese è sempre acceso e non si può spegnere. È la lingua a cui il sistema torna quando un testo non ha ancora una traduzione.

Da quel momento ogni utente sceglie nel proprio menu la lingua in cui lavora, tra quelle che hai attivato.

Le traduzioni non arrivano con un aggiornamento. Un aggiornamento porta nuovi testi in inglese; la traduzione la fornisci tu.

Funziona in due passi. Con «Export JSON» scarichi un file che contiene ogni testo inglese accanto alla tua traduzione esistente.

Quel file lo compili con i tuoi tempi e lo ricarichi con «Import JSON». I campi vuoti vengono saltati, le traduzioni esistenti vengono sostituite.

I segnaposto come {count} devono sopravvivere nella traduzione. Una voce i cui segnaposto differiscono dal testo inglese viene rifiutata, e questo vale anche per un segnaposto in più. Resta allora attiva la traduzione precedente. L'inglese compare solo se non ce n'era nessuna. Il sistema ti dice quale voce era.

La scheda «State of your language packs» ti dice, lingua per lingua, a che punto sei. Lì compare ogni lingua che hai attivato, anche senza traduzione. La scheda mostra quanti testi sono tradotti e nomina quattro casi: non aggiornato, non tradotto, sconosciuto e completo. «Unknown» significa che i testi sono stati importati prima che esistesse questo controllo. La prossima importazione lo chiarisce.

«Non aggiornato» è il caso che conta. Il testo inglese è cambiato, la tua traduzione è ancora lì e adesso dice un'altra cosa.

I pacchetti lingua pronti per ogni lingua sono gratuiti sulla nostra pagina «Download». Li carichi con «Import JSON», proprio come il tuo file. Puoi anche modificare prima il file per migliorare una traduzione.

Nell’applicazione, il link «Download language packs» nella scheda «Import translations» ti porta direttamente a quella pagina.

In «Settings → CI Settings» imposti il tuo logo, il tuo favicon e tre colori.

Il logo compare nella barra laterale, sotto il logo del sistema. Sono consigliati 400 per 160 pixel in PNG o SVG con sfondo trasparente, al massimo 2 MB. Un file SVG che contiene uno script viene rifiutato al caricamento. Se un caricamento non riesce, il messaggio indica il motivo.

Il favicon è la piccola immagine nella scheda del browser. Sono consigliati SVG oppure 64 per 64 pixel.

I tre colori sono «Primary color», «Accent color» e «Background color». Il primo colora i pulsanti importanti, il secondo le icone e gli elementi in evidenza, il terzo lo sfondo.

I colori del testo e del passaggio del mouse il sistema li calcola da solo, così il testo resta leggibile. Tu indichi soltanto i tre colori di base.

Un campo vuoto significa che vale il colore di serie. Il quadratino accanto mostra allora il nero, perché non può mostrare «nessun colore». La nota sotto lo dice.

L'anteprima sotto i campi mostra i tuoi colori prima di salvare. Solo «Save» li rende validi per tutti.

«Restore defaults» rimette tutto com'era. Questo toglie anche il logo e il favicon che hai caricato.

Il sistema ha un aspetto scuro e uno chiaro. Si cambia nel proprio menu, in fondo alla barra laterale.

La scelta appartiene a ogni utente e viene ricordata. Un agente può lavorare in chiaro mentre un collega lavora in scuro.

Nello stesso menu ci sono la tua disponibilità, la tua foto del profilo, la tua password e la tua lingua.

Su uno schermo stretto l'interfaccia si riorganizza. La tabella diventa una pila di schede e la barra laterale si richiude dietro all'icona in alto a sinistra.

Non c'è un'app separata. L'indirizzo è lo stesso del computer e l'accesso funziona allo stesso modo.

In «Settings → General Settings» trovi la scheda «Date and time format». Sta subito dopo il fuso orario.

Quattro scelte compongono il modo di scrivere una data. «Date order» è l'ordine di giorno, mese e anno.

«Date separator» è il carattere tra i numeri. Puoi scegliere il punto, la barra o il trattino.

«Clock» è l'orologio: 24 ore, oppure 12 ore con AM e PM. «Time separator» è il carattere tra ora e minuti.

Sotto i quattro campi vedi «This is how it looks». Mostra il risultato prima che tu prema «Save».

L'impostazione vale per tutta l'installazione. Non dipende dalla lingua né dal singolo utente.

È voluto. Un'azienda scrive le date in un modo, e ogni collega legge la stessa scrittura.

L'impostazione di serie è giorno, mese, anno con il punto e l'orologio a 24 ore. Se non cambi niente, non cambia niente.

La scrittura scelta vale ovunque il sistema mostri una data. Questo comprende il ticket, gli elenchi, il promemoria e il tempo registrato.

Le esportazioni non sono toccate. Scrivono una data come 2026-08-22, perché i programmi di foglio di calcolo leggono questa forma in modo affidabile.

Anche i campi in cui inserisci una data seguono questa impostazione. Un clic sul campo apre un calendario, e la data scelta compare poi nella tua forma di scrittura. Un campo vuoto riporta «Pick a date».

La pagina «Maintenance and incident notices» sta nella barra laterale. Lì scrivi un avviso che vedono tutti.

L'avviso compare nella pagina di accesso e in tutto il sistema. Così le persone lo leggono prima ancora di accedere.

L'obiettivo è evitare ticket inutili. Chi legge che la rete è giù non lo segnala di nuovo.

Il testo si compone facendo clic. Prima clicca il campo che vuoi riempire. Prende un bordo rosso, e tutto ciò che spunti dopo finisce lì dentro. Se togli la spunta a un blocco, quello esce di nuovo dal testo.

«Title / Subject» compare in cima all'avviso. «Body» compare sotto. Se mandi l'avviso come e-mail, uno diventa l'oggetto e l'altro il corpo del messaggio.

Ci sono frasi già pronte come blocchi. Le tue le aggiungi in «Text Modules» e i tuoi sistemi e servizi in «Systems / Services».

Con «Calendar (add date)» e «Time (add time)» inserisci una data e un'ora. È così che si annuncia una manutenzione programmata.

L'interruttore «Turn notification on/off» in alto accende e rispegne l'avviso. Quando lo accendi, salva insieme anche il titolo e il testo. L'avviso resta visibile finché non lo spegni. Se l'avviso è già acceso, una modifica al testo ha effetto solo con «Save».

Accanto c'è un secondo tipo di avviso. Se trasformi un ticket in un incidente collettivo, anche quello compare nella pagina di accesso e sparisce da solo appena il ticket viene risolto. Questo interruttore non lo riguarda.

Con «Send as E-Mail» mandi lo stesso testo anche a un elenco di indirizzi. È questa la parte che appartiene a Professional.

L'avviso lo scrivi in inglese. La sua traduzione arriva dalla pagina delle lingue, come ogni altro testo. Se poi cambi il testo inglese, la traduzione importata non vale più. Va importata di nuovo.

Il sistema tiene d'occhio lo spazio su disco del server e parla prima che finisca.

Ci sono due livelli. Dal 90 per cento occupato ricevi un avviso, dal 95 per cento un allarme.

Chi si occupa degli aggiornamenti vede i numeri e che cosa fare. Di solito le vecchie immagini degli aggiornamenti precedenti sono la voce più grossa.

Tutti gli altri che hanno effettuato l'accesso ricevono una frase breve e l'indicazione di rivolgersi all'amministratore. La vedono solo dal livello di allarme.

Niente di tutto questo compare nella pagina di accesso. Quanto sia pieno il disco di un server non riguarda nessuno prima dell'accesso.

Un disco pieno non colpisce solo l'aggiornamento. Gli allegati, la posta in arrivo, la banca dati e il backup vivono tutti sullo stesso disco.

Ricevi un avviso anche non appena restano liberi meno di 10 GB. Un aggiornamento ha bisogno di tanto spazio e con meno non parte.

Dopo ogni aggiornamento riuscito il sistema rimuove le immagini delle versioni più vecchie. La versione precedente resta per poter tornare indietro.

In «Settings → Updates» vedi quale versione è in funzione e se ne esiste una più recente.

Se c'è una versione nuova, sotto è elencato che cosa porta. L'elenco mostra tutte le versioni che salti.

Prima dell'aggiornamento il sistema controlla che ci sia abbastanza spazio libero. Un aggiornamento ha bisogno dell'immagine vecchia e di quella nuova nello stesso momento, perciò chiede 10 GB. Se non basta, il sistema rifiuta l'aggiornamento e dice perché. È una notizia migliore che arrendersi a metà strada.

Poi fa da solo un backup cifrato. Comprende la banca dati, gli allegati, gli archivi e le chiavi. Se la banca dati gira fuori da SMITEY, non fa parte di questo backup.

Se il backup non riesce, l'aggiornamento si ferma prima di cambiare qualcosa. Una banca dati fuori da SMITEY non blocca l'aggiornamento. Salvala con i tuoi strumenti.

Il sistema chiede prima di partire. Durante l'aggiornamento resta irraggiungibile per qualche minuto, quindi scegli un momento tranquillo.

Se qualcosa va storto, il sistema torna alla versione precedente e continua a funzionare.

Se il tuo server non riesce a raggiungere la fonte degli aggiornamenti, il sistema lo dice esattamente. Non sostiene che sei aggiornato.

Un aggiornamento che porta la banca dati a una versione nuova non si applica premendo un pulsante. Il sistema te lo dice, e le note di versione spiegano che cosa fare.

In «Settings → Archive» raccogli in un file i ticket chiusi di un periodo. Così l'insieme di lavoro resta piccolo.

Si spostano solo i ticket chiusi. Un ticket risolto entra solo quando è chiuso. Questo succede da solo 24 ore dopo la risoluzione. Un ticket aperto nello stesso periodo resta dov'è.

«Preview» ti dice in anticipo quanti ticket comprende il periodo. Non scrive niente e non cambia niente.

«Create archive» costruisce un file ZIP. Contiene i ticket con i loro commenti, la loro cronologia, i loro campi personalizzati e i loro allegati.

Il file compare poi nell'elenco qui sotto, con periodo, numero e dimensione. Puoi usare una sottocartella se vuoi archiviare per anno.

Solo a quel punto decidi se i ticket escono dalla banca dati in funzione. È un passaggio a sé: «Delete from live DB» nell'elenco «Existing archives». Creare l'archivio, da solo, non cambia niente.

«Restore» riporta indietro i ticket dal file. I ticket il cui numero esiste già vengono saltati.

Un ripristino ha bisogno dei team e dei flussi di lavoro a cui un ticket fa riferimento. Dopo, il sistema riporta quanti ticket sono tornati e quanti ne ha saltati perché esistevano già. Indica anche le partecipazioni dei team saltate e le attività senza il loro sotto-ticket. Altre lacune non vengono segnalate. Un team, una categoria, un utente o uno stato mancante resta vuoto sul ticket. I commenti senza il loro utente e i valori di campi personalizzati cancellati vengono lasciati fuori.

«Delete archive file» cancella solo il file. I ticket nella banca dati in funzione restano intatti.

In «Settings → General Settings» trovi i menu a tendina del sistema. Ogni elenco ha la sua scheda.

Per reparti, mansioni e sedi c'è anche la strada del file. Conviene quando aggiungi molte voci in una volta.

«Export JSON» scarica l'elenco. Su un'installazione nuova ti dà la struttura vuota in cui scrivere le tue voci.

Il file contiene un esempio che mostra com'è fatta una voce. Quando ricarichi il file, viene saltato.

«Import JSON» crea ciò che manca. Le voci esistenti restano come sono. Un nome che compare due volte nel file viene creato una volta sola.

Rinominare non funziona con il file. Per questo ci sono i campi di questa pagina, e la nota rossa lo dice. Il segnaposto «None selected or available» non si può rinominare. Lo traduci soltanto, nella pagina delle lingue.

Le voci le traduci dopo, nella pagina delle lingue. Il file contiene il nome inglese.

Le categorie funzionano allo stesso modo. Appartengono a un team, quindi vivono nella pagina delle categorie di quel team.