Dostosowanie i administracja

Pod „Settings → Language Settings” wybierasz, jakie języki oferuje Twoja firma. Do wyboru jest 30.

Angielski jest zawsze włączony i nie da się go wyłączyć. To język, do którego system wraca, gdy tekst nie ma jeszcze tłumaczenia.

Potem każdy użytkownik wybiera w swoim menu język, w którym pracuje, spośród włączonych przez Ciebie.

Tłumaczenia nie przychodzą z aktualizacją. Aktualizacja przynosi nowe teksty angielskie, a tłumaczenie do nich dostarczasz sam.

Idzie to w dwóch krokach. Przyciskiem „Export JSON” pobierasz plik, w którym obok każdego tekstu angielskiego stoi Twoje dotychczasowe tłumaczenie.

Wypełniasz ten plik we własnym tempie i wczytujesz z powrotem przyciskiem „Import JSON”. Puste pola są pomijane, istniejące tłumaczenia zostają nadpisane.

Zmienne takie jak {count} muszą przetrwać w tłumaczeniu. Wpis, którego zmienne różnią się od tekstu angielskiego, zostaje odrzucony, i dotyczy to także dodatkowej zmiennej. Wtedy nadal obowiązuje poprzednie tłumaczenie. Angielski pojawia się tylko wtedy, gdy żadnego nie było. System mówi, o który wpis chodziło.

Karta „State of your language packs” mówi dla każdego języka, jak stoisz. Pojawia się tam każdy włączony przez Ciebie język, nawet bez tłumaczenia. Karta pokazuje, ile tekstów jest przetłumaczonych, i nazywa cztery przypadki: nieaktualne, nieprzetłumaczone, nieznane i kompletne. „Nieznane” oznacza, że teksty zaimportowano, zanim istniało to sprawdzenie. Następny import to rozstrzyga.

„Nieaktualne” to przypadek, który ma znaczenie. Tekst angielski się zmienił, Twoje tłumaczenie dalej stoi i mówi teraz co innego.

Gotowe pakiety językowe dla każdego języka są bezpłatnie dostępne na naszej stronie „Pliki do pobrania”. Wczytujesz je przyciskiem „Import JSON”, tak samo jak własny plik. Plik możesz też najpierw edytować, aby poprawić tłumaczenie.

W aplikacji link „Download language packs” na karcie „Import translations” prowadzi prosto na tę stronę.

Pod „Settings → CI Settings” ustawiasz swoje logo, swoją ikonę strony i trzy kolory.

Logo pojawia się na pasku bocznym pod logo systemu. Zalecane są 400 na 160 pikseli jako PNG albo SVG z przezroczystym tłem, najwyżej 2 MB. Plik SVG zawierający skrypt zostaje odrzucony przy wgrywaniu. Jeśli wgrywanie się nie uda, komunikat podaje powód.

Ikona strony to mały obrazek na karcie przeglądarki. Zalecane są SVG albo 64 na 64 piksele.

Trzy kolory to „Primary color”, „Accent color” i „Background color”. Pierwszy maluje ważne przyciski, drugi ikony i wyróżnienia, trzeci tło.

Kolory tekstu i najechania myszą system wylicza sam, żeby tekst pozostał czytelny. Ty podajesz tylko trzy kolory podstawowe.

Puste pole znaczy, że obowiązuje kolor wbudowany. Kwadracik obok pokazuje wtedy czerń, bo nie umie pokazać „braku koloru”. Napis pod spodem to wyjaśnia.

Podgląd pod polami pokazuje Twoje kolory, zanim zapiszesz. Dopiero „Save” sprawia, że obowiązują dla wszystkich.

„Restore defaults” przywraca wszystko. Usuwa przy tym także wgrane logo i ikonę strony.

System ma wygląd ciemny i jasny. Przełączasz się w swoim menu na dole paska bocznego.

Wybór należy do każdego użytkownika i jest zapamiętywany. Jeden agent może pracować w jasnym, a jego kolega w ciemnym.

W tym samym menu jest Twoja dostępność, Twoje zdjęcie profilowe, Twoje hasło i Twój język.

Na wąskim ekranie interfejs układa się inaczej. Tabela zamienia się w karty jedna pod drugą, a pasek boczny chowa się za ikoną w lewym górnym rogu.

Nie ma osobnej aplikacji. Adres jest ten sam co na komputerze i logujesz się tak samo.

Pod „Settings → General Settings” znajdziesz kartę „Date and time format”. Stoi zaraz za strefą czasową.

Sposób zapisu daty składa się z czterech wyborów. „Date order” to kolejność dnia, miesiąca i roku.

„Date separator” to znak między liczbami. Do wyboru masz kropkę, ukośnik i myślnik.

„Clock” to zegar: 24 godziny albo 12 godzin z AM i PM. „Time separator” to znak między godziną a minutą.

Pod czterema polami widzisz „This is how it looks”. Pokazuje wynik, zanim klikniesz „Save”.

Ustawienie obowiązuje w całej instalacji. Nie zależy od języka ani od pojedynczego użytkownika.

Jest to zamierzone. Jedna firma zapisuje daty w jeden sposób i każdy współpracownik czyta ten sam zapis.

Ustawienie fabryczne to dzień, miesiąc, rok z kropką i zegar 24-godzinny. Jeśli nic nie zmienisz, nic się nie zmieni.

Wybrany zapis obowiązuje wszędzie tam, gdzie system pokazuje datę. Dotyczy to zgłoszenia, list, przypomnienia i zapisanego czasu.

Eksporty tego nie dotyczą. Zapisują datę jako 2026-08-22, bo programy arkuszowe czytają tę formę niezawodnie.

Pola, w które wpisujesz datę, też stosują się do tego ustawienia. Kliknięcie pola otwiera kalendarz, a wybrana data pojawia się potem w Twoim zapisie. Puste pole pokazuje „Pick a date”.

Strona „Maintenance and incident notices” stoi na pasku bocznym. Piszesz tam ogłoszenie, które widzą wszyscy.

Ogłoszenie pojawia się na stronie logowania i w całym systemie. Ludzie czytają je więc, zanim się w ogóle zalogują.

Chodzi o to, żeby uniknąć niepotrzebnych zgłoszeń. Kto przeczyta, że sieć nie działa, nie zgłasza tego jeszcze raz.

Tekst składasz klikaniem. Najpierw kliknij pole, które chcesz wypełnić. Dostaje ono czerwoną obwódkę, a wszystko, co zaznaczysz potem, trafia właśnie tam. Odznacz klocek, a znowu zniknie z tekstu.

„Title / Subject” pokazuje się na górze ogłoszenia. „Body” pod nim. Jeśli wyślesz ogłoszenie jako e-mail, jedno staje się tematem, a drugie treścią.

Gotowe zdania są dostępne jako klocki. Własne dodajesz pod „Text Modules”, a swoje systemy i usługi pod „Systems / Services”.

Przyciskami „Calendar (add date)” i „Time (add time)” wstawiasz datę i godzinę. Tak ogłasza się zaplanowane prace serwisowe.

Przełącznik „Turn notification on/off” na górze włącza i wyłącza ogłoszenie. Włączenie zapisuje przy okazji tytuł i tekst. Ogłoszenie stoi tak długo, aż je wyłączysz. Jeśli ogłoszenie jest już włączone, zmiana tekstu zaczyna działać dopiero po „Save”.

Obok istnieje drugi rodzaj ogłoszenia. Jeśli zamienisz zgłoszenie w awarię zbiorczą, ono też pojawia się na stronie logowania i znika samo, gdy zgłoszenie zostanie rozwiązane. Ten przełącznik go nie dotyczy.

Przyciskiem „Send as E-Mail” wysyłasz ten sam tekst dodatkowo na listę adresów. To jest ta część, która należy do Professional.

Ogłoszenie piszesz po angielsku. Jego tłumaczenie przychodzi przez stronę języków, jak każdy inny tekst. Jeśli później zmienisz tekst angielski, zaimportowane tłumaczenie przestaje obowiązywać. Trzeba je zaimportować ponownie.

System pilnuje miejsca na dysku serwera i odzywa się, zanim się ono skończy.

Są dwa stopnie. Od 90 procent zajętości dostajesz informację, od 95 procent ostrzeżenie.

Kto zarządza aktualizacjami, widzi liczby i to, co trzeba zrobić. Zwykle największą pozycją są stare obrazy z wcześniejszych aktualizacji.

Wszyscy pozostali zalogowani dostają krótkie zdanie i wskazówkę, żeby zwrócić się do administratora. Widzą je dopiero od stopnia ostrzeżenia.

Nic z tego nie pojawia się na stronie logowania. Jak pełny jest dysk serwera, nie jest niczyją sprawą przed zalogowaniem.

Pełny dysk uderza nie tylko w aktualizację. Załączniki, poczta przychodząca, baza danych i kopia zapasowa leżą na tym samym dysku.

Informację dostajesz też, gdy tylko wolnego miejsca jest mniej niż 10 GB. Tyle miejsca potrzebuje aktualizacja i przy mniejszej ilości się nie uruchamia.

Po każdej udanej aktualizacji system usuwa obrazy starszych wersji. Poprzednia wersja zostaje na wypadek wycofania.

Pod „Settings → Updates” widzisz, która wersja działa i czy istnieje nowsza.

Jeśli jest nowa wersja, poniżej wypisane jest, co przynosi. Lista pokazuje każdą wersję, którą przeskakujesz.

Przed aktualizacją system sprawdza, czy jest dość wolnego miejsca. Aktualizacja potrzebuje starego i nowego obrazu naraz, więc prosi o 10 GB. Jeśli miejsca nie starcza, system odmawia aktualizacji i mówi dlaczego. To lepsza wiadomość niż poddanie się w połowie drogi.

Potem sam robi zaszyfrowaną kopię zapasową. Obejmuje ona bazę danych, załączniki, archiwa i klucze. Jeśli baza danych działa poza SMITEY, nie wchodzi do tej kopii.

Jeśli kopia zapasowa się nie uda, aktualizacja zatrzymuje się, zanim cokolwiek zostanie zmienione. Baza danych poza SMITEY nie wstrzymuje aktualizacji. Zrób jej kopię własnymi narzędziami.

System pyta, zanim zacznie. W czasie aktualizacji jest nieosiągalny przez kilka minut, więc wybierz spokojną porę.

Jeśli coś pójdzie źle, system wraca do poprzedniej wersji i działa dalej.

Jeśli Twój serwer nie może sięgnąć do źródła aktualizacji, system mówi dokładnie to. Nie twierdzi wtedy, że jesteś na bieżąco.

Aktualizacja, która przenosi bazę danych na nową wersję, nie jest wgrywana jednym przyciskiem. System to zgłasza, a informacje o wydaniu mówią, co zrobić.

Pod „Settings → Archive” pakujesz zamknięte zgłoszenia z danego okresu do pliku. Dzięki temu zbiór roboczy zostaje mały.

Przenoszone są tylko zgłoszenia zamknięte. Rozwiązane zgłoszenie dołącza dopiero wtedy, gdy zostanie zamknięte. Dzieje się to samo 24 godziny po rozwiązaniu. Otwarte zgłoszenie z tego samego okresu zostaje na miejscu.

„Preview” mówi z góry, ile zgłoszeń obejmuje okres. Nic nie zapisuje i nic nie zmienia.

„Create archive” buduje plik ZIP. Zawiera on zgłoszenia z komentarzami, historią, polami własnymi i załącznikami.

Plik stoi potem na liście poniżej, z okresem, liczbą i rozmiarem. Możliwy jest podfolder, jeśli chcesz układać według lat.

Dopiero potem decydujesz, czy zgłoszenia opuszczą działającą bazę danych. To osobny krok: „Delete from live DB” na liście „Existing archives”. Samo utworzenie archiwum nic nie zmienia.

„Restore” przywraca zgłoszenia z pliku. Zgłoszenia, których numer już istnieje, są pomijane.

Przywracanie potrzebuje zespołów i obiegów, do których zgłoszenie się odwołuje. Potem system podaje, ile zgłoszeń wróciło, a ile pominął, bo już istniały. Wymienia też pominięte udziały zespołów i zadania bez ich podzgłoszenia. Inne luki nie są zgłaszane. Brakujący zespół, kategoria, użytkownik albo status zostaje w zgłoszeniu pusty. Komentarze bez swojego użytkownika i wartości usuniętych pól własnych są pomijane.

„Delete archive file” usuwa tylko plik. Zgłoszenia w działającej bazie danych zostają nietknięte.

Pod „Settings → General Settings” znajdziesz listy wyboru systemu. Każda lista ma własną zakładkę.

Dla działów, stanowisk i lokalizacji jest też droga przez plik. Opłaca się ona, gdy dodajesz wiele wpisów naraz.

„Export JSON” pobiera listę. W świeżej instalacji dostajesz w ten sposób pustą strukturę, w którą wpisujesz swoje pozycje.

Plik zawiera przykład, który pokazuje, jak wygląda wpis. Przy wczytywaniu pliku z powrotem jest on pomijany.

„Import JSON” zakłada to, czego brakuje. Istniejące wpisy zostają nietknięte. Nazwa, która występuje w pliku dwa razy, zostaje założona raz.

Zmiana nazwy przez plik nie działa. Są od tego pola na tej stronie, a czerwony napis o tym mówi. Miejsca zastępczego „None selected or available” nie da się zmienić. Możesz je tylko przetłumaczyć, na stronie języków.

Wpisy tłumaczysz potem na stronie języków. Plik zawiera nazwę angielską.

Kategorie działają tak samo. Należą do zespołu, więc mieszkają na stronie kategorii tego zespołu.