Personalização e administração

Em «Settings → Language Settings» escolhes que idiomas a tua empresa oferece. Há 30 à escolha.

O inglês está sempre ligado e não pode ser desligado. É a língua a que o sistema recorre quando um texto ainda não tem tradução.

Depois disso, cada utilizador escolhe no seu menu o idioma em que trabalha, de entre os que ativaste.

As traduções não chegam com uma atualização. Uma atualização traz textos novos em inglês; a tradução deles é fornecida por ti.

Isso funciona em dois passos. Com «Export JSON» transferes um ficheiro que contém cada texto em inglês ao lado da tua tradução existente.

Preenches esse ficheiro ao teu ritmo e voltas a carregá-lo com «Import JSON». Os campos vazios são ignorados, as traduções existentes são substituídas.

As variáveis como {count} têm de sobreviver na tradução. Uma entrada cujas variáveis sejam diferentes das do texto em inglês é recusada, e isso inclui uma variável a mais. Nesse caso, continua ativa a tradução anterior. O inglês só aparece se não havia nenhuma. O sistema diz-te qual foi a entrada.

O cartão «State of your language packs» diz-te, por idioma, em que ponto estás. Aparece lá cada idioma que ativaste, mesmo sem tradução. O cartão mostra quantos textos estão traduzidos e nomeia quatro casos: desatualizado, não traduzido, desconhecido e completo. «Unknown» significa que os textos foram importados antes de esta verificação existir. A próxima importação resolve isso.

«Desatualizado» é o caso que interessa. O texto em inglês mudou, a tua tradução continua lá e agora diz outra coisa.

Os pacotes de idioma prontos a usar para todos os idiomas estão disponíveis gratuitamente na nossa página «Transferências». Carregas-os com «Import JSON», tal como o teu próprio ficheiro. Também podes editar primeiro o ficheiro para melhorar uma tradução.

Na aplicação, a ligação «Download language packs» no cartão «Import translations» leva-te diretamente a essa página.

Em «Settings → CI Settings» defines o teu logótipo, o teu favicon e três cores.

O logótipo aparece na barra lateral, por baixo do logótipo do sistema. Recomendam-se 400 por 160 pixels em PNG ou SVG com fundo transparente, no máximo 2 MB. Um ficheiro SVG que contenha um script é recusado no carregamento. Se um carregamento falhar, a mensagem indica o motivo.

O favicon é a pequena imagem no separador do navegador. Recomenda-se SVG ou 64 por 64 pixels.

As três cores são «Primary color», «Accent color» e «Background color». A primeira pinta os botões importantes, a segunda os ícones e os destaques, a terceira o fundo.

O sistema calcula sozinho as cores do texto e do rato por cima, para que o texto continue legível. Tu só indicas as três cores de base.

Um campo vazio significa que vale a cor de origem. O quadrado ao lado mostra então preto, porque não consegue mostrar «nenhuma cor». A nota por baixo diz isso mesmo.

A pré-visualização por baixo dos campos mostra as tuas cores antes de guardares. Só «Save» as torna válidas para toda a gente.

«Restore defaults» repõe tudo. Isso remove também o logótipo e o favicon que carregaste.

O sistema tem um aspeto escuro e um aspeto claro. A mudança faz-se no teu menu, no fundo da barra lateral.

A escolha pertence a cada utilizador e fica guardada. Um agente pode trabalhar em claro enquanto um colega trabalha em escuro.

No mesmo menu estão a tua disponibilidade, a tua fotografia de perfil, a tua palavra-passe e o teu idioma.

Num ecrã estreito a interface reorganiza-se. A tabela transforma-se em cartões empilhados e a barra lateral recolhe-se atrás do ícone no canto superior esquerdo.

Não há uma aplicação à parte. O endereço é o mesmo que no computador e inicias sessão da mesma maneira.

Em «Settings → General Settings» encontras o cartão «Date and time format». Está logo a seguir ao fuso horário.

Quatro escolhas formam a maneira de escrever uma data. «Date order» é a ordem do dia, do mês e do ano.

«Date separator» é o carácter entre os números. Podes escolher o ponto, a barra ou o hífen.

«Clock» é o relógio: 24 horas, ou 12 horas com AM e PM. «Time separator» é o carácter entre a hora e os minutos.

Por baixo dos quatro campos vês «This is how it looks». Mostra o resultado antes de carregares em «Save».

A definição aplica-se a toda a instalação. Não depende do idioma nem do utilizador.

Isso é intencional. Uma empresa escreve as datas de uma maneira e todos os colegas leem a mesma forma de escrita.

A definição de origem é dia, mês, ano com ponto e o relógio de 24 horas. Se não mudares nada, nada muda.

A forma de escrita escolhida vale em todo o lado onde o sistema mostra uma data. Isso inclui o ticket, as listas, o seguimento e o tempo registado.

As exportações não são afetadas. Escrevem uma data como 2026-08-22, porque os programas de folha de cálculo leem essa forma de maneira fiável.

Os campos em que introduzes uma data também seguem esta definição. Um clique no campo abre um calendário, e a data escolhida aparece depois na tua forma de escrita. Um campo vazio diz «Pick a date».

A página «Maintenance and incident notices» está na barra lateral. Aí escreves um aviso que toda a gente vê.

O aviso aparece na página de início de sessão e em todo o sistema. Assim as pessoas leem-no antes mesmo de iniciarem sessão.

A ideia é evitar tickets desnecessários. Quem lê que a rede está em baixo não volta a comunicá-lo.

O texto compõe-se a clicar. Clica primeiro no campo que queres preencher. Fica com um contorno vermelho, e tudo o que assinalares a seguir vai para lá. Se desmarcares um bloco, ele volta a sair do texto.

«Title / Subject» aparece no topo do aviso. «Body» aparece por baixo. Se enviares o aviso como e-mail, um passa a assunto e o outro a corpo da mensagem.

Há frases já feitas como blocos de construção. Podes acrescentar as tuas em «Text Modules» e os teus sistemas e serviços em «Systems / Services».

Com «Calendar (add date)» e «Time (add time)» inseres uma data e uma hora. É assim que se anuncia uma manutenção planeada.

O interruptor «Turn notification on/off» no topo liga e volta a desligar o aviso. Ao ligá-lo, o título e o texto são guardados com ele. O aviso fica visível até o desligares. Se o aviso já estiver ligado, uma alteração ao texto só tem efeito com «Save».

Existe um segundo tipo de aviso ao lado. Se transformares um ticket num incidente coletivo, ele também aparece na página de início de sessão e desaparece sozinho assim que o ticket for resolvido. Este interruptor não se aplica a ele.

Com «Send as E-Mail» envias o mesmo texto para uma lista de endereços. É essa a parte que pertence ao Professional.

Escreves o aviso em inglês. A tradução entra pela página de idiomas, como qualquer outro texto. Se depois alterares o texto em inglês, a tradução importada deixa de valer. É preciso importá-la outra vez.

O sistema vigia o espaço em disco do servidor e avisa antes que ele acabe.

Há duas fases. A partir de 90 por cento ocupados recebes um aviso, a partir de 95 por cento um alerta.

Quem trata das atualizações vê os números e o que deve fazer. Normalmente as imagens antigas de atualizações anteriores são o maior item.

Todas as outras pessoas com sessão iniciada recebem uma frase curta e uma indicação para falarem com o administrador. Só a veem a partir da fase de alerta.

Nada disto aparece na página de início de sessão. O grau de ocupação do disco de um servidor não diz respeito a ninguém antes de iniciar sessão.

Um disco cheio não afeta apenas a atualização. Os anexos, o correio recebido, a base de dados e a cópia de segurança vivem todos no mesmo disco.

Também recebes um aviso assim que ficam livres menos de 10 GB. Uma atualização precisa desse espaço e não arranca com menos.

Após cada atualização bem-sucedida, o sistema remove as imagens das versões mais antigas. A versão anterior fica guardada para uma reversão.

Em «Settings → Updates» vês que versão está a correr e se existe uma mais recente.

Se houver uma versão nova, o que ela traz aparece listado por baixo. A lista mostra todas as versões que saltas.

Antes da atualização, o sistema verifica se há espaço livre suficiente. Uma atualização precisa da imagem antiga e da nova ao mesmo tempo, por isso pede 10 GB. Se não houver espaço suficiente, o sistema recusa a atualização e diz porquê. É melhor notícia do que desistir a meio.

Depois faz sozinho uma cópia de segurança cifrada. Abrange a base de dados, os anexos, os arquivos e as chaves. Se a base de dados correr fora do SMITEY, não faz parte desta cópia.

Se a cópia de segurança falhar, a atualização para antes de alterar o que quer que seja. Uma base de dados fora do SMITEY não atrasa a atualização. Faz a cópia dela com as tuas próprias ferramentas.

O sistema pergunta antes de começar. Durante a atualização fica inacessível durante alguns minutos, por isso escolhe uma hora calma.

Se alguma coisa correr mal, o sistema volta à versão anterior e continua a funcionar.

Se o teu servidor não conseguir chegar à origem das atualizações, o sistema diz exatamente isso. Não afirma que estás atualizado.

Uma atualização que passe a base de dados para uma versão nova não é aplicada com o carregar de um botão. O sistema avisa-te, e as notas de versão dizem o que fazer.

Em «Settings → Archive» juntas os tickets fechados de um período num ficheiro. Assim o conjunto de trabalho mantém-se pequeno.

Só os tickets fechados são movidos. Um ticket resolvido só entra quando estiver fechado. Isso acontece sozinho 24 horas depois de ter sido resolvido. Um ticket aberto no mesmo período fica onde está.

«Preview» diz-te à partida quantos tickets o período abrange. Não escreve nada e não altera nada.

«Create archive» constrói um ficheiro ZIP. Contém os tickets com os seus comentários, o seu histórico, os seus campos personalizados e os seus anexos.

O ficheiro fica depois na lista abaixo, com o período, o número e o tamanho. Podes usar uma subpasta se quiseres arquivar por ano.

Só então decides se os tickets saem da base de dados em funcionamento. É um passo à parte: «Delete from live DB» na lista «Existing archives». Criar o arquivo, por si só, não altera nada.

«Restore» traz os tickets de volta a partir do ficheiro. Os tickets cujo número já existe são ignorados.

Uma reposição precisa das equipas e dos fluxos de trabalho a que um ticket se refere. Depois, o sistema indica quantos tickets voltaram e quantos ignorou por já existirem. Indica também as participações de equipas ignoradas e as tarefas sem o seu subticket. Outras lacunas não são comunicadas. Uma equipa, categoria, utilizador ou estado em falta fica vazio no ticket. Os comentários sem o seu utilizador e os valores de campos personalizados apagados ficam de fora.

«Delete archive file» apaga apenas o ficheiro. Os tickets na base de dados em funcionamento ficam intactos.

Em «Settings → General Settings» encontras as listas pendentes do sistema. Cada lista tem o seu separador.

Para departamentos, cargos e locais existe também o caminho através de um ficheiro. Compensa quando acrescentas muitas entradas de uma vez.

«Export JSON» transfere a lista. Numa instalação nova, dá-te a estrutura vazia onde escreves as tuas entradas.

O ficheiro traz um exemplo que mostra o aspeto de uma entrada. É ignorado quando voltas a carregar o ficheiro.

«Import JSON» cria o que falta. As entradas existentes ficam como estão. Um nome que aparece duas vezes no ficheiro é criado uma só vez.

Mudar nomes não funciona através do ficheiro. Os campos desta página servem para isso, e a nota vermelha diz-o. O marcador «None selected or available» não pode ser renomeado. Só o traduzes, na página de idiomas.

Traduzes as entradas depois, na página de idiomas. O ficheiro contém o nome em inglês.

As categorias funcionam da mesma maneira. Pertencem a uma equipa, por isso vivem na página de categorias dessa equipa.