Tilpasning og administrasjon

Under «Settings → Language Settings» velger dere hvilke språk bedriften deres tilbyr. Det er 30 å velge mellom.

Engelsk er alltid på og kan ikke slås av. Det er språket systemet faller tilbake på når en tekst ennå ikke er oversatt.

Deretter velger hver bruker i sin egen meny det språket hun arbeider på, blant dem dere har slått på.

Oversettelser kommer ikke med en oppdatering. En oppdatering bringer nye engelske tekster; oversettelsen av dem leverer dere selv.

Det foregår i to trinn. Med «Export JSON» laster dere ned ei fil som inneholder hver engelsk tekst ved siden av den nåværende oversettelsen deres.

Den fila fyller dere ut i deres eget tempo og legger den inn igjen med «Import JSON». Tomme felter blir hoppet over, eksisterende oversettelser blir overskrevet.

Plassholdere som {count} må overleve i oversettelsen. En post der plassholderne avviker fra den engelske teksten, blir avvist, og det gjelder også en ekstra plassholder. Den forrige oversettelsen forblir da aktiv. Engelsk vises bare hvis det ikke fantes noen. Systemet forteller dere hvilken post det var.

Kortet «State of your language packs» forteller dere per språk hvor dere står. Hvert språk dere har slått på, står der, også uten oversettelse. Kortet viser hvor mange tekster som er oversatt, og nevner fire tilfeller: utdatert, ikke oversatt, ukjent og komplett. «Unknown» (ukjent) betyr at tekstene ble importert før denne kontrollen fantes. Den neste importen avklarer det.

«Utdatert» er det tilfellet som betyr noe. Den engelske teksten har endret seg, oversettelsen deres står der fortsatt og sier nå noe annet.

Ferdige språkpakker for alle språk ligger gratis på siden vår «Nedlasting». Dere legger dem inn med «Import JSON», akkurat som deres egen fil. Dere kan også redigere fila først for å forbedre en oversettelse.

I programmet tar lenken «Download language packs» på kortet «Import translations» dere rett til den siden.

Under «Settings → CI Settings» setter dere logoen deres, faviconet deres og tre farger.

Logoen står i sidemenyen under systemets logo. Anbefalt er 400 ganger 160 piksler som PNG eller SVG med gjennomsiktig bakgrunn, høyst 2 MB. En SVG-fil som inneholder et skript, blir avvist ved opplasting. Mislykkes en opplasting, nevner meldingen årsaken.

Faviconet er det lille bildet i nettleserfanen. Anbefalt er SVG eller 64 ganger 64 piksler.

De tre fargene er «Primary color», «Accent color» og «Background color». Den første farger de viktige knappene, den andre ikoner og uthevinger, den tredje bakgrunnen.

Systemet finner selv ut av tekst- og hover-fargene, slik at teksten fortsatt er leselig. Dere leverer bare de tre grunnfargene.

Et tomt felt betyr at den innebygde fargen gjelder. Firkanten ved siden av viser da svart, fordi den ikke kan vise «ingen farge». Merknaden nedenfor sier det.

Forhåndsvisningen under feltene viser fargene deres før dere lagrer. Bare «Save» gjør dem gjeldende for alle.

«Restore defaults» setter alt tilbake. Det fjerner også logoen og faviconet som er lastet opp.

Systemet finnes i et mørkt og et lyst utseende. Du bytter i din egen meny nederst i sidemenyen.

Valget hører til hver bruker og blir husket. Én agent kan arbeide i lyst, mens en kollega arbeider i mørkt.

Den samme menyen rommer tilgjengeligheten din, profilbildet ditt, passordet ditt og språket ditt.

På en smal skjerm stiller brukergrensesnittet seg om selv. Tabellen blir til kort oppå hverandre, og sidemenyen bretter seg inn bak ikonet øverst til venstre.

Det finnes ingen egen app. Adressen er den samme som på datamaskinen, og du logger på på samme måte.

Under «Settings → General Settings» finner dere kortet «Date and time format». Det står rett etter tidssonen.

Fire valg utgjør måten en dato blir skrevet på. «Date order» er rekkefølgen på dag, måned og år.

«Date separator» er tegnet mellom tallene. Dere kan velge punktum, skråstrek eller bindestrek.

«Clock» er klokka: 24 timer, eller 12 timer med AM og PM. «Time separator» er tegnet mellom time og minutt.

Under de fire feltene ser dere «This is how it looks». Det viser resultatet før dere klikker på «Save».

Innstillingen gjelder hele installasjonen. Den avhenger ikke av språket og ikke av den enkelte brukeren.

Det er med vilje. Én bedrift skriver datoer på én måte, og hver kollega leser den samme måten å skrive på.

Fabrikkinnstillingen er dag, måned, år med punktum og 24-timersklokka. Endrer dere ingenting, endrer ingenting seg.

Den valgte måten å skrive på gjelder overalt der systemet viser en dato. Det gjelder saken, listene, påminnelsen og den registrerte tida.

Eksporter er ikke berørt. De skriver en dato som 2026-08-22, fordi regnearkprogrammer leser den formen pålitelig.

Felter der dere legger inn en dato, følger også innstillingen. Et klikk på feltet åpner en kalender, og den valgte datoen vises deretter på deres måte å skrive på. Et tomt felt viser «Pick a date».

Siden «Maintenance and incident notices» står i sidemenyen. Der skriver dere en melding som alle ser.

Meldingen står på påloggingssiden og overalt i systemet. Så folk leser den allerede før de logger på.

Poenget er å unngå unødvendige saker. Den som leser at nettverket er nede, melder det ikke inn på nytt.

Dere setter sammen teksten ved å klikke. Klikk først på feltet dere vil fylle ut. Det får en rød kant, og alt dere krysser av etterpå, havner der. Fjerner dere krysset ved en byggekloss, forsvinner den ut av teksten igjen.

«Title / Subject» står øverst i meldingen. «Body» står nedenfor. Sender dere meldingen som e-post, blir det ene til emnet og det andre til teksten.

Ferdige setninger står klare som byggeklosser. Dere kan legge til deres egne under «Text Modules» og systemene og tjenestene deres under «Systems / Services».

Med «Calendar (add date)» og «Time (add time)» setter dere inn en dato og et klokkeslett. Slik melder dere ut planlagt vedlikehold.

Bryteren «Turn notification on/off» øverst slår meldingen på og av igjen. Når dere slår den på, blir tittelen og teksten lagret samtidig. Meldingen blir stående til dere slår den av. Er meldingen allerede på, trer en endring av teksten først i kraft med «Save».

Ved siden av finnes det en annen slags melding. Gjør dere en sak til en samlesak, står den også på påloggingssiden og forsvinner av seg selv når saken er løst. Denne bryteren gjelder ikke for den.

Med «Send as E-Mail» sender dere i tillegg den samme teksten til ei liste med adresser. Det er den delen som hører til Professional.

Dere skriver meldingen på engelsk. Oversettelsen kommer inn via språksiden som enhver annen tekst. Endrer dere den engelske teksten etterpå, gjelder ikke den importerte oversettelsen lenger. Den må importeres på nytt.

Systemet følger med på diskplassen på serveren og sier fra før den tar slutt.

Det er to trinn. Fra 90 prosent brukt får dere en melding, fra 95 prosent et varsel.

Den som styrer oppdateringene, ser tallene og hva som skal gjøres. Som regel er gamle images fra tidligere oppdateringer den største posten.

Alle andre som er pålogget, får en kort setning og en henvisning til administratoren sin. De ser den først fra varseltrinnet.

Ingenting av det står på påloggingssiden. Hvor full en serverdisk er, angår ingen før de er pålogget.

En full disk rammer ikke bare oppdateringen. Vedlegg, innkommende post, databasen og sikkerhetskopien ligger alle på den samme disken.

Dere får også en melding så snart det er mindre enn 10 GB ledig. En oppdatering trenger så mye plass og starter ikke med mindre.

Etter hver vellykket oppdatering fjerner systemet images fra eldre versjoner. Den forrige versjonen beholdes for en tilbakerulling.

Under «Settings → Updates» ser dere hvilken versjon som kjører, og om det finnes en nyere.

Finnes det en ny versjon, står det nedenfor hva den bringer. Lista viser hver versjon dere hopper over.

Før oppdateringen sjekker systemet at det er nok plass. En oppdatering trenger det gamle og det nye imaget samtidig, så den ber om 10 GB. Er det ikke nok plass, avviser systemet oppdateringen og sier hvorfor. Det er en bedre beskjed enn å gi opp halvveis.

Deretter tar det selv en kryptert sikkerhetskopi. Den dekker databasen, vedleggene, arkivene og nøklene. Ligger databasen utenfor SMITEY, er den ikke med i denne sikkerhetskopien.

Mislykkes sikkerhetskopien, stopper oppdateringen før noe er endret. En database utenfor SMITEY holder ikke oppdateringen tilbake. Sikkerhetskopier den med egne verktøy.

Systemet spør før det setter i gang. Under oppdateringen er det utilgjengelig i noen minutter, så velg et rolig tidspunkt.

Går noe galt, faller systemet tilbake til den forrige versjonen og går videre.

Kan serveren deres ikke nå oppdateringskilden, sier systemet nøyaktig det. Det påstår ikke i stedet at dere er oppdatert.

En oppdatering som flytter databasen til en ny versjon, blir ikke lagt på med et tastetrykk. Systemet sier fra, og versjonsnotatene forteller hva som skal gjøres.

Under «Settings → Archive» pakker dere de lukkede sakene fra en periode sammen i ei fil. Det holder arbeidsmengden liten.

Bare lukkede saker flytter. En løst sak kommer først med når den er lukket. Det skjer av seg selv 24 timer etter at den ble løst. En åpen sak i den samme perioden blir der den er.

«Preview» forteller dere på forhånd hvor mange saker perioden dekker. Den skriver ingenting og endrer ingenting.

«Create archive» bygger ei ZIP-fil. Den rommer sakene med kommentarene sine, historikken sin, de egendefinerte feltene sine og vedleggene sine.

Fila står deretter i lista nedenfor, med periode, antall og størrelse. Ei undermappe er mulig hvis dere vil arkivere etter år.

Først deretter bestemmer dere om sakene skal forlate den kjørende databasen. Det er et eget trinn: «Delete from live DB» i lista «Existing archives». Å opprette arkivet endrer i seg selv ingenting.

«Restore» henter sakene tilbake fra fila. Saker der nummeret allerede finnes, blir hoppet over.

En gjenoppretting trenger de teamene og de arbeidsflytene en sak viser til. Etterpå melder systemet hvor mange saker som kom tilbake, og hvor mange det hoppet over fordi de allerede fantes. Det nevner også overhoppede teamdeltakelser og oppgaver uten undersaken sin. Andre hull blir ikke meldt. Mangler et team, en kategori, en bruker eller en status, blir feltet stående tomt på saken. Kommentarer uten brukeren sin og verdier fra slettede egendefinerte felter blir utelatt.

«Delete archive file» sletter bare fila. Sakene i den kjørende databasen blir ikke rørt.

Under «Settings → General Settings» finner dere nedtrekkslistene til systemet. Hver liste har sin egen fane.

Til avdelinger, stillinger og lokasjoner finnes også veien gjennom ei fil. Den lønner seg når dere legger til mange poster på én gang.

«Export JSON» laster ned lista. På en fersk installasjon gir det dere den tomme strukturen dere kan skrive postene deres inn i.

Fila rommer et eksempel som viser hvordan en post ser ut. Det blir hoppet over når dere legger fila inn igjen.

«Import JSON» oppretter det som mangler. Eksisterende poster blir latt i fred. Et navn som står to ganger i fila, blir opprettet én gang.

Å gi nytt navn virker ikke gjennom fila. Feltene på denne siden er der til det, og den røde merknaden sier det. Plassholderen «None selected or available» kan ikke få nytt navn. Dere oversetter den bare, på språksiden.

Postene oversetter dere etterpå på språksiden. Fila rommer det engelske navnet.

Kategorier fungerer på samme måte. De hører til et team, så de bor på kategorisiden til det teamet.