Tilpasning og administration

Under »Settings → Language Settings« vælger du, hvilke sprog din virksomhed tilbyder. Der er 30 at vælge imellem.

Engelsk er altid slået til og kan ikke slås fra. Det er det sprog, systemet falder tilbage på, når en tekst endnu ikke er oversat.

Derefter vælger hver bruger i sin egen menu det sprog, hun arbejder på, blandt dem du har slået til.

Oversættelser kommer ikke med en opdatering. En opdatering bringer nye engelske tekster; oversættelsen af dem leverer du selv.

Det foregår i to trin. Med »Export JSON« henter du en fil, der indeholder hver engelsk tekst ved siden af din nuværende oversættelse.

Den fil udfylder du i dit eget tempo og lægger den ind igen med »Import JSON«. Tomme felter bliver sprunget over, eksisterende oversættelser bliver overskrevet.

Pladsholdere som {count} skal overleve i oversættelsen. En post, hvis pladsholdere afviger fra den engelske tekst, bliver afvist, og det gælder også en ekstra pladsholder. Den tidligere oversættelse forbliver så aktiv. Engelsk vises kun, hvis der ikke var nogen. Systemet fortæller dig, hvilken post det var.

Kortet »State of your language packs« fortæller dig per sprog, hvor du står. Hvert sprog, du har slået til, står der, også uden oversættelse. Kortet viser, hvor mange tekster der er oversat, og nævner fire tilfælde: forældet, ikke oversat, ukendt og komplet. »Unknown« (ukendt) betyder, at teksterne blev importeret, før denne kontrol fandtes. Den næste import afklarer det.

»Forældet« er det tilfælde, der betyder noget. Den engelske tekst har ændret sig, din oversættelse står der stadig og siger nu noget andet.

Færdige sprogpakker til alle sprog ligger gratis på vores side »Download«. Du lægger dem ind med »Import JSON«, ligesom din egen fil. Du kan også redigere filen først for at forbedre en oversættelse.

I programmet fører linket »Download language packs« på kortet »Import translations« direkte til den side.

Under »Settings → CI Settings« sætter du dit logo, dit favicon og tre farver.

Logoet står i sidemenuen under systemets logo. Anbefalet er 400 gange 160 billedpunkter som PNG eller SVG med gennemsigtig baggrund, højst 2 MB. En SVG-fil, der indeholder et script, bliver afvist ved upload. Mislykkes en upload, nævner beskeden årsagen.

Faviconet er det lille billede i browserfanen. Anbefalet er SVG eller 64 gange 64 billedpunkter.

De tre farver er »Primary color«, »Accent color« og »Background color«. Den første farver de vigtige knapper, den anden ikoner og fremhævelser, den tredje baggrunden.

Systemet finder selv frem til tekst- og hover-farverne, så teksten bliver ved med at være læsbar. Du leverer kun de tre grundfarver.

Et tomt felt betyder, at den indbyggede farve gælder. Firkanten ved siden af viser så sort, fordi den ikke kan vise »ingen farve«. Bemærkningen nedenunder siger det.

Forhåndsvisningen under felterne viser dine farver, før du gemmer. Kun »Save« gør dem gældende for alle.

»Restore defaults« sætter alt tilbage. Det fjerner også det uploadede logo og favicon.

Systemet findes i et mørkt og et lyst udseende. Du skifter i din egen menu nederst i sidemenuen.

Valget hører til hver bruger og bliver husket. Én agent kan arbejde i lyst, mens en kollega arbejder i mørkt.

Den samme menu rummer din tilgængelighed, dit profilbillede, din adgangskode og dit sprog.

På en smal skærm stiller brugerfladen sig selv om. Tabellen bliver til kort oven på hinanden, og sidemenuen folder sig ind bag ikonet øverst til venstre.

Der findes ingen særskilt app. Adressen er den samme som på computeren, og du logger ind på samme måde.

Under »Settings → General Settings« finder du kortet »Date and time format«. Det står lige efter tidszonen.

Fire valg udgør måden, en dato bliver skrevet på. »Date order« er rækkefølgen af dag, måned og år.

»Date separator« er tegnet mellem tallene. Du kan vælge punktum, skråstreg eller bindestreg.

»Clock« er uret: 24 timer, eller 12 timer med AM og PM. »Time separator« er tegnet mellem time og minut.

Under de fire felter ser du »This is how it looks«. Det viser resultatet, før du klikker på »Save«.

Indstillingen gælder for hele installationen. Den afhænger ikke af sproget og ikke af den enkelte bruger.

Det er med vilje. Én virksomhed skriver datoer på én måde, og hver kollega læser den samme måde at skrive på.

Fabriksindstillingen er dag, måned, år med punktum og 24-timers-uret. Ændrer du intet, ændrer der sig intet.

Den valgte måde at skrive på gælder overalt, hvor systemet viser en dato. Det gælder sagen, listerne, påmindelsen og den registrerede tid.

Eksporter er ikke berørt. De skriver en dato som 2026-08-22, fordi regnearksprogrammer læser den form pålideligt.

Felter, hvor du indtaster en dato, følger også indstillingen. Et klik på feltet åbner en kalender, og den valgte dato vises derefter på din måde at skrive på. Et tomt felt viser »Pick a date«.

Siden »Maintenance and incident notices« står i sidemenuen. Der skriver du en meddelelse, som alle ser.

Meddelelsen står på loginsiden og overalt i systemet. Så folk læser den, allerede før de logger ind.

Pointen er at undgå unødvendige sager. Den, der læser, at netværket er nede, anmelder det ikke igen.

Du sætter teksten sammen ved at klikke. Klik først på det felt, du vil udfylde. Det får en rød kant, og alt, hvad du sætter flueben ved bagefter, ryger derind. Fjerner du fluebenet ved en byggeklods, forsvinder den ud af teksten igen.

»Title / Subject« står øverst i meddelelsen. »Body« står nedenunder. Sender du meddelelsen som e-mail, bliver det ene til emnet og det andet til teksten.

Færdige sætninger står klar som byggeklodser. Du kan tilføje dine egne under »Text Modules« og jeres systemer og tjenester under »Systems / Services«.

Med »Calendar (add date)« og »Time (add time)« indsætter du en dato og et klokkeslæt. Sådan melder du planlagt vedligehold ud.

Kontakten »Turn notification on/off« øverst slår meddelelsen til og fra igen. Når du slår den til, bliver titlen og teksten gemt med det samme. Meddelelsen bliver stående, indtil du slår den fra. Er meddelelsen allerede slået til, træder en ændring af teksten først i kraft med »Save«.

Ved siden af findes der en anden slags meddelelse. Gør du en sag til en samlesag, står den også på loginsiden og forsvinder af sig selv, når sagen er løst. Denne kontakt gælder ikke for den.

Med »Send as E-Mail« sender du desuden den samme tekst til en liste af adresser. Det er den del, der hører til Professional.

Du skriver meddelelsen på engelsk. Oversættelsen kommer ind via sprogsiden som enhver anden tekst. Ændrer du den engelske tekst bagefter, gælder den importerede oversættelse ikke længere. Den skal importeres igen.

Systemet holder øje med diskpladsen på serveren og siger til, før den slipper op.

Der er to trin. Fra 90 procent brugt får du en meddelelse, fra 95 procent en advarsel.

Den, der styrer opdateringerne, ser tallene og hvad der skal gøres. Som regel fylder gamle images fra tidligere opdateringer mest.

Alle andre, der er logget ind, får en kort sætning og en henvisning til deres administrator. De ser den først fra advarselstrinnet.

Intet af det står på loginsiden. Hvor fuld en serverdisk er, rager ingen, før de er logget ind.

En fuld disk rammer ikke kun opdateringen. Vedhæftede filer, indgående post, databasen og sikkerhedskopien ligger alle på den samme disk.

Du får også en meddelelse, så snart der er mindre end 10 GB fri. En opdatering kræver så meget plads og starter ikke med mindre.

Efter hver vellykket opdatering fjerner systemet images fra ældre versioner. Den forrige version beholdes til en tilbagerulning.

Under »Settings → Updates« ser du, hvilken version der kører, og om der findes en nyere.

Findes der en ny version, står det nedenunder, hvad den bringer. Listen viser hver version, du springer over.

Før opdateringen kontrollerer systemet, at der er plads nok. En opdatering skal bruge det gamle og det nye image samtidig, så den beder om 10 GB. Er der ikke plads nok, afviser systemet opdateringen og siger hvorfor. Det er en bedre besked end at give op halvvejs.

Derefter tager det selv en krypteret sikkerhedskopi. Den dækker databasen, de vedhæftede filer, arkiverne og nøglerne. Kører databasen uden for SMITEY, er den ikke med i denne sikkerhedskopi.

Mislykkes sikkerhedskopien, stopper opdateringen, før noget er ændret. En database uden for SMITEY holder ikke opdateringen tilbage. Tag sikkerhedskopi af den med dine egne værktøjer.

Systemet spørger, før det går i gang. Under opdateringen er det utilgængeligt i nogle minutter, så vælg et roligt tidspunkt.

Går noget galt, falder systemet tilbage til den foregående version og kører videre.

Kan din server ikke nå opdateringskilden, siger systemet præcis det. Det påstår ikke i stedet, at du er opdateret.

En opdatering, der flytter databasen til en ny version, bliver ikke lagt på med et tryk på knappen. Systemet siger til, og udgivelsesnoterne fortæller, hvad der skal gøres.

Under »Settings → Archive« pakker du en periodes lukkede sager sammen i en fil. Det holder arbejdsmængden lille.

Kun lukkede sager flytter. En løst sag kommer først med, når den er lukket. Det sker af sig selv 24 timer efter, at den blev løst. En åben sag i den samme periode bliver, hvor den er.

»Preview« fortæller dig på forhånd, hvor mange sager perioden dækker. Den skriver intet og ændrer intet.

»Create archive« bygger en ZIP-fil. Den rummer sagerne med deres kommentarer, deres historik, deres brugerdefinerede felter og deres vedhæftede filer.

Filen står derefter i listen nedenunder med periode, antal og størrelse. En undermappe er mulig, hvis du vil arkivere efter år.

Først derefter bestemmer du, om sagerne skal forlade den kørende database. Det er et trin for sig: »Delete from live DB« i listen »Existing archives«. At oprette arkivet ændrer i sig selv intet.

»Restore« henter sagerne tilbage fra filen. Sager, hvis nummer allerede findes, bliver sprunget over.

En gendannelse har brug for de teams og de workflows, en sag henviser til. Bagefter melder systemet, hvor mange sager der kom tilbage, og hvor mange det sprang over, fordi de allerede fandtes. Det nævner også oversprungne teamdeltagelser og opgaver uden deres undersag. Andre huller bliver ikke meldt. Mangler et team, en kategori, en bruger eller en status, bliver feltet stående tomt på sagen. Kommentarer uden deres bruger og værdier fra slettede brugerdefinerede felter bliver udeladt.

»Delete archive file« sletter kun filen. Sagerne i den kørende database bliver ikke rørt.

Under »Settings → General Settings« finder du systemets rullelister. Hver liste har sit eget faneblad.

Til afdelinger, stillinger og lokationer findes der også vejen gennem en fil. Den betaler sig, når du tilføjer mange poster på én gang.

»Export JSON« henter listen. På en frisk installation giver det dig den tomme struktur, du kan skrive dine poster ind i.

Filen rummer et eksempel, der viser, hvordan en post ser ud. Det bliver sprunget over, når du lægger filen ind igen.

»Import JSON« opretter det, der mangler. Eksisterende poster bliver ladt i fred. Et navn, der står to gange i filen, bliver oprettet én gang.

Omdøbning virker ikke gennem filen. Felterne på denne side er der til det, og den røde bemærkning siger det. Pladsholderen »None selected or available« kan ikke omdøbes. Du oversætter den kun, på sprogsiden.

Posterne oversætter du bagefter på sprogsiden. Filen rummer det engelske navn.

Kategorier fungerer på samme måde. De hører til et team, så de bor på det teams kategoriside.