Aanpassen en beheren

Onder “Settings → Language Settings” kies je welke talen je bedrijf aanbiedt. Er zijn er 30 om uit te kiezen.

Engels staat altijd aan en kan niet worden uitgezet. Het is de taal waarop het systeem terugvalt als een tekst nog geen vertaling heeft.

Daarna kiest elke gebruiker in het eigen menu de taal om in te werken, uit de talen die jij hebt ingeschakeld.

Vertalingen komen niet met een update mee. Een update brengt nieuwe Engelse teksten; de vertaling daarvan lever je zelf.

Dat gaat in twee stappen. Met “Export JSON” download je een bestand waarin elke Engelse tekst naast je bestaande vertaling staat.

Dat bestand vul je in je eigen tempo in en laad je met “Import JSON” weer terug. Lege velden worden overgeslagen, bestaande vertalingen worden overschreven.

Variabelen zoals {count} moeten de vertaling overleven. Een regel waarvan de variabelen afwijken van de Engelse tekst, wordt geweigerd, en dat geldt ook voor een extra variabele. De vorige vertaling blijft dan actief. Engels verschijnt alleen als er geen was. Het systeem vertelt je om welke regel het ging.

De kaart “State of your language packs” vertelt je per taal waar je staat. Elke taal die je hebt ingeschakeld, verschijnt daar, ook zonder vertaling. De kaart toont hoeveel teksten vertaald zijn en noemt vier gevallen: verouderd, niet vertaald, onbekend en volledig. “Unknown” (onbekend) betekent dat de teksten zijn geïmporteerd voordat deze controle bestond. De volgende import lost dat op.

“Verouderd” is het geval waar het om gaat. De Engelse tekst is veranderd, jouw vertaling staat er nog en zegt nu iets anders.

Kant-en-klare taalpakketten voor elke taal staan gratis op onze pagina “Downloads”. Je laadt ze met “Import JSON”, net als je eigen bestand. Je kunt het bestand ook eerst bewerken om een vertaling te verbeteren.

In de applicatie brengt de link “Download language packs” op de kaart “Import translations” je direct naar die pagina.

Onder “Settings → CI Settings” stel je je logo, je favicon en drie kleuren in.

Het logo verschijnt in de zijbalk onder het systeemlogo. Aanbevolen zijn 400 bij 160 pixels als PNG of SVG met een doorzichtige achtergrond, hoogstens 2 MB. Een SVG-bestand dat een script bevat, wordt bij het uploaden geweigerd. Mislukt een upload, dan noemt de melding de reden.

De favicon is de kleine afbeelding in het browsertabblad. Aanbevolen zijn SVG of 64 bij 64 pixels.

De drie kleuren zijn “Primary color”, “Accent color” en “Background color”. De eerste kleurt de belangrijke knoppen, de tweede pictogrammen en accenten, de derde de achtergrond.

De tekst- en hoverkleuren berekent het systeem zelf, zodat de tekst leesbaar blijft. Jij levert alleen de drie basiskleuren.

Een leeg veld betekent dat de ingebouwde kleur geldt. Het vierkantje ernaast toont dan zwart, omdat het “geen kleur” niet kan tonen. De opmerking eronder zegt dat.

Het voorbeeld onder de velden laat je kleuren zien voordat je opslaat. Pas “Save” maakt ze voor iedereen geldig.

“Restore defaults” zet alles terug. Daarmee verdwijnen ook het geüploade logo en de favicon.

Het systeem heeft een donker en een licht uiterlijk. Je wisselt in je eigen menu onderaan de zijbalk.

De keuze hoort bij elke gebruiker afzonderlijk en wordt onthouden. De ene agent kan in het licht werken terwijl een collega in het donker werkt.

In hetzelfde menu staan je beschikbaarheid, je profielfoto, je wachtwoord en je taal.

Op een smal scherm ordent de interface zich anders. De tabel wordt een stapel kaarten, en de zijbalk klapt weg achter het pictogram linksboven.

Er is geen aparte app. Het adres is hetzelfde als op de desktop, en je meldt je op dezelfde manier aan.

Onder “Settings → General Settings” vind je de kaart “Date and time format”. Ze staat direct achter de tijdzone.

Vier keuzes bepalen samen hoe een datum wordt geschreven. “Date order” is de volgorde van dag, maand en jaar.

“Date separator” is het teken tussen de getallen. Je kunt de punt, de schuine streep of het koppelteken kiezen.

“Clock” is de klok: 24 uur, of 12 uur met AM en PM. “Time separator” is het teken tussen uur en minuut.

Onder de vier velden zie je “This is how it looks”. Dat toont het resultaat voordat je op “Save” klikt.

De instelling geldt voor de hele installatie. Ze hangt niet aan de taal, en niet aan de afzonderlijke gebruiker.

Dat is bewust zo. Één bedrijf schrijft datums op één manier, en elke collega leest dezelfde schrijfwijze.

De fabrieksinstelling is dag, maand, jaar met een punt en de klok van 24 uur. Verander je niets, dan verandert er niets.

De gekozen schrijfwijze geldt overal waar het systeem een datum toont. Dat geldt ook voor het ticket, de lijsten, de opvolging en de geboekte tijd.

Exports staan hierbuiten. Die schrijven een datum als 2026-08-22, omdat spreadsheetprogramma's die vorm betrouwbaar lezen.

Velden waarin je een datum invoert, volgen de instelling ook. Een klik op het veld opent een kalender, en de gekozen datum verschijnt daarna in jouw schrijfwijze. Een leeg veld toont “Pick a date”.

De pagina “Maintenance and incident notices” staat in de zijbalk. Daar schrijf je een mededeling die iedereen ziet.

De mededeling verschijnt op de aanmeldpagina en overal in het systeem. Zo lezen mensen haar al voordat ze zich aanmelden.

Het doel is onnodige tickets voorkomen. Wie leest dat het netwerk plat ligt, meldt het niet nog een keer.

Je stelt de tekst klikkend samen. Klik eerst het veld aan dat je wilt vullen. Het krijgt een rode rand, en alles wat je daarna aanvinkt, komt daarin terecht. Vink je een bouwsteen weer uit, dan verdwijnt hij ook weer uit de tekst.

“Title / Subject” staat bovenaan de mededeling. “Body” staat eronder. Verstuur je de mededeling als e-mail, dan wordt het ene het onderwerp en het andere de tekst.

Kant-en-klare zinnen staan klaar als bouwstenen. Eigen zinnen voeg je toe onder “Text Modules” en je systemen en diensten onder “Systems / Services”.

Met “Calendar (add date)” en “Time (add time)” voeg je een datum en een tijd in. Zo kondig je gepland onderhoud aan.

De schakelaar “Turn notification on/off” bovenaan zet de mededeling aan en weer uit. Bij het aanzetten worden de titel en de tekst meteen mee opgeslagen. De mededeling blijft staan tot je haar uitzet. Staat de mededeling al aan, dan werkt een wijziging van de tekst pas na “Save”.

Daarnaast bestaat er een tweede soort mededeling. Maak je van een ticket een groepsstoring, dan verschijnt die ook op de aanmeldpagina en verdwijnt vanzelf zodra het ticket is opgelost. Deze schakelaar geldt daar niet voor.

Met “Send as E-Mail” stuur je dezelfde tekst ook naar een lijst met adressen. Dat is het deel dat bij Professional hoort.

Je schrijft de mededeling in het Engels. De vertaling ervan komt via de taalpagina binnen, zoals elke andere tekst. Wijzig je de Engelse tekst achteraf, dan geldt de geïmporteerde vertaling niet meer. Ze moet opnieuw worden geïmporteerd.

Het systeem bewaakt de schijfruimte op de server en meldt zich voordat die opraakt.

Er zijn twee stappen. Vanaf 90 procent gebruikt krijg je een melding, vanaf 95 procent een waarschuwing.

Wie de updates beheert, ziet de cijfers en wat er te doen valt. Meestal zijn oude images van eerdere updates de grootste post.

Alle anderen die zijn aangemeld, krijgen een korte zin en een verwijzing naar hun beheerder. Zij zien die pas vanaf de waarschuwing.

Hiervan staat niets op de aanmeldpagina. Hoe vol een serverschijf is, gaat niemand aan voordat hij zich aanmeldt.

Een volle schijf raakt niet alleen de update. Bijlagen, binnenkomende post, de database en de back-up staan allemaal op dezelfde schijf.

Je krijgt ook een melding zodra er minder dan 10 GB vrij is. Een update heeft zoveel ruimte nodig en start niet met minder.

Na elke geslaagde update verwijdert het systeem de images van oudere versies. De vorige versie blijft staan voor een rollback.

Onder “Settings → Updates” zie je welke versie draait en of er een nieuwere is.

Is er een nieuwe versie, dan staat eronder wat die brengt. De lijst toont elke versie die je overslaat.

Vóór de update controleert het systeem of er genoeg vrije ruimte is. Een update heeft het oude en het nieuwe image tegelijk nodig, dus vraagt het om 10 GB. Is er niet genoeg, dan weigert het systeem de update en zegt waarom. Dat is beter nieuws dan halverwege opgeven.

Daarna maakt het zelf een versleutelde back-up. Die omvat de database, de bijlagen, de archieven en de sleutels. Draait de database buiten SMITEY, dan maakt die geen deel uit van deze back-up.

Mislukt de back-up, dan stopt de update voordat er iets is gewijzigd. Een database buiten SMITEY houdt de update niet op. Maak daarvan een back-up met je eigen hulpmiddelen.

Het systeem vraagt het voordat het begint. Tijdens de update is het een paar minuten onbereikbaar, kies dus een rustig moment.

Gaat er iets mis, dan valt het systeem terug op de vorige versie en blijft het draaien.

Kan je server de updatebron niet bereiken, dan zegt het systeem precies dat. Het beweert dan niet dat je bij bent.

Een update die de database naar een nieuwe versie tilt, wordt niet met één druk op de knop uitgevoerd. Het systeem meldt het, en de release-notities zeggen wat er te doen is.

Onder “Settings → Archive” pak je de gesloten tickets van een periode in één bestand. Zo blijft de werkvoorraad klein.

Alleen gesloten tickets verhuizen. Een opgelost ticket komt er pas bij zodra het gesloten is. Dat gebeurt vanzelf 24 uur nadat het is opgelost. Een open ticket uit dezelfde periode blijft waar het is.

“Preview” vertelt je vooraf hoeveel tickets de periode omvat. Het schrijft niets en verandert niets.

“Create archive” bouwt een ZIP-bestand. Daarin staan de tickets met hun opmerkingen, hun historie, hun eigen velden en hun bijlagen.

Het bestand staat daarna in de lijst eronder, met periode, aantal en grootte. Een submap is mogelijk als je per jaar wilt opbergen.

Pas daarna beslis je of de tickets de draaiende database verlaten. Dat is een aparte stap: “Delete from live DB” in de lijst “Existing archives”. Het archief maken op zich verandert niets.

“Restore” haalt de tickets uit het bestand terug. Tickets met een nummer dat al bestaat, worden overgeslagen.

Een herstel heeft de teams en de workflows nodig waarnaar een ticket verwijst. Daarna meldt het systeem hoeveel tickets er terugkwamen en hoeveel het heeft overgeslagen omdat ze al bestonden. Het noemt ook overgeslagen teamdeelnames en taken zonder hun subticket. Andere lacunes worden niet gemeld. Ontbreekt een team, een categorie, een gebruiker of een status, dan blijft dat veld op het ticket leeg. Opmerkingen zonder hun gebruiker en waarden van verwijderde eigen velden vallen weg.

“Delete archive file” verwijdert alleen het bestand. De tickets in de draaiende database blijven onaangeroerd.

Onder “Settings → General Settings” vind je de keuzelijsten van het systeem. Elke lijst heeft een eigen tabblad.

Voor afdelingen, functies en locaties bestaat ook de weg via een bestand. Dat loont wanneer je veel regels tegelijk toevoegt.

“Export JSON” downloadt de lijst. Op een verse installatie krijg je zo de lege structuur om je regels in te schrijven.

Het bestand bevat een voorbeeld dat laat zien hoe een regel eruitziet. Dat wordt overgeslagen als je het bestand terugleest.

“Import JSON” maakt aan wat ontbreekt. Bestaande regels blijven met rust. Een naam die twee keer in het bestand staat, wordt één keer aangemaakt.

Hernoemen gaat niet via het bestand. Daarvoor zijn de velden op deze pagina er, en de rode opmerking zegt dat. De tijdelijke waarde “None selected or available” is niet te hernoemen. Je vertaalt haar alleen, op de taalpagina.

De regels vertaal je daarna op de taalpagina. Het bestand bevat de Engelse naam.

Categorieën werken op dezelfde manier. Ze horen bij een team en staan daarom op de categoriepagina van dat team.