영원히 남아 있으면 안 되는 데이터가 있습니다. 누군가 회사를 떠나거나 어떤 사람이 자기 데이터의 삭제를 요청하면, 그 사람을 익명화합니다. 그러면 이름과 이메일 주소가 “Anonymized user 3” 같은 자리 표시자로 바뀝니다. 티켓은 남습니다. 보고서, 기한, 시간 항목, 만족도 수치는 계속 집계됩니다.
사람마다 고유한 번호가 붙습니다. 번호가 같은 두 항목은 같은 사람의 것입니다. 이메일 주소는 “anonymized-3@anonymized.invalid”가 됩니다. 이런 주소로는 메일을 배달할 수 없으므로 시스템은 발송할 때 이 주소를 건너뜁니다. 자리 표시자는 영어로 저장되며 모든 언어에서 영어로 남습니다.
방법은 두 가지입니다. 자동 방법은 삭제된 계정을 정해 둔 개월 수가 지난 뒤 익명화합니다. 즉시 방법은 예를 들어 삭제 요청을 받은 뒤 한 사람을 바로 익명화합니다.
자동 방법은 “Settings → Security”의 “Data protection” 카드에 있습니다. 스위치 “Anonymize deleted users automatically”는 기본값으로 꺼져 있습니다. “after” 옆에 개월 수를 입력합니다. 1부터 120까지 허용되며 기본값은 36입니다. 바꾼 숫자는 “Save”로 저장합니다.
기간은 계정이 삭제된 날부터 계산됩니다. 시스템은 10분마다 실행할 때가 되었는지 확인합니다. 실행은 하루에 한 번, “Settings → General Settings”에서 설정한 시간대 기준 03:00 이후의 첫 확인 때 이루어집니다. 기간이 지난 삭제된 계정은 모두 그 실행에서 익명화됩니다.
스위치를 켜면 먼저 창이 열립니다. 이 창은 다음 실행에서 익명화될 삭제된 사용자를 각자의 삭제일과 함께 보여 줍니다. 입력란에 ANONYMIZE를 입력하고 “Confirm”을 누르십시오. 그래야 스위치가 켜집니다. 그 시간대로 이미 03:00이 지났다면 첫 실행은 약 10분 안에 이루어집니다.
스위치가 켜진 상태에서 개월 수를 줄여도 같은 창이 나타납니다. 끌 때는 확인이 필요하지 않습니다.
기간은 계정이 삭제되어야 비로소 시작됩니다. 보관만으로는 부족합니다. 보관된 계정은 잠겨 있을 뿐이며, 예를 들어 육아휴직 뒤에 언제든 돌아올 수 있습니다. 계정을 삭제하려면 “User management”에서 해당 줄의 휴지통 아이콘 “Delete account”를 누르십시오.
무슨 일이 일어나기 전에 창이 앞으로의 일을 알려 줍니다. 자동 익명화가 켜져 있으면 개월 수도 알려 줍니다. 삭제된 계정은 “Archived” 보기에 “Deleted” 배지와 함께 표시됩니다. “Restore account” 아이콘으로 다시 살릴 수 있습니다. 관리자와 담당자의 경우 Basic에서는 이를 위해 빈자리가 필요합니다. 나중에 계정을 다시 삭제하면 기간은 처음부터 다시 시작됩니다.
자기 계정에는 휴지통 아이콘이 없습니다. 관리자 계정을 삭제하거나 보관할 수 있는 것은 관리자뿐입니다. 마지막 활성 관리자는 삭제할 수도 보관할 수도 없습니다.
그러므로 누군가 완전히 떠났다면 계정을 보관만 하지 말고 삭제하십시오. 보관된 지 1년이 넘은 계정은 해당 줄에 달력 아이콘을 표시합니다. 그 도구 설명이 계정을 삭제하라고 알려 줍니다.
즉시 방법은 데이터 내보내기 대화 상자에서 찾은 항목 아래의 “Anonymize” 영역에 있습니다. 대화 상자는 계정의 줄에서 열거나, 계정이 없는 사람이라면 “Export by e-mail address”로 엽니다.
주소가 어떤 계정의 것이면 먼저 “Use this account”를 누르십시오. 그래야 계정 자체도 익명화됩니다. 주소만으로 실행하면 그 주소가 저장된 곳에서 주소를 바꾸고 계정은 그대로 둡니다.
입력란에 ANONYMIZE를 입력하고 “Anonymize”를 누르십시오. 활성 계정은 먼저 삭제된 다음 익명화됩니다. 자기 계정은 익명화할 수 없습니다. 마지막 활성 관리자도 익명화할 수 없습니다.
그 뒤 해당 줄에는 “Anonymized” 배지가 붙습니다. 이런 계정은 더 이상 편집, 복원, 재활성화할 수 없습니다. 데이터 내보내기만 남습니다. 익명화는 다시 실행해도 됩니다. 번호는 그대로이며, 그사이에 복원된 데이터도 대상이 됩니다.
확인란 “Also clear the content of tickets this person requested”는 한 걸음 더 나아갑니다. 괄호 안의 숫자는 그런 티켓의 수입니다. 그 티켓들의 텍스트는 비워지고 첨부 파일은 삭제됩니다. 이 사람이 답장만 한 다른 사람의 티켓은 익명화만 됩니다.
먼저 보존 의무를 확인하십시오. 예를 들어 독일에서는 상업 서신을 6년 동안 보관해야 합니다. 대화 상자도 이를 상기시킵니다. 자동 방법은 익명화만 합니다. 내용을 비우는 일은 없습니다.
서버에서 삭제하지 못한 파일이 있으면 대화 상자가 그 수를 알려 줍니다. 그래도 실행은 완료된 것으로 봅니다. 시스템이 스스로 다시 시도하지는 않습니다.
실행마다 시각, 자리 표시자 번호, 바뀐 내용이 기록됩니다. 즉시 방법에서는 누가 실행했는지도 기록됩니다. 기록에는 그 사람의 이름도 이메일 주소도 들어 있지 않습니다.
익명화에는 “Anonymize people” 권한이 필요합니다. 기본값으로는 관리자만 이 권한을 가집니다. 사용할 수 있는 것도 관리자뿐입니다. “Customer” 역할에는 절대 줄 수 없습니다. 데이터 내보내기 대화 상자에는 추가로 “Data export (data subject request)”가 필요합니다.
