ஒவ்வொரு டிக்கெட்டுக்குமான நேரப் பதிவு

தொழிற்சாலை அமைப்பாக நேரப் பதிவு அணைந்திருக்கும். அது அணைந்திருக்கும் வரை புலமும் இல்லை, நெடுவரிசையும் இல்லை. தேர்ந்தெடுத்த காலகட்டத்தில் நேரம் பதிவு செய்யப்பட்டிருந்தால் மட்டுமே அப்போது அறிக்கையில் “Time spent” அட்டை தோன்றும்.

செயலற்ற ஒரு புலம், புலமே இல்லாததை விட மோசமாக இருக்கும், எனவே அந்த வசதி மங்கலாக அங்கே நிற்பதற்குப் பதிலாக முற்றிலும் மறைந்துவிடுகிறது.

அந்த நிலைமாற்றி “Settings → General” இன் கீழ் “Time tracking per ticket” அட்டையில் இருக்கிறது, அது “Enable time tracking” எனப்படுகிறது.

அப்போது ஒவ்வொரு குழுவும் அதில் பங்கேற்கும். ஒன்றை விட்டுவிட, “Settings → Teams” இன் கீழ் “Team details” பெட்டியில் அந்தக் குழுவிலேயே அதை அணைக்கிறீர்கள்.

உள்ளக IT குழுவும் வாடிக்கையாளரை எதிர்கொள்ளும் குழுவும் கொண்ட ஒரு நிறுவனத்திற்கு, இது பெரும்பாலும் இரண்டாவதற்கு மட்டுமே தேவைப்படுகிறது.

பிறகு நேரப் பதிவை மீண்டும் அணைத்தால், ஏற்கெனவே உள்ள பதிவுகள் படிக்கக்கூடியவையாகவும் ஏற்றுமதி செய்யக்கூடியவையாகவும் இருக்கும் — அவை ஒரு வசதி அல்ல, விலைப்பட்டியலுக்கான அடிப்படை. புதிதாக எதையும் பதிவு செய்ய முடியாது. அப்போது ஏற்கெனவே உள்ள பதிவுகளை மாற்றவோ நீக்கவோ முடியாது.

டிக்கெட் “Time spent” எனும் ஓர் அட்டையைச் சுமக்கிறது. “Log time” உள்ளீட்டைத் திறக்கிறது.

புலத்திற்கு அருகில் விரைவுப் பொத்தான்கள் இருக்கின்றன: “30m” மேல் ஒரு சொடுக்கு முப்பது நிமிடங்களைப் பதிவு செய்கிறது. எந்தப் பொத்தான்கள் தோன்றும் என்பது அமைப்புகளில் அமைக்கப்படுகிறது.

“Duration” புலம் தன்னிச்சையான உள்ளீட்டையும் ஏற்கிறது: “90” என்பது தொண்ணூறு நிமிடங்கள், “1.5h” என்பது ஒன்றரை மணி நேரம், “1h 30m” உம் அதுவே. அலகு இல்லாத ஓர் எண் எப்போதும் நிமிடங்களே.

அமைப்பு முழுமையாகப் புரிந்துகொள்ளாத உள்ளீடு நிராகரிக்கப்படுகிறது. “1h in the evening” என்பது ஒரு மணி நேரப் பதிவாக ஆவதில்லை — அது ஒரு பிழைச் செய்தியாகிறது.

“What for (optional)” இல் அந்த நேரம் எதற்காக என்பதை எழுதுகிறீர்கள். அந்த உரை ஏற்றுமதிக்குள் பயணிக்கிறது, டிக்கெட் வரலாற்றில் தோன்றுவதில்லை.

பல முகவர்கள் ஒரே டிக்கெட்டில் நேரத்தைப் பதிவு செய்கிறார்கள். ஒவ்வொரு பதிவும் அதன் நாளையும், குறிப்பையும், வேலை செய்த நபரின் பெயரையும் சுமக்கிறது.

நேரம் ஒரு கடிகார நேரத்தில் அல்ல, ஒரு நாளில் பதிவு செய்யப்படுகிறது. இதற்காக உள்ளீட்டில் இன்றைய தேதியுடன் தொடங்கும் ஒரு தேதிப் புலம் உள்ளது; நேற்றையதை நிரப்ப, அங்கே முந்தைய நாளைத் தேர்ந்தெடுக்கிறீர்கள். எதிர்காலத்தில் உள்ள ஒரு நாள் ஏற்கப்படுவதில்லை. ஒரு கடிகார நேரமோ, உள்ளீட்டில் இல்லாத ஒரு துல்லியத்தை உரிமை கொண்டாடிவிடும்.

நீண்ட அமர்வுகளுக்கு டிக்கெட்டில் ஒரு நிறுத்துகடிகாரம் உள்ளது: “Start timer” அதைத் தொடங்குகிறது, “Pause” அதை நிறுத்தி வைக்கிறது.

நிறுத்துகடிகாரம் தானாக ஒருபோதும் ஒரு பதிவை உருவாக்குவதில்லை. அது கழிந்த நேரத்தைப் பரிந்துரைக்கிறது, நேரத்தைப் பெயரிடும் “Log …” பொத்தானை நீங்கள் அழுத்தும் வரை எதுவும் சேமிக்கப்படுவதில்லை. உண்மையில் ஓடிய நேரமே பதிவு செய்யப்படுகிறது.

அது மனக்கணக்கை மாற்றீடு செய்கிறது, அறிவை அல்ல. அது இல்லாமலும் இந்த வசதி முழுமையானது, ஏனெனில் மதிப்பைத் தட்டச்சு செய்வதே உண்மையான வழி.

இன்னொரு டிக்கெட்டைத் திறந்தால் ஓடிக்கொண்டிருக்கும் நிறுத்துகடிகாரம் நிறுத்தப்படுகிறது, அது எந்த டிக்கெட்டுடன் இணைந்திருக்கிறது என்பதைப் புதிய டிக்கெட் உங்களுக்குச் சொல்கிறது. பதிவு செய்யப்படாத நேரம் இன்னொரு டிக்கெட்டில் இன்னும் காத்திருக்கும்போது நீங்கள் இங்கே நிறுத்துகடிகாரத்தைத் தொடங்கினால், பயன்பாடு முதலில் கேட்கிறது. “Start timer” கேள்வி, மற்ற டிக்கெட்டில் உள்ள நேரத்துக்கு “Log …”, “Discard” மற்றும் “Cancel” ஆகியவற்றை வழங்குகிறது. கழிந்த நேரம் ஒரு நிமிடம் ஆனதிலிருந்து அது தோன்றும்.

மறைந்த ஒரு சாளரம் ஓர் இடைவேளை அல்ல. நீங்கள் வெறுமனே வேறெங்கோ சொடுக்கினால் நிறுத்துகடிகாரம் ஓடிக்கொண்டே இருக்கும்.

இரவு முழுவதும் ஓடவிடப்பட்ட ஒரு நிறுத்துகடிகாரத்திற்கு எதிராக ஓர் அதிகபட்ச இயக்க நேரம் உள்ளது. அந்த மதிப்பு வரம்பிடப்படுகிறது, ஒருபோதும் தூக்கி எறியப்படுவதில்லை, முகவருக்கு அது சொல்லப்படுகிறது.

தொழிற்சாலை அமைப்பாக நிறுத்துகடிகாரம் அணைந்திருக்கும். அமைப்புகளில் “Stopwatch on the ticket” இன் கீழ் அதைக் காண்பீர்கள்.

ஒவ்வொரு பதிவும் ஒரு “Billable” நிலைமாற்றியைச் சுமக்கிறது. நேரம் ஒரு முறை பதிவு செய்யப்படுகிறது, அது விலைப்பட்டியலில் சேருமா என்பதை நிலைமாற்றி தீர்மானிக்கிறது.

அதனால்தான் டிக்கெட் இரு மொத்தங்களைக் காட்ட முடியும்: இடதுபுறம் பதிவான அனைத்தும், வலதுபுறம் கட்டணத்திற்குரிய தொகை. இரண்டாவது மொத்தம் முதலாவதிலிருந்து வேறுபடும்போது மட்டுமே தோன்றும்.

நல்லெண்ணத்திற்குத் தனி வகை எதுவும் இல்லை. நல்லெண்ணம், உத்தரவாத வேலை மற்றும் உள்ளக மறுவேலை ஆகியவை ஒவ்வொரு நிறுவனத்திலும் வெவ்வேறு பெயர்களால் அழைக்கப்படுகின்றன, அமைப்புக்குத் தெரிந்தது பணம் தொங்கும் அந்த ஒரே வேறுபாடு மட்டுமே.

நல்லெண்ணத்தை இப்படிப் பதிவு செய்கிறீர்கள்: வழக்கம்போல நேரத்தை உள்ளிட்டு, “Billable” ஐ அணைத்து, காரணத்தைக் குறிப்பில் எழுதுங்கள்.

அப்போது அந்தப் பதிவு “not billable” என்பதைத் தெரியும்படி சுமக்கிறது. அந்த நிமிடங்கள் பதிவான மொத்தத்தில் இருக்கும், ஏனெனில் அந்த வேலை உண்மையிலேயே நடந்தது.

நேரத்தையே பதிவு செய்யாதவர், ஒரு வாடிக்கையாளரிடம் ஏன் இவ்வளவு குறைவாக வசூலிக்கப்பட்டது என்பதைப் பிறகு விளக்கும் அந்த எண்ணையே இழக்கிறார்.

உங்கள் வேலையில் பெரும்பாலானது கட்டணத்திற்கு உரியதல்ல என்றால், “New entries are billable by default” நிலைமாற்றியால் இயல்புநிலையைத் திருப்பிப் போடுங்கள்.

தொழிற்சாலை அமைப்பாக அனைத்தும் நிமிடம் வரை கட்டணமிடப்படுகின்றன. கால் மணி நேரங்களில் கட்டணமிடுபவர் இரு மதிப்புகளை அமைக்கிறார்.

“Rounding increment (minutes)” என்பது படி. ஒவ்வொரு பதிவும் அடுத்த மடங்குக்கு மேலே முழுமையாக்கப்படுகிறது.

“Minimum per entry (minutes)” என்பது தரை. ஒவ்வொரு பதிவும் குறைந்தபட்சம் இந்த மதிப்புடன் கட்டணமிடப்படுகிறது.

அந்த இரண்டும் ஒன்றன் பின் ஒன்றாக வேலை செய்கின்றன: முதலில் தரை, பிறகு படி. தரை 20 உம் படி 15 உம் இருந்தால், ஐந்து நிமிடங்கள் முப்பதாகின்றன, ஏனெனில் முடிவு இரண்டையும் நிறைவேற்ற வேண்டும்.

அந்த இரு புலங்களுக்கும் கீழே உங்கள் சொந்த மதிப்புகளுடன் ஓர் எடுத்துக்காட்டு வாக்கியம் நிற்கிறது. அது கணக்கிடப்பட்டது, உரிமை கொண்டாடப்பட்டது அல்ல.

கட்டணமிடப்படும் மதிப்பு மட்டுமே எப்போதும் முழுமையாக்கப்படுகிறது, அதுவும் ஒவ்வொரு பதிவுக்கும் தனித்தனியாக — மொத்தத்தின் மேல் ஒருபோதும் அல்ல. எனவே இரு சிறு பதிவுகள் இரு முறை மேலே முழுமையாக்கப்படுகின்றன.

பதிவான நேரம் தொடப்படாமல் இருக்கிறது. பிறகு முழுமையாக்கலை மாற்றுவது பழைய தரவு எதையும் திரிப்பதில்லை, ஏனெனில் அந்த மதிப்பு காட்டப்படும்போதே கணக்கிடப்படுகிறது.

பதிவில் இரண்டையும் பார்க்கிறீர்கள்: முழுமையாக்கல் மதிப்பை மாற்றும் இடத்தில், முடிவு அதன் அருகில் அடைப்புக்குறிக்குள் நிற்கிறது.

பதிவான நேரம் இல்லாமல் எந்த டிக்கெட்டும் மூடப்படுவதை ஒரு சேவை வழங்குநர் பெரும்பாலும் விரும்புவதில்லை. அதற்கு ஒரு நிலைமாற்றி உள்ளது.

அது “Require a time entry before resolving or closing” எனப்படுகிறது, தொழிற்சாலை அமைப்பாக அணைந்திருக்கும்.

ஒரு நபர் நிலையை மாற்றும்போது மட்டுமே அது பொருந்தும், அதுவும் நேரத்தைப் பதிவு செய்ய அனுமதி உள்ளவர்களுக்கு மட்டுமே. ஒரு பதில் வார்ப்புரு ஒரு தனி டிக்கெட்டில் நிலையை அமைக்கும்போதும் அது பொருந்தும். பதிவு இல்லாத ஒரு முகவருக்கு ஒரு செய்தி கிடைக்கிறது, டிக்கெட் நிலுவையிலேயே இருக்கும்.

தானியங்கு மூடல், ஒன்றிணைத்தல் மற்றும் மொத்த நடவடிக்கைகள் ஒருபோதும் தடுக்கப்படுவதில்லை. இல்லையேல் யாராலும் இனி மூட முடியாத டிக்கெட்டுகள் இருக்கும்.

இந்த முழு வசதியிலும் மிக ஆபத்தான நிலைமாற்றி இதுவே. உங்கள் குழு உண்மையிலேயே ஒவ்வொரு முறையும் நேரத்தைப் பதிவு செய்யத் தொடங்கிய பிறகே இதை இயக்குங்கள்.

ஒரு வழக்கில் ஏற்கெனவே எவ்வளவு பதிவாகியுள்ளது என்பதைக் காட்டும் “Time” நெடுவரிசை டிக்கெட் பட்டியலுக்குக் கிடைக்கிறது.

அதை நீங்கள் இயக்குவதில்லை. நேரப் பதிவு இயக்கப்பட்டவுடன் அது தோன்றுகிறது. முகவர்களும் நிர்வாகிகளும் மட்டுமே அதைப் பார்க்கிறார்கள். “Columns” மூலம் அதை உங்கள் பட்டியலிலிருந்து நீக்கலாம்.

குறுகிய சாளரங்களில் முதலில் விலகுபவற்றில் அதுவும் ஒன்று. அப்போது ஒரு டிக்கெட்டைக் கண்டுபிடிக்க இன்றியமையாத நெடுவரிசைகளையே பட்டியல் தக்கவைத்துக்கொள்கிறது.

ஒரே ஒரு டிக்கெட்டில் மட்டும் நிற்கும் நேரம், ஒரு விலைப்பட்டியலுக்கான அடிப்படை அல்ல. அதனால்தான் அறிக்கைப் பக்கம் ஒரு “Time spent” அட்டையைச் சுமக்கிறது. “Time tracking: see the report” அனுமதி உள்ளவர்களுக்கு மட்டுமே அந்த அட்டை தெரியும்.

மேலே நான்கு எண்கள் நிற்கின்றன: பதிவானது, கட்டணமிடப்பட்டது, பதிவுகளின் எண்ணிக்கை, மற்றும் ஏதேனும் நேரத்தைச் சுமக்கும் டிக்கெட்டுகளின் எண்ணிக்கை.

மொத்தத்திற்கு அடுத்தபடியாக மிக முக்கியமான எண் அந்தக் கடைசி எண்ணே. ஐநூறு டிக்கெட்டுகளில் மூன்றில் நாற்பது மணி நேரம் என்பது ஒரு மதிப்பீடு அல்ல — பதிவு செய்யும் ஒரே ஆட்களாக இருக்கும் மூன்று முகவர்கள் அது.

அதற்குக் கீழே பிரிவுகள் வருகின்றன: கோரிக்கையாளர் வாரியாக, குழு வாரியாக, வகை வாரியாக, நாள் வாரியாக.

அதற்கு மேல் ஒவ்வொரு தனிப்பயன் புலத்திற்கும் ஓர் அட்டவணை வருகிறது. நிறுவனம் அல்லது செலவு மையம் வாரியாகக் கட்டணமிடுவதற்கான வழி அதுவே: நீங்கள் ஒரு தனிப்பயன் புலத்தை உருவாக்கி, டிக்கெட்டில் அதை நிரப்புகிறீர்கள், அதன்படி அறிக்கை தொகுக்கிறது.

பக்கத்தின் மேலே உள்ள காலகட்டம், வேலை நடந்த நாளுக்குப் பொருந்தும். எனவே ஜூன் மாதத்து ஒரு டிக்கெட்டில் ஜூலையில் செய்யப்பட்ட வேலை ஜூலை அறிக்கையில் நிற்கிறது.

ஏற்றுமதிப் பொத்தான்களுக்குக் கீழே உள்ள ஒரு குறிப்பு தீவிரமாக எடுத்துக்கொள்ளத் தகுந்தது: எண்கள் மனிதர்கள் செய்த பதிவுகளிலிருந்தும் உங்கள் முழுமையாக்கல் விதிகளிலிருந்தும் வருகின்றன. அவை ஒரு வேலை அடிப்படை, தணிக்கை செய்யப்பட்ட ஒரு விலைப்பட்டியல் அல்ல.

அட்டைக்குக் கீழே மூன்று பொத்தான்கள் இருக்கின்றன. அவை பக்கத்தில் உள்ள மொத்தங்களை அல்ல, தனிப்பட்ட பதிவுகளையே வழங்குகின்றன. உங்கள் வடிகட்டிகளுக்குப் பொருந்தும் பதிவுகளை மட்டுமே அவை கொண்டிருக்கின்றன.

இவை மூன்று கோப்பு வடிவங்கள் அல்ல, இரு பெறுநர்கள். “Export entries (CSV)” மற்றும் “Export entries (Excel)” கணக்குப் பிரிவுக்குச் செல்கின்றன: இரண்டும் முழுமையானவை, ஒருபோதும் சுருக்கப்படுவதில்லை.

“Export entries (PDF)” ஒரு மனிதருக்கான ஆவணம். அது விலைப்பட்டியலுடன் இணைப்பாக வாடிக்கையாளருக்குச் செல்கிறது. PDF இல் குறிப்புக்கான நெடுவரிசை இல்லை.

PDF 20,000 பதிவுகளில் வரம்பிடப்பட்டுள்ளது, அதை அந்த ஆவணமே சொல்கிறது. அதற்கு மேல் வரிகள் கொண்ட ஒரு விலைப்பட்டியலை எப்படியும் யாரும் படிப்பதில்லை.

மூன்று கோப்புகளும் ஒரே மூலத்திலிருந்தே கட்டப்படுகின்றன: வடிகட்டிகள், முழுமையாக்கல், நெடுவரிசைகள் மற்றும் எண்கள் ஒரே முறை இருக்கின்றன, எனவே அந்த மூன்றும் ஒன்றுக்கொன்று விலகிப் போக முடியாது.

கட்டணத்திற்கு உரியதல்லாத ஒரு பதிவுக்கு, கட்டணத்திற்குரிய நெடுவரிசையில் ஒரு பூஜ்ஜியம் அல்ல, காலியான ஒரு கட்டம் இருக்கும். ஒரு பூஜ்ஜியம் ஒரு சுழல் அட்டவணையில் கூட்டப்பட்டுவிடும்.

நேரப் பதிவின் “Per-agent evaluation” அணைந்திருந்தால், மூன்று கோப்புகளிலும் “Agent” நெடுவரிசை இருக்காது. உங்கள் உரிமம் Basic க்குத் திரும்பினால், ஏற்கெனவே உள்ள பதிவுகள் படிக்கக்கூடியவையாகவும் ஏற்றுமதி செய்யக்கூடியவையாகவும் இருக்கும்.

ஒரு வாடிக்கையாளர் நேரப் பதிவுகளை ஒருபோதும் பார்ப்பதில்லை, தமது சொந்த டிக்கெட்டில் கூட.

இது ஓர் அமைப்பு அல்ல, சேவையகத்தில் உள்ள ஒரு பூட்டு. அதைத் திறக்கும் நிலைமாற்றி எதுவும் இல்லை.

காரணம் அந்தப் பதிவுகளிலேயே இருக்கிறது: குறிப்புகள் குழுவுக்காக எழுதப்படுகின்றன. என்ன தவறாகப் போனது, காரணத்தைத் தேடுவதற்கு எவ்வளவு நேரம் ஆனது என்பதை அவை சொல்கின்றன.

இந்த வகையான மற்ற அமைப்புகளும் அப்படித்தான் செய்கின்றன. நேரம் வாடிக்கையாளரைச் சென்றடையும் இடங்களில், அது ஓர் ஆவணமாகவே சென்றடைகிறது.

PDF ஏற்றுமதி அதற்குத்தான்: அது விலைப்பட்டியலுடன் வெளியே செல்கிறது, வாடிக்கையாளர் போர்ட்டலில் உள்ள டிக்கெட்டுக்குள் அல்ல.

யார் எவ்வளவு பதிவு செய்தார்கள் என்பதையும் அறிக்கை கூடுதலாகக் காட்ட முடியும். தொழிற்சாலை அமைப்பாக அது காட்டுவதில்லை.

நபர் வாரியான நேரம் செயல்திறன் தரவு, பல நிறுவனங்களில் அதில் பணியாளர் குழுவுக்குப் பங்கு உண்டு.

அந்த நிலைமாற்றி “Per-agent evaluation” எனப்படுகிறது, அமைப்புகளில் இருக்கிறது.

அது அணைந்திருக்கும் வரை சேவையகம் அந்த எண்களையே வழங்குவதில்லை. அந்த அட்டவணை மறைக்கப்படவில்லை — அது இருப்பதே இல்லை.

அந்த வேறுபாடு முக்கியமானது. காட்சிக்கு மட்டுமே தெரிந்த ஒரு பூட்டு, பூட்டே அல்ல.