Uyarlama ve yönetim

“Settings → Language Settings” altında şirketinizin hangi dilleri sunduğunu seçersiniz. Seçilebilecek 30 dil vardır.

İngilizce her zaman açıktır ve kapatılamaz. Bir metnin henüz çevirisi yoksa sistemin geri döndüğü dil odur.

Sonrasında her kullanıcı, etkinleştirdiğiniz diller arasından çalışacağı dili kendi menüsünden seçer.

Çeviriler bir güncellemeyle gelmez. Güncelleme yeni İngilizce metinler getirir; onların çevirisini siz sağlarsınız.

Bu iki adımda olur. “Export JSON” ile her İngilizce metnin yanında var olan çevirinizin bulunduğu bir dosya indirirsiniz.

O dosyayı kendi hızınızda doldurur ve “Import JSON” ile geri yüklersiniz. Boş alanlar atlanır, var olan çevirilerin üzerine yazılır.

{count} gibi yer tutucular çeviride korunmalıdır. Yer tutucuları İngilizce metinden farklı olan bir girdi geri çevrilir; fazladan bir yer tutucu da buna dahildir. Bu durumda önceki çeviri etkin kalır. İngilizce yalnızca hiç çeviri yoksa görünür. Sistem size hangi girdi olduğunu söyler.

“State of your language packs” kartı dil dil nerede durduğunuzu söyler. Etkinleştirdiğiniz her dil, çevirisi olmasa bile orada görünür. Kart kaç metnin çevrildiğini gösterir ve dört durum adlandırır: güncel değil, çevrilmedi, bilinmiyor ve tamam. “Unknown” durumu, metinlerin bu denetim var olmadan önce içe aktarıldığı anlamına gelir. Bir sonraki içe aktarma bunu netleştirir.

Asıl önemli durum “Out of date” durumudur. İngilizce metin değişmiştir, çeviriniz hâlâ yerindedir ve artık başka bir şey söylemektedir.

Her dil için hazır dil paketleri “İndirmeler” sayfamızda ücretsiz olarak bulunur. Bunları kendi dosyanız gibi “Import JSON” ile yüklersiniz. Bir çeviriyi iyileştirmek için dosyayı önce düzenleyebilirsiniz de.

Uygulamada, “Import translations” kartındaki “Download language packs” bağlantısı sizi doğrudan o sayfaya götürür.

“Settings → CI Settings” altında logonuzu, favicon dosyanızı ve üç rengi ayarlarsınız.

Logo, kenar çubuğunda sistem logosunun altında görünür. Saydam arka planlı PNG ya da SVG olarak 400'e 160 piksel önerilir, en çok 2 MB. Betik içeren bir SVG dosyası yüklenirken geri çevrilir. Bir yükleme başarısız olursa ileti nedenini söyler.

Favicon, tarayıcı sekmesindeki küçük resimdir. SVG ya da 64'e 64 piksel önerilir.

Üç renk şunlardır: “Primary color”, “Accent color” ve “Background color”. Birincisi önemli düğmeleri, ikincisi simgeleri ve vurguları, üçüncüsü arka planı boyar.

Metnin okunur kalması için metin ve üzerine gelme renklerini sistem kendisi hesaplar. Siz yalnızca üç temel rengi verirsiniz.

Boş bir alan, yerleşik rengin geçerli olduğu anlamına gelir. Yanındaki kare o zaman siyah gösterir, çünkü “renk yok” gösteremez. Altındaki not bunu söyler.

Alanların altındaki önizleme, kaydetmeden önce renklerinizi gösterir. Onları herkes için yalnızca “Save” geçerli kılar.

“Restore defaults” her şeyi geri alır. Bu, yüklenen logoyu ve favicon dosyasını da kaldırır.

Sistem koyu ve açık bir görünümle gelir. Kenar çubuğunun altındaki kendi menünüzden geçiş yaparsınız.

Seçim her kullanıcıya aittir ve akılda tutulur. Bir temsilci açık görünümde çalışırken bir meslektaşı koyu görünümde çalışabilir.

Aynı menü uygunluk durumunuzu, profil resminizi, parolanızı ve dilinizi barındırır.

Dar bir ekranda arayüz kendini yeniden düzenler. Tablo üst üste kartlara dönüşür ve kenar çubuğu sol üstteki simgenin arkasına katlanır.

Ayrı bir uygulama yoktur. Adres masaüstündekiyle aynıdır ve aynı şekilde oturum açarsınız.

“Settings → General Settings” altında “Date and time format” kartını bulursunuz. Doğrudan saat diliminin arkasında durur.

Bir tarihin nasıl yazıldığını dört seçim belirler. “Date order” gün, ay ve yılın sırasıdır.

“Date separator” sayılar arasındaki karakterdir. Nokta, eğik çizgi ya da kısa çizgi seçebilirsiniz.

“Clock” saat gösterimidir: 24 saat ya da AM ve PM ile 12 saat. “Time separator” saat ile dakika arasındaki karakterdir.

Dört alanın altında “This is how it looks” yazısını görürsünüz. “Save” düğmesine tıklamadan önce sonucu gösterir.

Ayar kurulumun tamamı için geçerlidir. Ne dile ne de tek tek kullanıcıya bağlıdır.

Bu bilinçlidir. Bir şirket tarihleri tek bir biçimde yazar ve her meslektaş aynı yazımı okur.

Fabrika ayarı noktalı gün, ay, yıl ve 24 saat gösterimidir. Hiçbir şeyi değiştirmezseniz hiçbir şey değişmez.

Seçilen yazım, sistemin tarih gösterdiği her yerde geçerlidir. Buna talep, listeler, hatırlatma ve kaydedilen süre dahildir.

Dışa aktarımlar bundan etkilenmez. Onlar tarihi 2026-08-22 olarak yazar, çünkü hesap tablosu programları bu biçimi güvenilir biçimde okur.

Tarih girdiğiniz alanlar da bu ayara uyar. Alana tıklamak bir takvim açar ve seçilen tarih sonra sizin yazımınızla görünür. Boş bir alanda “Pick a date” yazar.

“Maintenance and incident notices” sayfası kenar çubuğunda durur. Orada herkesin gördüğü bir duyuru yazarsınız.

Duyuru oturum açma sayfasında ve sistemin her yerinde görünür. Böylece insanlar onu daha oturum açmadan okur.

Amaç gereksiz talepleri önlemektir. Ağın çalışmadığını okuyan biri bunu bir daha bildirmez.

Metni tıklayarak oluşturursunuz. Önce doldurmak istediğiniz alana tıklayın. O alan kırmızı bir kenarlık alır ve sonrasında işaretlediğiniz her şey oraya girer. Bir yapı taşının işaretini kaldırırsanız metinden yeniden çıkar.

“Title / Subject” duyurunun üstünde görünür. “Body” onun altında görünür. Duyuruyu e-posta olarak gönderirseniz biri konu, öbürü gövde olur.

Hazır cümleler yapı taşı olarak vardır. “Text Modules” altında kendi cümlelerinizi, “Systems / Services” altında kendi sistemlerinizi ve hizmetlerinizi ekleyebilirsiniz.

“Calendar (add date)” ve “Time (add time)” ile bir tarih ve bir saat eklersiniz. Planlı bakımı böyle duyurursunuz.

Üstteki “Turn notification on/off” anahtarı duyuruyu açar ve yeniden kapatır. Açıldığında başlık ve metin de birlikte kaydedilir. Duyuru siz kapatana kadar yerinde kalır. Duyuru zaten açıksa metindeki bir değişiklik ancak “Save” ile etkili olur.

Onun yanında ikinci bir duyuru türü vardır. Bir talebi toplu olaya dönüştürürseniz o da oturum açma sayfasında görünür ve talep çözüldüğünde kendiliğinden kaybolur. Bu anahtar onun için geçerli değildir.

“Send as E-Mail” ile aynı metni ayrıca bir adres listesine gönderirsiniz. Professional sürümüne ait olan bölüm budur.

Duyuruyu İngilizce yazarsınız. Çevirisi, diğer her metin gibi dil sayfası üzerinden gelir. İngilizce metni sonradan değiştirirseniz içe aktarılmış çeviri artık geçerli olmaz. Yeniden içe aktarılması gerekir.

Sistem sunucudaki disk alanını izler ve tükenmeden önce söz alır.

İki aşama vardır. Yüzde 90 dolulukta bir bildirim, yüzde 95'te bir uyarı alırsınız.

Güncellemeleri yöneten kişi sayıları ve ne yapılacağını görür. Genellikle en büyük kalem, önceki güncellemelerden kalan eski imajlardır.

Oturum açmış diğer herkes kısa bir cümle ve yöneticisine bir yönlendirme alır. Onlar bunu yalnızca uyarı aşamasından itibaren görür.

Bunların hiçbiri oturum açma sayfasında görünmez. Bir sunucu diskinin ne kadar dolu olduğu, oturum açmadan önce kimseyi ilgilendirmez.

Dolu bir disk yalnızca güncellemeyi vurmaz. Ekler, gelen posta, veritabanı ve yedekleme aynı diskte durur.

Boş alan 10 GB'ın altına düştüğü anda da bir bildirim alırsınız. Bir güncelleme bu kadar alana ihtiyaç duyar ve daha azıyla başlamaz.

Her başarılı güncellemeden sonra sistem eski sürümlerin imajlarını kaldırır. Önceki sürüm geri dönüş için kalır.

“Settings → Updates” altında hangi sürümün çalıştığını ve daha yenisinin olup olmadığını görürsünüz.

Yeni bir sürüm varsa onun neler getirdiği aşağıda listelenir. Liste, atladığınız her sürümü gösterir.

Güncellemeden önce sistem yeterli boş yer olup olmadığını denetler. Bir güncelleme eski ve yeni imaja aynı anda gereksinim duyar, bu yüzden 10 GB ister. Yeterli değilse sistem güncellemeyi geri çevirir ve nedenini söyler. Bu, yarı yolda pes etmekten daha iyi bir haberdir.

Sonra sistem kendiliğinden şifreli bir yedek alır. Bu yedek veritabanını, ekleri, arşivleri ve anahtarları kapsar. Veritabanı SMITEY’nin dışında çalışıyorsa bu yedeğe dahil değildir.

Yedekleme başarısız olursa güncelleme hiçbir şey değişmeden önce durur. SMITEY dışındaki bir veritabanı güncellemeyi engellemez. Onu kendi araçlarınızla yedekleyin.

Sistem başlamadan önce sorar. Güncelleme sırasında birkaç dakika erişilemez olur, bu yüzden sakin bir zaman seçin.

Bir şey ters giderse sistem önceki sürüme geri döner ve çalışmaya devam eder.

Sunucunuz güncelleme kaynağına ulaşamıyorsa sistem tam olarak bunu söyler. O zaman güncel olduğunuzu ileri sürmez.

Veritabanını yeni bir sürüme taşıyan bir güncelleme düğmeye basılarak uygulanmaz. Sistem size bunu bildirir ve sürüm notları ne yapılacağını söyler.

“Settings → Archive” altında bir dönemin kapanmış taleplerini bir dosyaya paketlersiniz. Bu, çalışan veri kümesini küçük tutar.

Yalnızca kapanmış talepler taşınır. Çözülmüş bir talep ancak kapandığında katılır. Bu, çözülmesinden 24 saat sonra kendiliğinden olur. Aynı dönemdeki açık bir talep olduğu yerde kalır.

“Preview” dönemin kaç talebi kapsadığını önceden söyler. Hiçbir şey yazmaz ve hiçbir şeyi değiştirmez.

“Create archive” bir ZIP dosyası oluşturur. Dosya, talepleri yorumları, geçmişleri, özel alanları ve ekleriyle birlikte içerir.

Dosya sonra aşağıdaki listede dönemi, sayısı ve boyutuyla durur. Yıla göre dosyalamak isterseniz bir alt klasör de olabilir.

Taleplerin çalışan veritabanından çıkıp çıkmayacağına ancak ondan sonra karar verirsiniz. Bu ayrı bir adımdır: “Existing archives” listesindeki “Delete from live DB”. Arşivi oluşturmak tek başına hiçbir şeyi değiştirmez.

“Restore” talepleri dosyadan geri getirir. Numarası zaten var olan talepler atlanır.

Geri yükleme, bir talebin başvurduğu ekiplere ve iş akışlarına gereksinim duyar. Ardından sistem kaç talebin geri geldiğini ve zaten var oldukları için kaçını atladığını bildirir. Atlanan ekip katılımlarını ve alt talebi olmayan görevleri de adlandırır. Diğer boşluklar bildirilmez. Eksik bir ekip, kategori, kullanıcı ya da durum talepte boş bırakılır. Kullanıcısı olmayan yorumlar ve silinmiş özel alanların değerleri dışarıda kalır.

“Delete archive file” yalnızca dosyayı siler. Çalışan veritabanındaki taleplere dokunulmaz.

“Settings → General Settings” altında sistemin açılır listelerini bulursunuz. Her listenin kendi sekmesi vardır.

Departmanlar, pozisyonlar ve konumlar için ayrıca dosya yolu vardır. Bu, aynı anda çok sayıda girdi eklediğinizde işe yarar.

“Export JSON” listeyi indirir. Yeni bir kurulumda bu size girdilerinizi içine yazacağınız boş yapıyı verir.

Dosya, bir girdinin nasıl göründüğünü gösteren bir örnek içerir. Dosyayı geri yüklerken o atlanır.

“Import JSON” eksik olanı oluşturur. Var olan girdilere dokunulmaz. Dosyada iki kez geçen bir ad bir kez oluşturulur.

Ad değiştirme dosya üzerinden işlemez. Bunun için bu sayfadaki alanlar vardır ve kırmızı not bunu söyler. “None selected or available” yer tutucusu yeniden adlandırılamaz. Onu yalnızca dil sayfasında çevirirsiniz.

Girdileri sonradan dil sayfasında çevirirsiniz. Dosya İngilizce adı içerir.

Kategoriler de aynı şekilde çalışır. Onlar bir ekibe aittir, bu yüzden o ekibin kategori sayfasında dururlar.