E-posta bütünleşmesi

Biri bir ekip posta kutusuna yazdığında ondan bir talep oluşur. Konu başlık olur, metin açıklama olur ve gönderen adresi talep eden olarak kaydedilir. Talepteki kanal “E-mail” der.

Posta bir gönderen adı taşıyorsa o ad, adresin yanındaki alana girer. Taşımıyorsa alan “E-Mail” der. Kanal, konunun postayla geldiğini zaten söyler.

“Re:” ya da “Fwd:” gibi önekler başlıktan atılır. Talep o zaman bir yanıtın değil, konunun adını taşır.

Postanın biçimlendirmesi korunur. Kalın metin, listeler ve tablolar talepte postadaki gibi görünür.

Bağlantılar korunur. Temsilciniz adresi yazmak yerine onlara talepte tıklayabilir.

Postanın içine gömülü bir resim metinde bulunduğu yerde kalır. Ayrıca talepte ek olarak saklanır.

Postanın yalnızca web'den yüklediği bir resim kaldırılır. Böyle resimler çoğu zaman bir postanın ne zaman ve nerede okunduğunu gönderene geri bildirir. Bir resmin ulaşmasını isteyen onu postaya gömmeli ya da eklemelidir.

Postaya eklenen dosyalar talepte ek olur. Yalnızca pdf, doc, docx, xls, xlsx, txt, png, jpg, jpeg ve gif dosya türleri alınır. Diğer dosyalar atılır. Bir temsilcinin yüklediği dosyayla aynı boyut sınırı geçerlidir.

İş akışında otomatik yanıt açıksa gönderen hemen bir onay alır. Konudaki gönderme sayesinde sonraki her yanıt aynı işi yeniden bulur ve ona bir yorum olur.

Böyle bir yanıta gömülü bir resim, ait olduğu yorumda görünür.

Talep eden, çözülmüş ya da kapatılmış bir talebe yanıt verirse talep “Reopened” durumuna döner. Talep eden müşteri portalında yorum yazdığında da aynısı olur. Bilgi olarak eklenmiş kişilerden, gözlemcilerden ve temsilcilerden gelen yanıtlar hiçbir şeyi yeniden açmaz.

Bazı göndericiler bir talep oluşturmamalıdır. Bülten postaları bir örnektir, yalnızca makine raporu gönderen posta kutuları bir başkası.

Tam olarak tek bir gönderici kastediliyorsa tam adres girin. Resimde bu no-reply@example.com adresidir.

Bir göndericinin her adresi kastediliyorsa alan adını başına @ koyarak girin. Resimde bu @newsletter.example.net adresidir. Alt alan adları da birlikte engellenir.

Engellenmiş bir göndericiden gelen posta talep oluşturmaz. Okundu olarak işaretlenir ve işlenmiş klasörüne taşınır. Gelen kutusunda hiçbir şey birikmez.

Engel öbür yönde de işler. Sistem engellenmiş bir adrese posta göndermez.

Kimsenin okumadığı adreslerde asıl önemli olan budur. Engel olmasa onay, hiçbir zaman yanıt vermeyen bir posta kutusuna giderdi.

“Add” bir girdiyi listeye koyar. Yanındaki çöp kutusu simgesi girdiyi yeniden kaldırır. Değişiklik hemen etkili olur, kaydedilecek bir şey yoktur.

Otomatik oluşturulan postalar için listede girdi gerekmez. Buna geri dönen iletiler, ofis dışı yanıtları ve toplu postalar girer. Bunlar da talep oluşturmaz ve yanıt almaz. Sistem onları okundu olarak işaretler ve işlenmiş klasörüne taşır.

Bu, bir izleme sisteminden gelen alarmlar otomatik oluşturulmuş posta olarak işaretliyse onlar için de geçerlidir. Bu işareti taşımayan bir alarm, diğer her posta gibi talep olur.

Müşterilerinize giden yanıtların yanında sistem kendi iletilerini de gönderir. Bunlara bir talebin ataması, aşılmış bir son tarih, bir davet, yeni bir parola, memnuniyet anketi ve bir isteğin onayı dahildir.

Bu metinler hazır gelir ve başlangıçta İngilizcedir. Arayüzün diğer tüm metinleriyle birlikte dil paketinde dururlar.

Bir dil paketi içe aktarıldığında bu iletilerin her biri alıcıda ayarlı olan dilde çıkar. Aynı iş üzerindeki iki kişi bu nedenle iletiyi iki dilde alır. Hesabı olmayan alıcıların kendi dili yoktur. Onlara giden postalar, ekipte “Default e-mail language” altında ayarlı olan dilde çıkar. Buna örneğin anket, bir toplu olayın çözümü, bir ret ve bir kuralın postası girer.

İfadeyi diller sayfasında değiştirirsiniz. Orada bir dilin metinlerini dosya olarak indirir, düzenler ve yeniden yüklersiniz. İngilizce kaynaktır ve olduğu gibi kalır.

Bir atamanın hiç duyurulup duyurulmayacağına ekip başına karar verilir. Bunun için posta kutusunun altında üç anahtar durur.

“Send assignment e-mails” bir talebi alan temsilciye posta gönderir. Anahtar kapalıyken bu ekip hiçbir atamayı duyurmaz.

“Notify on self-assignment” biri bir talebi kendisi üstlendiğinde de posta gönderilip gönderilmeyeceğine karar verir. Bu anahtar varsayılan olarak kapalıdır.

“Send mail on ticket actions” başka yerde etkili olur. Açıkken kapatma, durum değiştirme ve devretme pencereleri yorumu ayrıca posta olarak göndermeyi önerir.

Müşterilerinize giden onay buraya ait değildir. Onun metnini posta kutusunun iş akışında kendiniz yazarsınız.