Talep başına zaman takibi

Zaman takibi fabrika ayarı olarak kapalıdır. Kapalıyken ne bir alan ne de bir sütun vardır. Rapordaki “Time spent” kartı o zaman yalnızca seçilen dönemde süre kaydedilmişse görünür.

Ölü bir alan hiç olmamasından kötü olurdu, bu yüzden özellik soluk durmak yerine tümüyle kaybolur.

Anahtar “Settings → General” altında “Time tracking per ticket” kartında durur ve adı “Enable time tracking” şeklindedir.

Sonrasında her ekip katılır. Birini dışarıda bırakmak için onu ekibin kendisinde, “Settings → Teams” altında “Team details” kutusunda kapatırsınız.

Dahili bir BT ekibi ve müşteriyle çalışan bir ekibi olan bir şirketin buna çoğu zaman yalnızca ikincisi için ihtiyacı olur.

Zaman takibini sonradan yeniden kapatırsanız var olan kayıtlar okunabilir ve dışa aktarılabilir kalır; onlar bir kolaylık değil, faturalama temelidir. Yeni bir şey kaydedilemez. Var olan kayıtlar da o zaman artık değiştirilemez ya da silinemez.

Talep, adı “Time spent” olan bir kart taşır. “Log time” girişi açar.

Alanın yanında hızlı düğmeler durur: “30m” düğmesine bir tıklama otuz dakika kaydeder. Hangi düğmelerin görüneceği ayarlarda belirlenir.

“Duration” alanı serbest giriş de kabul eder: “90” doksan dakikadır, “1.5h” bir buçuk saattir ve “1h 30m” de öyledir. Birimsiz bir sayı her zaman dakikadır.

Sistemin tam olarak anlamadığı giriş geri çevrilir. “1h in the evening” bir saatlik bir kayda dönüşmez; bir hata iletisine dönüşür.

“What for (optional)” alanına sürenin ne için olduğunu yazarsınız. Metin dışa aktarmaya gider ve talep geçmişinde görünmez.

Aynı talepte birden çok temsilci süre kaydeder. Her kayıt gününü, notunu ve işi yapan kişinin adını taşır.

Süre bir saat noktasına değil, bir güne kaydedilir. Giriş alanında bunun için bugünle başlayan bir tarih alanı vardır; dünü doldurmak için orada önceki günü seçersiniz. Gelecekteki bir gün kabul edilmez. Bir saat noktası, girişin sahip olmadığı bir kesinliği ileri sürerdi.

Uzun oturumlar için talepte bir kronometre vardır: “Start timer” onu başlatır, “Pause” durdurur.

Kronometre hiçbir zaman kendiliğinden bir kayıt oluşturmaz. Geçen süreyi önerir ve süreyi adıyla gösteren “Log …” düğmesine basmadan hiçbir şey kaydedilmez. Kaydedilen, gerçekten işlemiş olan süredir.

O, zihinden hesap yapmanın yerini alır, bilginin değil. Onsuz da özellik eksiksizdir, çünkü asıl yol değeri yazmaktır.

Başka bir talebi açmak işleyen kronometreyi duraklatır ve yeni talep size onun hangi talebe bağlı olduğunu söyler. Başka bir talepte henüz kaydedilmemiş süre bekliyorsa ve kronometreyi burada başlatırsanız uygulama önce sorar. “Start timer” sorusu, öbür talepteki süre için “Log …”, “Discard” ve “Cancel” sunar. Geçen süre bir dakikayı bulduğunda görünür.

Gizlenmiş bir pencere mola değildir. Yalnızca başka bir yere tıklarsanız kronometre işlemeye devam eder.

Gece boyunca açık unutulan bir kronometreye karşı bir en uzun çalışma süresi vardır. Değer üst sınıra çekilir, hiçbir zaman atılmaz, ve temsilciye bildirilir.

Kronometre fabrika ayarı olarak kapalıdır. Onu ayarlarda “Stopwatch on the ticket” altında bulursunuz.

Her kayıt bir “Billable” anahtarı taşır. Süre bir kez kaydedilir ve anahtar, onun faturaya girip girmeyeceğine karar verir.

Bu yüzden talep iki toplam gösterebilir: solda kaydedilenlerin tamamı, sağda faturalanabilir toplam. İkinci toplam yalnızca birincisinden farklıysa görünür.

İyi niyet çalışması için ayrı bir tür yoktur. İyi niyet, garanti işi ve dahili yeniden işleme her şirkette başka türlü adlandırılır ve sistem yalnızca paranın asılı olduğu tek ayrımı bilir.

İyi niyet çalışmasını şöyle kaydedersiniz: süreyi her zamanki gibi girin, “Billable” anahtarını kapatın ve gerekçeyi nota yazın.

Kayıt o zaman görünür biçimde “not billable” taşır. Dakikalar kaydedilen toplamda kalır, çünkü iş gerçekten yapıldı.

Süreyi hiç kaydetmeyen, sonradan bir müşteriden neden bu kadar az ücret alındığını açıklayan sayının tam olarak kendisini kaybeder.

Çalışmanızın çoğu faturalanabilir değilse varsayılanı “New entries are billable by default” anahtarıyla tersine çevirin.

Fabrika ayarı olarak her şey dakikası dakikasına faturalanır. Çeyrek saatle faturalayan iki değer ayarlar.

“Rounding increment (minutes)” adımdır. Her kayıt bir sonraki katına yukarı yuvarlanır.

“Minimum per entry (minutes)” tabandır. Her kayıt en az bu değerle faturalanır.

İkisi art arda çalışır: önce taban, sonra adım. Taban 20 ve adım 15 iken beş dakika otuz olur, çünkü sonuç ikisini de karşılamak zorundadır.

İki alanın altında kendi değerlerinizle bir örnek cümle durur. O, ileri sürülmüş değil, hesaplanmıştır.

Yalnızca faturalanan değer yuvarlanır ve yalnızca kayıt başına, hiçbir zaman toplam üzerinden. İki küçük kayıt bu yüzden iki kez yukarı yuvarlanır.

Kaydedilen süreye dokunulmaz. Yuvarlamayı sonradan değiştirmek hiçbir eski veriyi bozmaz, çünkü değer gösterilirken hesaplanır.

Kayıtta ikisini de görürsünüz: yuvarlamanın değeri değiştirdiği yerde sonuç yanında parantez içinde durur.

Bir hizmet sağlayıcı çoğu zaman kaydedilmiş süre olmadan hiçbir talebin kapatılmasını istemez. Bunun için bir anahtar vardır.

Adı “Require a time entry before resolving or closing” şeklindedir ve fabrika ayarı olarak kapalıdır.

Yalnızca bir kişi durumu değiştirdiğinde ve yalnızca süre kaydedebilen kişiler için geçerlidir. Bir yanıt şablonu tek bir talepte durumu ayarladığında da geçerlidir. Kaydı olmayan bir temsilci bir ileti alır ve talep açık kalır.

Otomatik kapatma, birleştirme ve toplu işlemler hiçbir zaman engellenmez. Yoksa kimsenin artık kapatamayacağı talepler olurdu.

Bu, özelliğin tamamının en tehlikeli anahtarıdır. Onu ancak ekibiniz gerçekten her seferinde süre kaydettiğinde açın.

Talep listesi, bir işte şimdiye kadar ne kadar kaydedildiğini gösteren bir “Time” sütunu alır.

Onu siz açmazsınız. Zaman takibi açılır açılmaz belirir. Onu yalnızca temsilciler ve yöneticiler görür. “Columns” ile listenizden kaldırabilirsiniz.

Dar pencerelerde ilk düşenlerden biridir. Liste o zaman, onlarsız bir talebin bulunamayacağı sütunları korur.

Yalnızca tek bir talepte duran süre bir fatura temeli değildir. Bu yüzden rapor sayfası bir “Time spent” kartı taşır. Kartı yalnızca “Time tracking: see the report” iznine sahip kişiler görür.

Üstte dört sayı durur: kaydedilen, faturalanan, kayıtların sayısı ve hiç süre taşıyan taleplerin sayısı.

Bu son sayı, toplamdan sonra en önemlisidir. Beş yüz talebin üçünde kırk saat bir değerlendirme değildir; yalnızca kayıt tutan üç temsilcidir.

Onun altında dökümler gelir: talep edene göre, ekibe göre, kategoriye göre ve güne göre.

Bunun üstüne özel alan başına bir tablo gelir. Şirkete ya da masraf merkezine göre faturalamanın yolu budur: bir özel alan oluşturursunuz, onu talepte doldurursunuz ve rapor ona göre gruplar.

Sayfanın üstündeki dönem, işin yapıldığı gün için geçerlidir. Haziran tarihli bir talepteki temmuz işi bu yüzden temmuz raporunda durur.

Dışa aktarma düğmelerinin altındaki bir not ciddiye alınmayı hak eder: sayılar insanların yaptığı kayıtlardan ve sizin yuvarlama kurallarınızdan gelir. Bir çalışma temelidirler, denetlenmiş bir fatura değil.

Kartın altında üç düğme durur. Onlar sayfadaki toplamları değil, tek tek kayıtları teslim eder. Tam olarak süzgeçlerinize uyan kayıtları içerirler.

Bunlar üç dosya biçimi değil, iki alıcıdır. “Export entries (CSV)” ve “Export entries (Excel)” muhasebeye gider: ikisi de eksiksizdir ve hiçbir zaman kısaltılmaz.

“Export entries (PDF)” bir insan için belgedir. Faturaya ek olarak müşteriye gider. PDF'te not için bir sütun yoktur.

PDF 20.000 kayıtla sınırlanmıştır ve belge bunu kendisi söyler. Zaten kimse bundan daha çok satırlı bir faturayı okumaz.

Üç dosya da aynı kaynaktan kurulur: süzgeçler, yuvarlama, sütunlar ve sayılar bir kez vardır, böylece üçü birbirinden ayrılamaz.

Faturalanabilir olmayan bir kaydın faturalanabilir sütununda sıfır değil, boş bir hücre vardır. Bir sıfır, bir özet tabloda toplanırdı.

Zaman takibinin “Per-agent evaluation” ayarı kapalıysa “Agent” sütunu üç dosyanın hiçbirinde yer almaz. Lisansınız Basic sürümüne düşerse var olan kayıtlar okunabilir ve dışa aktarılabilir kalır.

Bir müşteri süre kayıtlarını hiçbir zaman görmez, kendi talebinde bile.

Bu bir ayar değil, sunucudaki bir kilittir. Onu açan bir anahtar yoktur.

Nedeni kayıtların kendisindedir: notlar ekip için yazılır. Neyin ters gittiğini ve nedeni aramanın ne kadar sürdüğünü söylerler.

Bu türden diğer sistemler de aynısını yapar. Sürenin müşteriye ulaştığı yerde, ona bir belge olarak ulaşır.

PDF dışa aktarımı bunun içindir: faturayla birlikte çıkar, müşteri portalındaki talebe düşmez.

Rapor ek olarak kimin ne kadar kaydettiğini gösterebilir. Fabrika ayarı olarak göstermez.

Kişi başına süre başarı verisidir ve birçok şirkette çalışan temsilciliğinin bunda söz hakkı vardır.

Anahtarın adı “Per-agent evaluation” şeklindedir ve ayarlarda durur.

Kapalıyken sunucu sayıları teslim bile etmez. Tablo gizlenmiş değildir; yoktur.

Bu fark önemlidir. Yalnızca gösterimin bildiği bir kilit, kilit değildir.