Evidenca časa za posamezen zahtevek

Evidenca časa je kot tovarniška nastavitev izklopljena. Dokler je izklopljena, ni polja in ni stolpca. Kartica »Time spent« v poročilu se takrat pokaže le, če je bil v izbranem obdobju zabeležen čas.

Mrtvo polje bi bilo slabše kot nobeno, zato funkcija povsem izgine, namesto da bi tam stala sivo obarvana.

Stikalo je pod »Settings → General« na kartici »Time tracking per ticket« in se imenuje »Enable time tracking«.

Nato sodeluje vsaka ekipa. Če želite katero izpustiti, jo izklopite na ekipi sami, pod »Settings → Teams« v okvirčku »Team details«.

Podjetje z notranjo ekipo IT in ekipo za stranke jo pogosto potrebuje samo pri drugi.

Če evidenco časa pozneje spet izklopite, obstoječi vnosi ostanejo berljivi in izvozljivi — so podlaga za obračun, ne udobje. Novega ni mogoče zabeležiti. Obstoječih vnosov takrat tudi ni več mogoče spreminjati ali brisati.

Zahtevek nosi kartico »Time spent«. »Log time« odpre vnos.

Poleg polja so hitri gumbi: en klik na »30m« zabeleži trideset minut. Kateri gumbi se pokažejo, se nastavi v nastavitvah.

Polje »Duration« sprejme tudi prosti vnos: »90« je devetdeset minut, »1.5h« je uro in pol, prav tako »1h 30m«. Število brez enote so vedno minute.

Vnos, ki ga sistem ne razume v celoti, je zavrnjen. »1h zvečer« ne postane vnos ene ure — postane sporočilo o napaki.

V »What for (optional)« napišete, za kaj je bil čas porabljen. Besedilo potuje v izvoz in se v zgodovini zahtevka ne pojavi.

Na isti zahtevek beleži čas več agentov. Vsak vnos nosi svoj dan, svoj zaznamek in ime osebe, ki je delo opravila.

Čas se beleži na dan, ne na uro. Vnos ima za to datumsko polje, ki se začne z današnjim dnem; za naknadni vnos za včeraj tam izberete prejšnji dan. Dan v prihodnosti ni sprejet. Ura bi trdila natančnost, ki je vnos nima.

Za dolga dela je na zahtevku štoparica: »Start timer« jo požene, »Pause« jo zadrži.

Štoparica nikoli sama ne ustvari vnosa. Predlaga pretečeni čas, shrani pa se šele, ko pritisnete gumb »Log …«, ki navede čas. Zabeleži se čas, ki je dejansko pretekel.

Nadomešča računanje na pamet, ne znanja. Brez nje je funkcija popolna, saj je vtipkanje vrednosti prava pot.

Če odprete drug zahtevek, se tekoča štoparica zaustavi, novi zahtevek pa vam pove, na katerem zahtevku visi. Če na drugem zahtevku še čaka nezabeležen čas in štoparico zaženete tukaj, aplikacija najprej vpraša. Vprašanje »Start timer« ponudi »Log …« za čas na drugem zahtevku, »Discard« in »Cancel«. Pokaže se od ene minute pretečenega časa naprej.

Skrito okno ni odmor. Štoparica teče naprej, če samo kliknete drugam.

Zoper štoparico, ki teče čez noč, obstaja največji čas delovanja. Vrednost je omejena, nikoli zavržena, agentu pa je to povedano.

Štoparica je kot tovarniška nastavitev izklopljena. Najdete jo v nastavitvah pod »Stopwatch on the ticket«.

Vsak vnos nosi stikalo »Billable«. Čas se zabeleži enkrat, stikalo pa določi, ali gre na račun.

Zato lahko zahtevek pokaže dve vsoti: na levi vse zabeleženo, na desni zaračunljivo vsoto. Druga vsota se pokaže le, če se razlikuje od prve.

Za dobro voljo ni posebne vrste. Dobra volja, garancijsko delo in notranje popravilo se v vsakem podjetju imenujejo drugače, sistem pa pozna samo tisto eno razliko, na kateri visi denar.

Tako zabeležite dobro voljo: čas vnesite kot običajno, izklopite »Billable« in razlog zapišite v zaznamek.

Vnos nato vidno nosi »not billable«. Minute ostanejo v zabeleženi vsoti, ker je bilo delo res opravljeno.

Kdor časa sploh ne beleži, izgubi prav tisto številko, ki pozneje pojasni, zakaj je bilo stranki zaračunano tako malo.

Če večina vašega dela ni zaračunljiva, privzeto vrednost obrnite s stikalom »New entries are billable by default«.

Kot tovarniška nastavitev se vse obračuna na minuto natančno. Kdor obračunava po četrt ure, nastavi dve vrednosti.

»Rounding increment (minutes)« je korak. Vsak vnos se zaokroži navzgor na naslednji večkratnik.

»Minimum per entry (minutes)« je spodnja meja. Vsak vnos se obračuna vsaj s to vrednostjo.

Delujeta druga za drugo: najprej spodnja meja, nato korak. Pri spodnji meji 20 in koraku 15 iz petih minut nastane trideset, ker mora izid zadostiti obema.

Pod obema poljema stoji vzorčni stavek z vašimi lastnimi vrednostmi. Izračunan je, ne zgolj zatrjen.

Zaokroži se vedno samo zaračunana vrednost, in to za vsak vnos posebej — nikoli vsota. Dva majhna vnosa se torej zaokrožita dvakrat.

Zabeleženi čas ostane nedotaknjen. Poznejša sprememba zaokroževanja ne popači nobenih starih podatkov, ker se vrednost izračuna ob prikazu.

Pri vnosu vidite oboje: kjer zaokroževanje vrednost spremeni, izid stoji poleg v oklepaju.

Izvajalec storitev pogosto ne želi, da bi bil kak zahtevek zaprt brez zabeleženega časa. Za to je stikalo.

Imenuje se »Require a time entry before resolving or closing« in je kot tovarniška nastavitev izklopljeno.

Velja samo, kadar stanje spremeni človek, in samo za tiste, ki smejo beležiti čas. Velja tudi, kadar predloga odgovora nastavi stanje na posameznem zahtevku. Agent brez vnosa dobi sporočilo, zahtevek pa ostane odprt.

Samodejno zapiranje, združevanje in množična dejanja nikoli niso blokirana. Sicer bi obstajali zahtevki, ki jih nihče več ne more zapreti.

To je najnevarnejše stikalo celotne funkcije. Vklopite ga šele, ko vaša ekipa čas res beleži vsakič.

Seznam zahtevkov dobi stolpec »Time«, ki pokaže, koliko je bilo na primeru že zabeleženo.

Ni ga treba vklopiti. Pokaže se takoj, ko je evidenca časa vklopljena. Vidijo ga samo agenti in administratorji. S »Columns« ga lahko odstranite iz svojega seznama.

V ozkih oknih izpade med prvimi. Seznam takrat obdrži stolpce, brez katerih zahtevka ni mogoče najti.

Čas, ki stoji samo na posameznem zahtevku, ni podlaga za račun. Zato stran s poročili nosi kartico »Time spent«. Kartico vidijo samo tisti s pravico »Time tracking: see the report«.

Na vrhu stojijo štiri številke: zabeleženo, zaračunano, število vnosov in število zahtevkov, ki sploh nosijo kak čas.

Zadnja številka je po vsoti najpomembnejša. Štirideset ur na treh od petsto zahtevkov ni vrednotenje — to so trije agenti, ki edini beležijo.

Pod tem sledijo razčlenitve: po vlagatelju, po ekipi, po kategoriji in po dnevu.

Poleg tega pride po ena razpredelnica na polje po meri. To je pot do obračuna po podjetju ali stroškovnem mestu: ustvarite polje po meri, ga izpolnite na zahtevku, poročilo pa združuje po njem.

Obdobje na vrhu strani velja za dan, ko je bilo delo opravljeno. Julijsko delo na junijskem zahtevku torej stoji v julijskem poročilu.

Opombo pod gumbi za izvoz velja vzeti resno: številke izhajajo iz vnosov, ki so jih naredili ljudje, in iz vaših pravil zaokroževanja. So delovna podlaga, ne revidiran račun.

Pod kartico so trije gumbi. Ti izročijo posamezne vnose, ne vsot s strani. Vsebujejo natanko vnose, ki ustrezajo vašim filtrom.

To sta dva prejemnika, ne tri oblike datotek. »Export entries (CSV)« in »Export entries (Excel)« gresta v računovodstvo: oba sta popolna in nikoli skrajšana.

»Export entries (PDF)« je dokument za človeka. Gre stranki kot priloga k računu. PDF nima stolpca za zaznamek.

PDF je omejen na 20.000 vnosov, in dokument to pove sam. Računa z več vrsticami tako ali tako nihče ne bere.

Vse tri datoteke so zgrajene iz istega vira: filtri, zaokroževanje, stolpci in številke obstajajo enkrat, zato se te tri ne morejo razhajati.

Vnos, ki ni zaračunljiv, ima v stolpcu za zaračunljivo prazno celico, ne ničle. Ničla bi se v vrtilni razpredelnici seštela.

Če je »Per-agent evaluation« pri evidenci časa izklopljeno, stolpec »Agent« manjka v vseh treh datotekah. Če vaša licenca pade nazaj na Basic, obstoječi vnosi ostanejo berljivi in izvozljivi.

Stranka časovnih vnosov ne vidi nikoli, tudi na svojem zahtevku ne.

To ni nastavitev, ampak zapora v strežniku. Stikala, ki bi jo odprlo, ni.

Razlog je v samih vnosih: zaznamki so napisani za ekipo. Povedo, kaj je šlo narobe in koliko časa je vzelo iskanje vzroka.

Drugi sistemi te vrste ravnajo enako. Kjer čas doseže stranko, jo doseže kot dokument.

Prav za to je izvoz v PDF: gre ven z računom in ne na zahtevek v portalu za stranke.

Poročilo lahko dodatno pokaže, kdo je koliko zabeležil. Kot tovarniška nastavitev tega ne počne.

Čas po osebah so podatki o uspešnosti, in v mnogih podjetjih ima pri tem besedo svet delavcev.

Stikalo se imenuje »Per-agent evaluation« in je v nastavitvah.

Dokler je izklopljeno, strežnik številk sploh ne izroči. Razpredelnica ni skrita — ne obstaja.

Ta razlika šteje. Zapora, za katero ve samo prikaz, ni zapora.