Anpassning och administration

Under ”Settings → Language Settings” väljer du vilka språk ditt företag erbjuder. Det finns 30 att välja bland.

Engelska är alltid på och går inte att stänga av. Det är språket systemet faller tillbaka på när en text ännu inte har någon översättning.

Därefter väljer varje användare i sin egen meny det språk som ska användas, bland dem du har aktiverat.

Översättningar kommer inte med en uppdatering. En uppdatering för med sig nya engelska texter. Översättningen till dem lämnar du själv.

Det går i två steg. Med ”Export JSON” laddar du ner en fil som innehåller varje engelsk text bredvid din befintliga översättning.

Den filen fyller du i i din egen takt och läser in igen med ”Import JSON”. Tomma fält hoppas över, befintliga översättningar skrivs över.

Platshållare som {count} måste överleva i översättningen. En post vars platshållare avviker från den engelska texten avvisas, och det gäller även en extra platshållare. Den tidigare översättningen förblir då aktiv. Engelska visas bara om det inte fanns någon. Systemet talar om vilken post det var.

Kortet ”State of your language packs” berättar per språk hur du ligger till. Varje språk du har aktiverat visas där, även utan översättning. Kortet visar hur många texter som är översatta och nämner fyra fall: föråldrad, inte översatt, okänd och komplett. ”Unknown” (okänd) betyder att texterna importerades innan den här kontrollen fanns. Nästa import reder ut det.

”Föråldrad” är fallet som betyder något. Den engelska texten ändrades, din översättning står kvar och säger nu något annat.

Färdiga språkpaket för alla språk finns kostnadsfritt på vår sida ”Nedladdningar”. Du läser in dem med ”Import JSON”, precis som din egen fil. Du kan också redigera filen först för att förbättra en översättning.

I programmet leder länken ”Download language packs” på kortet ”Import translations” direkt till den sidan.

Under ”Settings → CI Settings” ställer du in din logotyp, din favicon och tre färger.

Logotypen visas i sidopanelen under systemets logotyp. Rekommenderat är 400 gånger 160 bildpunkter som PNG eller SVG med genomskinlig bakgrund, högst 2 MB. En SVG-fil som innehåller ett skript avvisas vid uppladdningen. Misslyckas en uppladdning nämner meddelandet orsaken.

Faviconen är den lilla bilden i webbläsarfliken. Rekommenderat är SVG eller 64 gånger 64 bildpunkter.

De tre färgerna är ”Primary color”, ”Accent color” och ”Background color”. Den första målar de viktiga knapparna, den andra ikoner och markeringar, den tredje bakgrunden.

Systemet räknar själv ut text- och hovringsfärgerna så att texten förblir läsbar. Du lämnar bara de tre grundfärgerna.

Ett tomt fält betyder att den inbyggda färgen gäller. Rutan bredvid visar då svart, eftersom den inte kan visa ”ingen färg”. Noteringen under säger det.

Förhandsvisningen under fälten visar dina färger innan du sparar. Först ”Save” gör att de gäller för alla.

”Restore defaults” återställer allt. Det tar också bort den uppladdade logotypen och faviconen.

Systemet finns i ett mörkt och ett ljust utseende. Du byter i din egen meny längst ned i sidopanelen.

Valet hör till varje användare och sparas. En agent kan arbeta i ljust medan en kollega arbetar i mörkt.

Samma meny innehåller din tillgänglighet, din profilbild, ditt lösenord och ditt språk.

På en smal skärm möblerar gränssnittet om sig. Tabellen blir till staplade kort, och sidopanelen fälls ihop bakom ikonen uppe till vänster.

Det finns ingen separat app. Adressen är densamma som på datorn, och du loggar in på samma sätt.

Under ”Settings → General Settings” hittar du kortet ”Date and time format”. Det sitter direkt efter tidszonen.

Fyra val avgör hur ett datum skrivs. ”Date order” är ordningen på dag, månad och år.

”Date separator” är tecknet mellan siffrorna. Du kan välja punkt, snedstreck eller bindestreck.

”Clock” är klockan: 24 timmar, eller 12 timmar med AM och PM. ”Time separator” är tecknet mellan timme och minut.

Under de fyra fälten ser du ”This is how it looks”. Det visar resultatet innan du klickar på ”Save”.

Inställningen gäller hela installationen. Den beror inte på språket, och inte på den enskilda användaren.

Det är avsiktligt. Ett företag skriver datum på ett sätt, och varje kollega läser samma skrivsätt.

Fabriksinställningen är dag, månad, år med punkt och 24-timmarsklockan. Ändrar du ingenting ändras ingenting.

Det valda skrivsättet gäller överallt där systemet visar ett datum. Det omfattar ärendet, listorna, påminnelsen och den registrerade tiden.

Exporter berörs inte. De skriver ett datum som 2026-08-22, eftersom kalkylprogram läser den formen tillförlitligt.

Fält där du anger ett datum följer också inställningen. Ett klick på fältet öppnar en kalender, och det valda datumet visas sedan i ditt skrivsätt. Ett tomt fält visar ”Pick a date”.

Sidan ”Maintenance and incident notices” finns i sidopanelen. Där skriver du ett meddelande som alla ser.

Meddelandet visas på inloggningssidan och i hela systemet. Så läser folk det redan innan de loggar in.

Poängen är att undvika onödiga ärenden. Den som läser att nätverket ligger nere anmäler det inte en gång till.

Du sätter ihop texten genom att klicka. Klicka först på fältet du vill fylla. Det får en röd ram, och allt du bockar i därefter hamnar där. Bockar du ur en byggsten försvinner den ur texten igen.

”Title / Subject” visas överst i meddelandet. ”Body” visas under det. Skickar du meddelandet som e-post blir det ena ämnesraden och det andra brödtexten.

Färdiga meningar finns som byggstenar. Du kan lägga till egna under ”Text Modules” och dina system och tjänster under ”Systems / Services”.

Med ”Calendar (add date)” och ”Time (add time)” infogar du ett datum och en tid. Så aviserar du planerat underhåll.

Reglaget ”Turn notification on/off” överst slår på och av meddelandet igen. När du slår på det sparas rubriken och texten samtidigt. Meddelandet står kvar tills du slår av det. Är meddelandet redan på får en ändring av texten verkan först med ”Save”.

Det finns en andra sorts meddelande vid sidan om. Gör du ett ärende till ett samlingsärende visas även det på inloggningssidan och försvinner av sig självt när ärendet är löst. Det här reglaget gäller inte för det.

Med ”Send as E-Mail” skickar du dessutom samma text till en lista med adresser. Det är den delen som hör till Professional.

Du skriver meddelandet på engelska. Översättningen kommer in via språksidan som alla andra texter. Ändrar du den engelska texten i efterhand gäller den importerade översättningen inte längre. Den måste importeras igen.

Systemet bevakar diskutrymmet på servern och säger till innan det tar slut.

Det finns två steg. Från 90 procents användning får du ett meddelande, från 95 procent en varning.

Den som sköter uppdateringar ser siffrorna och vad som ska göras. Oftast är gamla avbildningar från tidigare uppdateringar den största posten.

Alla andra som är inloggade får en kort mening och en hänvisning till sin administratör. De ser den först från varningssteget.

Inget av detta visas på inloggningssidan. Hur full en serverdisk är angår ingen före inloggningen.

En full disk drabbar inte bara uppdateringen. Bilagor, inkommande post, databasen och säkerhetskopian ligger alla på samma disk.

Du får också ett meddelande så snart mindre än 10 GB är ledigt. En uppdatering behöver så mycket utrymme och startar inte med mindre.

Efter varje lyckad uppdatering tar systemet bort avbildningarna för äldre versioner. Den föregående versionen sparas för en återställning.

Under ”Settings → Updates” ser du vilken version som körs och om det finns en nyare.

Finns det en ny version listas det den för med sig nedanför. Listan visar varje version du hoppar över.

Före uppdateringen kontrollerar systemet att det finns tillräckligt med ledigt utrymme. En uppdatering behöver den gamla och den nya avbildningen samtidigt, därför begär den 10 GB. Räcker det inte vägrar systemet uppdateringen och säger varför. Det är bättre besked än att ge upp halvvägs.

Sedan tar det själv en krypterad säkerhetskopia. Den omfattar databasen, bilagorna, arkiven och nycklarna. Om databasen körs utanför SMITEY ingår den inte i den här säkerhetskopian.

Misslyckas säkerhetskopian stoppar uppdateringen innan något har ändrats. En databas utanför SMITEY håller inte upp uppdateringen. Säkerhetskopiera den med dina egna verktyg.

Systemet frågar innan det startar. Under uppdateringen är det onåbart i några minuter, så välj en lugn tidpunkt.

Går något fel faller systemet tillbaka till den föregående versionen och fortsätter köra.

Kan din server inte nå uppdateringskällan säger systemet precis det. Det påstår då inte att du är aktuell.

En uppdatering som flyttar databasen till en ny version läggs inte in med ett knapptryck. Systemet talar om det, och versionsanteckningarna säger vad som ska göras.

Under ”Settings → Archive” packar du en periods stängda ärenden till en fil. Det håller arbetsmängden liten.

Bara stängda ärenden flyttas. Ett löst ärende kommer med först när det är stängt. Det sker av sig självt 24 timmar efter att det löstes. Ett öppet ärende i samma period står kvar där det är.

”Preview” talar om i förväg hur många ärenden perioden omfattar. Den skriver ingenting och ändrar ingenting.

”Create archive” bygger en ZIP-fil. Den innehåller ärendena med sina kommentarer, sin historik, sina anpassade fält och sina bilagor.

Filen ligger sedan i listan nedanför, med period, antal och storlek. En undermapp är möjlig om du vill sortera per år.

Först därefter bestämmer du om ärendena ska lämna den körande databasen. Det är ett eget steg: ”Delete from live DB” i listan ”Existing archives”. Att skapa arkivet ändrar i sig ingenting.

”Restore” hämtar tillbaka ärendena ur filen. Ärenden vars nummer redan finns hoppas över.

En återställning behöver de team och de arbetsflöden som ett ärende hänvisar till. Efteråt rapporterar systemet hur många ärenden som kom tillbaka och hur många det hoppade över för att de redan fanns. Det nämner också överhoppade teamdeltaganden och uppgifter utan sitt underärende. Andra luckor rapporteras inte. Saknas ett team, en kategori, en användare eller en status lämnas det fältet tomt på ärendet. Kommentarer utan sin användare och värden från raderade anpassade fält utelämnas.

”Delete archive file” raderar bara filen. Ärendena i den körande databasen berörs inte.

Under ”Settings → General Settings” hittar du systemets rullgardinslistor. Varje lista har sin egen flik.

För avdelningar, befattningar och platser finns dessutom vägen via en fil. Det lönar sig när du lägger till många poster på en gång.

”Export JSON” laddar ner listan. På en ny installation ger det dig den tomma strukturen att skriva in dina poster i.

Filen innehåller ett exempel som visar hur en post ser ut. Det hoppas över när du läser in filen igen.

”Import JSON” skapar det som saknas. Befintliga poster lämnas i fred. Ett namn som står två gånger i filen skapas en gång.

Att byta namn går inte via filen. Fälten på den här sidan finns för det, och den röda noteringen säger det. Platshållaren ”None selected or available” går inte att byta namn på. Du översätter den bara, på språksidan.

Posterna översätter du efteråt på språksidan. Filen innehåller det engelska namnet.

Kategorier fungerar likadant. De hör till ett team, så de ligger på det teamets kategorisida.