Prilagodba i administracija

Pod „Settings → Language Settings“ birate koje jezike vaša tvrtka nudi. Na izbor ih je 30.

Engleski je uvijek uključen i ne može se isključiti. To je jezik na koji se sustav vraća kada za tekst još nema prijevoda.

Nakon toga svaki korisnik u vlastitom izborniku bira jezik na kojem radi, među onima koje ste uključili.

Prijevodi ne dolaze s ažuriranjem. Ažuriranje donosi nove engleske tekstove; prijevod za njih dajete sami.

To ide u dva koraka. Pomoću „Export JSON“ preuzimate datoteku u kojoj uz svaki engleski tekst stoji i vaš postojeći prijevod.

Tu datoteku popunjavate svojim tempom i vraćate pomoću „Import JSON“. Prazna se polja preskaču, postojeći se prijevodi prebrisuju.

Rezervirana mjesta poput {count} moraju preživjeti u prijevodu. Unos čija se rezervirana mjesta razlikuju od engleskog teksta biva odbijen, a to vrijedi i za dodatno rezervirano mjesto. Tada ostaje aktivan prethodni prijevod. Engleski se pojavljuje samo ako prijevoda nije bilo. Sustav vam kaže koji je to unos bio.

Kartica „State of your language packs“ za svaki vam jezik kaže gdje stojite. Ondje se pojavljuje svaki jezik koji ste uključili, čak i bez prijevoda. Kartica pokazuje koliko je tekstova prevedeno i navodi četiri slučaja: zastarjelo, neprevedeno, nepoznato i potpuno. „Nepoznato“ znači da su tekstovi uvezeni prije nego što je ta provjera postojala. Sljedeći uvoz to rješava.

„Zastarjelo“ je slučaj koji je bitan. Engleski se tekst promijenio, vaš je prijevod još ondje i sada govori nešto drugo.

Gotove jezične pakete za svaki jezik besplatno ćete naći na našoj stranici „Preuzimanja“. Učitavate ih pomoću „Import JSON“, jednako kao vlastitu datoteku. Datoteku možete prije toga i urediti kako biste poboljšali prijevod.

U aplikaciji vas poveznica „Download language packs“ na kartici „Import translations“ vodi izravno na tu stranicu.

Pod „Settings → CI Settings“ postavljate svoj logotip, svoj favicon i tri boje.

Logotip se pojavljuje u bočnoj traci ispod logotipa sustava. Preporučuje se 400 sa 160 piksela kao PNG ili SVG s prozirnom pozadinom, najviše 2 MB. SVG datoteka koja sadrži skriptu odbija se pri slanju. Ako slanje ne uspije, poruka navodi razlog.

Favicon je mala slika u kartici preglednika. Preporučuje se SVG ili 64 sa 64 piksela.

Tri su boje „Primary color“, „Accent color“ i „Background color“. Prva boji važne gumbe, druga ikone i isticanja, treća pozadinu.

Boje teksta i boje pri prelasku mišem sustav određuje sam kako bi tekst ostao čitljiv. Vi dajete samo tri osnovne boje.

Prazno polje znači da vrijedi ugrađena boja. Kvadratić pokraj njega tada prikazuje crnu, jer ne može prikazati „nema boje“. Napomena ispod to i kaže.

Pretpregled ispod polja pokazuje vaše boje prije nego spremite. Za sve vrijede tek nakon „Save“.

„Restore defaults“ vraća sve na početno. Time se uklanjaju i poslani logotip i favicon.

Sustav dolazi u tamnom i svijetlom izgledu. Prebacujete se u vlastitom izborniku na dnu bočne trake.

Odabir pripada svakom korisniku i pamti se. Jedan agent može raditi u svijetlom dok kolega radi u tamnom.

Isti izbornik sadrži vašu dostupnost, vašu profilnu sliku, vašu lozinku i vaš jezik.

Na uskom zaslonu sučelje se preslaguje. Tablica postaje složene kartice, a bočna se traka sklapa iza ikone gore lijevo.

Zasebne aplikacije nema. Adresa je ista kao na računalu, a prijavljujete se na isti način.

Pod „Settings → General Settings“ nalazi se kartica „Date and time format“. Stoji odmah iza vremenske zone.

Način pisanja datuma čine četiri odabira. „Date order“ je redoslijed dana, mjeseca i godine.

„Date separator“ je znak između brojeva. Možete odabrati točku, kosu crtu ili spojnicu.

„Clock“ je sat: 24 sata ili 12 sati s AM i PM. „Time separator“ je znak između sata i minute.

Ispod četiriju polja vidite „This is how it looks“. Prikazuje rezultat prije nego kliknete „Save“.

Postavka vrijedi za cijelu instalaciju. Ne ovisi ni o jeziku ni o pojedinom korisniku.

To je namjerno. Jedna tvrtka datume piše na jedan način, a svaki kolega čita isti način pisanja.

Kao tvornička postavka vrijede dan, mjesec, godina s točkom i 24-satni sat. Ako ništa ne promijenite, ništa se ne mijenja.

Odabrani način pisanja vrijedi svugdje gdje sustav prikazuje datum. To uključuje tiket, popise, podsjetnik i zabilježeno vrijeme.

Izvozi time nisu zahvaćeni. Oni datum pišu kao 2026-08-22, jer proračunske tablice taj oblik pouzdano čitaju.

I polja u koja upisujete datum slijede tu postavku. Klik na polje otvara kalendar, a odabrani se datum zatim pojavljuje u vašem načinu pisanja. U praznom polju piše „Pick a date“.

Stranica „Maintenance and incident notices“ nalazi se u bočnoj traci. Ondje pišete obavijest koju svi vide.

Obavijest se pojavljuje na stranici za prijavu i kroz cijeli sustav. Tako je ljudi čitaju prije nego se uopće prijave.

Smisao je izbjeći nepotrebne tikete. Tko pročita da je mreža u prekidu, neće to još jednom prijaviti.

Tekst sastavljate klikanjem. Prvo kliknite polje koje želite popuniti. Ono dobiva crveni rub i sve što poslije označite ide u njega. Ako s gradivnog bloka maknete kvačicu, on ponovno napušta tekst.

„Title / Subject“ prikazuje se na vrhu obavijesti. „Body“ se prikazuje ispod. Ako obavijest pošaljete e-poštom, jedno postaje predmet, a drugo tijelo poruke.

Gotove rečenice stoje kao gradivni blokovi. Vlastite dodajete pod „Text Modules“, a svoje sustave i usluge pod „Systems / Services“.

Pomoću „Calendar (add date)“ i „Time (add time)“ umećete datum i vrijeme. To je način da se najavi planirano održavanje.

Prekidač „Turn notification on/off“ na vrhu uključuje i ponovno isključuje obavijest. Uključivanje usput sprema i naslov i tekst. Obavijest stoji dok je ne isključite. Ako je obavijest već uključena, promjena teksta djeluje tek nakon „Save“.

Pokraj toga postoji druga vrsta obavijesti. Ako tiket pretvorite u grupni incident, i on se pojavljuje na stranici za prijavu i nestaje sam od sebe čim je tiket riješen. Na njega se ovaj prekidač ne odnosi.

Pomoću „Send as E-Mail“ isti tekst šaljete i na popis adresa. To je dio koji pripada izdanju Professional.

Obavijest pišete na engleskom. Njezin prijevod dolazi preko stranice za jezike kao i svaki drugi tekst. Ako poslije promijenite engleski tekst, uvezeni prijevod više ne vrijedi. Mora se ponovno uvesti.

Sustav prati prostor na disku poslužitelja i javlja se prije nego ponestane.

Postoje dva stupnja. Od 90 posto iskorištenosti dobivate obavijest, od 95 posto upozorenje.

Tko upravlja ažuriranjima, vidi brojke i što treba učiniti. Obično su stare slike iz ranijih ažuriranja najveća stavka.

Svi ostali koji su prijavljeni dobivaju kratku rečenicu i uputu na svojeg administratora. Vide je tek od stupnja upozorenja.

Ništa se od toga ne pojavljuje na stranici za prijavu. Koliko je pun disk poslužitelja, nikoga se ne tiče prije prijave.

Pun disk ne pogađa samo ažuriranje. Privici, dolazna pošta, baza podataka i sigurnosna kopija žive na istom disku.

Obavijest dobivate i čim ostane manje od 10 GB slobodnog prostora. Toliko prostora treba ažuriranju i s manje se ne pokreće.

Nakon svakog uspješnog ažuriranja sustav uklanja slike starijih verzija. Prethodna verzija ostaje za vraćanje unatrag.

Pod „Settings → Updates“ vidite koja verzija radi i postoji li novija.

Ako postoji nova verzija, ispod je popisano što donosi. Popis prikazuje svaku verziju koju preskačete.

Prije ažuriranja sustav provjerava ima li dovoljno slobodnog prostora. Ažuriranju istodobno trebaju stara i nova slika, pa traži 10 GB. Ako ga nema dovoljno, sustav odbija ažuriranje i kaže zašto. To je bolja vijest od odustajanja na pola puta.

Zatim sam izrađuje šifriranu sigurnosnu kopiju. Ona obuhvaća bazu podataka, privitke, arhive i ključeve. Ako baza podataka radi izvan SMITEY-ja, nije dio te kopije.

Ako izrada sigurnosne kopije ne uspije, ažuriranje se zaustavlja prije nego što se išta promijeni. Baza podataka izvan SMITEY-ja ne zadržava ažuriranje. Sigurnosno kopirajte je vlastitim alatima.

Sustav pita prije nego počne. Tijekom ažuriranja nekoliko je minuta nedostupan, pa odaberite mirno vrijeme.

Ako nešto pođe po zlu, sustav se vraća na prethodnu verziju i nastavlja raditi.

Ako vaš poslužitelj ne može doseći izvor ažuriranja, sustav to i kaže. Tada ne tvrdi da ste na najnovijoj verziji.

Ažuriranje koje bazu podataka prevodi na novu verziju ne primjenjuje se pritiskom na gumb. Sustav vam to kaže, a bilješke o izdanju govore što učiniti.

Pod „Settings → Archive“ zatvorene tikete nekog razdoblja pakirate u datoteku. Tako radni skup ostaje malen.

Sele samo zatvoreni tiketi. Riješeni tiket pridružuje im se tek kad je zatvoren. To se događa samo od sebe 24 sata nakon što je riješen. Otvoreni tiket iz istog razdoblja ostaje gdje jest.

„Preview“ vam unaprijed kaže koliko tiketa razdoblje obuhvaća. Ništa ne zapisuje i ništa ne mijenja.

„Create archive“ gradi ZIP datoteku. Ona sadrži tikete s njihovim komentarima, poviješću, prilagođenim poljima i privicima.

Datoteka zatim stoji u popisu ispod, s razdobljem, brojem i veličinom. Podmapa je moguća ako želite odlagati po godinama.

Tek tada odlučujete napuštaju li tiketi pokrenutu bazu podataka. To je zaseban korak: „Delete from live DB“ u popisu „Existing archives“. Samo stvaranje arhive ne mijenja ništa.

„Restore“ vraća tikete iz datoteke. Tiketi čiji broj već postoji preskaču se.

Vraćanju trebaju timovi i radni tokovi na koje se tiket poziva. Nakon toga sustav javlja koliko se tiketa vratilo i koliko ih je preskočio jer su već postojali. Navodi i preskočena sudjelovanja timova te zadatke bez njihova podtiketa. Ostale praznine ne javlja. Tim, kategorija, korisnik ili status koji nedostaje ostaje na tiketu prazan. Komentari bez svojeg korisnika i vrijednosti izbrisanih prilagođenih polja izostavljaju se.

„Delete archive file“ briše samo datoteku. Tiketi u pokrenutoj bazi podataka ostaju netaknuti.

Pod „Settings → General Settings“ nalaze se padajući popisi sustava. Svaki popis ima vlastitu karticu.

Za odjele, radna mjesta i lokacije postoji i put preko datoteke. On se isplati kada odjednom dodajete mnogo unosa.

„Export JSON“ preuzima popis. Na svježoj instalaciji tako dobivate praznu strukturu u koju upisujete svoje unose.

Datoteka sadrži primjer koji pokazuje kako unos izgleda. Pri ponovnom učitavanju datoteke on se preskače.

„Import JSON“ stvara ono što nedostaje. Postojeći unosi ostaju netaknuti. Naziv koji se u datoteci pojavljuje dvaput stvara se jednom.

Preimenovanje preko datoteke ne ide. Za to su tu polja na ovoj stranici, a crvena napomena to i kaže. Rezervirano mjesto „None selected or available“ ne može se preimenovati. Samo ga prevodite, na stranici za jezike.

Unose poslije prevodite na stranici za jezike. Datoteka sadrži engleski naziv.

Kategorije rade na isti način. One pripadaju timu, pa žive na stranici s kategorijama tog tima.