Praćenje vremena po tiketu

Praćenje vremena kao tvornička je postavka isključeno. Dok je isključeno, nema polja ni stupca. Kartica „Time spent“ u izvještaju tada se pojavljuje samo ako je u odabranom razdoblju zabilježeno vrijeme.

Mrtvo bi polje bilo gore od nikakvog, pa funkcija nestaje u cijelosti umjesto da ondje stoji posivljena.

Prekidač stoji pod „Settings → General“ na kartici „Time tracking per ticket“ i zove se „Enable time tracking“.

Tada sudjeluje svaki tim. Da biste neki izuzeli, isključujete ga na samom timu, pod „Settings → Teams“ u okviru „Team details“.

Tvrtki s internim IT timom i timom okrenutim klijentima to često treba samo za drugi.

Ako praćenje vremena poslije opet isključite, postojeći unosi ostaju čitljivi i izvozivi — oni su osnova za naplatu, a ne udobnost. Novo se ne može bilježiti. Postojeći se unosi tada više ne mogu ni mijenjati ni brisati.

Tiket nosi karticu „Time spent“. „Log time“ otvara unos.

Pokraj polja stoje brzi gumbi: jedan klik na „30m“ bilježi trideset minuta. Koji se gumbi pojavljuju, postavlja se u postavkama.

Polje „Duration“ prima i slobodan unos: „90“ je devedeset minuta, „1.5h“ je sat i pol, a to je i „1h 30m“. Broj bez jedinice uvijek su minute.

Unos koji sustav ne razumije u cijelosti odbija se. „1h navečer“ ne postaje unos od jednog sata — postaje poruka o pogrešci.

U „What for (optional)“ pišete za što je vrijeme utrošeno. Tekst putuje u izvoz i ne pojavljuje se u povijesti tiketa.

Više agenata bilježi vrijeme na istom tiketu. Svaki unos nosi svoj dan, svoju bilješku i ime osobe koja je posao obavila.

Vrijeme se bilježi na dan, a ne na sat. Unos za to ima polje datuma koje počinje današnjim danom; za naknadno upisivanje jučerašnjeg ondje birate prethodni dan. Dan u budućnosti ne prihvaća se. Sat bi tvrdio preciznost kakvu unos nema.

Za duge sjednice na tiketu postoji štoperica: „Start timer“ je pokreće, „Pause“ zaustavlja.

Štoperica nikada sama ne stvara unos. Ona predlaže proteklo vrijeme, a ništa se ne sprema dok ne pritisnete gumb „Log …“ koji navodi vrijeme. Bilježi se vrijeme koje je zaista proteklo.

Ona zamjenjuje računanje napamet, a ne znanje. I bez nje je funkcija potpuna, jer je upisivanje vrijednosti pravi put.

Otvaranje drugog tiketa pauzira štopericu koja teče, a novi tiket kaže vam uz koji je tiket vezana. Ako na drugom tiketu još čeka nezabilježeno vrijeme, a vi ovdje pokrenete štopericu, aplikacija najprije pita. Pitanje „Start timer“ nudi „Log …“ za vrijeme na drugom tiketu, „Discard“ i „Cancel“. Pojavljuje se od jedne minute proteklog vremena.

Skriven prozor nije pauza. Štoperica i dalje teče ako samo kliknete drugamo.

Protiv štoperice ostavljene da teče preko noći postoji najdulje vrijeme rada. Vrijednost se ograničava, nikada ne odbacuje, a agentu se to kaže.

Štoperica je kao tvornička postavka isključena. Nalazite je u postavkama pod „Stopwatch on the ticket“.

Svaki unos nosi prekidač „Billable“. Vrijeme se bilježi jednom, a prekidač odlučuje ide li na račun.

Zato tiket može prikazati dva zbroja: slijeva sve zabilježeno, zdesna naplativi zbroj. Drugi se zbroj pojavljuje samo ako se razlikuje od prvog.

Zasebne vrste za dobru volju nema. Dobra volja, jamstveni rad i interne dorade u svakoj se tvrtki zovu drukčije, a sustav poznaje samo onu jednu razliku o kojoj visi novac.

Ovako bilježite dobru volju: unesite vrijeme kao i inače, isključite „Billable“ i obrazloženje napišite u bilješku.

Unos tada vidljivo nosi „not billable“. Minute ostaju u zabilježenom zbroju, jer se rad doista dogodio.

Tko vrijeme uopće ne zabilježi, gubi upravo onu brojku koja poslije objašnjava zašto je klijentu naplaćeno tako malo.

Ako vam većina rada nije naplativa, okrenite zadanu postavku prekidačem „New entries are billable by default“.

Kao tvornička postavka sve se naplaćuje na minutu. Tko naplaćuje po četvrt sata, postavlja dvije vrijednosti.

„Rounding increment (minutes)“ je korak. Svaki se unos zaokružuje naviše na sljedeći višekratnik.

„Minimum per entry (minutes)“ je donja granica. Svaki se unos naplaćuje barem tom vrijednošću.

To dvoje djeluje jedno za drugim: prvo donja granica, zatim korak. Uz granicu od 20 i korak od 15 pet minuta postaje trideset, jer rezultat mora zadovoljiti oboje.

Ispod dvaju polja stoji rečenica s primjerom u kojoj su vaše vlastite vrijednosti. Ona je izračunata, a ne tvrđena.

Zaokružuje se uvijek samo naplativa vrijednost i to samo po unosu — nikada ukupni zbroj. Dva se mala unosa stoga zaokružuju naviše dvaput.

Zabilježeno vrijeme ostaje netaknuto. Naknadna promjena zaokruživanja ne krivotvori stare podatke, jer se vrijednost izračunava pri prikazu.

Na unosu vidite oboje: ondje gdje zaokruživanje mijenja vrijednost, rezultat stoji pokraj njega u zagradama.

Pružatelj usluge često ne želi da se ijedan tiket zatvori bez zabilježenog vremena. Za to postoji prekidač.

Zove se „Require a time entry before resolving or closing“ i kao tvornička je postavka isključen.

Vrijedi samo kada status mijenja osoba, i to samo za one koji smiju bilježiti vrijeme. Vrijedi i kada predložak odgovora postavlja status na pojedinom tiketu. Agent bez unosa dobiva poruku, a tiket ostaje otvoren.

Automatsko zatvaranje, spajanje i skupne radnje nikada se ne blokiraju. Inače bi postojali tiketi koje nitko više ne može zatvoriti.

To je najopasniji prekidač cijele funkcije. Uključite ga tek kada vaš tim doista svaki put bilježi vrijeme.

Popis tiketa dobiva stupac „Time“ koji prikazuje koliko je na slučaju već zabilježeno.

Ne uključujete ga. Pojavljuje se čim je praćenje vremena uključeno. Vide ga samo agenti i administratori. Pomoću „Columns“ možete ga ukloniti iz svojeg popisa.

U uskim prozorima jedan je od prvih koji opet ispada. Popis tada zadržava stupce bez kojih se tiket ne može pronaći.

Vrijeme koje stoji samo na pojedinom tiketu nije osnova za račun. Zato stranica s izvještajima nosi karticu „Time spent“. Karticu vide samo oni s ovlašću „Time tracking: see the report“.

Na vrhu stoje četiri brojke: zabilježeno, naplaćeno, broj unosa i broj tiketa koji uopće nose ikakvo vrijeme.

Ta je posljednja brojka najvažnija nakon zbroja. Četrdeset sati na tri od petsto tiketa nije vrednovanje — to su tri agenta koji jedini bilježe.

Ispod slijede raščlambe: po podnositelju, po timu, po kategoriji i po danu.

Uz to dolazi po jedna tablica za svako prilagođeno polje. To je put do naplate po tvrtki ili mjestu troška: stvorite prilagođeno polje, ispunite ga na tiketu, a izvještaj grupira po njemu.

Razdoblje na vrhu stranice odnosi se na dan kada je posao obavljen. Srpanjski rad na lipanjskom tiketu stoga stoji u srpanjskom izvještaju.

Napomenu ispod gumba za izvoz vrijedi shvatiti ozbiljno: brojke dolaze iz unosa koje su napravili ljudi i iz vaših pravila zaokruživanja. One su radna osnova, a ne revidiran račun.

Ispod kartice stoje tri gumba. Oni isporučuju pojedinačne unose, a ne zbrojeve sa stranice. Sadrže točno one unose koji odgovaraju vašim filtrima.

To su dva primatelja, a ne tri oblika datoteke. „Export entries (CSV)“ i „Export entries (Excel)“ idu računovodstvu: oba su potpuna i nikada se ne skraćuju.

„Export entries (PDF)“ dokument je za čovjeka. On klijentu ide kao privitak uz račun. PDF nema stupac za bilješku.

PDF je ograničen na 20.000 unosa i dokument to sam kaže. Račun s više redaka od toga ionako nitko ne čita.

Sve tri datoteke grade se iz istog izvora: filtri, zaokruživanje, stupci i brojke postoje jednom, pa se to troje ne može razići.

Unos koji nije naplativ ima praznu ćeliju u stupcu naplativosti, a ne nulu. Nula bi se u zaokretnoj tablici zbrojila.

Ako je „Per-agent evaluation“ praćenja vremena isključeno, stupac „Agent“ nedostaje u sve tri datoteke. Ako vaša licenca padne natrag na Basic, postojeći unosi ostaju čitljivi i izvozivi.

Klijent nikada ne vidi unose vremena, ni na vlastitom tiketu.

To nije postavka, nego zapreka u poslužitelju. Prekidača koji je otvara nema.

Razlog je u samim unosima: bilješke su pisane za tim. One kažu što je pošlo po zlu i koliko je trajala potraga za uzrokom.

Drugi sustavi ove vrste rade isto. Ondje gdje vrijeme dolazi do klijenta, dolazi kao dokument.

Za to služi izvoz u PDF: on ide uz račun, a ne na tiket u portalu za klijente.

Izvještaj dodatno može prikazati tko je koliko zabilježio. Kao tvornička postavka to ne radi.

Vrijeme po osobi podatak je o učinku, a u mnogim tvrtkama radničko vijeće o tome suodlučuje.

Prekidač se zove „Per-agent evaluation“ i stoji u postavkama.

Dok je isključen, poslužitelj brojke uopće ne isporučuje. Tablica nije skrivena — ona ne postoji.

Ta je razlika važna. Zapreka za koju zna samo prikaz nije zapreka.