Ügyintézői állapot (elérhetőség)

Minden ügyintézőnek három állapot egyike van, és maga állítja be, az oldalsáv bal alsó sarkában lévő felhasználói menüben. A három bejegyzés az „Availability” cím alatt áll.

Egy pötty mutatja az állapotot. Az „Available” zöld pöttyöt visel, a „Busy” borostyánsárgát, az „Away” pedig üres gyűrűt.

A három nem csak színben tér el, hanem kitöltésben is, így az is látja a különbséget, akinek nehezére esik a színek megkülönböztetése.

A saját pöttye bal alul a fiókképén ül, tehát nem kell megnyitnia a menüt, hogy lássa.

Hibajegy kiosztásakor az állapot a név mögött áll. Ha rögzítették a távollét végét, az is ott áll.

Az az ügyintéző, aki nem elérhető, továbbra is választható, csak meg van jelölve. Hogy a hibajegy mégis hozzá kerül-e, az az Ön döntése.

Mindig csak annak a csapatnak az ügyintézőit kínálja fel a rendszer, amelyhez a hibajegy tartozik.

Csak az ügyintézőknek és a rendszergazdáknak van állapotuk. Egy ügyfélnek nincs.

Aki beteg, ritkán jelentkezik ki előbb. Ezért egy rendszergazda más helyett is beállíthatja az állapotot, a fiók szerkesztőűrlapján a „User management” alatt.

Az űrlapon ehhez két mező van. Az „Availability” tartalmazza az állapotot, az „Away until” a távollét végét.

A második mező csak az „Away” értéknél jelenik meg. A „Busy” és az „Available” értékhez nincs mit bevinni végként.

Dátum nélkül a távollét addig tart, amíg valaki be nem fejezi. Dátummal magától véget ér. A mező alatti tipp ezt ki is írja: „Leave empty for an absence without a set end.”

Múltbeli dátumot nem fogad el a rendszer. Az azonnal lejárt volna, és a kollégája továbbra is elérhetőként állna a listában.

Mindkét mező csak az ügyintézőknél és a rendszergazdáknál jelenik meg. Ha ugyanezen az űrlapon a szerepkört „Customer” értékre állítja, eltűnnek.

Egy mező viseli mindkettőt. Egy betegnap és három hét szabadság a rendszer számára ugyanaz, csak más dátummal.

A „Busy” egy óráig tart. Utána az ügyintéző újra elérhető, anélkül hogy bármit tennie kellene. A felhasználói űrlap mentése nem hosszabbítja meg a „Busy” állapotot.

A menü az állapot mellett mutatja a hátralévő időt, például „60 min left”.

Az óra rögzített. Ez a felejtés elleni biztonsági háló, nem üzemeltetési szabály. Aki hosszabb ideig nem elérhető, az „Away” lehetőséget választja.

A visszaállás egy időpont, nem egy feladat. A fiók tárolja azt a pillanatot, amikor az állapot véget ér, és az állapotot a rendszer akkor számolja ki, amikor valaki elolvassa. Ha a kiszolgáló ez alatt az óra alatt ki volt kapcsolva, az ügyintéző utána egyszerűen újra elérhető. Nem marad elmaradás, amelyet egy háttérszolgáltatásnak be kellene hoznia.

Az „Away” csak akkor jár le, ha rögzítettek hozzá véget. Enélkül addig marad, amíg valaki meg nem változtatja.

Ha az ügyintézők maguk állítják magukat „Away” állapotba, nem adhatnak meg véget. Végdátumot csak rendszergazda ad. Ha már be van állítva egy, az megmarad, amikor az ügyintéző újra az „Away” lehetőséget választja.

A rendszer csak azt jegyzi meg, melyik állapot érvényes éppen. Nem rögzíti, ki mikor volt elfoglalt vagy távol.

Ezért a felhasználólista a mostani állapotot mutatja, és semmi mást. Nincs előzményoszlop és nincs jelenléti kimutatás.

Ez döntés, nem hiányzó darab. A személyenkénti elérhetőségi adat viselkedési adat, és sok cégnél az üzemi tanácsnak beleszólása van.

Előzményre nincs is szükség. Az állapot egyetlen kérdésre válaszol: elérhető-e éppen ez a kolléga? A „Busy” egy óra után magától véget ér.

Azt, hogy egy ügyintézőnek hány hibajegye van, a hibajegylistában látja, ahol az „Assigned to” egy személyre szűr. Azt, hogy valaki mennyi ideig volt távol, sehol nem írjuk le.