Kimutatások és irányítópultok

Felül állapotonként egy csempe áll a darabszámával. Alattuk három szám az egész csapatra: „Total tickets”, „Tickets which are not Closed” és „Avg. resolution time”.

A középső szám a fontos. Az mondja meg, mennyi munka van éppen nyitva. A megoldott hibajegyek a lezárásukig beleszámítanak.

Az „Avg. resolution time” üres marad, amíg egyetlen hibajegyet sem oldottak meg. A gondolatjel őszintébb, mint a nulla.

A „Top 3 longest open tickets” kártya megnevezi a három legrégebbi nyitott ügyet a korukkal. Ezeket már senki nem hozza szóba. A „Top agents closed tickets” kártya megszámolja az egyes ügyintézők által lezárt hibajegyeket. A kártyán lévő választó állítja be, hány napra tekint vissza.

Alatta három diagram ül: „Tickets by status”, „Tickets by priority” és „Tickets by category”.

Az irányítópult a jelenlegi állapotot mutatja. Itt nem lehet az egész irányítópultra időszakot választani; arra való a kimutatás.

Az oldalsáv csapatonként egy bejegyzést visel. A neve „Dashboard”, utána a csapat neve.

Minden bejegyzés csak a saját csapatának hibajegyeit mutatja. A számok, a kategóriák és a legrégebbi ügyek ezért csapatonként mások.

Irányítópultonkénti jogosultság nincs. Az ügyintézők minden olyan csapat irányítópultját látják, amelyhez tartoznak, a rendszergazdák mindet. Az ügyfelek egy csapat irányítópultját csak akkor látják, ha a csapat „Can see their own tickets of this team in the dashboard and in reports” kapcsolója be van kapcsolva.

Aki nem jogosult egy irányítópultra, egyáltalán nem látja a bejegyzést. Az a letiltott bejegyzés, amely mégis látszik, csak kérdéseket vet fel.

A „Reports” oldal üres, amikor megnyitja. Csak a szűrődoboz van ott.

A számolást csak a „Generate report” gombra való kattintás indítja el. Ez eltart egy pillanatig, mert minden rész egyszerre készül el.

Ez szándékos. Az a kimutatás, amely minden billentyűleütésre újraszámol, nagy adatállományon használhatatlan lenne.

Utána felül négy mutató áll, alattuk pedig a diagramok.

Minden diagram megnevezi a számait. A gyűrűk a darabszámot és az arányt a mellettük lévő jelmagyarázatba írják; az oszlopok a darabszámot az oszlop fölé.

A fenti szűrődobozban teszi fel a kérdést. A „From” és a „To” mezővel időszakot választhat, azon túl csapatot, állapotot, ügyintézőt, bejelentőt, telephelyet, prioritást, fő- és alkategóriát, valamint azt a csatornát, amelyen a hibajegy érkezett.

Ha több mezőt állít be, azok egyszerre érvényesek. A „júliusi időszak, Helpdesk csapat, High prioritás” egyetlen kérdés.

Az időszak a hibajegy létrehozásának napja szerint megy.

Egy kivétel van. Az időkimutatás a munka elvégzésének napja szerint megy. Egy júniusi hibajegyen végzett júliusi munka tehát a júliusi kimutatásban jelenik meg.

A szűrő minden változtatása után újra rá kell kattintania a „Generate report” gombra.

Ez az oldal más funkciók elemzéseit is viseli. Azok csak akkor jelennek meg, ha a funkció be van kapcsolva, és a választott időszakban történt valami.

Ott vannak elmagyarázva, ahová tartoznak: a határidők az „SLA-mutatók a kimutatásokban”, az értékelések „Az értékelések kiértékelése”, az elosztás „Az elosztás kimutatása”, a ráfordítás pedig az időnyilvántartás „A kimutatás” pontja alatt.

Ha létrehozott saját mezőket, a kimutatás ugyanúgy felkínálja őket, mint a beépítetteket. Ez minden mezőtípusra érvényes, az „Integer”, a „Decimal”, a „Date” és a „Yes / No” típusra is.

Minden mezője kap egy szűrőt a dobozban és egy saját diagramot a kimutatásban.

Ez azokra a kérdésekre válaszol, amelyeket csak az Ön cége tesz fel. Az egyik ilyen: „Hány hibajegy megy melyik költséghelyre?”

A diagramok nevei az Ön mezőinek nevei. Ezeket nem fordítjuk le, mert az Ön telepítéséből származnak.

Azt, hogy hol hoz létre saját mezőket, az „Egyéni mezők” alatt írjuk le.

A „Settings → Report Settings” alatt dönti el, mely mezőket kínálja a kimutatás.

Az oldalnak három része van: „Admin”, „Agent” és „Customer”. Mindegyik rész ugyanazt a listát viseli, saját kapcsolókkal.

Az a mező, amelyet itt kikapcsol, annál a szerepkörnél eltűnik a szűrőből és az exportból. Ide tartoznak a CSV- és Excel-fájlok is.

Gyári beállításként a rendszergazdák és az ügyintézők mindent látnak. Az ügyfelek kevesebbet, mert nincs szükségük az ügyintézőre, a telephelyre és a prioritásra.

A saját mezői ugyanabban a listában, a „Custom fields” alatt jelennek meg.

Az ügyfél ugyanazt a kimutatást nyithatja meg, mint egy ügyintéző. Abban csak a saját hibajegyeit látja.

A korlát a rendszerben van, nem a szűrőben. Az ügyfél akkor sem tudja megkerülni, ha kézzel gépeli be a címet.

A csapaton oldja fel. A kapcsoló a „Settings → Teams” alatt van, és a neve „Can see their own tickets of this team in the dashboard and in reports”.

Gyári beállításként ki van kapcsolva. Amíg ki van kapcsolva, az ügyfél sem az irányítópultot, sem a kimutatásokat nem találja meg.

Azt, hogy az ügyfél mely oszlopokat látja, a kimutatásbeállítások „Customer” része adja.

A fájlkimenet is nyitva áll előtte. Az ügyfél a saját hibajegyeit CSV, Excel vagy PDF formátumban töltheti le.

A szűrődoboz alatt három gomb áll: „CSV export”, „Excel export” és „PDF export”.

Mind a három a szűrőket használja, ahogy a kattintás pillanatában állnak.

Az Excel-fájlban a „Key figures” munkalap tartalmazza a számokat. Az egyes ügyeket tartalmazó „Tickets” munkalap csak akkor kerül bele, ha bejelöli az „Include ticket table in export” lehetőséget.

A számok és a diagramok mindig benne vannak. Az egyes hibajegyek listája csak akkor, ha bejelöli az „Include ticket table in export” lehetőséget.

Ha bejelöli, alatta megjelenik a valódi hibajegyszám és a becsült oldalszám.

Nagyon sok hibajegynél piros figyelmeztetés is megjelenik. Az kiírja, hogy az export eltarthat egy ideig.

A CSV és az Excel minden sort tartalmaz. A PDF 20 000 hibajegynél megáll, és ezt beleírja a dokumentumba.

A korlát már az oldalon megjelenik, az exportálás előtt. Az a korlát, amelyről csak a kész dokumentumban értesül, későn jön.

A PDF továbbadásra készült. Ugyanazokat a diagramokat tartalmazza, amelyek a képernyőn állnak.

Minden diagram alatt ott áll az a szám, amelyből épült, és az arány százalékban.

Ezért vannak ott. Az oszlopot meg lehet nézni, de ellenőrizni nem.

A képernyőn az egérmutató ugyanazt a számot mutatja. Egy kinyomtatott lapon nincs egérmutató.

A dokumentum felül megnevezi az időszakot és a készítése napját. Ha a szűrőben nincs dátum, nincs megnevezhető időszak.