Időnyilvántartás hibajegyenként

Az időnyilvántartás gyári beállításként ki van kapcsolva. Amíg ki van kapcsolva, nincs mező és nincs oszlop. A kimutatás „Time spent” kártyája ekkor csak akkor jelenik meg, ha a kiválasztott időszakban rögzítettek időt.

A halott mező rosszabb lenne, mint a semmi, ezért a funkció teljesen eltűnik, ahelyett hogy halványan ott ülne.

A kapcsoló a „Settings → General” alatt, a „Time tracking per ticket” kártyán ül, és a neve „Enable time tracking”.

Ezután minden csapat részt vesz benne. Ha egyet ki szeretne hagyni, magán a csapaton kapcsolja ki, a „Settings → Teams” alatt, a „Team details” dobozban.

Az a cég, amelynek van belső IT-csapata és egy ügyfelekkel dolgozó csapata, gyakran csak a másodikhoz igényli.

Ha az időnyilvántartást később újra kikapcsolja, a meglévő bejegyzések olvashatók és exportálhatók maradnak — ezek számlázási alapok, nem kényelmi funkció. Újat nem lehet rögzíteni. A meglévő bejegyzéseket ekkor már módosítani vagy törölni sem lehet.

A hibajegy visel egy „Time spent” nevű kártyát. A „Log time” nyitja meg a bevitelt.

A mező mellett gyorsgombok ülnek: egy kattintás a „30m” gombra harminc percet rögzít. Hogy mely gombok jelenjenek meg, azt a beállításokban állítja be.

A „Duration” mező szabad bevitelt is elfogad: a „90” kilencven perc, az „1.5h” másfél óra, és ugyanígy az „1h 30m” is. Az egység nélküli szám mindig percet jelent.

Azt a bevitelt, amelyet a rendszer nem ért meg teljesen, visszautasítja. Az „1h in the evening” nem lesz egyórás bejegyzés — hibaüzenet lesz belőle.

A „What for (optional)” mezőbe azt írja, mire ment az idő. A szöveg bekerül az exportba, és nem jelenik meg a hibajegy előzményeiben.

Több ügyintéző is rögzíthet időt ugyanazon a hibajegyen. Minden bejegyzés viseli a napját, a feljegyzését és annak a személynek a nevét, aki a munkát végezte.

Az időt egy napra rögzítjük, nem egy óraidőpontra. A bevitelhez ehhez dátummező tartozik, amely a mai nappal indul; a tegnapi utólagos kitöltéséhez ott az előző napot választja. Jövőbeli napot a rendszer nem fogad el. Az óraidőpont olyan pontosságot állítana, amellyel a bevitel nem rendelkezik.

Hosszú munkamenetekhez van egy stopper a hibajegyen: a „Start timer” elindítja, a „Pause” megállítja.

A stopper soha nem hoz létre magától bejegyzést. Javasolja az eltelt időt, és semmi nem mentődik, amíg meg nem nyomja az időt megnevező „Log …” gombot. A ténylegesen eltelt idő kerül rögzítésre.

A fejszámolást váltja ki, nem a tudást. Nélküle is teljes a funkció, mert az érték begépelése a tulajdonképpeni út.

Egy másik hibajegy megnyitása megállítja a futó stoppert, az új hibajegy pedig megmondja, melyik hibajegyhez tartozik. Ha egy másik hibajegyen még rögzítetlen idő vár, és itt indítja el a stoppert, az alkalmazás először rákérdez. A „Start timer” kérdés felkínálja a „Log …” lehetőséget a másik hibajegyen lévő időre, valamint a „Discard” és a „Cancel” lehetőséget. Egy perc eltelt időtől kezdve jelenik meg.

Az elrejtett ablak nem szünet. A stopper tovább fut, ha csak elkattint.

Az éjszakára futni hagyott stopper ellen van egy maximális futásidő. Az értéket a rendszer levágja, soha nem dobja el, és az ügyintézőt tájékoztatja.

A stopper gyári beállításként ki van kapcsolva. A beállításokban találja, a „Stopwatch on the ticket” alatt.

Minden bejegyzés visel egy „Billable” kapcsolót. Az időt egyszer rögzíti, a kapcsoló pedig eldönti, rákerül-e a számlára.

Ezért mutathat a hibajegy két összeget: bal oldalt a rögzített egészet, jobb oldalt az elszámolható összeget. A második összeg csak akkor jelenik meg, ha eltér az elsőtől.

A méltányosságnak nincs külön típusa. A méltányosság, a garanciális munka és a belső utómunka minden cégnél mást jelent, a rendszer pedig csak azt az egy különbséget ismeri, amelyen pénz múlik.

Így rögzít méltányosságot: vigye be az időt a szokott módon, kapcsolja ki a „Billable” kapcsolót, és írja az indoklást a feljegyzésbe.

A bejegyzés ezután láthatóan viseli a „not billable” jelölést. A percek benne maradnak a rögzített összegben, mert a munka megtörtént.

Aki az időt egyáltalán nem rögzíti, épp azt a számot veszíti el, amely később megmagyarázza, miért került az ügyfélnek ilyen keveset.

Ha a munkája nagyobb része nem elszámolható, fordítsa meg az alapbeállítást a „New entries are billable by default” kapcsolóval.

Gyári beállításként minden percre pontosan kerül elszámolásra. Aki negyedórákban számláz, két értéket állít be.

A „Rounding increment (minutes)” a lépésköz. A rendszer minden bejegyzést a következő többszörösre kerekít felfelé.

A „Minimum per entry (minutes)” az alsó határ. Minden bejegyzés legalább ezzel az értékkel kerül elszámolásra.

A kettő egymás után dolgozik: előbb az alsó határ, aztán a lépésköz. 20-as alsó határnál és 15-ös lépésköznél az öt percből harminc lesz, mert az eredménynek mindkettőnek meg kell felelnie.

A két mező alatt egy mintamondat áll a saját értékeivel. Kiszámolva, nem állítva.

A kerekítés mindig csak az elszámolt értéket érinti, és mindig csak bejegyzésenként — soha nem az összeget. Két kis bejegyzés tehát kétszer kerekedik felfelé.

A rögzített idő érintetlen marad. A kerekítés utólagos megváltoztatása semmilyen régi adatot nem hamisít meg, mert az érték a megjelenítéskor számolódik ki.

Mindkettőt látja a bejegyzésen: ahol a kerekítés megváltoztatja az értéket, ott az eredmény zárójelben áll mellette.

Egy szolgáltató gyakran azt szeretné, hogy egyetlen hibajegy se záruljon le rögzített idő nélkül. Erre van egy kapcsoló.

A neve „Require a time entry before resolving or closing”, és gyári beállításként ki van kapcsolva.

Csak akkor érvényes, ha egy ember változtatja meg az állapotot, és csak azokra, akik rögzíthetnek időt. Akkor is érvényes, ha egy válaszsablon egyetlen hibajegyen állítja be az állapotot. A bejegyzés nélküli ügyintéző üzenetet kap, és a hibajegy nyitva marad.

Az automatikus lezárást, az összevonást és a sorozatműveleteket a rendszer soha nem blokkolja. Különben lennének olyan hibajegyek, amelyeket senki nem tud többé lezárni.

Ez az egész funkció legveszélyesebb kapcsolója. Csak akkor kapcsolja be, ha a csapata valóban minden alkalommal rögzíti az időt.

A hibajegylista kap egy „Time” oszlopot, amely megmutatja, mennyit rögzítettek már egy ügyön.

Ezt nem kell bekapcsolnia. Megjelenik, amint az időnyilvántartás be van kapcsolva. Csak az ügyintézők és a rendszergazdák látják. A „Columns” segítségével eltávolíthatja a listájából.

Keskeny ablakoknál ez az egyik első, amely újra kiesik. A lista ilyenkor azokat az oszlopokat tartja meg, amelyek nélkül egy hibajegy nem található meg.

Az az idő, amely csak egyetlen hibajegyen áll, nem alap egy számlához. Ezért visel a kimutatások oldala egy „Time spent” kártyát. A kártyát csak azok látják, akiknek megvan a „Time tracking: see the report” jogosultságuk.

Felül négy szám áll: rögzített, elszámolt, a bejegyzések száma és azoknak a hibajegyeknek a száma, amelyek egyáltalán viselnek időt.

Ez az utolsó szám az összeg után a legfontosabb. Negyven óra ötszázból három hibajegyen nem kiértékelés — az három ügyintéző, akik egyedüliként rögzítenek.

Alatta jönnek a bontások: bejelentő, csapat, kategória és nap szerint.

Ezen felül jön egy táblázat minden egyéni mezőhöz. Ez az út a cég vagy a költséghely szerinti számlázáshoz: létrehoz egy egyéni mezőt, kitölti a hibajegyen, és a kimutatás aszerint csoportosít.

Az oldal tetején lévő időszak arra a napra vonatkozik, amelyen a munka történt. Egy júniusi hibajegyen végzett júliusi munka tehát a júliusi kimutatásban áll.

Az exportgombok alatti megjegyzést érdemes komolyan venni: emberek által készített bejegyzésekből és az Ön kerekítési szabályaiból származnak. Munkaalapok, nem auditált számla.

A kártya alatt három gomb ül. Ezek az egyes bejegyzéseket adják, nem az oldal összegeit. Pontosan azokat a bejegyzéseket tartalmazzák, amelyek megfelelnek a szűrőinek.

Ez két címzett, nem három fájlformátum. Az „Export entries (CSV)” és az „Export entries (Excel)” a könyvelésnek megy: mindkettő teljes, és soha nem rövidül.

Az „Export entries (PDF)” az ember számára készült dokumentum. Az ügyfélhez megy, a számla mellékleteként. A PDF-ben nincs oszlop a feljegyzésnek.

A PDF 20 000 bejegyzésnél van korlátozva, és a dokumentum ezt maga is kiírja. Ennél több sorból álló számlát úgysem olvas el senki.

Mind a három fájl ugyanabból a forrásból épül: a szűrők, a kerekítés, az oszlopok és a számok egyszer léteznek, így a három nem tud szétcsúszni.

Az a bejegyzés, amely nem elszámolható, üres cellát kap az elszámolható oszlopban, nem nullát. A nullát egy kimutatástábla összeadná.

Ha az időnyilvántartás „Per-agent evaluation” beállítása ki van kapcsolva, az „Agent” oszlop mindhárom fájlból hiányzik. Ha a licence visszaesik Basicre, a meglévő bejegyzések olvashatók és exportálhatók maradnak.

Az ügyfél soha nem látja az időbejegyzéseket, még a saját hibajegyén sem.

Ez nem beállítás, hanem zár a kiszolgálóban. Nincs olyan kapcsoló, amely kinyitná.

Az ok magukban a bejegyzésekben van: a feljegyzések a csapatnak íródnak. Azt mondják el, mi romlott el, és mennyi ideig tartott az ok keresése.

Az ilyen rendszerek másutt is így csinálják. Ahol az idő eljut az ügyfélhez, ott dokumentumként jut el hozzá.

Erre való a PDF-export: a számlával megy ki, és nem az ügyfélportálon lévő hibajegyre.

A kimutatás ezen felül megmutathatja, ki mennyit rögzített. Gyári beállításként nem mutatja.

A személyenkénti idő teljesítményadat, és sok cégnél az üzemi tanácsnak beleszólása van.

A kapcsoló neve „Per-agent evaluation”, és a beállításokban ül.

Amíg ki van kapcsolva, a kiszolgáló a számokat sem adja ki. A táblázat nincs elrejtve — nem létezik.

Ez a különbség számít. Az a zár, amelyről csak a megjelenítés tud, nem zár.