Праћење времена по тикету

Праћење времена је као фабричка поставка искључено. Док је искључено, нема поља ни колоне. Картица „Time spent“ у извештају тада се појављује само ако је у изабраном периоду забележено време.

Мртво поље било би горе него ниједно, па функција потпуно нестаје уместо да стоји засивљена.

Прекидач стоји под „Settings → General“ на картици „Time tracking per ticket“ и зове се „Enable time tracking“.

Тада учествује сваки тим. Да бисте неки изоставили, искључујете га на самом тиму, под „Settings → Teams“ у оквиру „Team details“.

Предузећу са интерним ИТ тимом и тимом окренутим клијентима то често треба само за други.

Ако праћење времена касније поново искључите, уноси који постоје остају читљиви и извозиви — они су основа за обрачун, а не удобност. Ништа ново се не може забележити. Постојећи уноси тада више не могу ни да се мењају ни да се бришу.

Тикет носи картицу која се зове „Time spent“. „Log time“ отвара унос.

Поред поља стоје дугмад за брз унос: један клик на „30m“ бележи тридесет минута. Која се дугмад појављују, подешава се у подешавањима.

Поље „Duration“ прима и слободан унос: „90“ је деведесет минута, „1.5h“ је сат и по, а исто важи и за „1h 30m“. Број без јединице увек су минути.

Унос који систем не разуме у потпуности бива одбијен. „1h увече“ не постаје унос од једног сата — постаје порука о грешци.

У „What for (optional)“ пишете за шта је време утрошено. Текст путује у извоз и не појављује се у историји тикета.

Више оператора бележи време на истом тикету. Сваки унос носи свој дан, своју белешку и име особе која је радила.

Време се бележи на дан, а не на доба дана. Унос за то има поље датума које почиње данашњим даном; за накнадни унос за јуче тамо бирате претходни дан. Дан у будућности се не прихвата. Доба дана би тврдило тачност коју унос нема.

За дуге сесије на тикету постоји штоперица: „Start timer“ је покреће, а „Pause“ је зауставља.

Штоперица никада сама не прави унос. Она предлаже протекло време, а ништа се не чува док не притиснете дугме „Log …“ које наводи време. Бележи се време које је стварно протекло.

Она замењује рачунање напамет, а не знање. И без ње је функција потпуна, јер је куцање вредности прави пут.

Отварање другог тикета зауставља штоперицу која ради, а нови тикет вам каже уз који је тикет она везана. Ако на другом тикету још чека незабележено време, а ви овде покренете штоперицу, апликација прво пита. Питање „Start timer“ нуди „Log …“ за време на другом тикету, „Discard“ и „Cancel“. Појављује се од једног минута протеклог времена.

Сакривен прозор није пауза. Штоперица наставља да ради ако само кликнете другде.

Против штоперице заборављене преко ноћи постоји највеће време рада. Вредност се ограничава, никада не одбацује, а оператору се то и каже.

Штоперица је као фабричка поставка искључена. Налазите је у подешавањима под „Stopwatch on the ticket“.

Сваки унос носи прекидач „Billable“. Време се бележи једном, а прекидач одлучује да ли иде на рачун.

Зато тикет може да прикаже два збира: све забележено лево, а наплативи збир десно. Други збир се појављује само ако се разликује од првог.

За рад из добре воље не постоји засебна врста. Добра воља, рад у гаранцији и интерне дораде у сваком предузећу зову се другачије, а систем познаје само ону једну разлику о којој виси новац.

Овако бележите рад из добре воље: унесите време као и обично, искључите „Billable“ и разлог упишите у белешку.

Унос тада видљиво носи „not billable“. Минути остају у забележеном збиру, јер је рада заиста било.

Ко време уопште не забележи, губи управо онај број који касније објашњава зашто је клијенту наплаћено тако мало.

Ако вам већина рада није наплатива, окрените почетну поставку прекидачем „New entries are billable by default“.

Као фабричка поставка све се наплаћује у минут. Ко наплаћује по четврт сата, поставља две вредности.

„Rounding increment (minutes)“ је корак. Сваки унос се заокружује навише на следећи умножак.

„Minimum per entry (minutes)“ је доња граница. Сваки унос се наплаћује бар том вредношћу.

То двоје ради једно за другим: прво доња граница, па корак. Уз доњу границу 20 и корак 15, пет минута постаје тридесет, јер исход мора да задовољи обоје.

Испод два поља стоји реченица са примером у којој су ваше сопствене вредности. Она је израчуната, а не тврђена.

Заокружује се увек само наплаћена вредност, и то само по уносу — никада збир. Два мала уноса се стога заокружују двапут.

Забележено време остаје нетакнуто. Промена заокруживања касније не изврће никакве старе податке, јер се вредност израчунава када се приказује.

На уносу видите обоје: тамо где заокруживање мења вредност, исход стоји поред у загради.

Пружалац услуга често не жели да се ниједан тикет затвори без забележеног времена. За то постоји прекидач.

Зове се „Require a time entry before resolving or closing“ и као фабричка поставка је искључен.

Важи само када статус мења човек, и то само за оне који смеју да бележе време. Важи и када шаблон одговора поставља статус на појединачном тикету. Оператор без уноса добија поруку, а тикет остаје отворен.

Аутоматско затварање, спајање и сакупне радње никада се не блокирају. Иначе би постојали тикети које нико више не може да затвори.

Ово је најопаснији прекидач целе функције. Укључите га тек када ваш тим заиста бележи време сваки пут.

Листа тикета добија колону „Time“ која приказује колико је на предмету већ забележено.

Њу не укључујете. Појављује се чим је праћење времена укључено. Виде је само оператори и администратори. Преко „Columns“ можете је уклонити из свог списка.

На уским прозорима она међу првима поново отпада. Списак тада задржава колоне без којих се тикет не може наћи.

Време које стоји само на једном тикету није основа за рачун. Зато страница извештаја носи картицу „Time spent“. Картицу виде само они са дозволом „Time tracking: see the report“.

На врху стоје четири броја: забележено, наплаћено, број уноса и број тикета који уопште носе неко време.

Тај последњи број је после збира најважнији. Четрдесет сати на три од пет стотина тикета није вредновање — то су три оператора која једина бележе.

Испод тога долазе рашчлањивања: по подносиоцу захтева, по тиму, по категорији и по дану.

Уз то долази по једна табела за свако прилагођено поље. То је пут до наплате по предузећу или месту трошка: направите прилагођено поље, попуните га на тикету, а извештај групише по њему.

Раздобље на врху странице односи се на дан када је рад обављен. Јулски рад на јунском тикету стога стоји у јулском извештају.

Напомену испод дугмади за извоз вреди схватити озбиљно: бројке долазе из уноса које су направили људи и из ваших правила заокруживања. То је радна основа, а не ревидиран рачун.

Испод картице стоје три дугмета. Она испоручују појединачне уносе, а не збирове са странице. Садрже тачно оне уносе који одговарају вашим филтерима.

То су два примаоца, а не три облика датотеке. „Export entries (CSV)“ и „Export entries (Excel)“ иду рачуноводству: оба су потпуна и никада се не скраћују.

„Export entries (PDF)“ је документ за човека. Он иде клијенту као прилог уз рачун. PDF нема колону за белешку.

PDF је ограничен на 20.000 уноса, а документ то и сам каже. Рачун са више редова од тога ионако нико не чита.

Све три датотеке граде се из истог извора: филтери, заокруживање, колоне и бројке постоје једном, па то троје не може да се разиђе.

Унос који није наплатив има празно поље у наплативој колони, а не нулу. Нула би се у изведеној табели сабрала.

Ако је „Per-agent evaluation“ праћења времена искључено, колона „Agent“ недостаје у све три датотеке. Ако ваша лиценца падне назад на Basic, постојећи уноси остају читљиви и извозиви.

Клијент никада не види уносе времена, ни на сопственом тикету.

Ово није подешавање него брава у серверу. Не постоји прекидач који је отвара.

Разлог стоји у самим уносима: белешке су писане за тим. Оне кажу шта је пошло наопако и колико је потрага за узроком трајала.

Други системи ове врсте раде исто. Тамо где време стиже до клијента, стиже му као документ.

За то и служи извоз у PDF: он одлази уз рачун, а не на тикет у клијентском порталу.

Извештај додатно може да прикаже ко је колико забележио. Као фабричка поставка то не ради.

Време по особи су подаци о учинку, а у многим предузећима савет запослених о њима има реч.

Прекидач се зове „Per-agent evaluation“ и стоји у подешавањима.

Док је искључен, сервер бројке ни не испоручује. Табела није сакривена — она не постоји.

Та разлика је важна. Брава коју познаје само приказ није брава.