สถานะเจ้าหน้าที่ (ความพร้อมให้บริการ)

เจ้าหน้าที่ทุกคนมีสถานะหนึ่งในสามอย่าง และตั้งเอง ในเมนูผู้ใช้ที่มุมล่างซ้ายของแถบด้านข้าง ทั้งสามรายการอยู่ใต้หัวข้อ “Availability”

จุดหนึ่งจุดแสดงสถานะ “Available” มีจุดสีเขียว “Busy” มีจุดสีเหลืองอำพัน ส่วน “Away” เป็นวงแหวนกลวง

ทั้งสามต่างกันไม่เพียงที่สี แต่ต่างที่การเติมด้วย คนที่แยกสีได้ยากจึงยังเห็นความต่างได้

จุดของคุณเองอยู่บนรูปบัญชีที่มุมล่างซ้าย คุณจึงไม่ต้องเปิดเมนูเพื่อดูมัน

เมื่อคุณมอบหมายทิกเก็ต สถานะจะอยู่หลังชื่อ และหากมีการบันทึกวันสิ้นสุดการไม่อยู่ไว้ มันก็จะอยู่ตรงนั้นด้วย

เจ้าหน้าที่ที่ไม่พร้อมให้บริการยังเลือกได้อยู่ เพียงแต่มีเครื่องหมายกำกับไว้ ส่วนทิกเก็ตจะไปหาเขาหรือไม่ เป็นการตัดสินใจของคุณ

ระบบเสนอเฉพาะเจ้าหน้าที่ของทีมที่ทิกเก็ตนั้นเป็นของเท่านั้น

มีเพียงเจ้าหน้าที่และผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่มีสถานะ ลูกค้าไม่มี

คนที่ป่วยมักไม่ได้แจ้งลาไว้ก่อน ผู้ดูแลระบบจึงตั้งสถานะให้คนอื่นได้ ในแบบฟอร์มแก้ไขของบัญชีใต้ “User management”

แบบฟอร์มมีสองช่องสำหรับเรื่องนี้ “Availability” เก็บสถานะ ส่วน “Away until” เก็บวันสิ้นสุดการไม่อยู่

ช่องที่สองปรากฏเฉพาะกับ “Away” เท่านั้น สำหรับ “Busy” หรือ “Available” ไม่มีวันสิ้นสุดให้กรอก

หากไม่มีวันที่ การไม่อยู่จะคงอยู่จนกว่าจะมีคนยุติมัน หากมีวันที่ มันจะสิ้นสุดเอง ข้อความใต้ช่องนั้นระบุไว้ว่า “Leave empty for an absence without a set end.”

วันที่ในอดีตไม่ถูกยอมรับ เพราะมันจะหมดอายุทันที และเพื่อนร่วมงานของคุณก็จะยังยืนอยู่ในรายการในสถานะพร้อมให้บริการ

ทั้งสองช่องปรากฏเฉพาะกับเจ้าหน้าที่และผู้ดูแลระบบ หากคุณตั้งบทบาทเป็น “Customer” ในแบบฟอร์มเดียวกัน ช่องเหล่านั้นจะหายไป

ช่องเดียวรองรับทั้งสองอย่าง วันลาป่วยหนึ่งวันกับวันหยุดสามสัปดาห์เป็นสิ่งเดียวกันสำหรับระบบ ต่างกันแค่วันที่

“Busy” คงอยู่หนึ่งชั่วโมง หลังจากนั้นเจ้าหน้าที่จะพร้อมให้บริการอีกครั้งโดยไม่ต้องทำอะไร การบันทึกแบบฟอร์มผู้ใช้ไม่ได้ต่อเวลา “Busy” ออกไป

เมนูแสดงเวลาที่เหลือไว้ข้างสถานะ เช่น “60 min left”

หนึ่งชั่วโมงนั้นตายตัว มันคือตาข่ายกันลืม ไม่ใช่กฎการทำงาน ใครที่ไม่พร้อมให้บริการนานกว่านั้นให้เลือก “Away”

การรีเซ็ตเป็นจุดเวลา ไม่ใช่งานที่ต้องรัน บัญชีเก็บช่วงเวลาที่สถานะสิ้นสุดไว้ และสถานะถูกคำนวณตอนที่มีคนอ่านมัน หากเซิร์ฟเวอร์ปิดอยู่ในชั่วโมงนั้น เจ้าหน้าที่ก็เพียงกลับมาพร้อมให้บริการหลังจากนั้น ไม่มีงานค้างเหลือไว้ให้บริการเบื้องหลังตามเก็บ

“Away” หมดอายุก็ต่อเมื่อมีการบันทึกวันสิ้นสุดไว้ หากไม่มี มันจะคงอยู่จนกว่าจะมีคนเปลี่ยน

เมื่อเจ้าหน้าที่ตั้งตัวเองเป็น “Away” พวกเขาจะกรอกวันสิ้นสุดไม่ได้ มีเพียงผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่กำหนดวันสิ้นสุดให้ได้ หากมีการกำหนดไว้แล้ว วันนั้นจะยังคงอยู่เมื่อเจ้าหน้าที่เลือก “Away” อีกครั้ง

ระบบจดจำเพียงว่าสถานะใดกำลังใช้อยู่ในขณะนี้ มันไม่ได้บันทึกว่าใครไม่ว่างหรือไม่อยู่เมื่อใด

รายการผู้ใช้จึงแสดงสถานะ ณ ปัจจุบันเท่านั้น ไม่มีคอลัมน์ที่เก็บประวัติ และไม่มีรายงานเรื่องการมาทำงาน

นี่เป็นการตัดสินใจ ไม่ใช่สิ่งที่ขาดหายไป ข้อมูลความพร้อมให้บริการรายบุคคลคือข้อมูลพฤติกรรม และในหลายบริษัท คณะกรรมการลูกจ้างมีสิทธิ์ร่วมตัดสินใจในเรื่องนี้

อีกทั้งไม่จำเป็นต้องมีประวัติด้วย สถานะตอบคำถามเดียวเท่านั้น คือเพื่อนร่วมงานคนนี้พร้อมให้บริการอยู่หรือไม่ ส่วน “Busy” ก็สิ้นสุดเองหลังผ่านไปหนึ่งชั่วโมง

เจ้าหน้าที่คนหนึ่งมีทิกเก็ตกี่ใบ คุณดูได้ในรายการทิกเก็ต ซึ่ง “Assigned to” กรองตามบุคคลได้ ส่วนใครไม่อยู่นานเท่าใด ไม่มีการจดไว้ที่ใดเลย