ทีมและผู้ใช้

ทีมอยู่ใต้ “Settings → Teams” รายการอยู่ทางซ้าย ส่วนการตั้งค่าของทีมที่คุณคลิกอยู่ทางขวา ตัวเลขหลังชื่อคือจำนวนสมาชิกของทีมนั้น

ทีมใหม่ได้ชื่อของตนในช่อง “Team name” ใต้ลงมา “Copy categories from” ให้คุณเลือกทีมที่มีอยู่แล้ว ทีมใหม่จึงเริ่มต้นด้วยหมวดหมู่หลักและหมวดหมู่ย่อยชุดเดียวกัน จากนั้น “Create team” สร้างทีมนั้นขึ้นมา

ทีมแรกคือทีมที่ลูกค้าของคุณเห็น ทุกทีมถัดไปเป็นทีมเฉพาะทางที่อยู่เบื้องหลัง การขอให้ผู้แจ้งเลือกแผนกที่ถูกต้องเองเป็นการเรียกร้องมากเกินไป พวกเขาแจ้งเรื่องกับทีมแรก แล้วเรื่องถูกส่งต่อจากที่นั่น

คุณเปลี่ยนเรื่องนั้นได้ทุกเมื่อ การ์ด “Customer permissions” กำหนดเป็นรายทีมว่าลูกค้าทำอะไรได้บ้างในทีมนั้น มันมีสองสวิตช์ คือ “Can create new tickets and see their own tickets” และ “Can see their own tickets of this team in the dashboard and in reports” ทันทีที่เปิดสวิตช์ใดสวิตช์หนึ่ง ลูกค้าจะเห็นทีมนั้น เฉพาะเมื่อปิดทั้งสองสวิตช์เท่านั้น ทีมนั้นจึงจะไม่ปรากฏต่อลูกค้าเลย

การ์ด “Agent Permissions” ใช้กับเจ้าหน้าที่ของทีมนี้ มันมีสามสวิตช์ คือการจัดการทิกเก็ต การจัดการหมวดหมู่ และการดูรายงานของทีมนี้ หากไม่มีสวิตช์แรก เจ้าหน้าที่จะสร้าง แก้ไข หรือแสดงความคิดเห็นบนทิกเก็ตในทีมนี้ไม่ได้ และอัปโหลดไฟล์แนบไม่ได้ หากไม่มีสวิตช์ที่สอง รายการหมวดหมู่ของทีมจะหายไปจากแถบด้านข้างของเขา หากไม่มีสวิตช์ที่สาม รายงานจะไม่รวมทีมนี้ ทุกการเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึกไว้ใน “Audit log” ของทีม

การ์ด “Agents” เก็บรายชื่อสมาชิก แม้หัวข้อจะเขียนอย่างนั้น แต่ลูกค้าของทีมก็อยู่ในนั้นด้วย ตัวเลือกด้านบนกับ “Add Agent” ใช้เพิ่มคน ส่วน “Remove” ใช้นำออก ใครที่ถูกเพิ่มหรือถูกนำออกต้องออกจากระบบแล้วเข้าใหม่หนึ่งครั้ง

“Default e-mail language” คือภาษาที่ทีมนี้ใช้เขียน มันมีผลเมื่อกฎอีเมลเลือก “Team default language”

สวิตช์ “Active” นำทีมออกจากการใช้งาน ทีมนั้นจะหายไปจากแถบด้านข้างและจากตัวเลือกทุกที่ แต่ไม่ได้ถูกลบไปด้วย

“Delete” นำทีมออกได้ก็ต่อเมื่อไม่มีทิกเก็ตใดเปิดค้างอยู่ มิฉะนั้นระบบจะระบุเหตุผลและไม่ทำอะไรเลย

การ์ด “Audit log” บันทึกทุกการเปลี่ยนแปลงของทีม พร้อมชื่อและเวลา

Basic ใช้ได้หนึ่งทีม ส่วน Professional ไม่มีข้อจำกัด

บัญชีผู้ใช้อยู่ใต้ “User management” รายการแสดงชื่อและชื่อสำหรับเข้าสู่ระบบ ที่อยู่อีเมล ทีมพร้อมแผนกที่อยู่ใต้ลงมา และบทบาท

“New user” เปิดแบบฟอร์ม ชื่อ นามสกุล ชื่อสำหรับเข้าสู่ระบบ และที่อยู่อีเมล เป็นช่องที่ต้องกรอก นอกจากนั้นต้องมีรหัสผ่าน ใน Professional คุณติ๊ก “Send login details by e-mail” แทนได้

เมื่อติ๊กช่องนั้น คุณไม่ต้องตั้งรหัสผ่าน ผู้ใช้ใหม่จะได้รับอีเมลที่มีชื่อสำหรับเข้าสู่ระบบและลิงก์ที่มีอายุจำกัด แล้วตั้งรหัสผ่านของตนเอง ระบบไม่เคยส่งรหัสผ่านออกไปเลย

บทบาทเป็นตัวกำหนดทุกอย่างที่เหลือ “Admin” และ “Agent” ต่างเป็นพนักงานและนับรวมอยู่ในโควตาเดียวกัน ผู้ดูแลระบบทำได้มากกว่าตั้งแต่ต้น สิทธิ์เกือบทุกข้อเปลี่ยนได้ทีละข้อ ข้อยกเว้นอยู่ในการ์ด “บทบาทและแนวคิดเรื่องสิทธิ์” เฉพาะผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่ให้หรือถอนบทบาท “Admin” ได้ ข้อนี้ใช้กับบัญชีของตัวเองด้วย “Edit user” เปลี่ยนเพียงทีมที่แสดงในแบบฟอร์ม ทีมที่บุคคลนั้นถูกเพิ่มเข้าไปด้วย “Add Agent” ยังคงเหมือนเดิม

Basic มีที่นั่งพนักงานสองที่ คุณแบ่งอย่างไรก็ได้ จะเป็นผู้ดูแลระบบหนึ่งคนกับเจ้าหน้าที่หนึ่งคน หรือผู้ดูแลระบบสองคน ส่วนลูกค้าไม่นับ และไม่จำกัดจำนวนทั้งสองรุ่น

เมื่อมีคนลาออก ให้คลิกสัญลักษณ์เก็บถาวรในแถวของเขา บัญชีจะถูกล็อก เขาจึงเข้าสู่ระบบไม่ได้อีก

บัญชีที่ถูกล็อกจะย้ายไปอยู่ในมุมมอง “Archived” และมีป้าย “locked” อยู่ที่นั่น มันจะไม่ปรากฏในมุมมอง “Active” อีกต่อไป

บัญชีที่ถูกล็อกไม่กินที่นั่งพนักงานอีกต่อไป และไม่ปรากฏในตัวเลือก “Assign to” ใดเลย ส่วนทิกเก็ตที่มอบหมายไปแล้วยังคงมีเจ้าหน้าที่คนเดิมและชื่อของเขาอยู่

ในมุมมอง “Archived” ปุ่มเดียวกันมีชื่อว่า “Restore” และปลดล็อกบัญชีอีกครั้ง ใน Basic เรื่องนี้ต้องมีที่นั่งว่างอีกครั้งด้วย

สัญลักษณ์กุญแจใช้รีเซ็ตรหัสผ่าน โล่ขีดฆ่าใช้รีเซ็ตการเข้าสู่ระบบสองขั้นตอน รหัสผ่านใหม่จะแสดงบนหน้าจอครั้งเดียว และไม่ถูกส่งไปที่ใดเลย

การรีเซ็ตรหัสผ่านหรือการเข้าสู่ระบบสองขั้นตอน ปลดเพียงการล็อกช่วงสั้น ๆ หลังจากพยายามล้มเหลวเท่านั้น บัญชีที่เก็บถาวรแล้วยังคงถูกล็อก มันจะไม่ได้รับคำเชิญและไม่ได้รับอีเมลรีเซ็ต และมีเพียง “Restore” เท่านั้นที่นำมันกลับมาได้

การเก็บถาวรยกเลิกได้ทุกเมื่อ ถ้ามีคนลาออกไปถาวรแล้ว ให้ลบบัญชีด้วยสัญลักษณ์ถังขยะ “Delete account” เพิ่มด้วย เวลาจนถึงการทำให้เป็นนิรนามโดยอัตโนมัติจะเริ่มนับตั้งแต่การลบเท่านั้น

ลูกค้าไม่จำกัดจำนวนทั้งใน Basic และ Professional พวกเขาไม่กินที่นั่งพนักงาน

บัญชีลูกค้าเกิดขึ้นได้สามทาง ทางแรก คุณสร้างเองใต้ “User management” ซึ่งใน Professional คุณเชิญบุคคลนั้นทางอีเมลไปพร้อมกันได้ ทางที่สองคือการลงทะเบียนเอง ทางที่สามคือการเข้าสู่ระบบครั้งแรกผ่าน SSO หรือไดเรกทอรี ซึ่งจะสร้างบัญชีให้เอง

สวิตช์สำหรับเรื่องนี้อยู่ใต้ “Settings → Security” ในการ์ด “Self-registration” มันปิดอยู่ตั้งแต่ต้น เมื่อเปิดแล้ว ลิงก์ “Register” จะปรากฏบนหน้าเข้าสู่ระบบ

ใครที่ลงทะเบียนเองจะได้บทบาท “Customer” เสมอ ไม่มีบทบาทอื่นที่แจกได้ผ่านทางนี้

ใน Professional ลูกค้าที่ลงทะเบียนเองจะได้รับอีเมลฉบับที่สองหลังอีเมลต้อนรับ ลิงก์ในอีเมลนั้นใช้ยืนยันที่อยู่ของเขา จนกว่าจะยืนยัน บัญชีของเขาจะมีข้อความ “not confirmed” กำกับไว้ในรายการ

คุณยืนยันที่อยู่เองได้ด้วย ใน Basic นี่เป็นทางเดียว เพราะ Basic ไม่ส่งอีเมล แถวของบัญชีนั้นจะแสดงปุ่มที่มีไอคอนซองจดหมาย คือ “Mark email as confirmed” ทำเช่นนี้เฉพาะเมื่อคุณรู้ว่าที่อยู่นั้นเป็นของบุคคลนั้นจริง

สำหรับเฮลป์เดสก์ภายในองค์กร คุณควรปล่อยสวิตช์นี้ไว้เฉย ๆ มิฉะนั้นใครที่รู้ที่อยู่เว็บก็สร้างบัญชีได้

ลูกค้าเห็นเฉพาะเรื่องของตนเองเท่านั้น เรื่องเหล่านี้คือทิกเก็ตที่เขาสร้างเอง นอกจากนั้นยังมีทิกเก็ตที่เจ้าหน้าที่หรืออีเมลสร้างสำหรับที่อยู่ที่ยืนยันแล้วของเขา ทิกเก็ตที่ลูกค้าคนอื่นสร้างโดยใช้ที่อยู่ของเขาจะไม่แสดงให้เขาเห็น หากสองบัญชีมีที่อยู่เดียวกัน ทั้งสองบัญชีจะเห็นทิกเก็ตเหล่านี้

หากที่อยู่ของเขายังไม่ได้ยืนยัน จะมีข้อความแจ้งอยู่เหนือรายการทิกเก็ตของเขา เขาขอลิงก์ใหม่ได้ด้วย “Send confirmation email” ข้อความแจ้งนี้จะปรากฏเฉพาะเมื่อระบบส่งอีเมลได้

แถบด้านข้างของเขาสั้น มีทิกเก็ตของตน การสร้างทิกเก็ตใหม่ และฐานความรู้ พวกเขาไม่ได้เห็นการตั้งค่าใดเลย หากสวิตช์ “Can see their own tickets of this team in the dashboard and in reports” ของทีมเปิดอยู่ แถบด้านข้างของเขาจะมีแดชบอร์ดและรายงานด้วย

สิ่งที่ลูกค้าทำได้ในทีมหนึ่ง กำหนดไว้ที่ตัวทีม เฉพาะเมื่อปิดสวิตช์สำหรับลูกค้าทั้งสองตัวเท่านั้น ทีมนั้นจึงไม่มีอยู่สำหรับเขา

บุคคลหนึ่งอาจถามคุณว่าคุณเก็บข้อมูลอะไรเกี่ยวกับเขาไว้บ้าง การส่งออกข้อมูลจะรวบรวมข้อมูลทั้งหมดนั้นไว้ในไฟล์ ZIP ไฟล์เดียว

คุณเริ่มได้ที่ “User management” ทุกแถวมีสัญลักษณ์ไฟล์ที่มีลูกศรและคำแนะนำ “Export personal data” สัญลักษณ์นี้จะเปิดการส่งออกของบัญชีนั้น

บางคนไม่มีบัญชี เขาเพียงเขียนมาหาคุณ หรือเจ้าหน้าที่สร้างทิกเก็ตด้วยที่อยู่ของเขา สำหรับคนเหล่านี้ มี “Export by e-mail address” อยู่ด้านบนของหน้า พิมพ์ที่อยู่ลงที่นั่นแล้วคลิก “Search” การค้นหาใช้บัญชีหรือที่อยู่ ไม่ใช้ชื่อเลย

การค้นหาด้วยที่อยู่จะพบน้อยกว่าการค้นหาด้วยบัญชี การค้นหานี้พบเฉพาะจุดที่บันทึกตัวที่อยู่ไว้ เช่น ในฐานะผู้ร้องขอของทิกเก็ตหรือผู้ส่งอีเมล การค้นหาด้วยบัญชีจะพบทุกอย่างที่ผูกกับบัญชีด้วย ถ้าที่อยู่นั้นเป็นของบัญชีหนึ่ง กล่องโต้ตอบจะบอกและเสนอ “Use this account” หลังจากนั้นจะแสดงชื่อของบุคคลนั้นและที่อยู่อีเมลของบัญชี

ก่อนที่คุณจะดาวน์โหลดอะไร กล่องโต้ตอบจะแสดงสิ่งที่พบ โดยนับแยกตามหมวด หมวดต่าง ๆ เช่น ทิกเก็ต รายการเวลา แบบสำรวจความพึงพอใจ และบันทึกความปลอดภัย ถ้าไม่พบอะไรเลย จะแสดง “No data found for this person.” และไม่มีการดาวน์โหลด ถ้าที่อยู่นั้นเป็นของบัญชีหนึ่งแต่ไม่พบข้อมูลจากตัวที่อยู่เอง กล่องโต้ตอบจะไม่แสดงสิ่งที่พบและไม่มีการดาวน์โหลด แต่จะแสดงกล่องที่มี “Use this account” ผู้ดูแลระบบจะเห็นส่วน “Anonymize” อยู่ด้านล่างด้วย การ์ด “ทำให้บุคคลเป็นนิรนาม” อธิบายส่วนนี้

“Download” จะสร้างไฟล์ ZIP ภายในมีไฟล์ JSON หนึ่งไฟล์ต่อหนึ่งหมวด เพื่อให้เครื่องอ่านข้อมูลได้ ไฟล์ของไฟล์แนบทั้งหมดที่พบจะรวมอยู่ด้วย “overview.html” แสดงเนื้อหาหลักในรูปแบบที่อ่านง่าย ในไฟล์นั้น ทิกเก็ตแต่ละรายการจะบอกว่าทำไมจึงรวมอยู่ด้วย (“Why this ticket is included”) “README.txt” เขียนถึงบุคคลนั้น และอธิบายว่าในไฟล์มีอะไรบ้าง

ทิกเก็ตที่เกี่ยวกับบุคคลนั้นจะรวมมาทั้งหมด ซึ่งรวมถึงความคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงของคนอื่นด้วย บันทึกย่อภายในก็รวมอยู่ด้วย และมีเครื่องหมายว่าเป็นของภายใน ถ้าบุคคลนั้นตอบกลับทางอีเมลในทิกเก็ตของคนอื่น ทิกเก็ตนั้นจะมีเครื่องหมาย “Replied by e-mail to someone else’s ticket” ทิกเก็ตที่บุคคลนั้นเป็นผู้เปลี่ยนแปลงล่าสุดก็จะรวมมาด้วย ซึ่งบรรทัด “Why this ticket is included” จะระบุว่า “Last person to change the ticket”

ดังนั้นให้ตรวจสอบไฟล์ส่งออกก่อนส่งมอบ ปิดทับข้อมูลของบุคคลอื่นในจุดที่จำเป็น กล่องโต้ตอบจะเตือนคุณเรื่องนี้ “README.txt” ไม่มีคำเตือนนี้ เพราะไฟล์นี้ส่งถึงบุคคลนั้น

ทิกเก็ตที่ถูกย้ายไปเก็บถาวรแล้วจะไม่ถูกค้นหา ให้ตรวจสอบที่เก็บถาวรของคุณแยกต่างหาก กล่องโต้ตอบก็เตือนคุณเรื่องนี้ด้วย

รหัสผ่านและคีย์ของการเข้าสู่ระบบสองขั้นตอนไม่รวมอยู่ในการส่งออก

การดาวน์โหลดทุกครั้งจะถูกบันทึก ได้แก่ ใครเป็นผู้เริ่ม สำหรับบุคคลใด และเมื่อใด บันทึกนี้ไม่มีเนื้อหาใด ๆ ของการส่งออก การค้นหาก่อนหน้านั้นจะไม่ถูกบันทึก

เจ้าหน้าที่ที่ได้รับสิทธิ์นี้ต้องมี “Users: manage accounts” ด้วย มิฉะนั้นจะเข้าหน้า “User management” ไม่ได้ สิทธิ์นี้ให้กับบทบาท “Customer” ไม่ได้เลย

ส่วน “Survey consents and unsubscribes” เก็บความยินยอมและการเลิกรับทุกรายการของแบบสำรวจความพึงพอใจ พร้อมวันที่ ช่องทาง และทิกเก็ต “overview.html” แสดงประวัติทั้งหมดในส่วนของตนเอง หากบุคคลนั้นถูกทำให้เป็นนิรนามหลังจากเลิกรับ การส่งออกตามที่อยู่ของเขาจะยังพบรายการเลิกรับที่เหลืออยู่ คอลัมน์ “E-mail address” จะระบุว่า “Anonymized (address removed)”

ข้อมูลบางอย่างไม่ควรเก็บไว้ตลอดไป เมื่อมีคนออกจากบริษัทของคุณ หรือมีบุคคลขอให้ลบข้อมูลของเขา คุณก็ทำให้บุคคลนั้นเป็นนิรนาม ชื่อและที่อยู่อีเมลจะถูกแทนด้วยตัวยึดตำแหน่ง เช่น “Anonymized user 3” ทิกเก็ตยังคงอยู่ รายงาน กำหนดเวลา รายการเวลา และค่าความพึงพอใจยังนับต่อไป

แต่ละคนได้หมายเลขของตนเอง สองรายการที่มีหมายเลขเดียวกันมาจากคนคนเดียวกัน ที่อยู่อีเมลจะกลายเป็น “anonymized-3@anonymized.invalid” ที่อยู่แบบนี้ส่งอีเมลถึงไม่ได้ ระบบจึงข้ามไปเมื่อส่ง ตัวยึดตำแหน่งบันทึกเป็นภาษาอังกฤษและยังเป็นภาษาอังกฤษในทุกภาษา

มีสองวิธี วิธีอัตโนมัติทำให้บัญชีที่ลบแล้วเป็นนิรนามหลังจากผ่านไปตามจำนวนเดือนที่กำหนด วิธีทันทีทำให้บุคคลหนึ่งคนเป็นนิรนามทันที เช่น หลังได้รับคำขอให้ลบข้อมูล

วิธีอัตโนมัติอยู่ใน “Settings → Security” ที่การ์ด “Data protection” สวิตช์ “Anonymize deleted users automatically” ปิดอยู่ตามค่าเริ่มต้น ข้าง “after” ให้ใส่จำนวนเดือน ใส่ได้ตั้งแต่ 1 ถึง 120 ค่าเริ่มต้นคือ 36 “Save” จะบันทึกจำนวนที่เปลี่ยน

เวลานับตั้งแต่วันที่บัญชีถูกลบ ระบบตรวจทุกสิบนาทีว่าถึงเวลาทำงานแล้วหรือยัง การทำงานเกิดขึ้นวันละครั้ง ในการตรวจครั้งแรกหลัง 03:00 น. ตามเขตเวลาที่ตั้งไว้ใน “Settings → General Settings” บัญชีที่ลบแล้วทุกบัญชีที่ครบเวลาจะถูกทำให้เป็นนิรนามในรอบนั้น

เมื่อคุณเปิดสวิตช์ จะมีหน้าต่างเปิดขึ้นก่อน หน้าต่างนี้แสดงผู้ใช้ที่ถูกลบซึ่งรอบถัดไปจะทำให้เป็นนิรนาม พร้อมวันที่ลบของแต่ละคน พิมพ์ ANONYMIZE ลงในช่องแล้วคลิก “Confirm” เมื่อนั้นสวิตช์จึงเปิด ถ้าตามเขตเวลานั้นเลย 03:00 น. แล้ว รอบแรกจะเกิดขึ้นภายในราวสิบนาที

หน้าต่างเดียวกันจะปรากฏเมื่อคุณลดจำนวนเดือนขณะสวิตช์เปิดอยู่ การปิดไม่ต้องยืนยัน

เวลาเริ่มนับเมื่อบัญชีถูกลบเท่านั้น การเก็บถาวรไม่พอ บัญชีที่เก็บถาวรเพียงถูกล็อกและกลับมาได้ทุกเมื่อ เช่น หลังลาเลี้ยงดูบุตร หากต้องการลบบัญชี ให้คลิกสัญลักษณ์ถังขยะ “Delete account” ในแถวของบัญชีนั้นใน “User management”

ก่อนจะเกิดอะไรขึ้น หน้าต่างจะบอกว่าจะเกิดอะไรตามมา ถ้าการทำให้เป็นนิรนามอัตโนมัติเปิดอยู่ หน้าต่างจะบอกจำนวนเดือน บัญชีที่ลบแล้วจะแสดงในมุมมอง “Archived” พร้อมป้าย “Deleted” สัญลักษณ์ “Restore account” นำบัญชีกลับมา สำหรับผู้ดูแลระบบและเจ้าหน้าที่ Basic ต้องมีที่นั่งว่างสำหรับการนี้ ถ้าบัญชีถูกลบอีกครั้งในภายหลัง เวลาจะเริ่มนับใหม่

บัญชีของคุณเองไม่มีสัญลักษณ์ถังขยะ เฉพาะผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่ลบหรือเก็บถาวรบัญชีผู้ดูแลระบบได้ ผู้ดูแลระบบที่ใช้งานอยู่คนสุดท้ายลบไม่ได้และเก็บถาวรไม่ได้

ดังนั้นเมื่อมีคนลาออกไปถาวรแล้ว ให้ลบบัญชี อย่าเพียงเก็บถาวร บัญชีที่เก็บถาวรมานานกว่าหนึ่งปีจะแสดงสัญลักษณ์ปฏิทินในแถวของตน คำแนะนำของสัญลักษณ์นี้เตือนให้คุณลบบัญชี

วิธีทันทีอยู่ในกล่องโต้ตอบการส่งออกข้อมูล ในส่วน “Anonymize” ใต้สิ่งที่พบ คุณเปิดกล่องโต้ตอบจากแถวของบัญชี หรือด้วย “Export by e-mail address” สำหรับคนที่ไม่มีบัญชี

ถ้าที่อยู่นั้นเป็นของบัญชีหนึ่ง ให้คลิก “Use this account” ก่อน วิธีนี้เท่านั้นที่ทำให้ตัวบัญชีเองเป็นนิรนามด้วย การทำงานด้วยที่อยู่อย่างเดียวจะแทนที่อยู่ในตำแหน่งที่บันทึกไว้ และปล่อยบัญชีไว้ตามเดิม

พิมพ์ ANONYMIZE ลงในช่องแล้วคลิก “Anonymize” บัญชีที่ใช้งานอยู่จะถูกลบก่อน แล้วจึงถูกทำให้เป็นนิรนาม บัญชีของคุณเองทำให้เป็นนิรนามไม่ได้ ผู้ดูแลระบบที่ใช้งานอยู่คนสุดท้ายก็ไม่ได้เช่นกัน

หลังจากนั้นแถวจะมีป้าย “Anonymized” บัญชีแบบนี้แก้ไข กู้คืน หรือเปิดใช้งานใหม่ไม่ได้อีก เหลือเพียงการส่งออกข้อมูล คุณเรียกใช้การทำให้เป็นนิรนามซ้ำได้ หมายเลขยังคงเดิม และข้อมูลที่กู้คืนหลังจากนั้นก็ถูกครอบคลุมด้วย

ช่องทำเครื่องหมาย “Also clear the content of tickets this person requested” ไปไกลกว่านั้น ตัวเลขในวงเล็บคือจำนวนทิกเก็ตเหล่านั้น ข้อความของทิกเก็ตเหล่านั้นจะถูกล้าง และไฟล์แนบจะถูกลบ ทิกเก็ตของคนอื่นที่บุคคลนี้เพียงตอบกลับจะถูกทำให้เป็นนิรนามเท่านั้น

ตรวจสอบหน้าที่ในการเก็บรักษาของคุณก่อน เช่น ในเยอรมนี จดหมายธุรกิจต้องเก็บไว้หกปี กล่องโต้ตอบจะเตือนเรื่องนี้ วิธีอัตโนมัติทำให้เป็นนิรนามเท่านั้น ไม่เคยล้างเนื้อหา

ถ้าลบไฟล์ออกจากเซิร์ฟเวอร์ไม่ได้ กล่องโต้ตอบจะบอกจำนวน การทำงานรอบนั้นยังถือว่าเสร็จ ระบบไม่ลองใหม่เอง

ทุกรอบจะถูกบันทึกพร้อมเวลา หมายเลขตัวยึดตำแหน่ง และสิ่งที่เปลี่ยนไป สำหรับวิธีทันที บันทึกยังระบุด้วยว่าใครเป็นผู้เริ่ม บันทึกไม่มีทั้งชื่อและที่อยู่อีเมลของบุคคลนั้น

การทำให้เป็นนิรนามต้องมีสิทธิ์ “Anonymize people” ตามค่าเริ่มต้นมีเพียงผู้ดูแลระบบที่มีสิทธิ์นี้ ผู้ใช้สิทธิ์นี้ได้ก็มีเฉพาะผู้ดูแลระบบ สิทธิ์นี้ให้กับบทบาท “Customer” ไม่ได้เลย กล่องโต้ตอบการส่งออกข้อมูลต้องมี “Data export (data subject request)” เพิ่มด้วย

ระบบเก็บข้อมูลส่วนบุคคลไว้เท่าที่จำเป็นเท่านั้น บุคคลจะถูกทำให้เป็นนิรนามเมื่อพ้นสภาพหรือเมื่อร้องขอ การพ้นสภาพหมายถึงบัญชีที่ถูกลบ หรือผู้ติดต่อภายนอกที่ไม่ได้ติดต่อกันมานาน คำร้องขอให้จัดการในกล่องโต้ตอบการส่งออกข้อมูลด้วย “Anonymize”

ตัวทิกเก็ตเองไม่มีระยะเวลา เนื้อหายังคงมีประโยชน์ เช่น เป็นประวัติลูกค้า รายงานและการบันทึกเวลายังคงนับต่อไป

ระยะเวลาทั้งหมดอยู่ใน “Settings → Security” ที่การ์ด “Data protection” การ์ดนี้มีสามบล็อก ได้แก่ “Deleted accounts” “External contacts” และ “Security log retention” แต่ละบล็อกมีสวิตช์ ระยะเวลา และ “Save” บล็อก “Security log retention” มีสวิตช์สองตัวและระยะเวลาสองค่า ด้านล่างมี “Archives” หลังการกู้คืนจะมี “Restore from a backup” เพิ่มขึ้นทันทีที่การทำงานรอบถัดไปเวลา 03:00 น. เสร็จแล้ว ก่อนถึงตอนนั้นการ์ดจะแสดงหมายเหตุ “… will be applied again tonight at 03:00.” บล็อกแรกอธิบายไว้ในการ์ด “ทำให้บุคคลเป็นนิรนาม” ที่นั่นยังมีข้อความตัวอย่างสำหรับนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณด้วย ใต้คำอธิบายของการ์ด “Data protection” มีลิงก์ “Data protection guide for operators” แนวทางนี้มีเทมเพลตสำหรับบันทึกรายการกิจกรรมการประมวลผล มาตรการเชิงเทคนิคและเชิงองค์กร และนโยบายการเก็บรักษาและการลบ

ใต้แต่ละบล็อกมีบรรทัด “Last run” บรรทัดนี้บอกวันที่และเวลาของการทำงานรอบกลางคืนครั้งล่าสุด และจำนวนบุคคลหรือรายการที่จัดการ “0 done” หมายความว่าไม่มีอะไรต้องทำ “Not run yet” จะแสดงอยู่ตราบที่งานยังไม่มีผลลัพธ์ ถ้าสวิตช์ปิดอยู่ งานนั้นจะไม่ทำงาน

ถ้าบรรทัดเป็นสีส้ม แสดงว่างานทำไม่ครบทั้งหมด เมื่อเป็น “skipped” จะบอกจำนวนบุคคล รายการ หรือไฟล์ที่ถูกข้าม สำหรับ “Archives” คือไฟล์ที่ถูกล็อกหรือเสียหาย เมื่อเป็น “failed” แสดงว่างานทั้งหมดล้มเหลว ประโยคที่ตามมาบอกว่าต้องทำอะไร ถ้าเขียนว่า “Details are in the server log.” ให้อ่านบันทึกของเซิร์ฟเวอร์ บน Linux คำสั่ง “sudo podman logs container-backend-1” จะแสดงบันทึกนี้ ถ้ากล่าวถึงคีย์สำหรับการทำให้เป็นนิรนาม ให้ทำตามหัวข้อ “เมื่ออ่านคีย์ไม่ได้” ด้านล่าง สิ่งที่ถูกข้ามจะถูกลองใหม่ในการทำงานรอบกลางคืนครั้งถัดไป

มีสามบทบาท ได้แก่ “Admin”, “Agent” และ “Customer” สร้างเพิ่มไม่ได้ สิ่งที่อิสระแทนคือสิทธิ์เกือบทุกข้อทีละข้อ ข้อยกเว้นระบุไว้ด้านล่าง

คุณพบทั้งสามบทบาทได้ใต้ “Settings → General Settings” ที่แท็บ “Role” บทบาทเหล่านี้เปลี่ยนชื่อไม่ได้

สิ่งที่แต่ละบทบาททำได้อยู่คนละที่ คืออยู่ใต้ “Settings → Security” ในการ์ด “Permission concept”

ทุกบรรทัดคือหนึ่งฟังก์ชัน ทุกคอลัมน์คือหนึ่งบทบาท เครื่องหมายถูกคืออนุญาต ใต้ชื่อมีคีย์ภายในกำกับไว้ คุณไม่ต้องใช้มันในการทำงานกับหน้านี้

รายการนี้ยาว ครอบคลุมตั้งแต่การจัดการผู้ใช้ ผ่านการเข้าถึงหน้าการตั้งค่าแต่ละหน้า ไปจนถึงการบันทึกเวลา

คอลัมน์ “Agent Team” เป็นกรณีพิเศษ มันใช้งานได้ก็ต่อเมื่อติ๊ก “Agent” ในบรรทัดเดียวกันไว้แล้ว เลือกทีมตรงนั้น แล้วสิทธิ์นั้นจะใช้กับเจ้าหน้าที่ของทีมนั้นเท่านั้น

ไม่มีสิทธิ์ใดที่ริบไปจากบทบาท “Admin” ได้ เครื่องหมายถูกจะกลับมาหลังบันทึก วิธีนี้ทำให้ไม่มีใครล็อกตัวเองออกจากระบบของตนเองได้ เฉพาะผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่เปลี่ยนตารางนี้ได้ ข้อนี้ใช้กับทุกการตั้งค่าบนหน้า “Security” ผู้อื่นที่เปิดหน้านี้ได้จะเห็นแบบอ่านอย่างเดียว มีหกสิทธิ์ที่ให้กับบทบาท “Customer” ไม่ได้เลย ได้แก่ “Users: manage accounts”, “Data export (data subject request)”, “Anonymize people”, “Security log”, “Settings: Security” และ “Settings: Single sign-on”

เมื่อกด “Save” การเปลี่ยนแปลงมีผลทันที ใครที่ได้รับผลกระทบจะสังเกตเห็นตอนคลิกครั้งถัดไป

สามรายการนี้อธิบายตัวบุคคล ไม่ใช่ทิกเก็ต ได้แก่ แผนก ตำแหน่ง และสถานที่

สร้างได้ใต้ “Settings → General Settings” ในการ์ด “Drop-down lists” วิธีจัดการเหมือนกันทั้งสามรายการ

กำหนดให้ที่ตัวบัญชี ในแบบฟอร์มใต้ “User management” ช่องเหล่านั้นชื่อ “Department”, “Position” และ “Location”

ในรายการผู้ใช้ แผนกอยู่ใต้ชื่อทีม ส่วนตำแหน่งและสถานที่ดูได้ในแบบฟอร์มของบัญชี

สถานที่ยังมีอีกหน้าที่หนึ่ง บนทิกเก็ตมีช่อง “Location” และมันดึงมาจากรายการเดียวกันนี้

แต่ละรายการในสามรายการนี้มีหนึ่งรายการที่ลบไม่ได้ ชื่อว่า “None selected or available” และมีป้าย “Mandatory”

หากคุณลบรายการอื่น ทุกคนที่ถือรายการนั้นอยู่จะย้ายไปที่ตัวแทนนั้น จึงไม่มีใครค้างอยู่กับสิ่งที่หายไปแล้ว

คุณไม่ได้แปลที่นี่ แต่แปลรวดเดียวที่หน้าคำแปล ชื่อภาษาอังกฤษคือหลักที่คำแปลยึดอยู่