การบันทึกเวลาต่อทิกเก็ต

การบันทึกเวลาปิดไว้เป็นค่าจากโรงงาน ตราบใดที่ยังปิดอยู่ ก็ไม่มีทั้งช่องกรอกและคอลัมน์ ส่วนการ์ด “Time spent” ในรายงานจะปรากฏก็ต่อเมื่อมีการบันทึกเวลาไว้ในช่วงที่เลือก

ช่องที่ตายแล้วย่อมแย่กว่าไม่มีช่องเลย ความสามารถนี้จึงหายไปทั้งหมด แทนที่จะยืนอยู่เป็นสีเทา

สวิตช์อยู่ใต้ “Settings → General” บนการ์ด “Time tracking per ticket” และชื่อว่า “Enable time tracking”

จากนั้นทุกทีมจะร่วมด้วย หากจะยกเว้นทีมใด ก็ปิดที่ตัวทีมนั้น ใต้ “Settings → Teams” ในกล่อง “Team details”

บริษัทที่มีทั้งทีมไอทีภายในและทีมที่ทำงานกับลูกค้า มักต้องใช้มันเฉพาะทีมหลังเท่านั้น

หากคุณปิดการบันทึกเวลาอีกครั้งในภายหลัง รายการที่มีอยู่ยังอ่านได้และส่งออกได้ เพราะมันเป็นฐานสำหรับการเรียกเก็บเงิน ไม่ใช่แค่ความสะดวก เพียงแต่บันทึกใหม่ไม่ได้อีก และรายการที่มีอยู่ก็จะเปลี่ยนหรือลบไม่ได้อีกเช่นกัน

ทิกเก็ตมีการ์ดชื่อ “Time spent” ปุ่ม “Log time” เปิดช่องกรอก

ปุ่มลัดอยู่ข้างช่องกรอก คลิกเดียวที่ “30m” ก็บันทึกสามสิบนาที ส่วนปุ่มใดจะปรากฏบ้าง กำหนดในการตั้งค่า

ช่อง “Duration” รับการกรอกอิสระด้วย “90” คือเก้าสิบนาที “1.5h” คือหนึ่งชั่วโมงครึ่ง และ “1h 30m” ก็เช่นกัน ตัวเลขที่ไม่มีหน่วยคือนาทีเสมอ

การกรอกที่ระบบเข้าใจไม่ครบจะถูกปฏิเสธ “1h in the evening” ไม่กลายเป็นรายการหนึ่งชั่วโมง แต่กลายเป็นข้อความแสดงข้อผิดพลาด

ใน “What for (optional)” คุณเขียนว่าเวลานั้นใช้ไปกับอะไร ข้อความนั้นเดินทางเข้าไปในไฟล์ส่งออก และไม่ปรากฏในประวัติของทิกเก็ต

เจ้าหน้าที่หลายคนบันทึกเวลาบนทิกเก็ตใบเดียวกันได้ ทุกรายการมีวันของมัน บันทึกย่อของมัน และชื่อของคนที่ทำงานนั้น

เวลาถูกบันทึกลงบนวัน ไม่ใช่ลงบนเวลานาฬิกา ช่องกรอกจึงมีช่องวันที่ที่เริ่มต้นที่วันนี้ หากจะกรอกของเมื่อวาน คุณเลือกวันก่อนหน้าที่นั่น วันในอนาคตจะไม่ได้รับการยอมรับ เวลานาฬิกาจะอ้างความแม่นยำที่การกรอกนั้นไม่มี

สำหรับช่วงงานยาว ๆ มีนาฬิกาจับเวลาอยู่บนทิกเก็ต “Start timer” เริ่มมัน ส่วน “Pause” หยุดมันไว้

นาฬิกาจับเวลาไม่เคยสร้างรายการขึ้นเอง มันเสนอเวลาที่ผ่านไป และไม่มีอะไรถูกบันทึกจนกว่าคุณจะกดปุ่ม “Log …” ที่ระบุเวลาไว้ สิ่งที่ถูกบันทึกคือเวลาที่เดินไปจริง

มันมาแทนการคิดเลขในใจ ไม่ใช่มาแทนความรู้ ถึงไม่มีมัน ความสามารถนี้ก็ครบถ้วนแล้ว เพราะการพิมพ์ค่าลงไปคือทางหลักจริง ๆ

การเปิดทิกเก็ตใบอื่นจะหยุดนาฬิกาจับเวลาที่เดินอยู่ชั่วคราว และทิกเก็ตใบใหม่จะบอกคุณว่ามันผูกอยู่กับทิกเก็ตใบไหน หากยังมีเวลาที่ไม่ได้บันทึกรออยู่บนทิกเก็ตใบอื่น แล้วคุณเริ่มนาฬิกาจับเวลาที่นี่ แอปพลิเคชันจะถามก่อน คำถาม “Start timer” มีตัวเลือก “Log …” สำหรับเวลาบนทิกเก็ตใบอื่น “Discard” และ “Cancel” คำถามนี้จะปรากฏเมื่อเวลาผ่านไปตั้งแต่หนึ่งนาที

หน้าต่างที่ถูกซ่อนไม่ใช่การพัก นาฬิกาจับเวลายังเดินต่อหากคุณเพียงคลิกไปที่อื่น

สำหรับนาฬิกาจับเวลาที่ถูกปล่อยให้เดินข้ามคืน มีเวลาทำงานสูงสุดกำกับไว้ ค่าจะถูกจำกัด ไม่ใช่ถูกทิ้ง และเจ้าหน้าที่จะได้รับแจ้ง

นาฬิกาจับเวลาปิดไว้เป็นค่าจากโรงงาน คุณพบมันได้ในการตั้งค่าใต้ “Stopwatch on the ticket”

ทุกรายการมีสวิตช์ “Billable” เวลาถูกบันทึกครั้งเดียว ส่วนสวิตช์เป็นตัวกำหนดว่ามันจะขึ้นใบแจ้งหนี้หรือไม่

นั่นคือเหตุผลที่ทิกเก็ตแสดงยอดรวมได้สองยอด คือทุกอย่างที่บันทึกไว้อยู่ทางซ้าย และยอดที่เรียกเก็บได้อยู่ทางขวา ยอดรวมที่สองจะปรากฏก็ต่อเมื่อต่างจากยอดแรก

ไม่มีชนิดแยกต่างหากสำหรับการอนุเคราะห์ เพราะการอนุเคราะห์ งานในประกัน และการแก้งานภายใน มีชื่อเรียกต่างกันไปในแต่ละบริษัท และระบบรู้จักเพียงความต่างข้อเดียวที่เงินผูกอยู่ด้วย

การบันทึกงานอนุเคราะห์ทำอย่างนี้ กรอกเวลาตามปกติ ปิด “Billable” แล้วเขียนเหตุผลไว้ในบันทึกย่อ

รายการนั้นจะมีคำว่า “not billable” กำกับให้เห็นชัด ส่วนนาทีเหล่านั้นยังอยู่ในยอดรวมที่บันทึกไว้ เพราะงานนั้นเกิดขึ้นจริง

ใครที่ไม่บันทึกเวลาไว้เลย ย่อมเสียตัวเลขที่จะอธิบายในภายหลังว่าทำไมลูกค้าจึงถูกเรียกเก็บน้อยเช่นนั้น

หากงานส่วนใหญ่ของคุณเรียกเก็บเงินไม่ได้ ก็กลับค่าเริ่มต้นเสียด้วยสวิตช์ “New entries are billable by default”

เป็นค่าจากโรงงาน ทุกอย่างเรียกเก็บถึงระดับนาที ใครที่เรียกเก็บเป็นควอเตอร์ชั่วโมงจะตั้งค่าสองค่า

“Rounding increment (minutes)” คือขั้น ทุกรายการถูกปัดขึ้นไปยังพหุคูณถัดไป

“Minimum per entry (minutes)” คือค่าต่ำสุด ทุกรายการถูกเรียกเก็บด้วยค่าอย่างน้อยเท่านี้

ทั้งสองทำงานต่อกัน คือค่าต่ำสุดก่อน แล้วจึงเป็นขั้น หากค่าต่ำสุดคือ 20 และขั้นคือ 15 ห้านาทีจะกลายเป็นสามสิบ เพราะผลลัพธ์ต้องสอดคล้องกับทั้งสองข้อ

ใต้ช่องทั้งสองมีประโยคตัวอย่างที่ใช้ค่าของคุณเอง มันถูกคำนวณ ไม่ใช่ถูกอ้าง

มีเพียงค่าที่เรียกเก็บเท่านั้นที่ถูกปัดเศษ และปัดต่อรายการเสมอ ไม่ใช่ที่ยอดรวม สองรายการเล็ก ๆ จึงถูกปัดขึ้นสองครั้ง

เวลาที่บันทึกไว้ยังคงเดิม การเปลี่ยนการปัดเศษในภายหลังจึงไม่บิดเบือนข้อมูลเก่า เพราะค่าถูกคำนวณตอนที่แสดงผล

คุณเห็นทั้งสองอย่างบนรายการ ตรงที่การปัดเศษเปลี่ยนค่า ผลลัพธ์จะยืนอยู่ข้าง ๆ ในวงเล็บ

ผู้ให้บริการมักไม่ต้องการให้ปิดทิกเก็ตใดโดยไม่มีเวลาบันทึกไว้ จึงมีสวิตช์สำหรับเรื่องนั้น

มันชื่อ “Require a time entry before resolving or closing” และปิดไว้เป็นค่าจากโรงงาน

มันมีผลเฉพาะเมื่อคนเป็นผู้เปลี่ยนสถานะ และเฉพาะกับผู้ที่บันทึกเวลาได้ มันมีผลด้วยเมื่อเทมเพลตการตอบกลับตั้งสถานะบนทิกเก็ตใบเดียว เจ้าหน้าที่ที่ไม่มีรายการจะได้รับข้อความ และทิกเก็ตยังเปิดอยู่

การปิดอัตโนมัติ การรวมทิกเก็ต และการสั่งงานแบบกลุ่ม ไม่เคยถูกขวาง มิฉะนั้นจะมีทิกเก็ตที่ไม่มีใครปิดได้อีกเลย

นี่คือสวิตช์ที่อันตรายที่สุดของความสามารถทั้งหมดนี้ ให้เปิดมันก็ต่อเมื่อทีมของคุณบันทึกเวลาทุกครั้งจริง ๆ แล้วเท่านั้น

รายการทิกเก็ตจะได้คอลัมน์ “Time” ที่แสดงว่ามีเวลาถูกบันทึกไว้กับเรื่องนั้นแล้วเท่าใด

คุณไม่ต้องเปิดมัน มันปรากฏทันทีที่เปิดการบันทึกเวลา มีเพียงเจ้าหน้าที่และผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่เห็น คุณนำมันออกจากรายการของคุณได้ด้วย “Columns”

บนหน้าต่างแคบ มันเป็นคอลัมน์แรก ๆ ที่หลุดออกไปอีกครั้ง รายการจะเก็บไว้เฉพาะคอลัมน์ที่หากขาดไปแล้วจะหาทิกเก็ตไม่เจอ

เวลาที่ยืนอยู่บนทิกเก็ตใบเดียวไม่ใช่ฐานสำหรับใบแจ้งหนี้ หน้ารายงานจึงมีการ์ด “Time spent” เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์ “Time tracking: see the report” เท่านั้นที่เห็นการ์ดนี้

ตัวเลขสี่ตัวอยู่ด้านบน ได้แก่ ที่บันทึกไว้ ที่เรียกเก็บ จำนวนรายการ และจำนวนทิกเก็ตที่มีเวลาอยู่เลย

ตัวเลขตัวสุดท้ายนั้นสำคัญที่สุดรองจากยอดรวม สี่สิบชั่วโมงบนสามใบจากห้าร้อยใบไม่ใช่การประเมิน มันคือเจ้าหน้าที่สามคนที่เป็นคนเดียวที่บันทึกเวลา

ใต้ลงมาคือการแยกย่อย ได้แก่ ตามผู้แจ้ง ตามทีม ตามหมวดหมู่ และตามวัน

นอกจากนั้นยังมีหนึ่งตารางต่อหนึ่งฟิลด์กำหนดเอง นั่นคือทางไปสู่การเรียกเก็บเงินตามบริษัทหรือศูนย์ต้นทุน คุณสร้างฟิลด์กำหนดเอง กรอกมันบนทิกเก็ต แล้วรายงานจะจัดกลุ่มตามมัน

ช่วงเวลาที่ด้านบนของหน้าใช้กับวันที่ลงมือทำงาน งานเดือนกรกฎาคมบนทิกเก็ตของเดือนมิถุนายนจึงยืนอยู่ในรายงานของเดือนกรกฎาคม

ข้อความใต้ปุ่มส่งออกควรถูกถือจริงจัง คือตัวเลขเหล่านั้นมาจากรายการที่คนกรอกและจากกฎการปัดเศษของคุณ มันคือฐานสำหรับทำงาน ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ที่ผ่านการตรวจสอบบัญชี

ปุ่มสามปุ่มอยู่ใต้การ์ด มันส่งมอบรายการแต่ละรายการ ไม่ใช่ยอดรวมจากหน้านั้น และมีเฉพาะรายการที่ตรงกับตัวกรองของคุณพอดี

นี่คือผู้รับสองราย ไม่ใช่รูปแบบไฟล์สามแบบ “Export entries (CSV)” และ “Export entries (Excel)” ไปที่ฝ่ายบัญชี ทั้งสองไฟล์ครบถ้วนและไม่เคยถูกตัดทอน

“Export entries (PDF)” คือเอกสารสำหรับมนุษย์ มันไปถึงลูกค้าในฐานะไฟล์แนบของใบแจ้งหนี้ ไฟล์ PDF ไม่มีคอลัมน์สำหรับบันทึกย่อ

ไฟล์ PDF ถูกจำกัดไว้ที่ 20,000 รายการ และตัวเอกสารก็ระบุไว้เอง ไม่มีใครอ่านใบแจ้งหนี้ที่มีบรรทัดมากกว่านั้นอยู่แล้ว

ไฟล์ทั้งสามสร้างจากแหล่งเดียวกัน ทั้งตัวกรอง การปัดเศษ คอลัมน์ และตัวเลข มีอยู่ชุดเดียว ทั้งสามจึงเพี้ยนออกจากกันไม่ได้

รายการที่เรียกเก็บเงินไม่ได้จะมีเซลล์ว่างในคอลัมน์ที่เรียกเก็บได้ ไม่ใช่เลขศูนย์ เพราะเลขศูนย์จะถูกนำไปรวมในตารางสรุป

หาก “Per-agent evaluation” ของการบันทึกเวลาปิดอยู่ คอลัมน์ “Agent” จะไม่มีในไฟล์ทั้งสาม หากสิทธิ์การใช้งานของคุณกลับไปเป็น Basic รายการที่มีอยู่ยังอ่านได้และส่งออกได้

ลูกค้าไม่เคยเห็นรายการเวลาเลย แม้แต่บนทิกเก็ตของตนเอง

นี่ไม่ใช่การตั้งค่า แต่เป็นการล็อกในเซิร์ฟเวอร์ ไม่มีสวิตช์ใดที่เปิดมันได้

เหตุผลอยู่ในตัวรายการเอง บันทึกย่อเขียนขึ้นเพื่อทีม มันบอกว่าอะไรผิดพลาดไปและการหาต้นเหตุกินเวลานานเท่าใด

ระบบอื่นในแนวเดียวกันก็ทำเช่นนี้ ที่ใดที่เวลาไปถึงลูกค้า มันไปถึงในรูปเอกสาร

นั่นคือหน้าที่ของการส่งออกเป็น PDF มันออกไปพร้อมใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่ไปอยู่บนทิกเก็ตในพอร์ทัลลูกค้า

รายงานแสดงเพิ่มได้ว่าใครบันทึกเวลาไปเท่าใด แต่เป็นค่าจากโรงงานแล้วมันไม่แสดง

เวลาต่อบุคคลคือข้อมูลผลงาน และในหลายบริษัท คณะกรรมการลูกจ้างมีสิทธิ์ร่วมตัดสินใจในเรื่องนี้

สวิตช์ชื่อ “Per-agent evaluation” และอยู่ในการตั้งค่า

ตราบใดที่มันปิดอยู่ เซิร์ฟเวอร์ไม่ส่งตัวเลขออกมาด้วยซ้ำ ตารางนั้นไม่ได้ถูกซ่อน มันไม่มีอยู่

ความต่างนั้นสำคัญ การล็อกที่มีเพียงหน้าจอรู้ ไม่ใช่การล็อก