Tùy chỉnh & quản trị

Ở mục “Settings → Language Settings” bạn chọn công ty mình cung cấp những ngôn ngữ nào. Có 30 ngôn ngữ để chọn.

Tiếng Anh luôn bật và không tắt được. Đó là ngôn ngữ mà hệ thống quay về khi một văn bản chưa có bản dịch.

Sau đó mỗi người dùng tự chọn ngôn ngữ mình làm việc, trong số những ngôn ngữ bạn đã bật, ngay trong menu riêng của họ.

Bản dịch không đi kèm bản cập nhật. Một bản cập nhật mang theo những văn bản tiếng Anh mới; bản dịch cho chúng thì bạn tự cung cấp.

Việc đó diễn ra trong hai bước. Với “Export JSON” bạn tải về một tệp chứa mọi văn bản tiếng Anh nằm cạnh bản dịch hiện có của bạn.

Bạn điền tệp đó theo nhịp của mình rồi nạp lại bằng “Import JSON”. Ô trống thì được bỏ qua, bản dịch đã có thì bị ghi đè.

Những chỗ giữ chỗ như {count} phải sống sót trong bản dịch. Một mục có chỗ giữ chỗ khác với văn bản tiếng Anh sẽ bị từ chối, kể cả khi chỉ thừa ra một chỗ giữ chỗ. Khi đó bản dịch trước vẫn tiếp tục có hiệu lực. Tiếng Anh chỉ hiện ra nếu trước đó chưa có bản dịch nào. Hệ thống cho bạn biết đó là mục nào.

Thẻ “State of your language packs” cho bạn biết, theo từng ngôn ngữ, bạn đang ở đâu. Mọi ngôn ngữ bạn đã bật đều hiện ở đó, kể cả khi chưa có bản dịch. Thẻ cho thấy có bao nhiêu văn bản đã được dịch và nêu bốn trường hợp: đã lỗi thời, chưa dịch, không rõ và hoàn chỉnh. Trường hợp “Unknown” nghĩa là các văn bản đã được nhập vào trước khi có bước kiểm tra này. Lần nhập kế tiếp sẽ làm rõ điều đó.

“Đã lỗi thời” là trường hợp đáng chú ý. Văn bản tiếng Anh đã đổi, bản dịch của bạn vẫn còn đó và giờ nói một điều khác.

Các gói ngôn ngữ có sẵn cho mọi ngôn ngữ được cung cấp miễn phí trên trang “Tải về” của chúng tôi. Bạn nạp chúng bằng “Import JSON”, giống như tệp của chính mình. Bạn cũng có thể sửa tệp trước để cải thiện bản dịch.

Trong ứng dụng, liên kết “Download language packs” trên thẻ “Import translations” đưa bạn thẳng tới trang đó.

Ở mục “Settings → CI Settings” bạn đặt logo, favicon và ba màu của mình.

Logo hiện ở thanh bên, bên dưới logo hệ thống. Khuyến nghị 400 nhân 160 điểm ảnh dưới dạng PNG hoặc SVG với nền trong suốt, tối đa 2 MB. Một tệp SVG có chứa script sẽ bị từ chối khi tải lên. Nếu một lần tải lên thất bại, thông báo sẽ nêu lý do.

Favicon là hình nhỏ trên thẻ của trình duyệt. Khuyến nghị dùng SVG hoặc 64 nhân 64 điểm ảnh.

Ba màu đó là “Primary color”, “Accent color” và “Background color”. Màu thứ nhất tô các nút quan trọng, màu thứ hai tô biểu tượng và phần nhấn mạnh, màu thứ ba tô nền.

Hệ thống tự tính ra màu chữ và màu khi di chuột để chữ vẫn đọc được. Bạn chỉ cung cấp ba màu nền tảng.

Một ô để trống nghĩa là màu dựng sẵn được áp dụng. Khi đó ô vuông bên cạnh hiện màu đen, vì nó không thể hiện “không có màu”. Ghi chú bên dưới nói rõ điều đó.

Phần xem trước bên dưới các ô hiện màu của bạn trước khi bạn lưu. Chỉ “Save” mới làm chúng có hiệu lực cho tất cả mọi người.

“Restore defaults” đưa mọi thứ về như cũ. Việc đó cũng gỡ luôn logo và favicon đã tải lên.

Hệ thống có một giao diện tối và một giao diện sáng. Bạn chuyển đổi trong menu riêng của mình ở cuối thanh bên.

Lựa chọn này thuộc về từng người dùng và được ghi nhớ. Một nhân viên xử lý có thể làm việc ở giao diện sáng trong khi đồng nghiệp làm ở giao diện tối.

Cũng trong menu đó có tình trạng sẵn sàng của bạn, ảnh đại diện, mật khẩu và ngôn ngữ của bạn.

Trên màn hình hẹp, giao diện tự sắp xếp lại. Bảng biến thành các thẻ xếp chồng, và thanh bên gấp lại sau biểu tượng ở góc trên bên trái.

Không có ứng dụng riêng. Địa chỉ vẫn như trên máy tính, và bạn đăng nhập theo đúng cách đó.

Ở mục “Settings → General Settings” bạn tìm thấy thẻ “Date and time format”. Nó nằm ngay sau múi giờ.

Bốn lựa chọn tạo nên cách viết một ngày. “Date order” là thứ tự của ngày, tháng và năm.

“Date separator” là ký tự giữa các con số. Bạn có thể chọn dấu chấm, dấu gạch chéo hoặc dấu gạch nối.

“Clock” là cách xem giờ: 24 giờ, hoặc 12 giờ với AM và PM. “Time separator” là ký tự giữa giờ và phút.

Bên dưới bốn ô đó bạn thấy “This is how it looks”. Nó hiện kết quả trước khi bạn nhấp “Save”.

Thiết lập này áp cho cả bản cài đặt. Nó không phụ thuộc vào ngôn ngữ, và cũng không phụ thuộc vào từng người dùng.

Đó là có chủ ý. Một công ty viết ngày tháng theo một cách, và mọi đồng nghiệp đọc theo cùng cách viết đó.

Thiết lập gốc là ngày, tháng, năm với dấu chấm và cách xem giờ 24 tiếng. Nếu bạn không đổi gì thì không có gì thay đổi.

Cách viết đã chọn áp dụng ở mọi nơi hệ thống hiện một ngày. Điều đó gồm cả ticket, các danh sách, phần nhắc việc và thời gian đã ghi.

Việc xuất dữ liệu thì không bị ảnh hưởng. Ở đó ngày được viết là 2026-08-22, vì các chương trình bảng tính đọc dạng đó một cách chắc chắn.

Những ô để bạn nhập ngày cũng theo thiết lập này. Nhấp vào ô sẽ mở một cuốn lịch, và ngày bạn chọn khi đó hiện ra theo cách viết của bạn. Một ô còn trống thì ghi “Pick a date”.

Trang “Maintenance and incident notices” nằm ở thanh bên. Ở đó bạn viết một thông báo mà mọi người đều thấy.

Thông báo hiện trên trang đăng nhập và ở khắp hệ thống. Nhờ vậy người ta đọc được nó trước cả khi đăng nhập.

Mục đích là tránh những ticket không cần thiết. Ai đã đọc thấy mạng đang hỏng thì không báo lại lần nữa.

Bạn soạn văn bản bằng cách nhấp chuột. Trước tiên hãy nhấp vào ô bạn muốn điền. Nó nhận một viền đỏ, và mọi thứ bạn đánh dấu sau đó sẽ vào ô ấy. Bỏ dấu một khối thì khối đó lại rời khỏi văn bản.

“Title / Subject” hiện ở đầu thông báo. “Body” hiện bên dưới. Nếu bạn gửi thông báo dưới dạng e-mail thì một cái thành dòng chủ đề và cái kia thành nội dung.

Có sẵn những câu mẫu làm khối xây dựng. Bạn có thể thêm câu của riêng mình ở “Text Modules” và thêm các hệ thống cùng dịch vụ của mình ở “Systems / Services”.

Với “Calendar (add date)” và “Time (add time)” bạn chèn một ngày và một giờ. Đó là cách thông báo trước một đợt bảo trì đã lên kế hoạch.

Công tắc “Turn notification on/off” ở phía trên bật và tắt thông báo. Khi bật, tiêu đề và văn bản cũng được lưu theo. Thông báo còn hiện cho tới khi bạn tắt đi. Nếu thông báo đã bật sẵn, một thay đổi trong văn bản chỉ có hiệu lực sau khi bạn nhấp “Save”.

Bên cạnh đó còn một loại thông báo thứ hai. Nếu bạn biến một ticket thành sự cố gộp, nó cũng hiện trên trang đăng nhập và tự biến mất khi ticket được xử lý xong. Công tắc này không áp cho loại đó.

Với “Send as E-Mail” bạn gửi thêm chính văn bản đó tới một danh sách địa chỉ. Đó là phần thuộc về Professional.

Bạn viết thông báo bằng tiếng Anh. Bản dịch của nó đi vào qua trang ngôn ngữ như mọi văn bản khác. Nếu sau đó bạn đổi văn bản tiếng Anh, bản dịch đã nhập sẽ không còn áp dụng. Phải nhập lại bản dịch.

Hệ thống theo dõi dung lượng đĩa trên máy chủ và lên tiếng trước khi đĩa hết chỗ.

Có hai mức. Từ mức đã dùng 90 phần trăm bạn nhận một thông báo, từ 95 phần trăm là một cảnh báo.

Ai lo việc cập nhật thì thấy các con số và thấy phải làm gì. Thường thì những image cũ từ các lần cập nhật trước là phần chiếm chỗ lớn nhất.

Mọi người khác đang đăng nhập thì nhận một câu ngắn và một lời chỉ dẫn tới quản trị viên của họ. Họ chỉ thấy nó từ mức cảnh báo trở đi.

Không có gì trong số này hiện trên trang đăng nhập. Đĩa máy chủ đầy tới đâu thì không phải việc của ai trước khi họ đăng nhập.

Đĩa đầy không chỉ ảnh hưởng tới việc cập nhật. Tệp đính kèm, thư đến, cơ sở dữ liệu và bản sao lưu đều nằm trên cùng một đĩa.

Bạn cũng nhận một thông báo ngay khi dung lượng trống còn dưới 10 GB. Một lần cập nhật cần chừng ấy chỗ và sẽ không bắt đầu nếu ít hơn.

Sau mỗi lần cập nhật thành công, hệ thống xóa image của phiên bản cũ hơn. Phiên bản trước đó được giữ lại để quay lui.

Ở mục “Settings → Updates” bạn thấy phiên bản nào đang chạy và có bản mới hơn hay không.

Nếu có phiên bản mới, những gì nó mang lại được liệt kê bên dưới. Danh sách hiện mọi phiên bản bạn bỏ qua.

Trước khi cập nhật, hệ thống kiểm tra xem còn đủ chỗ trống hay không. Một lần cập nhật cần cả image cũ lẫn image mới cùng lúc, nên nó đòi 10 GB. Nếu không đủ, hệ thống từ chối cập nhật và nói rõ vì sao. Đó là tin tốt hơn so với việc bỏ dở giữa chừng.

Sau đó hệ thống tự tạo một bản sao lưu được mã hóa. Bản này gồm cơ sở dữ liệu, các tệp đính kèm, các kho lưu trữ và các khóa. Nếu cơ sở dữ liệu chạy bên ngoài SMITEY, nó không nằm trong bản sao lưu này.

Nếu việc sao lưu thất bại, quá trình cập nhật dừng lại trước khi có bất cứ thay đổi nào. Cơ sở dữ liệu bên ngoài SMITEY không làm chậm quá trình cập nhật. Hãy sao lưu nó bằng công cụ của riêng bạn.

Hệ thống hỏi trước khi bắt đầu. Trong lúc cập nhật, nó không truy cập được trong vài phút, nên hãy chọn một thời điểm vắng.

Nếu có gì đó trục trặc, hệ thống quay về phiên bản trước và tiếp tục chạy.

Nếu máy chủ của bạn không tới được nguồn cập nhật, hệ thống nói đúng như vậy. Nó không nói rằng bạn đang ở bản mới nhất.

Một bản cập nhật đưa cơ sở dữ liệu lên phiên bản mới thì không áp dụng bằng một nút bấm. Hệ thống cho bạn biết, và ghi chú phát hành nói rõ phải làm gì.

Ở mục “Settings → Archive” bạn đóng gói những ticket đã đóng của một khoảng thời gian vào một tệp. Nhờ vậy khối dữ liệu đang làm việc vẫn nhỏ.

Chỉ những ticket đã đóng mới chuyển đi. Một ticket đã giải quyết chỉ được đưa vào khi nó đã đóng. Việc đó tự diễn ra 24 giờ sau khi ticket được giải quyết. Một ticket còn mở trong cùng khoảng thời gian thì ở lại chỗ cũ.

“Preview” cho bạn biết trước khoảng thời gian đó gồm bao nhiêu ticket. Nó không ghi gì và không đổi gì.

“Create archive” dựng một tệp ZIP. Tệp này chứa các ticket cùng bình luận, lịch sử, trường tùy chỉnh và tệp đính kèm của chúng.

Tệp đó rồi nằm trong danh sách bên dưới, kèm khoảng thời gian, số lượng và kích thước. Bạn có thể dùng một thư mục con nếu muốn sắp theo năm.

Chỉ khi đó bạn mới quyết định các ticket có rời khỏi cơ sở dữ liệu đang chạy hay không. Đó là một bước riêng: “Delete from live DB” trong danh sách “Existing archives”. Riêng việc tạo kho lưu trữ thì không đổi gì cả.

“Restore” mang các ticket từ tệp trở lại. Những ticket mà số của chúng đã tồn tại thì được bỏ qua.

Việc khôi phục cần những nhóm và quy trình mà ticket tham chiếu tới. Sau đó hệ thống báo có bao nhiêu ticket đã quay về và bao nhiêu ticket bị bỏ qua vì đã tồn tại. Nó cũng nêu những lần tham gia của nhóm bị bỏ qua và những công việc thiếu ticket con của chúng. Các chỗ thiếu khác thì không được báo. Một nhóm, danh mục, người dùng hay trạng thái bị thiếu sẽ để trống trên ticket. Bình luận thiếu người dùng của nó và giá trị của các trường tùy chỉnh đã bị xóa thì bị bỏ ra.

“Delete archive file” chỉ xóa tệp. Các ticket trong cơ sở dữ liệu đang chạy thì không bị đụng tới.

Ở mục “Settings → General Settings” bạn tìm thấy các danh sách thả xuống của hệ thống. Mỗi danh sách có thẻ riêng của nó.

Với bộ phận, chức danh và địa điểm còn có thêm đường đi qua một tệp. Cách đó đáng làm khi bạn thêm nhiều mục cùng lúc.

“Export JSON” tải danh sách về. Trên một bản cài đặt mới, việc này cho bạn cái khung rỗng để viết các mục của mình vào.

Tệp chứa một ví dụ cho thấy một mục trông ra sao. Ví dụ đó được bỏ qua khi bạn nạp tệp trở lại.

“Import JSON” tạo ra những gì còn thiếu. Những mục đã có thì được để yên. Một cái tên xuất hiện hai lần trong tệp chỉ được tạo một lần.

Việc đổi tên thì không làm qua tệp được. Các ô trên trang này có sẵn cho việc đó, và dòng ghi chú màu đỏ nói rõ điều ấy. Mục giữ chỗ “None selected or available” thì không đổi tên được. Bạn chỉ dịch nó, trên trang ngôn ngữ.

Bạn dịch các mục sau đó trên trang ngôn ngữ. Tệp chỉ chứa tên tiếng Anh.

Danh mục cũng hoạt động y như vậy. Chúng thuộc về một nhóm, nên chúng nằm trên trang danh mục của nhóm đó.