Προσαρμογή και διαχείριση

Κάτω από τις «Settings → Language Settings» επιλέγετε ποιες γλώσσες προσφέρει η εταιρεία σας. Υπάρχουν 30 στη διάθεσή σας.

Τα αγγλικά είναι πάντα ενεργά και δεν απενεργοποιούνται. Είναι η γλώσσα στην οποία επιστρέφει το σύστημα όταν ένα κείμενο δεν έχει ακόμη μετάφραση.

Στη συνέχεια κάθε χρήστης επιλέγει στο δικό του μενού τη γλώσσα στην οποία εργάζεται, από αυτές που ενεργοποιήσατε.

Οι μεταφράσεις δεν έρχονται με μια ενημέρωση. Μια ενημέρωση φέρνει νέα αγγλικά κείμενα· τη μετάφρασή τους τη δίνετε εσείς.

Αυτό γίνεται σε δύο βήματα. Με το «Export JSON» κατεβάζετε ένα αρχείο που περιέχει κάθε αγγλικό κείμενο δίπλα στην υπάρχουσα μετάφρασή σας.

Συμπληρώνετε αυτό το αρχείο με τον δικό σας ρυθμό και το φορτώνετε ξανά με το «Import JSON». Τα κενά πεδία παραλείπονται, οι υπάρχουσες μεταφράσεις αντικαθίστανται.

Σύμβολα κράτησης θέσης όπως το {count} πρέπει να επιβιώνουν στη μετάφραση. Μια καταχώριση της οποίας τα σύμβολα κράτησης θέσης διαφέρουν από το αγγλικό κείμενο απορρίπτεται, και αυτό ισχύει και για ένα επιπλέον σύμβολο κράτησης θέσης. Τότε μένει ενεργή η προηγούμενη μετάφραση. Τα αγγλικά εμφανίζονται μόνο αν δεν υπήρχε καμία. Το σύστημα σάς λέει ποια καταχώριση ήταν.

Η κάρτα «State of your language packs» σάς λέει, ανά γλώσσα, πού βρίσκεστε. Εκεί εμφανίζεται κάθε γλώσσα που ενεργοποιήσατε, ακόμη και χωρίς μετάφραση. Η κάρτα δείχνει πόσα κείμενα είναι μεταφρασμένα και ονομάζει τέσσερις περιπτώσεις: ξεπερασμένο, μη μεταφρασμένο, άγνωστο και πλήρες. Το «άγνωστο» σημαίνει ότι τα κείμενα εισήχθησαν πριν υπάρξει αυτός ο έλεγχος. Η επόμενη εισαγωγή το ξεκαθαρίζει.

Το «ξεπερασμένο» είναι η περίπτωση που μετράει. Το αγγλικό κείμενο άλλαξε, η μετάφρασή σας είναι ακόμη εκεί και λέει τώρα κάτι άλλο.

Έτοιμα γλωσσικά πακέτα για κάθε γλώσσα θα βρείτε δωρεάν στη σελίδα μας «Λήψεις». Τα φορτώνετε με το «Import JSON», όπως και το δικό σας αρχείο. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε πρώτα το αρχείο, για να βελτιώσετε μια μετάφραση.

Στην εφαρμογή, ο σύνδεσμος «Download language packs» στην κάρτα «Import translations» σας οδηγεί κατευθείαν σε αυτή τη σελίδα.

Κάτω από τις «Settings → CI Settings» ορίζετε το λογότυπό σας, το favicon σας και τρία χρώματα.

Το λογότυπο εμφανίζεται στην πλαϊνή στήλη κάτω από το λογότυπο του συστήματος. Συνιστώνται 400 επί 160 εικονοστοιχεία ως PNG ή SVG με διαφανές φόντο, το πολύ 2 MB. Ένα αρχείο SVG που περιέχει σενάριο εντολών απορρίπτεται κατά το ανέβασμα. Αν ένα ανέβασμα αποτύχει, το μήνυμα αναφέρει τον λόγο.

Το favicon είναι η μικρή εικόνα στην καρτέλα του προγράμματος περιήγησης. Συνιστάται SVG ή 64 επί 64 εικονοστοιχεία.

Τα τρία χρώματα είναι το «Primary color», το «Accent color» και το «Background color». Το πρώτο βάφει τα σημαντικά κουμπιά, το δεύτερο τα εικονίδια και τις επισημάνσεις, το τρίτο το φόντο.

Το σύστημα υπολογίζει μόνο του τα χρώματα του κειμένου και της κατάδειξης, ώστε το κείμενο να μένει ευανάγνωστο. Εσείς δίνετε μόνο τα τρία βασικά χρώματα.

Ένα κενό πεδίο σημαίνει ότι ισχύει το ενσωματωμένο χρώμα. Το τετράγωνο δίπλα του δείχνει τότε μαύρο, επειδή δεν μπορεί να δείξει «κανένα χρώμα». Η σημείωση από κάτω το λέει.

Η προεπισκόπηση κάτω από τα πεδία δείχνει τα χρώματά σας πριν από την αποθήκευση. Μόνο το «Save» τα κάνει να ισχύουν για όλους.

Το «Restore defaults» τα επαναφέρει όλα. Αυτό αφαιρεί και το λογότυπο και το favicon που ανεβάσατε.

Το σύστημα έρχεται με σκούρα και φωτεινή εμφάνιση. Αλλάζετε στο δικό σας μενού στο κάτω μέρος της πλαϊνής στήλης.

Η επιλογή ανήκει σε κάθε χρήστη και απομνημονεύεται. Ένας χειριστής μπορεί να εργάζεται στη φωτεινή ενώ ένας συνάδελφος εργάζεται στη σκούρα.

Το ίδιο μενού περιέχει τη διαθεσιμότητά σας, τη φωτογραφία προφίλ σας, τον κωδικό πρόσβασής σας και τη γλώσσα σας.

Σε στενή οθόνη η διεπαφή αναδιατάσσεται. Ο πίνακας γίνεται κάρτες η μία κάτω από την άλλη, και η πλαϊνή στήλη διπλώνει πίσω από το εικονίδιο πάνω αριστερά.

Δεν υπάρχει ξεχωριστή εφαρμογή. Η διεύθυνση είναι η ίδια όπως στον υπολογιστή, και συνδέεστε με τον ίδιο τρόπο.

Κάτω από τις «Settings → General Settings» βρίσκετε την κάρτα «Date and time format». Βρίσκεται αμέσως μετά τη ζώνη ώρας.

Τέσσερις επιλογές συνθέτουν τον τρόπο γραφής μιας ημερομηνίας. Το «Date order» είναι η σειρά ημέρας, μήνα και έτους.

Το «Date separator» είναι ο χαρακτήρας ανάμεσα στους αριθμούς. Μπορείτε να επιλέξετε την τελεία, την κάθετο ή την παύλα.

Το «Clock» είναι το ρολόι: 24 ώρες ή 12 ώρες με AM και PM. Το «Time separator» είναι ο χαρακτήρας ανάμεσα σε ώρα και λεπτό.

Κάτω από τα τέσσερα πεδία βλέπετε το «This is how it looks». Δείχνει το αποτέλεσμα πριν πατήσετε «Save».

Η ρύθμιση ισχύει για ολόκληρη την εγκατάσταση. Δεν εξαρτάται από τη γλώσσα ούτε από τον μεμονωμένο χρήστη.

Αυτό είναι σκόπιμο. Μία εταιρεία γράφει τις ημερομηνίες με έναν τρόπο, και κάθε συνάδελφος διαβάζει τον ίδιο τρόπο γραφής.

Η εργοστασιακή ρύθμιση είναι ημέρα, μήνας, έτος με τελεία και ρολόι 24 ωρών. Αν δεν αλλάξετε τίποτα, δεν αλλάζει τίποτα.

Ο τρόπος γραφής που επιλέξατε ισχύει παντού όπου το σύστημα δείχνει ημερομηνία. Αυτό περιλαμβάνει το αίτημα, τις λίστες, την επαναφορά και τον καταγεγραμμένο χρόνο.

Οι εξαγωγές δεν επηρεάζονται. Γράφουν μια ημερομηνία ως 2026-08-22, επειδή τα προγράμματα υπολογιστικών φύλλων διαβάζουν αξιόπιστα αυτή τη μορφή.

Τα πεδία στα οποία πληκτρολογείτε ημερομηνία ακολουθούν επίσης τη ρύθμιση. Ένα κλικ στο πεδίο ανοίγει ένα ημερολόγιο, και η επιλεγμένη ημερομηνία εμφανίζεται τότε με τον δικό σας τρόπο γραφής. Ένα κενό πεδίο γράφει «Pick a date».

Η σελίδα «Maintenance and incident notices» βρίσκεται στην πλαϊνή στήλη. Εκεί γράφετε μια ανακοίνωση που τη βλέπουν όλοι.

Η ανακοίνωση εμφανίζεται στη σελίδα σύνδεσης και σε όλο το σύστημα. Έτσι τη διαβάζουν πριν καν συνδεθούν.

Ο σκοπός είναι να αποφευχθούν περιττά αιτήματα. Όποιος διαβάζει ότι το δίκτυο είναι εκτός λειτουργίας δεν το αναφέρει ξανά.

Συνθέτετε το κείμενο με κλικ. Πατήστε πρώτα το πεδίο που θέλετε να συμπληρώσετε. Παίρνει κόκκινο περίγραμμα, και ό,τι επιλέγετε μετά μπαίνει εκεί μέσα. Αν αποεπιλέξετε ένα δομικό στοιχείο, αυτό φεύγει ξανά από το κείμενο.

Το «Title / Subject» εμφανίζεται στο πάνω μέρος της ανακοίνωσης. Το «Body» εμφανίζεται από κάτω. Αν στείλετε την ανακοίνωση και ως email, το ένα γίνεται το θέμα και το άλλο το κείμενο.

Έτοιμες προτάσεις υπάρχουν ως δομικά στοιχεία. Μπορείτε να προσθέσετε δικές σας κάτω από το «Text Modules» και τα συστήματα και τις υπηρεσίες σας κάτω από το «Systems / Services».

Με το «Calendar (add date)» και το «Time (add time)» εισάγετε ημερομηνία και ώρα. Έτσι ανακοινώνετε προγραμματισμένη συντήρηση.

Ο διακόπτης «Turn notification on/off» στο πάνω μέρος ενεργοποιεί και απενεργοποιεί ξανά την ανακοίνωση. Η ενεργοποίηση αποθηκεύει μαζί τον τίτλο και το κείμενο. Η ανακοίνωση μένει ορατή μέχρι να την απενεργοποιήσετε. Αν η ανακοίνωση είναι ήδη ενεργή, μια αλλαγή στο κείμενο ισχύει μόνο με το «Save».

Δίπλα σε αυτήν υπάρχει και ένα δεύτερο είδος ανακοίνωσης. Αν μετατρέψετε ένα αίτημα σε ομαδική βλάβη, εμφανίζεται και αυτό στη σελίδα σύνδεσης και εξαφανίζεται από μόνο του μόλις επιλυθεί το αίτημα. Αυτός ο διακόπτης δεν το αφορά.

Με το «Send as E-Mail» στέλνετε το ίδιο κείμενο και σε μια λίστα διευθύνσεων. Αυτό είναι το μέρος που ανήκει στο Professional.

Γράφετε την ανακοίνωση στα αγγλικά. Η μετάφρασή της έρχεται μέσα από τη σελίδα γλωσσών όπως κάθε άλλο κείμενο. Αν αλλάξετε αργότερα το αγγλικό κείμενο, η εισαγμένη μετάφραση δεν ισχύει πια. Πρέπει να εισαχθεί ξανά.

Το σύστημα παρακολουθεί τον χώρο στον δίσκο του διακομιστή και μιλά πριν αυτός εξαντληθεί.

Υπάρχουν δύο στάδια. Από 90 τοις εκατό χρήσης παίρνετε μια σημείωση, από 95 τοις εκατό μια προειδοποίηση.

Όποιος διαχειρίζεται τις ενημερώσεις βλέπει τους αριθμούς και τι πρέπει να κάνει. Συνήθως οι παλιές εικόνες από προηγούμενες ενημερώσεις είναι το μεγαλύτερο κομμάτι.

Όλοι οι άλλοι που είναι συνδεδεμένοι παίρνουν μια σύντομη πρόταση και μια παραπομπή στον διαχειριστή τους. Τη βλέπουν μόνο από το στάδιο της προειδοποίησης.

Τίποτα από αυτά δεν εμφανίζεται στη σελίδα σύνδεσης. Το πόσο γεμάτος είναι ο δίσκος ενός διακομιστή δεν αφορά κανέναν πριν συνδεθεί.

Ένας γεμάτος δίσκος δεν χτυπά μόνο την ενημέρωση. Τα συνημμένα, η εισερχόμενη αλληλογραφία, η βάση δεδομένων και το αντίγραφο ασφαλείας βρίσκονται όλα στον ίδιο δίσκο.

Παίρνετε επίσης μια σημείωση μόλις μείνουν ελεύθερα λιγότερα από 10 GB. Τόσο χώρο χρειάζεται μια ενημέρωση και με λιγότερο δεν ξεκινά.

Μετά από κάθε επιτυχημένη ενημέρωση το σύστημα αφαιρεί τις εικόνες των παλαιότερων εκδόσεων. Η προηγούμενη έκδοση μένει για επαναφορά.

Κάτω από τις «Settings → Updates» βλέπετε ποια έκδοση τρέχει και αν υπάρχει νεότερη.

Αν υπάρχει νέα έκδοση, παρατίθεται από κάτω τι φέρνει. Η λίστα δείχνει κάθε έκδοση που παρακάμπτετε.

Πριν από την ενημέρωση το σύστημα ελέγχει ότι υπάρχει αρκετός ελεύθερος χώρος. Μια ενημέρωση χρειάζεται ταυτόχρονα την παλιά και τη νέα εικόνα, γι' αυτό ζητά 10 GB. Αν δεν υπάρχει αρκετός, το σύστημα αρνείται την ενημέρωση και λέει γιατί. Αυτό είναι καλύτερο νέο από το να τα παρατήσει στα μισά.

Μετά παίρνει μόνο του κρυπτογραφημένο αντίγραφο ασφαλείας. Καλύπτει τη βάση δεδομένων, τα συνημμένα, τα αρχεία και τα κλειδιά. Αν η βάση δεδομένων τρέχει εκτός SMITEY, δεν ανήκει σε αυτό το αντίγραφο.

Αν το αντίγραφο ασφαλείας αποτύχει, η ενημέρωση σταματά πριν αλλάξει οτιδήποτε. Μια βάση δεδομένων εκτός SMITEY δεν καθυστερεί την ενημέρωση. Δημιουργήστε αντίγραφο ασφαλείας της με τα δικά σας εργαλεία.

Το σύστημα ρωτά πριν ξεκινήσει. Κατά την ενημέρωση είναι απροσπέλαστο για λίγα λεπτά, οπότε επιλέξτε ήσυχη ώρα.

Αν κάτι πάει στραβά, το σύστημα επιστρέφει στην προηγούμενη έκδοση και συνεχίζει να λειτουργεί.

Αν ο διακομιστής σας δεν φτάνει στην πηγή ενημερώσεων, το σύστημα το λέει ακριβώς. Δεν ισχυρίζεται τότε ότι είστε ενημερωμένοι.

Μια ενημέρωση που μεταφέρει τη βάση δεδομένων σε νέα έκδοση δεν εφαρμόζεται με το πάτημα ενός κουμπιού. Το σύστημα σάς το λέει, και οι σημειώσεις έκδοσης λένε τι πρέπει να γίνει.

Κάτω από τις «Settings → Archive» πακετάρετε τα κλειστά αιτήματα μιας περιόδου σε ένα αρχείο. Έτσι το σύνολο εργασίας μένει μικρό.

Μετακινούνται μόνο κλειστά αιτήματα. Ένα αίτημα που επιλύθηκε μπαίνει μόνο όταν κλείσει. Αυτό γίνεται από μόνο του 24 ώρες μετά την επίλυσή του. Ένα ανοιχτό αίτημα της ίδιας περιόδου μένει εκεί που είναι.

Το «Preview» σάς λέει από πριν πόσα αιτήματα καλύπτει η περίοδος. Δεν γράφει τίποτα και δεν αλλάζει τίποτα.

Το «Create archive» φτιάχνει ένα αρχείο ZIP. Περιέχει τα αιτήματα με τα σχόλιά τους, το ιστορικό τους, τα προσαρμοσμένα πεδία τους και τα συνημμένα τους.

Το αρχείο βρίσκεται μετά στη λίστα από κάτω, με περίοδο, πλήθος και μέγεθος. Είναι δυνατός ένας υποφάκελος, αν θέλετε να αρχειοθετείτε ανά έτος.

Μόνο τότε αποφασίζετε αν τα αιτήματα φεύγουν από τη βάση δεδομένων που τρέχει. Αυτό είναι ξεχωριστό βήμα: «Delete from live DB» στη λίστα «Existing archives». Η δημιουργία του αρχείου από μόνη της δεν αλλάζει τίποτα.

Το «Restore» φέρνει τα αιτήματα πίσω από το αρχείο. Τα αιτήματα των οποίων ο αριθμός υπάρχει ήδη παραλείπονται.

Μια αποκατάσταση χρειάζεται τις ομάδες και τις ροές εργασίας στις οποίες παραπέμπει ένα αίτημα. Στη συνέχεια το σύστημα αναφέρει πόσα αιτήματα επέστρεψαν και πόσα παρέλειψε επειδή υπήρχαν ήδη. Κατονομάζει επίσης τις συμμετοχές ομάδων που παραλείφθηκαν και τις εργασίες χωρίς το υποαίτημά τους. Άλλα κενά δεν αναφέρονται. Μια ομάδα, κατηγορία, χρήστης ή κατάσταση που λείπει μένει κενή στο αίτημα. Τα σχόλια χωρίς τον χρήστη τους και οι τιμές διαγραμμένων προσαρμοσμένων πεδίων παραλείπονται.

Το «Delete archive file» διαγράφει μόνο το αρχείο. Τα αιτήματα στη βάση δεδομένων που τρέχει μένουν ανέγγιχτα.

Κάτω από τις «Settings → General Settings» βρίσκετε τις αναπτυσσόμενες λίστες του συστήματος. Κάθε λίστα έχει τη δική της καρτέλα.

Για τα τμήματα, τις θέσεις και τις τοποθεσίες υπάρχει και ο δρόμος μέσω αρχείου. Αυτό αποδίδει όταν προσθέτετε πολλές καταχωρίσεις ταυτόχρονα.

Το «Export JSON» κατεβάζει τη λίστα. Σε μια φρέσκια εγκατάσταση σάς δίνει την άδεια δομή, μέσα στην οποία γράφετε τις καταχωρίσεις σας.

Το αρχείο περιέχει ένα παράδειγμα που δείχνει πώς μοιάζει μια καταχώριση. Παραλείπεται όταν φορτώνετε ξανά το αρχείο.

Το «Import JSON» δημιουργεί ό,τι λείπει. Οι υπάρχουσες καταχωρίσεις μένουν ανέγγιχτες. Ένα όνομα που εμφανίζεται δύο φορές στο αρχείο δημιουργείται μία φορά.

Η μετονομασία δεν γίνεται μέσω του αρχείου. Γι' αυτό υπάρχουν τα πεδία σε αυτή τη σελίδα, και η κόκκινη σημείωση το λέει. Το σύμβολο κράτησης θέσης «None selected or available» δεν μετονομάζεται. Μόνο το μεταφράζετε, στη σελίδα γλωσσών.

Τις καταχωρίσεις τις μεταφράζετε στη συνέχεια στη σελίδα γλωσσών. Το αρχείο περιέχει το αγγλικό όνομα.

Οι κατηγορίες λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο. Ανήκουν σε μια ομάδα, οπότε βρίσκονται στη σελίδα κατηγοριών εκείνης της ομάδας.