Ομάδες και χρήστες

Οι ομάδες βρίσκονται κάτω από τις «Settings → Teams». Αριστερά είναι η λίστα, δεξιά οι ρυθμίσεις της ομάδας που πατήσατε. Ο αριθμός πίσω από το όνομα είναι το πλήθος των μελών της.

Μια νέα ομάδα παίρνει το όνομά της στο πεδίο «Team name». Από κάτω, το «Copy categories from» σάς αφήνει να επιλέξετε μια υπάρχουσα ομάδα, ώστε η νέα ομάδα να ξεκινά με τις ίδιες κύριες κατηγορίες και υποκατηγορίες. Το «Create team» τη δημιουργεί.

Η πρώτη ομάδα είναι η ομάδα που βλέπουν οι πελάτες σας. Κάθε επόμενη ομάδα είναι εξειδικευμένη ομάδα πίσω από αυτήν. Το να ζητάτε από κάποιον που αναφέρει να επιλέξει μόνος του το σωστό τμήμα είναι υπερβολή: υποβάλλει στην πρώτη ομάδα, και από εκεί παραδίδεται παρακάτω.

Μπορείτε να το αλλάξετε οποιαδήποτε στιγμή. Η κάρτα «Customer permissions» αποφασίζει ανά ομάδα τι επιτρέπεται να κάνουν εκεί οι πελάτες. Έχει δύο διακόπτες: «Can create new tickets and see their own tickets» και «Can see their own tickets of this team in the dashboard and in reports». Μόλις ένας από αυτούς είναι ενεργός, οι πελάτες βλέπουν την ομάδα. Μόνο όταν είναι και οι δύο ανενεργοί η ομάδα δεν εμφανίζεται καθόλου σε έναν πελάτη.

Η κάρτα «Agent Permissions» ισχύει για τους χειριστές αυτής της ομάδας. Έχει τρεις διακόπτες: διαχείριση αιτημάτων, διαχείριση κατηγοριών και προβολή των αναφορών αυτής της ομάδας. Χωρίς τον πρώτο, ένας χειριστής δεν μπορεί ούτε να δημιουργεί, ούτε να επεξεργάζεται, ούτε να σχολιάζει αιτήματα σε αυτή την ομάδα, ούτε να ανεβάζει συνημμένα. Χωρίς τον δεύτερο, η καταχώριση για τις κατηγορίες της ομάδας εξαφανίζεται από την πλαϊνή του στήλη. Χωρίς τον τρίτο, οι αναφορές αφήνουν έξω αυτή την ομάδα. Κάθε αλλαγή καταγράφεται στο «Audit log» της ομάδας.

Η κάρτα «Agents» περιέχει τα μέλη. Παρά τον τίτλο, μέσα βρίσκονται και οι πελάτες της ομάδας. Ο επιλογέας από πάνω και το «Add Agent» προσθέτουν κάποιον, το «Remove» τον βγάζει. Όποιος προστίθεται ή αφαιρείται πρέπει να αποσυνδεθεί και να συνδεθεί ξανά μία φορά.

Το «Default e-mail language» είναι η γλώσσα στην οποία γράφει αυτή η ομάδα. Ισχύει όταν ένας κανόνας αλληλογραφίας επιλέγει «Team default language».

Ο διακόπτης «Active» βγάζει μια ομάδα εκτός λειτουργίας. Εξαφανίζεται από την πλαϊνή στήλη και από κάθε επιλογέα. Με αυτό δεν διαγράφεται.

Το «Delete» αφαιρεί μια ομάδα μόνο όσο δεν είναι ακόμη ανοιχτό κανένα αίτημα. Αλλιώς το σύστημα ονομάζει τον λόγο και δεν κάνει τίποτα.

Η κάρτα «Audit log» καταγράφει κάθε αλλαγή στην ομάδα, με όνομα και ώρα.

Το Basic λειτουργεί με μία ομάδα. Το Professional δεν έχει όριο.

Οι λογαριασμοί βρίσκονται κάτω από το «User management». Η λίστα δείχνει το όνομα και το όνομα σύνδεσης, τη διεύθυνση email, την ομάδα με το τμήμα από κάτω, και τον ρόλο.

Το «New user» ανοίγει τη φόρμα. Το όνομα, το επώνυμο, το όνομα σύνδεσης και η διεύθυνση email είναι υποχρεωτικά. Πάνω από αυτά έρχεται ένας κωδικός πρόσβασης. Με το Professional μπορείτε αντί γι' αυτόν να βάλετε το τικ «Send login details by e-mail».

Με αυτό το τικ δεν ορίζετε κωδικό πρόσβασης. Ο νέος χρήστης παίρνει ένα μήνυμα με το όνομα σύνδεσής του και έναν σύνδεσμο περιορισμένης χρονικής ισχύος και ορίζει τον δικό του κωδικό. Το σύστημα δεν στέλνει ποτέ κωδικούς πρόσβασης.

Ο ρόλος αποφασίζει όλα τα υπόλοιπα. Το «Admin» και το «Agent» είναι και τα δύο προσωπικό και μετρούν στην ίδια δεξαμενή. Ένας διαχειριστής μπορεί εξαρχής να κάνει περισσότερα. Σχεδόν κάθε μεμονωμένο δικαίωμα αλλάζει· οι εξαιρέσεις βρίσκονται στην κάρτα «Ρόλοι και το σχέδιο δικαιωμάτων». Μόνο ένας διαχειριστής μπορεί να δώσει ή να αφαιρέσει τον ρόλο «Admin». Αυτό ισχύει και για τον δικό του λογαριασμό. Το «Edit user» αλλάζει μόνο την ομάδα που εμφανίζεται στη φόρμα. Οι ομάδες στις οποίες προστέθηκε το πρόσωπο με το «Add Agent» μένουν όπως είναι.

Το Basic έρχεται με δύο θέσεις προσωπικού. Το πώς τις μοιράζετε είναι δικό σας: ένας διαχειριστής και ένας χειριστής ή δύο διαχειριστές. Οι πελάτες δεν μετρούν, είναι απεριόριστοι και στις δύο εκδόσεις.

Όταν κάποιος φεύγει, πατήστε το σύμβολο αρχειοθέτησης στη γραμμή του. Ο λογαριασμός κλειδώνεται, ώστε να μην μπορεί πια να συνδεθεί.

Ένας κλειδωμένος λογαριασμός μετακινείται στην προβολή «Archived» και φέρει εκεί την ένδειξη «locked». Δεν είναι πια ορατός στην προβολή «Active».

Ένας κλειδωμένος λογαριασμός δεν καταλαμβάνει πια θέση προσωπικού και δεν εμφανίζεται σε κανέναν επιλογέα «Assign to». Τα αιτήματα που έχουν ήδη ανατεθεί κρατούν τον χειριστή τους και το όνομά του.

Στην προβολή «Archived» το ίδιο κουμπί λέγεται «Restore» και ελευθερώνει ξανά τον λογαριασμό. Στο Basic αυτό χρειάζεται πάλι ελεύθερη θέση.

Το σύμβολο του κλειδιού επαναφέρει έναν κωδικό πρόσβασης. Η διαγραμμένη ασπίδα επαναφέρει τη σύνδεση δύο παραγόντων. Ο νέος κωδικός εμφανίζεται τότε μία φορά στην οθόνη. Δεν αποστέλλεται πουθενά.

Η επαναφορά του κωδικού πρόσβασης ή της σύνδεσης δύο παραγόντων αίρει μόνο το σύντομο κλείδωμα μετά από αποτυχημένες προσπάθειες. Ένας αρχειοθετημένος λογαριασμός μένει κλειδωμένος. Δεν λαμβάνει ούτε πρόσκληση ούτε μήνυμα επαναφοράς, και μόνο το «Restore» τον φέρνει πίσω.

Η αρχειοθέτηση αναιρείται οποιαδήποτε στιγμή. Αν κάποιος έφυγε οριστικά, διαγράψτε επιπλέον τον λογαριασμό με το σύμβολο του κάδου «Delete account». Ο χρόνος έως την αυτόματη ανωνυμοποίηση μετρά μόνο από τη διαγραφή.

Οι πελάτες είναι απεριόριστοι στο Basic και στο Professional. Δεν καταλαμβάνουν θέση προσωπικού.

Ένας λογαριασμός πελάτη προκύπτει με τρεις τρόπους. Τον δημιουργείτε εσείς κάτω από το «User management»· με το Professional μπορείτε ταυτόχρονα να προσκαλέσετε το πρόσωπο με μήνυμα. Ο δεύτερος τρόπος είναι η αυτοεγγραφή. Ο τρίτος είναι η πρώτη σύνδεση μέσω SSO ή καταλόγου, η οποία δημιουργεί τον λογαριασμό από μόνη της.

Ο διακόπτης γι' αυτό βρίσκεται κάτω από τις «Settings → Security» στην κάρτα «Self-registration». Εξαρχής είναι απενεργοποιημένος. Ενεργοποιημένος, εμφανίζεται στη σελίδα σύνδεσης ένας σύνδεσμος «Register».

Όποιος εγγράφεται μόνος του παίρνει πάντα τον ρόλο «Customer». Κανένας άλλος ρόλος δεν μοιράζεται από αυτόν τον δρόμο.

Με το Professional, ένας πελάτης που εγγράφηκε μόνος του λαμβάνει μετά το καλωσόρισμα ένα δεύτερο μήνυμα. Με τον σύνδεσμο που περιέχει επιβεβαιώνει τη διεύθυνσή του. Μέχρι τότε ο λογαριασμός του φέρει στη λίστα τη σημείωση «not confirmed».

Μπορείτε επίσης να επιβεβαιώσετε μια διεύθυνση εσείς. Στο Basic αυτός είναι ο μόνος τρόπος, επειδή το Basic δεν στέλνει αλληλογραφία. Η γραμμή του λογαριασμού δείχνει τότε ένα κουμπί με εικονίδιο φακέλου: «Mark email as confirmed». Κάντε το μόνο αν γνωρίζετε ότι η διεύθυνση ανήκει στο πρόσωπο.

Για ένα εσωτερικό helpdesk είναι καλύτερα να αφήσετε τον διακόπτη ήσυχο. Αλλιώς όποιος γνωρίζει τη διεύθυνση δημιουργεί λογαριασμό.

Ένας πελάτης βλέπει μόνο τις δικές του υποθέσεις. Αυτές είναι τα αιτήματα που δημιούργησε ο ίδιος. Σε αυτά προστίθενται τα αιτήματα που δημιούργησε ένας χειριστής ή ένα email για την επιβεβαιωμένη διεύθυνσή του. Ένα αίτημα που δημιουργεί άλλος πελάτης με τη διεύθυνσή του μένει κρυφό από αυτόν. Αν δύο λογαριασμοί έχουν την ίδια διεύθυνση, βλέπουν και οι δύο αυτά τα αιτήματα.

Αν η διεύθυνσή του δεν έχει επιβεβαιωθεί ακόμη, πάνω από τη λίστα αιτημάτων του υπάρχει μια ειδοποίηση. Με το «Send confirmation email» ζητά ξανά τον σύνδεσμο. Η ειδοποίηση εμφανίζεται μόνο αν το σύστημα μπορεί να στέλνει αλληλογραφία.

Η πλαϊνή του στήλη είναι σύντομη: τα αιτήματά του, ένα νέο αίτημα, η βάση γνώσης. Δεν βλέπει ποτέ καμία ρύθμιση. Αν ο διακόπτης της ομάδας «Can see their own tickets of this team in the dashboard and in reports» είναι ενεργός, η πλαϊνή του στήλη περιέχει επίσης τον πίνακα ελέγχου και τις αναφορές.

Το τι επιτρέπεται να κάνει σε μια ομάδα ορίζεται στην ομάδα. Μόνο όταν είναι ανενεργοί και οι δύο διακόπτες πελατών, εκείνη η ομάδα δεν υπάρχει γι' αυτόν.

Ένα πρόσωπο μπορεί να σας ρωτήσει ποια δεδομένα αποθηκεύετε γι’ αυτό. Η εξαγωγή δεδομένων τα συγκεντρώνει όλα σε ένα αρχείο ZIP.

Την ξεκινάτε στο «User management». Κάθε γραμμή έχει ένα σύμβολο αρχείου με βέλος και την υπόδειξη «Export personal data». Ανοίγει την εξαγωγή για αυτόν τον λογαριασμό.

Μερικά πρόσωπα δεν έχουν λογαριασμό. Σας έγραψαν μόνο, ή ένας χειριστής δημιούργησε ένα αίτημα με τη διεύθυνσή τους. Γι’ αυτά υπάρχει στο πάνω μέρος της σελίδας το «Export by e-mail address». Πληκτρολογήστε εκεί τη διεύθυνση και πατήστε «Search». Η αναζήτηση λειτουργεί με λογαριασμό ή διεύθυνση, ποτέ με όνομα.

Η αναζήτηση με διεύθυνση βρίσκει λιγότερα από την αναζήτηση με λογαριασμό. Βρίσκει μόνο τα σημεία όπου είναι αποθηκευμένη η ίδια η διεύθυνση, για παράδειγμα ως αιτών σε ένα αίτημα ή ως αποστολέας ενός email. Η αναζήτηση με λογαριασμό βρίσκει επιπλέον όλα όσα συνδέονται με τον λογαριασμό. Αν η διεύθυνση ανήκει σε λογαριασμό, ο διάλογος το λέει και προσφέρει το «Use this account». Μετά δείχνει το όνομα του προσώπου και τη διεύθυνση email του λογαριασμού.

Πριν κατεβάσετε οτιδήποτε, ο διάλογος δείχνει τι βρήκε, μετρημένο ανά περιοχή. Περιοχές είναι για παράδειγμα τα αιτήματα, οι καταχωρίσεις χρόνου, οι έρευνες ικανοποίησης και η καταγραφή ασφαλείας. Αν δεν βρει τίποτα, εμφανίζει «No data found for this person.» και δεν προσφέρει λήψη. Αν η διεύθυνση ανήκει σε λογαριασμό και δεν έχει δικά της ευρήματα, ο διάλογος δεν δείχνει ευρήματα και δεν προσφέρει λήψη. Δείχνει το πλαίσιο με το «Use this account». Οι διαχειριστές βλέπουν από κάτω και την περιοχή «Anonymize». Την εξηγεί η κάρτα «Ανωνυμοποίηση προσώπων».

Το «Download» δημιουργεί το αρχείο ZIP. Περιέχει ένα αρχείο JSON ανά περιοχή, ώστε τα δεδομένα να διαβάζονται από μηχανή. Μαζί έρχονται τα αρχεία όλων των συνημμένων που βρέθηκαν. Το «overview.html» δείχνει το κύριο περιεχόμενο σε ευανάγνωστη μορφή. Εκεί, σε κάθε αίτημα αναφέρεται γιατί περιλαμβάνεται («Why this ticket is included»). Το «README.txt» είναι γραμμένο για το πρόσωπο και εξηγεί τι περιέχει το αρχείο.

Ένα αίτημα που αφορά το πρόσωπο περιλαμβάνεται ολόκληρο. Σε αυτό ανήκουν και σχόλια και αλλαγές άλλων προσώπων. Οι εσωτερικές σημειώσεις περιλαμβάνονται επίσης και είναι επισημασμένες ως εσωτερικές. Αν το πρόσωπο απάντησε με email σε αίτημα άλλου προσώπου, αυτό το αίτημα φέρει την ένδειξη «Replied by e-mail to someone else’s ticket». Περιλαμβάνεται επίσης ένα αίτημα στο οποίο το πρόσωπο έκανε την τελευταία αλλαγή. Στη γραμμή «Why this ticket is included» αναφέρεται τότε «Last person to change the ticket».

Γι’ αυτό ελέγξτε την εξαγωγή πριν την παραδώσετε. Καλύψτε δεδομένα άλλων προσώπων όπου χρειάζεται. Ο διάλογος σας το υπενθυμίζει. Το «README.txt» δεν περιέχει αυτή την υπενθύμιση, επειδή πηγαίνει στο πρόσωπο.

Τα αιτήματα που μεταφέρθηκαν σε αρχειοθήκη δεν αναζητούνται. Ελέγξτε τις αρχειοθήκες σας χωριστά. Και αυτό σας το υπενθυμίζει ο διάλογος.

Οι κωδικοί πρόσβασης και τα κλειδιά της σύνδεσης δύο παραγόντων δεν αποτελούν μέρος της εξαγωγής.

Κάθε λήψη καταγράφεται: ποιος την ξεκίνησε, για ποιο πρόσωπο και πότε. Η καταγραφή δεν περιέχει τίποτα από το περιεχόμενο της εξαγωγής. Η αναζήτηση πριν από αυτήν δεν καταγράφεται.

Ένας χειριστής που παίρνει το δικαίωμα χρειάζεται επιπλέον το «Users: manage accounts». Διαφορετικά δεν φτάνει στη σελίδα «User management». Το δικαίωμα δεν μπορεί ποτέ να δοθεί στον ρόλο «Customer».

Η περιοχή «Survey consents and unsubscribes» περιέχει κάθε συγκατάθεση και κάθε απεγγραφή για την έρευνα ικανοποίησης, με ημερομηνία, κανάλι και αίτημα. Το «overview.html» δείχνει το πλήρες ιστορικό σε ξεχωριστή ενότητα. Αν το πρόσωπο ανωνυμοποιήθηκε μετά από απεγγραφή, η εξαγωγή με τη διεύθυνσή του βρίσκει την απεγγραφή που απομένει. Η στήλη «E-mail address» γράφει τότε «Anonymized (address removed)».

Ορισμένα δεδομένα δεν πρέπει να μένουν για πάντα. Όταν κάποιος φεύγει από την εταιρεία σας ή ένα πρόσωπο ζητά να διαγράψετε τα δεδομένα του, το ανωνυμοποιείτε. Το όνομα και η διεύθυνση email αντικαθίστανται τότε από ένα σύμβολο κράτησης θέσης όπως «Anonymized user 3». Τα αιτήματα μένουν. Οι αναφορές, οι προθεσμίες, οι καταχωρίσεις χρόνου και οι τιμές ικανοποίησης εξακολουθούν να μετρούν.

Κάθε πρόσωπο παίρνει τον δικό του αριθμό. Δύο καταχωρίσεις με τον ίδιο αριθμό προέρχονται από το ίδιο πρόσωπο. Η διεύθυνση email γίνεται «anonymized-3@anonymized.invalid». Σε τέτοια διεύθυνση δεν μπορεί να παραδοθεί κανένα μήνυμα, γι’ αυτό το σύστημα την παραλείπει κατά την αποστολή. Το σύμβολο κράτησης θέσης αποθηκεύεται στα αγγλικά και μένει αγγλικό σε κάθε γλώσσα.

Υπάρχουν δύο δρόμοι. Ο αυτόματος δρόμος ανωνυμοποιεί διαγραμμένους λογαριασμούς μετά από ορισμένο αριθμό μηνών. Ο άμεσος δρόμος ανωνυμοποιεί ένα μεμονωμένο πρόσωπο αμέσως, για παράδειγμα μετά από αίτημα διαγραφής.

Τον αυτόματο δρόμο τον βρίσκετε στο «Settings → Security», στην κάρτα «Data protection». Ο διακόπτης «Anonymize deleted users automatically» είναι από προεπιλογή απενεργοποιημένος. Δίπλα στο «after» εισάγετε τον αριθμό των μηνών. Επιτρέπονται από 1 έως 120, η προεπιλογή είναι 36. Το «Save» αποθηκεύει έναν αλλαγμένο αριθμό.

Ο χρόνος μετρά από την ημέρα που διαγράφηκε ένας λογαριασμός. Το σύστημα ελέγχει κάθε δέκα λεπτά αν οφείλεται μια εκτέλεση. Εκτελείται μία φορά την ημέρα, στον πρώτο έλεγχο μετά τις 03:00 στη ζώνη ώρας που έχει οριστεί στο «Settings → General Settings». Σε αυτή την εκτέλεση ανωνυμοποιείται κάθε διαγραμμένος λογαριασμός του οποίου ο χρόνος έληξε.

Όταν ενεργοποιείτε τον διακόπτη, ανοίγει πρώτα ένα παράθυρο. Αναφέρει τους διαγραμμένους χρήστες που θα ανωνυμοποιήσει η επόμενη εκτέλεση, τον καθένα με την ημέρα διαγραφής. Πληκτρολογήστε ANONYMIZE στο πεδίο και πατήστε «Confirm». Μόνο τότε ο διακόπτης είναι ενεργός. Αν σε αυτή τη ζώνη ώρας έχει ήδη περάσει η ώρα 03:00, η πρώτη εκτέλεση ακολουθεί σε περίπου δέκα λεπτά.

Το ίδιο παράθυρο εμφανίζεται όταν μειώνετε τον αριθμό των μηνών με τον διακόπτη ενεργό. Η απενεργοποίηση δεν χρειάζεται επιβεβαίωση.

Ο χρόνος αρχίζει μόνο όταν διαγραφεί ένας λογαριασμός. Η αρχειοθέτηση δεν αρκεί. Ένας αρχειοθετημένος λογαριασμός είναι απλώς κλειδωμένος και μπορεί να επιστρέψει οποιαδήποτε στιγμή, για παράδειγμα μετά από γονική άδεια. Για να διαγράψετε έναν λογαριασμό, πατήστε το σύμβολο του κάδου «Delete account» στη γραμμή του στο «User management».

Ένα παράθυρο λέει από πριν τι ακολουθεί. Αν η αυτόματη ανωνυμοποίηση είναι ενεργή, αναφέρει τον αριθμό των μηνών. Ένας διαγραμμένος λογαριασμός εμφανίζεται στην προβολή «Archived» με την ετικέτα «Deleted». Το σύμβολο «Restore account» τον επαναφέρει. Για διαχειριστές και χειριστές, το Basic χρειάζεται γι’ αυτό μια ελεύθερη θέση. Αν ο λογαριασμός διαγραφεί ξανά αργότερα, ο χρόνος ξεκινά από την αρχή.

Ο δικός σας λογαριασμός δεν έχει σύμβολο κάδου. Λογαριασμό διαχειριστή μπορεί να διαγράψει ή να αρχειοθετήσει μόνο ένας διαχειριστής. Ο τελευταίος ενεργός διαχειριστής δεν μπορεί ούτε να διαγραφεί ούτε να αρχειοθετηθεί.

Όταν λοιπόν κάποιος έφυγε οριστικά, διαγράψτε τον λογαριασμό και μην τον αρχειοθετείτε μόνο. Ένας λογαριασμός που είναι αρχειοθετημένος πάνω από έναν χρόνο δείχνει στη γραμμή του ένα σύμβολο ημερολογίου. Η επεξήγησή του σας υπενθυμίζει να διαγράψετε τον λογαριασμό.

Ο άμεσος δρόμος βρίσκεται στον διάλογο της εξαγωγής δεδομένων, στην περιοχή «Anonymize» κάτω από τα ευρήματα. Ανοίγετε τον διάλογο από τη γραμμή ενός λογαριασμού ή με το «Export by e-mail address» για πρόσωπο χωρίς λογαριασμό.

Αν η διεύθυνση ανήκει σε λογαριασμό, πατήστε πρώτα «Use this account». Μόνο έτσι ανωνυμοποιείται και ο ίδιος ο λογαριασμός. Μια εκτέλεση μόνο με τη διεύθυνση αντικαθιστά τη διεύθυνση εκεί όπου είναι αποθηκευμένη και αφήνει τον λογαριασμό όπως είναι.

Πληκτρολογήστε ANONYMIZE στο πεδίο και πατήστε «Anonymize». Ένας ενεργός λογαριασμός διαγράφεται πρώτα και μετά ανωνυμοποιείται. Ο δικός σας λογαριασμός δεν μπορεί να ανωνυμοποιηθεί. Ούτε ο τελευταίος ενεργός διαχειριστής.

Μετά η γραμμή φέρει την ετικέτα «Anonymized». Ένας τέτοιος λογαριασμός δεν μπορεί πια να επεξεργαστεί, να επαναφερθεί ή να ενεργοποιηθεί ξανά. Μένει μόνο η εξαγωγή δεδομένων. Μπορείτε να εκτελέσετε ξανά την ανωνυμοποίηση. Ο αριθμός μένει ίδιος, και καλύπτονται και τα δεδομένα που επαναφέρθηκαν στο μεταξύ.

Το πλαίσιο ελέγχου «Also clear the content of tickets this person requested» πάει πιο μακριά. Ο αριθμός στην παρένθεση είναι το πλήθος αυτών των αιτημάτων. Τα κείμενά τους αδειάζουν και τα συνημμένα τους διαγράφονται. Τα αιτήματα άλλων στα οποία το πρόσωπο απλώς απάντησε μόνο ανωνυμοποιούνται.

Ελέγξτε πρώτα τις υποχρεώσεις διατήρησης που έχετε. Στη Γερμανία, για παράδειγμα, οι επαγγελματικές επιστολές πρέπει να φυλάσσονται έξι χρόνια. Ο διάλογος σας το υπενθυμίζει. Ο αυτόματος δρόμος μόνο ανωνυμοποιεί. Δεν αδειάζει ποτέ περιεχόμενο.

Αν ένα αρχείο δεν μπόρεσε να διαγραφεί από τον διακομιστή, ο διάλογος αναφέρει πόσα. Η εκτέλεση θεωρείται παρ’ όλα αυτά ολοκληρωμένη. Το σύστημα δεν ξαναδοκιμάζει από μόνο του.

Κάθε εκτέλεση καταγράφεται με την ώρα, τον αριθμό του συμβόλου κράτησης θέσης και ό,τι άλλαξε. Στον άμεσο δρόμο η καταγραφή αναφέρει επίσης ποιος την ξεκίνησε. Δεν περιέχει ούτε το όνομα ούτε τη διεύθυνση email του προσώπου.

Η ανωνυμοποίηση απαιτεί το δικαίωμα «Anonymize people». Από προεπιλογή το έχουν μόνο οι διαχειριστές. Μόνο ένας διαχειριστής μπορεί να το χρησιμοποιήσει. Δεν μπορεί ποτέ να δοθεί στον ρόλο «Customer». Ο διάλογος της εξαγωγής δεδομένων απαιτεί επιπλέον το «Data export (data subject request)».

Το σύστημα κρατά προσωπικά δεδομένα μόνο όσο χρειάζεται. Ένα πρόσωπο ανωνυμοποιείται όταν αποχωρεί ή όταν το ζητήσει. Αποχώρηση σημαίνει διαγραμμένος λογαριασμός ή εξωτερική επαφή με την οποία δεν υπάρχει επικοινωνία εδώ και πολύ καιρό. Ένα αίτημα το διεκπεραιώνετε στο παράθυρο εξαγωγής δεδομένων με το «Anonymize».

Τα ίδια τα αιτήματα δεν έχουν χρονικό όριο. Το περιεχόμενό τους διατηρεί τον σκοπό του, για παράδειγμα ως ιστορικό πελάτη. Οι αναφορές και οι καταχωρίσεις χρόνου συνεχίζουν να μετρούν.

Όλα τα χρονικά όρια βρίσκονται στο «Settings → Security», στην κάρτα «Data protection». Έχει τρία μπλοκ: «Deleted accounts», «External contacts» και «Security log retention». Κάθε μπλοκ έχει έναν διακόπτη, ένα χρονικό όριο και «Save». Το μπλοκ «Security log retention» έχει δύο διακόπτες και δύο χρονικά όρια. Κάτω από αυτά βρίσκεται το «Archives». Μετά από μια επαναφορά προστίθεται το «Restore from a backup» μόλις γίνει η επόμενη εκτέλεση στις 03:00. Μέχρι τότε η κάρτα δείχνει τη σημείωση «… will be applied again tonight at 03:00.» Το πρώτο μπλοκ το εξηγεί η κάρτα «Ανωνυμοποίηση προσώπων». Εκεί υπάρχει και το υπόδειγμα κειμένου για την πολιτική απορρήτου σας. Κάτω από την περιγραφή της κάρτας «Data protection» βρίσκεται ο σύνδεσμος «Data protection guide for operators». Ο οδηγός περιέχει πρότυπα για το αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας, τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα και μια πολιτική διατήρησης και διαγραφής.

Κάτω από κάθε μπλοκ υπάρχει μια γραμμή «Last run». Αναφέρει την ημερομηνία και την ώρα της τελευταίας νυχτερινής εκτέλεσης και πόσα πρόσωπα ή εγγραφές χειρίστηκε. Το «0 done» σημαίνει ότι δεν υπήρχε τίποτα να γίνει. Το «Not run yet» εμφανίζεται όσο η εργασία δεν έχει αποτέλεσμα. Αν ένας διακόπτης είναι απενεργοποιημένος, η εργασία του δεν εκτελείται.

Αν η γραμμή είναι πορτοκαλί, η εργασία δεν τα ολοκλήρωσε όλα. Με το «skipped» αναφέρει πόσα πρόσωπα, εγγραφές ή αρχεία παραλείφθηκαν. Στο «Archives» πρόκειται για κλειδωμένα ή κατεστραμμένα αρχεία. Με το «failed» απέτυχε ολόκληρη η εργασία. Η πρόταση που ακολουθεί λέει τι να κάνετε. Αν γράφει «Details are in the server log.», διαβάστε το αρχείο καταγραφής του διακομιστή. Σε Linux το δείχνει η εντολή «sudo podman logs container-backend-1». Αν αναφέρει το κλειδί ανωνυμοποίησης, ακολουθήστε την ενότητα «Όταν το κλειδί δεν διαβάζεται» πιο κάτω. Ό,τι παραλείφθηκε, το ξαναδοκιμάζει η επόμενη νυχτερινή εκτέλεση.

Υπάρχουν τρεις ρόλοι: «Admin», «Agent» και «Customer». Δεν δημιουργούνται άλλοι. Αυτό που είναι ελεύθερο είναι σχεδόν κάθε μεμονωμένο δικαίωμα· οι εξαιρέσεις αναφέρονται πιο κάτω.

Αυτούς τους τρεις τους βρίσκετε κάτω από τις «Settings → General Settings» στην καρτέλα «Role». Δεν μετονομάζονται.

Το τι επιτρέπεται να κάνει ένας ρόλος βρίσκεται αλλού: κάτω από τις «Settings → Security» στην κάρτα «Permission concept».

Κάθε γραμμή είναι μία λειτουργία, κάθε στήλη ένας ρόλος. Ένα τικ την επιτρέπει. Κάτω από το όνομα στέκεται το εσωτερικό κλειδί· δεν το χρειάζεστε για να δουλέψετε με τη σελίδα.

Η λίστα είναι μεγάλη. Εκτείνεται από τη διαχείριση χρηστών, μέσα από την πρόσβαση στις επιμέρους σελίδες ρυθμίσεων, μέχρι την καταγραφή χρόνου.

Η στήλη «Agent Team» είναι η ειδική περίπτωση. Γίνεται χρησιμοποιήσιμη μόνο όταν στην ίδια γραμμή είναι επιλεγμένο το τικ «Agent». Επιλέξτε εκεί μια ομάδα και το δικαίωμα ισχύει μόνο για τους χειριστές εκείνης της ομάδας.

Από τον ρόλο «Admin» δεν αφαιρείται κανένα δικαίωμα. Το τικ επανέρχεται μετά την αποθήκευση. Έτσι κανείς δεν μπορεί να κλειδωθεί έξω από το ίδιο του το σύστημα. Μόνο ένας διαχειριστής μπορεί να αλλάξει τον πίνακα. Αυτό ισχύει για κάθε ρύθμιση στη σελίδα «Security». Οποιοσδήποτε άλλος επιτρέπεται να ανοίξει τη σελίδα τη βλέπει μόνο για ανάγνωση. Έξι δικαιώματα δεν μπορούν ποτέ να δοθούν στον ρόλο «Customer»: «Users: manage accounts», «Data export (data subject request)», «Anonymize people», «Security log», «Settings: Security» και «Settings: Single sign-on».

Με το «Save» η αλλαγή ισχύει αμέσως. Όποιος επηρεάζεται το αντιλαμβάνεται στο επόμενο κλικ του.

Τρεις λίστες περιγράφουν το πρόσωπο και όχι το αίτημα: τμήμα, θέση και τοποθεσία.

Δημιουργούνται κάτω από τις «Settings → General Settings» στην κάρτα «Drop-down lists». Ο χειρισμός είναι ο ίδιος και για τις τρεις.

Αντιστοιχίζονται στον λογαριασμό. Στη φόρμα κάτω από το «User management» τα πεδία λέγονται «Department», «Position» και «Location».

Στη λίστα χρηστών το τμήμα στέκεται κάτω από την ομάδα. Η θέση και η τοποθεσία φαίνονται στη φόρμα του λογαριασμού.

Η τοποθεσία έχει και δεύτερη χρήση. Υπάρχει ένα πεδίο «Location» πάνω στο αίτημα, και αντλεί από την ίδια λίστα.

Καθεμία από τις τρεις λίστες έχει μία καταχώριση που δεν διαγράφεται. Λέγεται «None selected or available» και φέρει την ένδειξη «Mandatory».

Αν διαγράψετε μια άλλη καταχώριση, όλοι όσοι την έφεραν μετακινούνται σε αυτό το σύμβολο κράτησης θέσης. Έτσι κανείς δεν μένει να δείχνει σε κάτι που έφυγε.

Εδώ δεν μεταφράζετε, αλλά μονομιάς στη σελίδα μεταφράσεων. Το αγγλικό όνομα είναι η άγκυρα από την οποία κρέμονται οι μεταφράσεις.