Penyesuaian & administrasi

Di bawah “Settings → Language Settings” Anda memilih bahasa apa saja yang ditawarkan perusahaan Anda. Ada 30 bahasa yang dapat dipilih.

Bahasa Inggris selalu aktif dan tidak dapat dimatikan. Itulah bahasa yang dipakai sistem sebagai cadangan bila sebuah teks belum memiliki terjemahan.

Setelah itu setiap pengguna memilih bahasa yang ia pakai bekerja, dari bahasa yang Anda aktifkan, di menunya sendiri.

Terjemahan tidak ikut datang bersama pembaruan. Sebuah pembaruan membawa teks bahasa Inggris yang baru; terjemahannya Anda sediakan sendiri.

Hal itu berjalan dalam dua langkah. Dengan “Export JSON” Anda mengunduh sebuah berkas yang memuat setiap teks bahasa Inggris berdampingan dengan terjemahan Anda yang sudah ada.

Berkas itu Anda isi sesuai kecepatan Anda sendiri lalu Anda muat kembali dengan “Import JSON”. Bidang kosong dilewati, terjemahan yang sudah ada ditimpa.

Penampung seperti {count} harus bertahan dalam terjemahannya. Entri yang penampungnya berbeda dari teks bahasa Inggris ditolak, termasuk bila ada penampung tambahan. Terjemahan sebelumnya lalu tetap aktif. Bahasa Inggris hanya muncul bila belum ada terjemahan. Sistem memberi tahu Anda entri yang mana.

Kartu “State of your language packs” memberi tahu Anda, per bahasa, sejauh mana keadaannya. Setiap bahasa yang Anda aktifkan muncul di sana, bahkan tanpa terjemahan. Kartu itu menunjukkan berapa banyak teks yang sudah diterjemahkan dan menyebut empat keadaan: kedaluwarsa, belum diterjemahkan, tidak diketahui, dan lengkap. Keadaan “Unknown” berarti teksnya diimpor sebelum pemeriksaan ini ada. Impor berikutnya menuntaskannya.

“Kedaluwarsa” adalah keadaan yang penting. Teks bahasa Inggrisnya berubah, terjemahan Anda masih ada dan kini mengatakan hal yang berbeda.

Paket bahasa siap pakai untuk setiap bahasa tersedia gratis di halaman “Unduhan” kami. Anda memuatnya dengan “Import JSON”, sama seperti berkas Anda sendiri. Anda juga dapat menyunting berkasnya terlebih dahulu untuk memperbaiki terjemahan.

Di dalam aplikasi, tautan “Download language packs” pada kartu “Import translations” membawa Anda langsung ke halaman itu.

Di bawah “Settings → CI Settings” Anda menyetel logo Anda, favicon Anda, dan tiga warna.

Logonya muncul di bilah sisi, di bawah logo sistem. Disarankan 400 kali 160 piksel sebagai PNG atau SVG dengan latar transparan, paling besar 2 MB. Berkas SVG yang memuat skrip ditolak saat diunggah. Bila sebuah unggahan gagal, pesannya menyebutkan alasannya.

Favicon adalah gambar kecil di tab peramban. Disarankan SVG atau 64 kali 64 piksel.

Ketiga warna itu adalah “Primary color”, “Accent color”, dan “Background color”. Yang pertama mewarnai tombol penting, yang kedua ikon dan sorotan, yang ketiga latar belakang.

Sistem menghitung sendiri warna teks dan warna saat kursor melintas agar teksnya tetap terbaca. Anda hanya menyediakan ketiga warna dasarnya.

Bidang kosong berarti warna bawaan yang berlaku. Kotak di sebelahnya lalu menampilkan hitam, karena ia tidak dapat menampilkan “tanpa warna”. Catatan di bawahnya mengatakan hal itu.

Pratinjau di bawah bidang-bidang itu menampilkan warna Anda sebelum Anda menyimpan. Hanya “Save” yang membuatnya berlaku bagi semua orang.

“Restore defaults” mengembalikan semuanya. Hal itu juga menghapus logo dan favicon yang telah diunggah.

Sistem hadir dengan tampilan gelap dan tampilan terang. Anda beralih di menu Anda sendiri di bagian bawah bilah sisi.

Pilihan itu milik masing-masing pengguna dan diingat. Seorang agen dapat bekerja dalam tampilan terang sementara rekannya bekerja dalam tampilan gelap.

Menu yang sama memuat ketersediaan Anda, foto profil Anda, kata sandi Anda, dan bahasa Anda.

Pada layar sempit, antarmukanya menata ulang dirinya. Tabelnya berubah menjadi kartu bertumpuk, dan bilah sisinya terlipat di balik ikon di kiri atas.

Tidak ada aplikasi terpisah. Alamatnya sama seperti di desktop, dan Anda masuk dengan cara yang sama.

Di bawah “Settings → General Settings” Anda menemukan kartu “Date and time format”. Kartu itu berada tepat di belakang zona waktu.

Empat pilihan menyusun cara sebuah tanggal dituliskan. “Date order” adalah urutan hari, bulan, dan tahun.

“Date separator” adalah karakter di antara angka-angkanya. Anda dapat memilih titik, garis miring, atau tanda hubung.

“Clock” adalah jamnya: 24 jam, atau 12 jam dengan AM dan PM. “Time separator” adalah karakter di antara jam dan menit.

Di bawah keempat bidang itu Anda melihat “This is how it looks”. Ia menampilkan hasilnya sebelum Anda mengklik “Save”.

Pengaturan ini berlaku untuk seluruh pemasangan. Ia tidak bergantung pada bahasa, dan tidak pada masing-masing pengguna.

Hal itu disengaja. Satu perusahaan menulis tanggal dengan satu cara, dan setiap rekan membaca cara penulisan yang sama.

Pengaturan pabriknya adalah hari, bulan, tahun dengan titik dan jam 24 jam. Bila Anda tidak mengubah apa pun, tidak ada yang berubah.

Cara penulisan yang dipilih berlaku di setiap tempat sistem menampilkan sebuah tanggal. Termasuk di tiketnya, di daftarnya, di tindak lanjutnya, dan di waktu yang dicatat.

Ekspor tidak terpengaruh. Ekspor menulis tanggal sebagai 2026-08-22, karena program lembar kerja membaca bentuk itu dengan andal.

Bidang tempat Anda memasukkan tanggal juga mengikuti pengaturan ini. Klik pada bidang itu membuka kalender, dan tanggal yang dipilih lalu muncul dalam cara penulisan Anda. Bidang yang kosong bertuliskan “Pick a date”.

Halaman “Maintenance and incident notices” berada di bilah sisi. Di sana Anda menulis pengumuman yang dilihat semua orang.

Pengumuman itu muncul di halaman masuk dan di seluruh sistem. Jadi orang membacanya bahkan sebelum mereka masuk.

Tujuannya adalah menghindari tiket yang tidak perlu. Orang yang membaca bahwa jaringannya sedang mati tidak akan melaporkannya lagi.

Anda menyusun teksnya dengan mengklik. Klik dulu bidang yang ingin Anda isi. Bidang itu mendapat bingkai merah, dan segala yang Anda centang sesudahnya masuk ke sana. Hapus centang sebuah balok susun, dan balok itu keluar lagi dari teksnya.

“Title / Subject” tampil di bagian atas pengumuman. “Body” tampil di bawahnya. Bila Anda mengirim pengumuman itu sebagai email, yang satu menjadi subjeknya dan yang lain menjadi isinya.

Kalimat siap pakai tersedia sebagai balok susun. Anda dapat menambahkan milik Anda sendiri di bawah “Text Modules”, dan sistem serta layanan Anda di bawah “Systems / Services”.

Dengan “Calendar (add date)” dan “Time (add time)” Anda menyisipkan sebuah tanggal dan sebuah waktu. Begitulah cara mengumumkan pemeliharaan yang direncanakan.

Sakelar “Turn notification on/off” di bagian atas menyalakan dan mematikan pengumuman itu kembali. Saat sakelar dinyalakan, judul dan teksnya ikut tersimpan. Pengumuman itu bertahan sampai Anda mematikannya. Bila pengumuman sudah menyala, perubahan pada teksnya baru berlaku dengan “Save”.

Ada jenis pengumuman kedua di sebelahnya. Bila Anda mengubah sebuah tiket menjadi insiden kelompok, pengumuman itu juga muncul di halaman masuk dan hilang dengan sendirinya begitu tiketnya selesai. Sakelar ini tidak berlaku untuknya.

Dengan “Send as E-Mail” Anda juga mengirim teks yang sama ke sebuah daftar alamat. Itulah bagian yang termasuk dalam Professional.

Anda menulis pengumumannya dalam bahasa Inggris. Terjemahannya masuk melalui halaman bahasa seperti setiap teks lainnya. Bila Anda mengubah teks bahasa Inggrisnya sesudahnya, terjemahan yang diimpor tidak berlaku lagi. Terjemahan itu harus diimpor kembali.

Sistem mengawasi ruang diska di server dan angkat bicara sebelum ruangnya habis.

Ada dua tahap. Sejak 90 persen terpakai Anda mendapat pemberitahuan, sejak 95 persen sebuah peringatan.

Siapa yang mengurus pembaruan melihat angkanya dan apa yang harus dilakukan. Biasanya image lama dari pembaruan sebelumnya adalah bagian terbesarnya.

Semua orang lain yang sedang masuk mendapat satu kalimat singkat dan petunjuk ke administratornya. Mereka baru melihatnya sejak tahap peringatan.

Tidak satu pun dari ini muncul di halaman masuk. Seberapa penuh diska sebuah server bukan urusan siapa pun sebelum ia masuk.

Diska yang penuh tidak hanya mengenai pembaruannya. Lampiran, surat masuk, basis data, dan cadangannya semua tinggal di diska yang sama.

Anda juga mendapat pemberitahuan begitu ruang kosong kurang dari 10 GB. Pembaruan membutuhkan ruang sebesar itu dan tidak dimulai jika kurang.

Setelah setiap pembaruan yang berhasil, sistem menghapus image dari versi yang lebih lama. Versi sebelumnya tetap disimpan untuk rollback.

Di bawah “Settings → Updates” Anda melihat versi mana yang berjalan dan apakah ada versi yang lebih baru.

Bila ada versi baru, apa yang dibawanya tercantum di bawah. Daftarnya menampilkan setiap versi yang Anda lewati.

Sebelum pembaruan, sistem memeriksa bahwa ruang bebasnya cukup. Sebuah pembaruan memerlukan image lama dan image baru pada saat yang sama, jadi ia meminta 10 GB. Bila tidak cukup, sistem menolak pembaruannya dan mengatakan alasannya. Itu kabar yang lebih baik daripada menyerah di tengah jalan.

Lalu sistem membuat cadangan terenkripsi sendiri. Cadangan itu mencakup basis data, lampiran, arsip, dan kuncinya. Bila basis data berjalan di luar SMITEY, basis data itu bukan bagian dari cadangan ini.

Bila pencadangan gagal, pembaruan berhenti sebelum ada yang diubah. Basis data di luar SMITEY tidak menahan pembaruan. Cadangkan dengan alat Anda sendiri.

Sistem bertanya sebelum ia mulai. Selama pembaruan ia tidak dapat dicapai selama beberapa menit, jadi pilihlah waktu yang tenang.

Bila ada yang keliru, sistem kembali ke versi sebelumnya dan terus berjalan.

Bila server Anda tidak dapat mencapai sumber pembaruannya, sistem mengatakan tepat hal itu. Ia lalu tidak mengaku bahwa Anda sudah mutakhir.

Pembaruan yang memindahkan basis data ke versi baru tidak diterapkan dengan sekali tekan tombol. Sistem memberi tahu Anda, dan catatan rilisnya menyebutkan apa yang harus dilakukan.

Di bawah “Settings → Archive” Anda mengemas tiket yang sudah ditutup dari suatu periode ke dalam sebuah berkas. Hal itu menjaga kumpulan kerja tetap kecil.

Hanya tiket yang sudah ditutup yang berpindah. Tiket yang sudah terselesaikan baru ikut setelah ditutup. Hal itu terjadi dengan sendirinya 24 jam setelah tiket itu terselesaikan. Tiket yang masih terbuka pada periode yang sama tetap di tempatnya.

“Preview” memberi tahu Anda lebih dulu berapa tiket yang tercakup periode itu. Ia tidak menulis apa pun dan tidak mengubah apa pun.

“Create archive” membangun sebuah berkas ZIP. Berkas itu memuat tiketnya beserta komentarnya, riwayatnya, bidang khususnya, dan lampirannya.

Berkas itu lalu berada di daftar di bawah, lengkap dengan periode, jumlah, dan ukurannya. Subfolder dimungkinkan bila Anda ingin memberkaskan per tahun.

Baru setelah itu Anda memutuskan apakah tiketnya meninggalkan basis data yang berjalan. Itu langkah tersendiri: “Delete from live DB” di daftar “Existing archives”. Membuat arsipnya saja tidak mengubah apa pun.

“Restore” membawa tiketnya kembali dari berkas itu. Tiket yang nomornya sudah ada akan dilewati.

Pemulihan memerlukan tim dan alur kerja yang dirujuk sebuah tiket. Sesudahnya sistem melaporkan berapa tiket yang kembali dan berapa yang dilewatinya karena sudah ada. Sistem juga menyebut keikutsertaan tim yang dilewati dan tugas yang tidak disertai subtiketnya. Celah lain tidak dilaporkan. Tim, kategori, pengguna, atau status yang tidak ada dibiarkan kosong pada tiketnya. Komentar tanpa penggunanya dan nilai bidang khusus yang sudah dihapus tidak disertakan.

“Delete archive file” hanya menghapus berkasnya. Tiket di basis data yang berjalan tidak tersentuh.

Di bawah “Settings → General Settings” Anda menemukan daftar pilihan milik sistem. Setiap daftar punya tabnya sendiri.

Untuk departemen, jabatan, dan lokasi tersedia juga jalur melalui sebuah berkas. Hal itu terbayar ketika Anda menambahkan banyak entri sekaligus.

“Export JSON” mengunduh daftarnya. Pada pemasangan yang baru, hal ini memberi Anda struktur kosong untuk menuliskan entri Anda.

Berkas itu memuat sebuah contoh yang menunjukkan seperti apa sebuah entri. Contoh itu dilewati ketika Anda memuat berkasnya kembali.

“Import JSON” membuat apa yang belum ada. Entri yang sudah ada dibiarkan apa adanya. Nama yang muncul dua kali di berkasnya dibuat satu kali.

Mengganti nama tidak berjalan melalui berkas itu. Bidang di halaman ini yang tersedia untuk hal itu, dan catatan merahnya mengatakan demikian. Penampung “None selected or available” tidak dapat diganti nama. Anda hanya menerjemahkannya, di halaman bahasa.

Entrinya Anda terjemahkan sesudahnya di halaman bahasa. Berkas itu memuat nama bahasa Inggrisnya.

Kategori berjalan dengan cara yang sama. Kategori milik sebuah tim, jadi ia tinggal di halaman kategori tim itu.