Pencatatan waktu per tiket

Pencatatan waktu mati sebagai pengaturan pabrik. Selama ia mati, tidak ada bidang dan tidak ada kolom. Kartu “Time spent” di laporannya lalu hanya muncul bila ada waktu yang dicatat dalam periode yang dipilih.

Bidang yang mati akan lebih buruk daripada tidak ada bidang sama sekali, jadi fiturnya menghilang sepenuhnya alih-alih berdiri di sana dalam keadaan redup.

Sakelarnya berada di bawah “Settings → General” pada kartu “Time tracking per ticket” dan bernama “Enable time tracking”.

Setiap tim lalu ikut serta. Untuk mengecualikan satu tim, Anda mematikannya pada tim itu sendiri, di bawah “Settings → Teams” pada kotak “Team details”.

Perusahaan dengan tim TI internal dan tim yang berhadapan dengan pelanggan sering hanya memerlukannya untuk tim yang kedua.

Bila Anda mematikan pencatatan waktu lagi kemudian, entri yang sudah ada tetap dapat dibaca dan diekspor — entri itu adalah dasar penagihan, bukan kenyamanan. Tidak ada yang baru yang dapat dicatat. Entri yang sudah ada lalu juga tidak dapat diubah atau dihapus lagi.

Tiketnya membawa kartu bernama “Time spent”. “Log time” membuka masukannya.

Tombol cepat berada di sebelah bidangnya: satu klik pada “30m” mencatat tiga puluh menit. Tombol mana yang muncul disetel di pengaturannya.

Bidang “Duration” juga menerima masukan bebas: “90” adalah sembilan puluh menit, “1.5h” adalah satu setengah jam, dan begitu pula “1h 30m”. Angka tanpa satuan selalu berarti menit.

Masukan yang tidak sepenuhnya dipahami sistem akan ditolak. “1h in the evening” tidak menjadi entri satu jam — ia menjadi pesan galat.

Di “What for (optional)” Anda menulis untuk apa waktunya. Teks itu ikut masuk ke ekspornya dan tidak muncul di riwayat tiketnya.

Beberapa agen mencatat waktu pada tiket yang sama. Setiap entri membawa harinya, catatannya, dan nama orang yang mengerjakannya.

Waktu dicatat pada sebuah hari, bukan pada sebuah jam. Untuk itu masukannya punya bidang tanggal yang dimulai dengan hari ini; untuk mengisi hari kemarin, Anda memilih hari sebelumnya di sana. Hari di masa depan tidak diterima. Sebuah jam akan mengaku ketelitian yang tidak dimiliki masukannya.

Untuk sesi yang panjang tersedia stopwatch pada tiketnya: “Start timer” menjalankannya, “Pause” menahannya.

Stopwatchnya tidak pernah membuat entri atas inisiatifnya sendiri. Ia mengusulkan waktu yang berlalu, dan tidak ada yang tersimpan sampai Anda menekan tombol “Log …” yang menyebut waktunya. Yang dicatat adalah waktu yang benar-benar berjalan.

Ia menggantikan hitungan di kepala, bukan pengetahuan. Tanpanya fiturnya tetap lengkap, karena mengetik nilainya adalah jalur yang sebenarnya.

Membuka tiket lain menjeda stopwatch yang berjalan, dan tiket baru itu memberi tahu Anda stopwatchnya melekat pada tiket mana. Bila masih ada waktu yang belum dicatat menunggu di tiket lain dan Anda memulai stopwatch di sini, aplikasinya bertanya dulu. Pertanyaan “Start timer” menawarkan “Log …” untuk waktu di tiket lain itu, “Discard”, dan “Cancel”. Pertanyaan itu muncul mulai satu menit waktu yang berlalu.

Jendela yang tersembunyi bukan sebuah istirahat. Stopwatchnya terus berjalan bila Anda sekadar mengklik ke tempat lain.

Terhadap stopwatch yang dibiarkan berjalan semalaman ada waktu jalan maksimum. Nilainya dibatasi, tidak pernah dibuang, dan agennya diberi tahu.

Stopwatchnya mati sebagai pengaturan pabrik. Anda menemukannya di pengaturan di bawah “Stopwatch on the ticket”.

Setiap entri membawa sakelar “Billable”. Waktunya dicatat satu kali, dan sakelarnya menentukan apakah waktu itu masuk ke fakturnya.

Karena itu tiketnya dapat menampilkan dua total: segala yang dicatat di kiri, jumlah yang dapat ditagih di kanan. Total kedua hanya muncul bila berbeda dari yang pertama.

Tidak ada jenis tersendiri untuk kebijaksanaan. Kebijaksanaan, pekerjaan garansi, dan pengerjaan ulang internal disebut dengan nama yang berbeda di setiap perusahaan, dan sistem hanya mengenal satu pembedaan yang menjadi tempat bergantungnya uang.

Beginilah Anda mencatat kebijaksanaan: masukkan waktunya seperti biasa, matikan “Billable”, lalu tulis alasannya di catatannya.

Entrinya lalu terlihat membawa “not billable”. Menitnya tetap ada di total yang dicatat, karena pekerjaannya memang terjadi.

Siapa yang sama sekali tidak mencatat waktunya kehilangan justru angka yang kelak menjelaskan mengapa seorang pelanggan ditagih sedikit sekali.

Bila sebagian besar pekerjaan Anda tidak dapat ditagih, balikkan nilai bawaannya dengan sakelar “New entries are billable by default”.

Sebagai pengaturan pabrik, semuanya ditagih sampai ke menit. Siapa yang menagih dalam seperempat jam menyetel dua nilai.

“Rounding increment (minutes)” adalah langkahnya. Setiap entri dibulatkan ke atas ke kelipatan berikutnya.

“Minimum per entry (minutes)” adalah lantainya. Setiap entri ditagih dengan sedikitnya nilai ini.

Keduanya bekerja satu demi satu: lantainya dulu, lalu langkahnya. Dengan lantai 20 dan langkah 15, lima menit menjadi tiga puluh, karena hasilnya harus memenuhi keduanya.

Di bawah kedua bidang itu berdiri kalimat contoh dengan nilai Anda sendiri. Kalimat itu dihitung, bukan diklaim.

Hanya nilai yang ditagih yang pernah dibulatkan, dan hanya per entri — tidak pernah totalnya. Dua entri kecil karena itu dibulatkan ke atas dua kali.

Waktu yang dicatat tetap tak tersentuh. Mengubah pembulatannya kemudian tidak memalsukan data lama, karena nilainya dihitung ketika ia ditampilkan.

Anda melihat keduanya pada entrinya: di tempat pembulatan mengubah nilainya, hasilnya berdiri di sebelahnya dalam kurung.

Penyedia jasa sering tidak menghendaki tiket ditutup tanpa waktu yang dicatat. Ada sakelar untuk itu.

Sakelar itu bernama “Require a time entry before resolving or closing” dan mati sebagai pengaturan pabrik.

Sakelar itu hanya berlaku ketika seseorang mengubah statusnya, dan hanya bagi orang yang boleh mencatat waktu. Sakelar itu juga berlaku ketika sebuah templat balasan menetapkan status pada satu tiket. Agen tanpa entri mendapat sebuah pesan dan tiketnya tetap terbuka.

Penutupan otomatis, penggabungan, dan aksi massal tidak pernah dihalangi. Bila tidak, akan ada tiket yang tidak dapat ditutup siapa pun lagi.

Ini adalah sakelar paling berbahaya dari seluruh fitur ini. Aktifkan hanya setelah tim Anda benar-benar mencatat waktu setiap kali.

Daftar tiket mendapat kolom “Time” yang menampilkan berapa banyak yang sudah dicatat pada sebuah kasus.

Anda tidak mengaktifkannya. Kolom itu muncul begitu pencatatan waktu aktif. Hanya agen dan administrator yang melihatnya. Anda dapat menghapusnya dari daftar Anda dengan “Columns”.

Pada jendela yang sempit, kolom itu termasuk yang pertama gugur lagi. Daftarnya lalu mempertahankan kolom yang tanpanya sebuah tiket tidak dapat ditemukan.

Waktu yang hanya berdiri pada satu tiket bukan dasar untuk sebuah faktur. Karena itu halaman laporan membawa kartu “Time spent”. Hanya orang yang memiliki izin “Time tracking: see the report” yang melihat kartu itu.

Empat angka berada di bagian atas: yang dicatat, yang ditagih, jumlah entrinya, dan jumlah tiket yang membawa waktu sama sekali.

Angka terakhir itu adalah yang terpenting setelah totalnya. Empat puluh jam pada tiga dari lima ratus tiket bukanlah sebuah penilaian — itu adalah tiga agen yang menjadi satu-satunya pencatat.

Di bawahnya menyusul rinciannya: menurut pemohon, menurut tim, menurut kategori, dan menurut hari.

Di samping itu menyusul satu tabel per bidang khusus. Itulah jalan menuju penagihan menurut perusahaan atau pusat biaya: Anda membuat sebuah bidang khusus, mengisinya pada tiketnya, dan laporannya mengelompokkan menurut bidang itu.

Periode di bagian atas halaman berlaku untuk hari pekerjaannya dilakukan. Pekerjaan bulan Juli pada tiket bulan Juni karena itu berdiri di laporan bulan Juli.

Sebuah catatan di bawah tombol ekspornya patut ditanggapi serius: angka itu berasal dari entri yang dibuat manusia dan dari aturan pembulatan Anda. Angka itu adalah dasar kerja, bukan faktur yang sudah diaudit.

Tiga tombol berada di bawah kartunya. Ketiganya menyerahkan entri satuannya, bukan total dari halamannya. Isinya tepat entri yang cocok dengan saringan Anda.

Ini adalah dua penerima, bukan tiga format berkas. “Export entries (CSV)” dan “Export entries (Excel)” pergi ke bagian keuangan: keduanya lengkap dan tidak pernah dipangkas.

“Export entries (PDF)” adalah dokumen untuk seorang manusia. Dokumen itu pergi kepada pelanggan sebagai lampiran fakturnya. PDF-nya tidak punya kolom untuk catatan.

PDF-nya dibatasi pada 20.000 entri, dan dokumennya sendiri mengatakan demikian. Tidak ada yang membaca faktur dengan baris lebih banyak dari itu.

Ketiga berkasnya dibangun dari sumber yang sama: saringan, pembulatan, kolom, dan angkanya ada satu kali, sehingga ketiganya tidak dapat bergeser satu sama lain.

Entri yang tidak dapat ditagih memiliki sel kosong di kolom yang dapat ditagih, bukan angka nol. Angka nol akan ikut dijumlahkan di tabel pivot.

Bila “Per-agent evaluation” pada pencatatan waktu mati, kolom “Agent” tidak ada di ketiga berkas. Bila lisensi Anda kembali ke Basic, entri yang sudah ada tetap dapat dibaca dan diekspor.

Seorang pelanggan tidak pernah melihat entri waktunya, bahkan pada tiketnya sendiri pun tidak.

Ini bukan sebuah pengaturan melainkan sebuah kunci di server. Tidak ada sakelar yang membukanya.

Alasannya ada pada entrinya sendiri: catatannya ditulis untuk timnya. Catatan itu menyebut apa yang keliru dan berapa lama pencarian penyebabnya berlangsung.

Sistem lain sejenis melakukan hal yang sama. Di tempat waktunya sampai kepada pelanggan, waktu itu sampai sebagai sebuah dokumen.

Untuk itulah ekspor PDF-nya ada: dokumen itu dikirim bersama fakturnya dan bukan ke tiketnya di portal pelanggan.

Laporannya dapat menampilkan tambahan siapa mencatat berapa. Sebagai pengaturan pabrik ia tidak melakukannya.

Waktu per orang adalah data kinerja, dan di banyak perusahaan dewan karyawan punya suara di dalamnya.

Sakelarnya bernama “Per-agent evaluation” dan berada di pengaturannya.

Selama sakelar itu mati, server bahkan tidak menyerahkan angkanya. Tabelnya bukan disembunyikan — tabel itu tidak ada.

Bedanya penting. Kunci yang hanya diketahui tampilannya bukanlah sebuah kunci.