Evidencia času pri tikete

Evidencia času je ako výrobné nastavenie vypnutá. Kým je vypnutá, nie je tu žiadne pole ani stĺpec. Karta „Time spent“ vo výkaze sa potom objaví iba vtedy, keď bol vo zvolenom období zapísaný čas.

Mŕtve pole by bolo horšie než žiadne, takže funkcia úplne zmizne, namiesto toho aby tam stála zošednutá.

Prepínač je pod „Settings → General“ na karte „Time tracking per ticket“ a volá sa „Enable time tracking“.

Potom sa zúčastňuje každý tím. Ak chcete niektorý vynechať, vypnete to pri samotnom tíme, pod „Settings → Teams“ v rámčeku „Team details“.

Firma s interným tímom IT a s tímom pre zákazníkov ju často potrebuje iba pri tom druhom.

Ak evidenciu času neskôr zase vypnete, existujúce záznamy zostanú čitateľné a exportovateľné — sú podkladom na fakturáciu, nie pohodlím. Nové sa zapísať nedajú. Existujúce záznamy sa potom tiež nedajú meniť ani mazať.

Tiket nesie kartu „Time spent“. Cez „Log time“ otvoríte zadávanie.

Vedľa poľa sedia rýchle tlačidlá: jedno kliknutie na „30m“ zapíše tridsať minút. Ktoré tlačidlá sa objavia, sa nastavuje v nastaveniach.

Pole „Duration“ prijme aj voľné zadanie: „90“ je deväťdesiat minút, „1.5h“ je hodina a pol a to isté je „1h 30m“. Číslo bez jednotky sú vždy minúty.

Zadanie, ktorému systém úplne nerozumie, sa odmietne. Z „1h in the evening“ nevznikne záznam na jednu hodinu — vznikne chybové hlásenie.

Do „What for (optional)“ napíšete, na čo čas bol. Text putuje do exportu a v histórii tiketu sa neobjaví.

Na ten istý tiket zapisuje čas viac riešiteľov. Každý záznam nesie svoj deň, svoju poznámku a meno človeka, ktorý prácu urobil.

Čas sa zapisuje na deň, nie na hodinu. Zadanie má na to pole s dátumom, ktoré začína dneškom; ak chcete doplniť včerajšok, vyberiete tam predchádzajúci deň. Deň v budúcnosti sa neprijme. Hodina by tvrdila presnosť, akú zadanie nemá.

Na dlhé sedenia sú na tikete stopky: „Start timer“ ich spustí, „Pause“ ich zastaví.

Stopky nikdy nevytvoria záznam samy. Navrhnú uplynutý čas a kým nestlačíte tlačidlo „Log …“, ktoré ten čas uvádza, neuloží sa nič. Zapíše sa čas, ktorý naozaj ubehol.

Nahrádzajú počítanie z hlavy, nie vedomosť. Bez nich je funkcia úplná, pretože vlastnou cestou je zadať hodnotu.

Otvorenie iného tiketu bežiace stopky pozastaví a nový tiket vám povie, ku ktorému tiketu patria. Ak na inom tikete ešte čaká nezapísaný čas a vy tu stopky spustíte, aplikácia sa najprv opýta. Otázka „Start timer“ ponúka „Log …“ pre čas na druhom tikete, „Discard“ a „Cancel“. Objaví sa od jednej minúty uplynutého času.

Skryté okno nie je prestávka. Stopky bežia ďalej, aj keď iba kliknete preč.

Proti stopkám, ktoré bežali celú noc, stojí maximálny čas behu. Hodnota sa oreže, nikdy nezahodí, a riešiteľ sa to dozvie.

Stopky sú ako výrobné nastavenie vypnuté. Nájdete ich v nastaveniach pod „Stopwatch on the ticket“.

Každý záznam nesie prepínač „Billable“. Čas sa zapíše raz a prepínač rozhoduje, či pôjde na faktúru.

Preto môže tiket ukazovať dva súčty: vľavo všetko zapísané, vpravo fakturovateľnú sumu. Druhý súčet sa ukáže iba vtedy, keď sa od prvého líši.

Samostatný druh pre ústretovosť neexistuje. Ústretovosť, záručná práca a interné dorábanie sa v každej firme volajú inak a systém pozná iba ten jeden rozdiel, na ktorom visia peniaze.

Ústretovosť zapíšete takto: čas zadáte ako obvykle, „Billable“ vypnete a dôvod napíšete do poznámky.

Záznam potom viditeľne nesie „not billable“. Minúty zostanú v zapísanom súčte, pretože práca sa naozaj stala.

Kto čas nezapíše vôbec, príde práve o to číslo, ktoré neskôr vysvetlí, prečo sa zákazníkovi účtovalo tak málo.

Ak je väčšina vašej práce nefakturovateľná, otočte predvoľbu prepínačom „New entries are billable by default“.

Ako výrobné nastavenie sa všetko fakturuje na minútu. Kto fakturuje po štvrťhodinách, nastaví dve hodnoty.

„Rounding increment (minutes)“ je krok. Každý záznam sa zaokrúhli nahor na najbližší násobok.

„Minimum per entry (minutes)“ je spodná hranica. Každý záznam sa fakturuje aspoň touto hodnotou.

Obidve pôsobia za sebou: najprv spodná hranica, potom krok. Pri hranici 20 a kroku 15 sa z piatich minút stane tridsať, pretože výsledok musí vyhovieť obidvom.

Pod obidvoma poľami stojí ukážková veta s vašimi vlastnými hodnotami. Je vypočítaná, nie tvrdená.

Zaokrúhľuje sa vždy iba fakturovaná hodnota a vždy iba pri jednotlivom zázname — nikdy nie súčet. Dva malé záznamy sa teda zaokrúhlia nahor dvakrát.

Zapísaný čas zostáva nedotknutý. Neskoršia zmena zaokrúhľovania neskresľuje staré údaje, pretože hodnota sa počíta pri zobrazení.

Na zázname vidíte obidve: tam, kde zaokrúhľovanie hodnotu mení, stojí výsledok vedľa v zátvorke.

Poskytovateľ služieb často nechce, aby sa tiket zavrel bez zapísaného času. Na to je prepínač.

Volá sa „Require a time entry before resolving or closing“ a ako výrobné nastavenie je vypnutý.

Platí iba vtedy, keď stav mení človek, a iba pre tých, ktorí smú zapisovať čas. Platí aj vtedy, keď šablóna odpovede nastaví stav pri jednotlivom tikete. Riešiteľ bez záznamu dostane hlásenie a tiket zostane otvorený.

Automatické zatváranie, zlučovanie a hromadné akcie sa nikdy neblokujú. Inak by existovali tikety, ktoré už nikto nemôže zavrieť.

Je to najnebezpečnejší prepínač celej funkcie. Zapnite ho, až keď váš tím čas naozaj zapisuje zakaždým.

Zoznam tiketov dostane stĺpec „Time“, ktorý ukazuje, koľko je na prípade už zapísané.

Nezapínate ho. Objaví sa, len čo je evidencia času zapnutá. Vidia ho iba riešitelia a administrátori. Zo svojho zoznamu ho môžete odobrať cez „Columns“.

V úzkych oknách vypadne medzi prvými. Zoznam si potom ponechá stĺpce, bez ktorých sa tiket nedá nájsť.

Čas, ktorý stojí iba na jednom tikete, nie je podkladom na faktúru. Preto nesie stránka výkazov kartu „Time spent“. Kartu vidia iba tí, ktorí majú oprávnenie „Time tracking: see the report“.

Hore stoja štyri čísla: zapísané, fakturované, počet záznamov a počet tiketov, ktoré vôbec nesú nejaký čas.

To posledné číslo je po súčte to najdôležitejšie. Štyridsať hodín na troch z päťsto tiketov nie je vyhodnotenie — sú to traja riešitelia, ktorí ako jediní zapisujú.

Pod tým prídu rozpady: podľa žiadateľa, podľa tímu, podľa kategórie a podľa dňa.

K tomu príde jedna tabuľka na každé vlastné pole. To je cesta k fakturácii podľa firmy alebo nákladového strediska: vytvoríte vlastné pole, vyplníte ho na tikete a výkaz podľa neho zoskupuje.

Obdobie hore na stránke platí pre deň, v ktorý sa práca urobila. Júlová práca na júnovom tikete teda stojí v júlovom výkaze.

Poznámka pod tlačidlami exportu si zaslúži brať vážne: čísla pochádzajú zo záznamov, ktoré urobili ľudia, a z vašich pravidiel zaokrúhľovania. Sú pracovným podkladom, nie overenou faktúrou.

Pod kartou sedia tri tlačidlá. Dodajú jednotlivé záznamy, nie súčty zo stránky. Obsahujú presne tie záznamy, ktoré zodpovedajú vašim filtrom.

Sú to dvaja príjemcovia, nie tri formáty súborov. „Export entries (CSV)“ a „Export entries (Excel)“ idú do účtovníctva: obidva sú úplné a nikdy sa neskracujú.

„Export entries (PDF)“ je dokument pre človeka. Zákazníkovi ide ako príloha k faktúre. PDF nemá stĺpec pre poznámku.

PDF je orezané na 20 000 záznamov a dokument to sám hovorí. Faktúru s viac riadkami aj tak nikto nečíta.

Všetky tri súbory sú postavené z toho istého zdroja: filtre, zaokrúhľovanie, stĺpce a čísla existujú raz, takže sa tie tri nemôžu rozísť.

Záznam, ktorý nie je fakturovateľný, má vo fakturovateľnom stĺpci prázdnu bunku, nie nulu. Nula by sa v kontingenčnej tabuľke sčítala.

Ak je „Per-agent evaluation“ evidencie času vypnuté, vo všetkých troch súboroch chýba stĺpec „Agent“. Ak vaša licencia spadne späť na Basic, existujúce záznamy zostanú čitateľné a exportovateľné.

Zákazník nevidí časové záznamy nikdy, ani na vlastnom tikete.

Nie je to nastavenie, ale zámok v serveri. Neexistuje prepínač, ktorý ho otvorí.

Dôvod sedí v samotných záznamoch: poznámky sa píšu pre tím. Hovoria, čo bolo pokazené a ako dlho trvalo hľadanie príčiny.

Iné systémy tohto druhu to robia rovnako. Kde sa čas k zákazníkovi dostane, dostane sa k nemu ako dokument.

Na to je export do PDF: odchádza s faktúrou, nie na tiket v zákazníckom portáli.

Výkaz môže navyše ukázať, kto koľko zapísal. Ako výrobné nastavenie to nerobí.

Čas jednotlivého človeka je údaj o výkone a v mnohých firmách do neho má čo hovoriť zamestnanecká rada.

Prepínač sa volá „Per-agent evaluation“ a sedí v nastaveniach.

Kým je vypnutý, server tie čísla ani nedodá. Tabuľka nie je skrytá — neexistuje.

Na tom rozdiele záleží. Zámok, o ktorom vie iba zobrazenie, nie je zámok.